Поиск по Google Диску, Meet и Сайтам с помощью Сейфа

Google Сейф предназначен для администраторов и сотрудников юридического отдела. Чтобы вы могли использовать Сейф, администратор Google Workspace должен настроить ваш аккаунт. Подробнее о функциях администратора и о том, как его найти…

В рамках проектов предоставления электронных документов Google Workspace вы можете с помощью Сейфа искать объекты на Google Диске, в том числе файлы на общих дисках, записи Google Meet и сайты, созданные в новой версии Google Сайтов. Поиск осуществляется по названиям и содержимому поддерживаемых типов файлов. Вы также можете просмотреть содержимое найденных объектов и экспортировать результаты поиска.

Что нужно знать перед выполнением поиска

Прежде чем выполнять поиск по сообщениям, рекомендуем ознакомиться с типами файлов на Диске, в Meet и Сайтах, которые поддерживаются в Сейфе, а также с ответами на часто задаваемые вопросы о поиске в Сейфе.

Развернуть все  |  Свернуть все

Какие данные попадают в результаты поиска

Для поиска доступны:

• текстовое содержимое и метаданные файлов на дисках пользователей и общих дисках;
• внешние файлы, которые доступны пользователям.

Для поиска недоступны:

• зашифрованное содержимое;
• файлы по ссылкам;
• макеты писем;
• содержимое видео- и аудиофайлов, изображений, ZIP-архивов и двоичных файлов;
• видеофайлы, автоматически добавленные из аккаунта Google Currents.

Содержимое и метаданные, доступные для поиска

Объекты можно искать по названию, владельцу, дате последнего изменения и другим метаданным.

Файлы поддерживаемых типов можно искать по словам и словосочетаниям из их содержимого. Сейф индексирует первые 100 страниц текстовых файлов и первые 10 страниц текста в графических PDF-файлах.

Текст можно искать в файлах следующих типов:

• файлы Google Документов, Таблиц, Презентаций, Форм и Сайтов;

  Примечание. Поиск по комментариям, предложенным правкам и метаданным задач, которые не видны в документе, не выполняется.

• Microsoft Word, Excel и PowerPoint;
• PDF;
• HTML;
• TXT;
• RTF;
• SBV;
• OpenOffice™ XML;
• Wireless Application Protocol (WAP);
• Wireless Markup Language (WML);
• Google Планета Земля (KML).

Подробную информацию можно найти в статье Поддерживаемые сервисы и типы данных (разделы о Диске, Meet и Сайтах).

Как работает поиск по аккаунту, организационному подразделению и общим дискам?

Сейф выполняет поиск разных файлов в зависимости от типа запроса, как описано в таблице ниже.

Тип запроса	Файлы в области поиска
Выбранные аккаунты или Организационное подразделение	Сейф включает в результаты поиска: файлы, которые принадлежат аккаунту; файлы, которыми напрямую поделились с аккаунтом, в том числе принадлежащие пользователям не из организации; файлы, которыми напрямую поделились с аккаунтом, в том числе хранящиеся на общих дисках; файлы, находящиеся в папках, к которым был предоставлен доступ напрямую, в том числе в папках на общих дисках; файлы, которыми поделились с группой, в которой участвует аккаунт (если в группе менее 200 участников); файлы, которыми поделились с группой, в которой участвует аккаунт, и которые открыл пользователь аккаунта (если в группе 200 участников или больше); файлы, к которым предоставлен доступ всем в организации или в интернете и которые открыл пользователь аккаунта. Файлы на общих дисках (если они выбраны) Сейф выполняет поиск только по отдельным файлам и файлам в папках, которыми напрямую поделились с аккаунтом. Общие диски не будут включены в область поиска, если вы не добавите их вручную. Если вы это сделаете (при поиске по аккаунту или организационному подразделению), Сейф выполнит поиск по общим дискам, к которым принадлежит аккаунт.
Общие диски	Сейф выполняет поиск по всем файлам на выбранных общих дисках.

Примечание. Сейф не выполняет поиск в папках и по ярлыкам Диска.

Как искать записи встреч Meet и связанные с ними журналы чатов, посещаемости, вопросов и ответов, опросов, а также заметок

• Записи. Вы можете выполнять поиск по названию видеовстречи и метаданным, например по имени владельца, идентификатору встречи и времени начала записи. Если для встречи включены субтитры, Сейф выполняет поиск по ним. Если нужно искать только видео, используйте поисковый оператор type:video.
• Журналы чатов. Сохраняются в виде SBV-файла. Они содержат временные метки сообщений относительно времени начала записи, имена и фамилии отправителей сообщений и их текст. Вы можете выполнять поиск по названию файла, тексту в журнале и метаданным, например по времени создания файла.
• Участники. Данные сохраняются в виде файлов Google Таблиц, которые содержат имена участников, адреса электронной почты и длительность присутствия на встрече. Вы можете выполнять поиск по названию файла, тексту в журнале и метаданным, например по времени создания файла.
• Журналы сессий "Вопрос-ответ" и опросов сохраняются в виде файлов Google Таблиц. Они содержат вопросы, ответы и данные участников. Вы можете выполнять поиск по названию файла, тексту в журнале и метаданным, например по времени создания файла.
• Заметки к встрече сохраняются в виде файла Google Документов. Такой файл создается, если вы вводите заметки в Google Календаре. Вы можете выполнять поиск по названию файла, тексту в заметках и метаданным, например по времени создания файла.

Подробнее о записях видеовстреч Meet…

Как искать сайты?

Если нужно искать только сайты, созданные в новой версии Google Сайтов, используйте поисковый оператор type:site. Чтобы исключить сайты, используйте -type:site или NOT type:site.

Предварительный просмотр файлов с помощью Сейфа для Диска

Предварительный просмотр доступен для файлов следующих типов:

• Файлы, созданные с помощью Google Документов, Таблиц, Презентаций, Сайтов и Рисунков.
• Документы, загруженные пользователями, например файлы DOCX, PDF и XSLX.
• В режиме предварительного просмотра сайта можно просматривать внешние ссылки, а также встроенные файлы, если они поддерживают такой режим (например, таблицы или текстовые документы) и если у вас есть разрешения на доступ к файлу. Если такого разрешения нет, вам придется искать встроенный файл напрямую.

Предварительный просмотр зашифрованных файлов, видео и содержимого ZIP-архивов не поддерживается.

Поиск по истории изменений файла

В результаты поиска включается только самая новая версия файла. Однако в поисковом запросе вы можете указать дату версии. При этом Сейф будет искать данные в текущей версии файла, а для предпросмотра и экспорта будет доступно содержимое последней версии файла, сохраненной до 00:00 указанного дня. В запросе нужно указать часовой пояс. На Google Диске хранятся версии файлов, созданных с помощью Google Документов, Таблиц, Презентаций, Сайтов и Рисунков.

Первые версии очень больших файлов, кроме подпадающих под запрет на удаление, могут быть объединены для экономии места. Если вы выполните поиск по Сейфу, используя Диск, то в результатах не будет этих версий. Вместо этого там будет самая ранняя доступная после объединения версия.

Некоторые свойства приводятся только для текущей версии файла, независимо от указанной в запросе даты. Это название файла, пользователи, имеющие к нему доступ, дата последнего изменения, имя пользователя, ответственного за одобрение, статус одобрения и другие метаданные из файла metadata.xml Сейфа.

В сводку версии также включаются комментарии, если выполняются перечисленные ниже условия.

• Комментарии, помеченные как нерешенные, добавляются в сводку, если у организации есть разрешение на добавление комментариев или изменение документа. Если ей разрешен только просмотр, комментарии не показываются.
• Отдельный нерешенный комментарий (без ответов) добавляется в сводку, если: 1) он создан в день, соответствующий дате версии, и 2) комментируемый текст присутствует в этой версии (даже если позже он был удален). Комментарии, созданные позже даты версии, не приводятся.
• Цепочка нерешенных комментариев (нерешенный комментарий с ответами) добавляется в сводку, если: 1) первый комментарий создан в день, соответствующий дате версии, и 2) комментируемый текст присутствует в этой версии (даже если позже он был удален). Так, если цепочка состоит из двух сообщений, созданных 1 и 5 октября, то в сводке для версии от 2 октября будут присутствовать оба комментария, несмотря на то, что второй тогда ещё не был создан.
• Измененные комментарии приводятся в своей последней редакции.
• Решенные и удаленные комментарии не добавляются в сводку, даже если они были созданы в день, соответствующий дате версии.

Можно ли выполнять поиск по организационному подразделению верхнего уровня?

Нет. Поиск по организационному подразделению верхнего уровня не поддерживается. Выберите дочернее организационное подразделение или отдельные аккаунты. Вы можете указать в запросе поиска по Диску не более 5000 аккаунтов (отдельных пользователей или участников организационных подразделений).

Указанное для загруженного файла время создания и изменения зависит от источника файла

Когда файл впервые загружается на Google Диск, ему присваиваются дата создания и дата изменения. Они соответствуют либо дате создания локального файла, либо дате его загрузки, в зависимости от того, как именно файл добавляется на Диск.

В приведенной ниже таблице указано, какое время используется для различных источников:

• Загрузка – временная метка, соответствующая времени загрузки файла на Диск.
• Локальный файл — временная метка, соответствующая времени создания файла на исходном устройстве или в исходом сервисе.

Источник файла (клиент)	Время создания	Время изменения
Веб-приложение	Загрузка	До 8 апреля 2020 г. – загрузка После 8 апреля 2020 г. – локальный файл
Google Диск для компьютеров	Загрузка	Локальный файл
Автозагрузка и синхронизация	Загрузка	Локальный файл
iOS	Загрузка	Загрузка
Android	Загрузка	Загрузка
G Suite Migrate	Локальный файл	Локальный файл
Drive API	Может быть указано вызывающей стороной	Может быть указано вызывающей стороной

Как искать файлы на Диске

1. Войдите в аккаунт на сайте https://vault.google.com.
2. Нажмите Дела. Поиск выполняется в делах – рабочих областях Сейфа, которые объединяют взаимосвязанные запреты на удаление, поисковые запросы и файлы экспорта. Дела не ограничивают объем контента для поиска: вы можете искать по всем данным, к которым у вас есть доступ.
3. Если дело, в котором вы хотите выполнить поиск, уже создано, нажмите на него, чтобы открыть. В противном случае создайте его.
   1. Нажмите Создать папку.
   2. Введите название и, при необходимости, описание папки.
   3. Нажмите Создать.

   Откроется вкладка Поиск.

4. Выберите сервис Диск.
5. Укажите источник данных для поиска:
   • Все данные. Поиск по всем сообщениям в организации.
   • Данные с запретом на удаление. Поиск только по сообщениям, в отношении которых действует запрет на удаление.
6. Укажите, данные каких субъектов необходимо искать:
   • Выбранные аккаунты. Укажите до 5000 адресов электронной почты.
   • Организационное подразделение. Поиск выполняется по всем аккаунтам в организационном подразделении. Выберите нужное организационное подразделение в открывшемся диалоговом окне.

     Если выбрать организационное подразделение с дочерними структурами, поиск будет выполнен также и в их аккаунтах. В общей сложности во всех подразделениях должно быть не более 5000 пользователей.

   • Общие диски. Выполняйте поиск по одному или нескольким общим дискам.

     Выберите общие диски и нажмите Добавить. Если у вас много общих дисков и список разбит на страницы, при переходе между страницами выбор будет сохранен. Если вы установите флажок Выбрать все в верхней части списка, будут выбраны общие диски только на текущей странице. В списке можно искать общие диски по названию или по адресу электронной почты участника.

     1. Чтобы отфильтровать список по адресу электронной почты участника:
        1. Нажмите Найти по электронной почте участника.
        2. Укажите один или несколько аккаунтов.
        3. Нажмите Найти.
     2. Если в вашей организации меньше 1000 общих дисков, вы можете отфильтровать список по названию общего диска следующим образом:
        1. Нажмите Фильтровать по имени и введите буквы в названии общего диска. Например, при вводе пр будут показы общие диски с названиями "Проекты отдела продаж", "Проекты отдела маркетинга" и "Управление продуктами", но не "Переводы".

           При добавлении букв список с разбивкой на страницы автоматически обновляется.

        2. Установите нужные флажкинажмите клавишу Ввод.

     3. Если в вашей организации больше 1000 общих дисков, вы можете найти общий диск по названию следующим образом:
        1. Нажмите Поиск по названиям общих дисков.
        2. Введите одно или несколько слов в названии общего диска. Примечание. Слова нужно указывать точно и полностью. Например, при запросе проект, маркетинга будут найдены общие диски с названиями "Проект отдела маркетинга, 4 квартал 2022 года" и "Проект для маркетинга", но не будет найден общий диск "Проекты отдела маркетинга", потому что в слове "проект" нет окончания "ы". Аналогичным образом, при запросе ма не будет найден ни один из этих общих дисков, потому что это только часть слова.
        3. Нажмите Найти.
   • Сайты. Поиск сайтов по URL-адресу.
     1. В открывшемся диалоговом окне введите через запятую один или несколько URL опубликованных сайтов. Используйте формат sites.google.com/domen/imya-sayta. Примечание. Поиск по URL страницы не поддерживается – необходимо указать URL сайта. Поиск по URL недоступен для сайтов, доступ к которым предоставлен внешними организациями.
     2. Нажмите Найти.
     3. Выберите из списка сайты, которые нужно включить в поиск, и нажмите Добавить.
7. При поиске в аккаунтах или организационном подразделении можно использовать параметр "Включить файлы с общих дисков" , чтобы поиск выполнялся также по файлам на общих дисках.
8. При необходимости выберите часовой пояс.
9. Если нужно, укажите диапазон дат изменения.
   • Если указать только начальную дату, в результатах поиска будут показаны объекты, измененные начиная с выбранного дня.
   • Если указать только конечную дату, будут возвращены объекты, измененные до выбранного дня включительно.
10. При необходимости введите одно или несколько ключевых слов в поле Условия.
    • В качестве поискового запроса вы можете указать через пробел слова, которые должны присутствовать в содержимом, названии или метаданных. Например, проект задачи.
    • Поисковые фразы следует заключать в кавычки. Например, "задачи проекта".
    • Для поиска по аккаунту, по пользователям, получившим или отправившим объект, по названию объекта, его типу и дате изменения используйте операторы поиска.

    Длина поискового запроса не должна превышать 2000 символов.

11. Если нужно найти версии файлов, созданные в Google Документах, Таблицах, Презентациях, Сайтах и Рисунках в определенный день, укажите дату версии. Подробнее о поиске по истории изменений документа…
12. Если нужно найти или исключить из результатов поиска только те файлы, для которых использовано шифрование на стороне клиента, нажмите Расширенный поиск и выберите нужные типы файлов. По умолчанию поиск осуществляется по всем файлам. Примечание. Это можно сделать только в том случае, если включена функция шифрования Google Workspace на стороне клиента.
13. Выберите нужное действие:
    • Поиск. Будет выполнен поиск и показан список результатов, отвечающих заданным критериям.
    • Экспорт. Этап предварительного просмотра результатов будет пропущен, и сразу начнется их экспорт. Подробнее об экспорте данных из Сейфа…
14. После завершения поиска или экспорта результатов можно выполнить перечисленные ниже действия.
    • Чтобы изменить условия поиска, нажмите Развернуть.
    • Чтобы открыть предпросмотр объекта, нажмите на него. Примечание. В списке результатов файлы, зашифрованные на стороне клиента, будут помечены значком .
    • Чтобы экспортировать результаты поиска, нажмите Экспорт. Подробнее об экспорте данных из Сейфа…
    • Чтобы сохранить поисковый запрос, нажмите Сохранить. Подробнее о сохраненных поисковых запросах…
    • Чтобы очистить все поля и выполнить поиск заново, нажмите Очистить.

Как посмотреть результаты поиска

В результатах поиска можно посмотреть и скачать найденные объекты.

Вы можете просмотреть содержимое файлов формата Google (документы, таблицы, презентации, сайты и рисунки) и других распространенных типов, таких как PDF, DOCX и XLSX. Предпросмотр файлов ZIP, двоичных файлов, видео и зашифрованных файлов не поддерживается. В файлах Google не будут показаны комментарии, предложенные изменения и история изменений.

Примечание. Функция IMAGE Google Таблиц может обращаться к изображению по URL, например "https://www.example.com/images/logo.jpg". При предварительном просмотре таблицы в Сейфе система получает изображение из его источника в режиме реального времени. Если изображения были загружены или вставлены в таблицу, Сейф сохраняет и показывает изображение, доступное на дату выполнения поиска.

1. Чтобы просмотреть объект, нажмите на него в результатах поиска.
   • Если тип файла поддерживается, он откроется в режиме предварительного просмотра.
   • Если нет, появится сообщение об ошибке, но объект все равно можно будет скачать.
2. Чтобы скачать объект, нажмите на значок "Ещё" Скачать.