Utilizzare Vault per eseguire ricerche su Google Drive, Meet e Sites

Nell'ambito dei tuoi progetti di eDiscovery dei dati di Google Workspace, puoi utilizzare Google Vault per cercare elementi su Google Drive, inclusi Drive condivisi, registrazioni di Google Meet e siti nella nuova versione di Google Sites. Puoi cercare nei titoli e nei contenuti dei tipi di file supportati. Puoi anche visualizzare l'anteprima degli elementi ed esportare i risultati di ricerca.

Cose da sapere prima di iniziare una ricerca

Prima di cercare i messaggi, ti consigliamo di consultare i tipi di dati supportati per Drive, Meet e Sites, nonché le Domande frequenti sulla ricerca di Vault.

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Cercare file in Drive

1. Accedi a https://vault.google.com.
2. Fai clic su Pratiche. Cerca i dati nelle pratiche, ovvero le aree di lavoro per i progetti Vault, in cui puoi raggruppare blocchi, ricerche ed esportazioni correlati tra loro. Le pratiche non limitano i dati che è possibile cercare: tutti i dati a cui puoi accedere sono disponibili per la ricerca.
3. Se la pratica in cui vuoi eseguire la query di ricerca esiste, fai clic per aprirla. In caso contrario, puoi crearne una:
   1. Fai clic su Crea pratica.
   2. Inserisci un nome per la pratica e, facoltativamente, una descrizione.
   3. Fai clic su Crea.

   Si apre la scheda Ricerca.

4. Per il servizio, seleziona Drive.
5. Seleziona i dati di origine in cui cercare:
   • Tutti i dati: cerca in tutti i messaggi dell'organizzazione.
   • Dati bloccati: cerca solo nei messaggi sottoposti a blocco in relazione alla pratica.
6. Seleziona l'entità in cui cercare:
   • Account specifici: puoi inserire fino a 5000 indirizzi email di account.
   • Unità organizzativa: cerca in tutti gli account di un'unità organizzativa specifica. Nella finestra di dialogo visualizzata, seleziona un'unità organizzativa.

     Se scegli un'unità organizzativa che comprende unità organizzative secondarie, la ricerca degli account verrà eseguita anche in queste ultime. L'unità organizzativa deve avere meno di 5000 membri, incluse le unità organizzative secondarie

   • Drive condivisi: cerca in uno o più Drive condivisi: 

     Seleziona i Drive condivisi e fai clic su Aggiungi. Se hai molti Drive condivisi e l'elenco è impaginato, la tua selezione viene mantenuta quando cambi pagina. Se selezioni la casella Seleziona tutto in cima all'elenco, viene selezionata solo la pagina corrente. Puoi anche eseguire una ricerca nell'elenco in base all'indirizzo email di un membro o al nome del Drive condiviso.

     1. Per filtrare l'elenco in base all'indirizzo email di un membro:
        1. Fai clic su Trova in base a indirizzo email membro.
        2. Inserisci uno o più account.
        3. Fai clic su Trova.
     2. Per filtrare l'elenco in base al nome del Drive condiviso (se la tua organizzazione ha meno di 1000 Drive condivisi):
        1. Fai clic su Filtra per nome e inserisci alcune lettere del nome del Drive condiviso. Ad esempio, pr può corrispondere ai Drive condivisi denominati "Progetti di vendita", "Progetti di marketing" e "Gestione dei prodotti", ma non a "Correzioni".

           L'elenco impaginato si aggiorna automaticamente man mano che aggiungi lettere.

        2. Seleziona la casella o le casellefai clic su Invio.

     3. Per trovare il Drive condiviso per nome (se la tua organizzazione ha più di 1000 Drive condivisi):
        1. Fai clic su Trova in base al nome del Drive condiviso.
        2. Inserisci una o più parole del nome del Drive condiviso. Nota: le parole devono essere esatte e complete. Ad esempio, marketing, progetti troverà una corrispondenza nei nomi dei Drive condivisi "Progetti di marketing T4 22" e "Progetti di marketing", ma non in "Archivio progetto di marketing" perché "progetto" non termina con "i". Allo stesso modo, prog non troverà alcuna corrispondenza nei nomi dei Drive condivisi perché è solo parte di una parola, non una parola completa.
        3. Fai clic su Trova.
   • Sites: cerca i siti per URL.
     1. Nella finestra di dialogo visualizzata, inserisci uno o più URL di siti pubblicati separati da virgole. Il formato dell'URL è sites.google.com/dominio/nome-sito. Nota: non puoi eseguire la ricerca per URL della pagina, solo per URL del sito. Non puoi cercare per URL del sito i siti condivisi da organizzazioni esterne.
     2. Fai clic su Trova.
     3. Nell'elenco dei siti, seleziona i siti che vuoi includere nella ricerca e fai clic su Aggiungi.
7. (Facoltativo) Se cerchi negli account o in un'unità organizzativa, per includere i file nei Drive condivisi, fai clic su Includi elementi dai Drive condivisi .
8. (Facoltativo) Seleziona un fuso orario.
9. (Facoltativo) Inserisci un intervallo per la Data modifica.
   • Se inserisci una data di inizio, Vault restituisce tutti gli elementi modificati in quella data o successivamente.
   • Se inserisci una data di fine, Vault restituisce tutti gli elementi modificati in quella data o precedentemente.
10. (Facoltativo) In Termini, inserisci uno o più termini di ricerca:
    • Per cercare una o più parole chiave nei contenuti, nel titolo o nei metadati, inserisci parole separate da spazi. Ad esempio, obiettivi progetto.
    • Per cercare una frase, racchiudi le parole tra virgolette. Ad esempio, "obiettivi del progetto".
    • Per cercare per account, condivisione, nome dell'elemento, tipo di elemento o data di modifica, utilizza gli operatori di ricerca.

    I termini di ricerca non possono superare i 2000 caratteri.

11. (Facoltativo) Per recuperare le versioni dei file creati in Documenti, Fogli, Presentazioni e Disegni Google, Google Sites e Vids salvate in una data specifica, inserisci una Data versione. Per maggiori dettagli, vai alla sezione sulla cronologia delle versioni di questa pagina.
12. (Facoltativo) Per cercare solo i file con crittografia lato client o per escluderli dalla ricerca, fai clic su Opzioni di ricerca avanzata e seleziona i file da cercare (il valore predefinito è: Tutti i file). Nota: questa opzione è disponibile solo se è attiva la crittografia lato client di Google Workspace.
13. Fai clic su una delle seguenti opzioni:
    • Cerca: esegui la ricerca e restituisci un elenco di elementi che corrispondono alla query.
    • Esporta: esporta direttamente i risultati della ricerca e ignora l'anteprima dei risultati. Scopri di più sulle esportazioni
14. Al termine della ricerca o dell'esportazione, puoi eseguire le seguenti azioni:
    • Per modificare la ricerca, fai clic su Espandi.
    • Per aprire l'anteprima di un elemento, fai clic sull'elemento. Nota: nell'elenco dei risultati, i file con crittografia lato client sono contrassegnati dall'icona Criptato  che si trova accanto.
    • Per creare un'esportazione dei risultati di ricerca, fai clic su Esporta. Scopri di più sulle esportazioni
    • Per salvare la query, fai clic su Salva. Scopri di più sulle query salvate.
    • Per cancellare tutti i campi e avviare una nuova ricerca, fai clic su Cancella.

Visualizzare l'anteprima dei risultati di ricerca

Dopo aver eseguito una ricerca, puoi esaminare e scaricare gli elementi che corrispondono alla tua query.

L'anteprima è supportata per i file Google come Documenti, Fogli, Presentazioni, Disegni, Sites e Vids, oltre ad altri tipi comuni come PDF, DOCX e XLSX. Non puoi visualizzare l'anteprima di file ZIP, binari, video o criptati. Nei file di Google, non puoi visualizzare in anteprima i commenti, le modifiche suggerite o la cronologia delle revisioni.

Nota: la funzione IMAGE di Fogli Google può fare riferimento a un'immagine tramite URL, ad esempio "https://www.example.com/images/logo.jpg". Quando visualizzi l'anteprima del foglio di lavoro in Vault, l'immagine viene recuperata in tempo reale dall'origine. Per le immagini caricate o inserite nel foglio di lavoro, Vault archivia e mostra l'immagine disponibile alla data specificata nella ricerca.

1. Per visualizzare un elemento in anteprima, fai clic sull'elemento nell'elenco dei risultati di ricerca.
   • Per i tipi di file supportati, viene visualizzata un'anteprima dell'elemento.
   • Per i tipi di file non supportati, Vault visualizza un errore nell'anteprima, ma puoi comunque scaricare l'elemento.
2. Per scaricare un elemento dall'anteprima, fai clic su Altro  Scarica.