開始使用搜尋和匯出功能

歡迎使用 Google 保管箱!您可透過這份指南快速瞭解如何使用保管箱搜尋及匯出貴機構的資料。

Get started with search and export

1. 登入保管箱

保管箱擁有獨立介面,不需和其他 Google Apps 服務一起使用。

登入保管箱

2. 建立案件

保管箱服務中所謂的案件是指收納所有與查詢相關資料的虛擬容器。如果沒有任何案件,就無法搜尋保管箱。

保管箱服務可供您輕鬆與他人 (包括外部使用者) 共用案件

3. 搜尋 Gmail 郵件和傳統版 Hangouts 訊息

在使用者眾多的大型網域中搜尋郵件或訊息,或許不是一件容易的事。有時找到的結果太多,有時卻又太少。不過,只要使用正確的搜尋字詞,保管箱就能準確找出您要的郵件或訊息。

計算搜尋結果數量

您可以使用 [搜尋] 下拉式箭頭中的計算結果數量功能,快速確認目前的搜尋條件是否符合您的需求。保管箱會計算符合搜尋條件的結果數量。您可以依據不同案件的情況,酌情調整您的搜尋範圍。

找出的結果數量太多

如何減少保管箱找出的結果數量:

  • 想尋找特定使用者所寄來的郵件嗎?請在 [帳戶] 欄位中輸入名稱,或使用搜尋運算子 (例如 from:user1@company.comto:user2@company.com)。
  • 想尋找特定詞組嗎?對許多機構來說,Gmail 可能存放了數百萬封郵件,大部分的常用字詞 (相同語系) 通常會一再出現。因此當您搜尋郵件中經常出現的字詞時,可能找到許多與案件不相關的郵件。請嘗試用引號將多個字詞合併為一整個詞組,進一步縮小搜尋範圍。
  • 同一封信的副本太多嗎?寄件者寫信時,保管箱會儲存各種不同版本的郵件。如果您不需要留存如此詳細的資料,請勾選 [排除草稿] 方塊,即可將這類郵件自搜尋結果中移除。
  • 不希望搜尋結果中出現特定郵件嗎?只要使用連接號 (-) 即可在搜尋結果中排除特定郵件。舉例來說,使用 -subject:vacation 可排除所有主旨中包含「vacation」這個字的郵件。

 

找出的結果數量太少

如何找出更多結果:

  • 檢視您使用的搜尋字詞,這些字詞可能會侷限您所能獲得的搜尋結果。
  • 您只能針對具有保管箱授權的帳戶搜尋郵件和訊息,因為如果帳戶沒有相關授權,保管箱就不會保留其中的郵件和訊息並提供相應的存取路徑。如果貴機構使用部分網域授權,請參閱指派保管箱授權
  • 保管箱傳回了郵件的完整會話群組,但將其收合成單一會話串。

    收合的會話串:

     

    按一下會話串即可將其展開,再按一下個別郵件即可閱讀內容:

更多搜尋秘訣

您可以使用以下查詢方式來尋找案件需要的郵件或訊息。

查詢目標 查詢範例
尋找所有來自與寄至外部網域的郵件 這個查詢會傳回所有來自與寄至外部網域的郵件,無論寄件者是誰:
(from:solarmora.com OR to:solarmora.com)
只尋找即時通訊訊息 這個查詢會排除電子郵件,只傳回即時通訊訊息:
is:chat
尋找特定字詞並排除某些字詞 這個查詢會傳回 invite 和 invitational,不會傳回 invitation 和 invited:
(invit* -invitation -invited)
尋找郵件或訊息中彼此相鄰的字詞 這個查詢會傳回「不可發布」,但排除「不認為可以發布」。您須使用介於 1 到 50 之間的數字。
"不要 AROUND 3 發布"
排除使用者套用標籤的刪除郵件 這個查詢會排除使用者套用了「旅遊」標籤的所有已刪除郵件:
-(label:^deleted AND label:旅遊)
尋找特定類型的附件 這個查詢會傳回所有包含 PDF 附件的郵件:
(has:attachment filename:pdf)
排除已經隔離的郵件

這個查詢結果會排除管理隔離區中的郵件:
-label:^admin_quarantine

修正搜尋條件

瀏覽搜尋結果時,畫面頂端會顯示您剛才輸入的字詞。

按一下搜尋列即可開啟快速搜尋表單,著手修改搜尋字詞。

4. 搜尋雲端硬碟檔案

在雲端硬碟中搜尋檔案時,您必須依帳戶名稱或機構單位 (使用者不到 5,000 人) 進行搜尋。保管箱會搜尋檔案名稱,並且針對支援的檔案類型搜尋其內容。

保管箱可建立索引的檔案類型
注意:Google Apps for Government 客戶無法搜尋檔案內容,不過仍然可以搜尋檔案名稱和其他檔案資源。
您可以在保管箱中直接預覽 Google Apps 檔案,對於使用者上傳的檔案,絕大部分的檔案類型也都可在保管箱中預覽。

5. 儲存搜尋

決定搜尋參數後,您可以儲存查詢內容,以便日後快速執行這項搜尋。儲存的搜尋內容並非固定不變,也就是說,日後的搜尋內容會包括自從上次進行搜尋後新建的郵件和檔案。

6. 匯出及分析

找出案件所需的郵件或檔案之後,您可以:

  1. 匯出搜尋結果
  2. 開始分析匯出的檔案

保管箱的其他用途

您可能需要依照自己的保管箱權限執行某些特定的操作:

  • 依照貴機構的保留義務保留特定郵件和檔案。請檢閱您的保留政策並依需求更新政策
  • 建立訴訟保留項目以保留個別使用者或機構單位的資料。無論保留設定為何,系統都不會刪除處於訴訟保留狀態的郵件和檔案。
  • 查看控管其他使用者可透過保管箱執行哪些動作的相關權限

 

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