เริ่มต้นการค้นหาและการส่งออก

ยินดีต้อนรับสู่ Google ห้องนิรภัย! คำแนะนำนี้จะช่วยให้คุณเริ่มต้นใช้ห้องนิรภัยเพื่อค้นหาและส่งออกข้อมูลขององค์กรได้อย่างรวดเร็ว

Get started with search and export

1. ลงชื่อเข้าใช้ห้องนิรภัย

ห้องนิรภัยมีอินเทอร์เฟซแยกต่างหากจาก Google Apps

ลงชื่อเข้าใช้ห้องนิรภัย

2. สร้างกรณี

กรณีในห้องนิรภัยเป็นที่เก็บข้อมูลแบบเสมือนจริงสำหรับข้อมูลทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการสอบถามข้อมูลของคุณ หากไม่มีกรณี คุณจะค้นหาข้อมูลในห้องนิรภัยไม่ได้

คุณจะแชร์กรณีกับบุคคลอื่นได้อย่างง่ายดาย เช่น ผู้ใช้ภายนอก

3. ค้นหา Gmail และข้อความ Hangouts แบบคลาสสิก

การค้นหาข้อความในโดเมนขนาดใหญ่ที่มีผู้ใช้จำนวนมากอาจเป็นเรื่องยุ่งยาก บางครั้งคุณจะพบข้อความมากเกินไป แต่บางครั้งคุณกลับพบข้อความไม่เพียงพอ อย่างไรก็ตาม ห้องนิรภัยจะค้นหาเพียงข้อความที่คุณต้องการค้นหาเมื่อใช้ข้อความค้นหาที่ถูกต้อง

นับผลการค้นหาของคุณ

วิธีประเมินประสิทธิผลของการค้นหาได้อย่างรวดเร็วคือการใช้ฟังก์ชันนับผลลัพธ์ ซึ่งมีให้ในลูกศรแบบเลื่อนลงของการค้นหา ห้องนิรภัยจะนับจำนวนข้อความที่ตรงกับเกณฑ์การค้นหาของคุณ จากนั้นคุณจะจำกัดหรือขยายการค้นหาตามความต้องการในกรณีของคุณได้

คุณพบข้อความจำนวนมากเกินไป

ในการลดจำนวนข้อความที่ห้องนิรภัยค้นหาให้กับคุณ ให้ทำดังนี้

  • ถ้าคุณกำลังหาข้อความที่ส่งมาจากผู้ส่งบางราย ป้อนชื่อในช่องบัญชี หรือลองใช้โอเปอเรเตอร์การค้นหา เช่น from:user1@company.com และ to:user2@company.com
  • หากต้องการค้นหาวลีที่เจาะจง ในหลายองค์กร Gmail อาจมีข้อความนับล้านๆ รายการ และมีคำที่ใช้ทั่วไปในแต่ละภาษาเป็นจำนวนมหาศาล คุณอาจพบคำที่ต้องการปรากฏเป็นประจำในข้อความที่ไม่เกี่ยวข้องกับกรณีของคุณ คุณสามารถลองจัดกลุ่มคำเป็นวลีโดยใช้เครื่องหมายคำพูด
  • หากมีข้อความเดียวกันซ้ำมากเกินไป ห้องนิรภัยจะบันทึกข้อความไว้หลายแตามที่ผู้ส่งได้เขียน หากคุณไม่ต้องการทราบรายละเอียดมาก ให้คลิกช่องยกเว้นฉบับร่างเพื่อนำข้อความเหล่านี้ออกจากผลการค้นหาของคุณ
  • ถ้าคุณต้องการขจัดบางข้อความจากผลการค้นหาของคุณ ให้ใช้เครื่องหมายขีดกลาง (-) เพื่อลบข้อความจากการค้นหา ตัวอย่างเช่น -subject:vacation จะนำข้อความทั้งหมดที่มีคำว่า "vacation" อยู่ในเรื่องออกไป

 

คุณพบข้อความไม่เพียงพอ

ในการค้นหาข้อความให้มากขึ้น ให้ทำดังนี้

  • ตรวจสอบข้อความค้นหาของคุณ เนื่องจากอาจจำกัดผลลัพธ์
  • คุณจะค้นหาเฉพาะในบัญชีที่มีการมอบหมายใบอนุญาตของห้องนิรภัยไว้ ข้อความในบัญชีที่ไม่มีใบอนุญาตจะไม่ถูกเก็บรักษาไว้และเข้าถึงไม่ได้ผ่านห้องนิรภัย หากองค์กรของคุณใช้การออกใบอนุญาตเฉพาะบางส่วนของโดเมน โปรดดูที่มอบหมายใบอนุญาตของห้องนิรภัย
  • ห้องนิรภัยจะแสดงการสนทนาทั้งหมดของข้อความที่ได้ยุบรวมไว้ในชุดข้อความเดียว

    ชุดข้อความที่ยุบรวมไว้

     

    คลิกชุดข้อความเพื่อขยาย คลิกแต่ละข้อความเพื่ออ่าน

เคล็ดลับการค้นหาเพิ่มเติม

ต่อไปนี้เป็นการค้นหาเพิ่มเติมที่คุณจะใช้ค้นหาข้อความที่จำเป็นสำหรับกรณีของคุณ

วิธีการ ตัวอย่างการค้นหา
ค้นหาข้อความทั้งหมดที่ส่งถึงหรือจากโดเมนภายน การค้นหานี้จะส่งคืนข้อความทั้งหมดที่มีการรับส่งกับโดเมนภายนอก ไม่ว่าใครจะเป็นผู้ส่งก็ตาม
จาก:solarmora.com หรือ ถึง:solarmora.com)
ค้นหาเฉพาะข้อความแชท ข้อความค้นหานี้แสดงข้อความแชทและไม่รวมข้อความอีเมล:
คือ:แชท
ค้นหาบางคำและยกเว้นบางคำ การค้นหานี้จะส่งคืนข้อความที่มีคำว่า invite และ invitational แต่ไม่แสดงข้อความที่มี invitation หรือ invited
(invit* -invitation -invited)
ค้นหาคำที่อยู่ใกล้กันในข้อความ การค้นหานี้จะส่งคืนวลี "don’t ever distribute" แต่ไม่รวม "don’t think we should distribute" ใช้ตัวเลขใดก็ได้ตั้งแต่ 1 ถึง 50
("don't AROUND 3 distribute")
ไม่รวมข้อความที่ถูกลบซึ่งมีป้ายกำกับที่ใช้งานโดยผู้ใช้ การค้นหานี้จะไม่รวมข้อความที่ถูกลบและมีป้ายกำกับ "travel" ที่ใช้งานโดยผู้ใช้
-(label:^deleted AND label:travel)
ค้นหาไฟล์แนบประเภทที่ต้องการ การค้นหานี้จะส่งคืนข้อความทั้งหมดที่มีไฟล์แนบ PDF
(มี:ชื่อไฟล์แนบ: pdf)
ยกเว้นข้อความที่ถูกกักบริเวณ

ข้อความค้นหานี้ยกเว้นข้อความในเขตกักบริเวณของผู้ดูแลระบบ:
-label:^admin_quarantine

ปรับแต่งการค้นหา

ขณะที่คุณดูผลการค้นหา ด้านบนสุดของหน้าจอจะแสดงคำที่คุณเพิ่งป้อน

คลิกแถบการค้นหาเพื่อเรียกฟอร์มการค้นหาอย่างรวดเร็วและแก้ไขคำหลักของคุณ

4. ค้นหาไฟล์ในไดรฟ์

เมื่อคุณค้นหาไฟล์ในไดรฟ์ คุณจะต้องค้นหาตามชื่อบัญชีหรือหน่วยขององค์กร (ที่มีผู้ใช้น้อยกว่า 5,000 คน) ห้องนิรภัยจะค้นหาชื่อไฟล์และเนื้อหาของประเภทไฟล์ที่สนับสนุน

ประเภทไฟล์ที่จัดทำดัชนีโดยห้องนิรภัย
หมายเหตุ: ลูกค้า Google Apps for Government จะไม่สามารถค้นหาเนื้อหาของไฟล์ แต่จะสามารถค้นหาชื่อไฟล์และคุณสมบัติอื่นๆ ของไฟล์ได้
คุณสามารถดูตัวอย่างไฟล์ได้จาก Google Apps และประเภทไฟล์ที่ผู้ใช้อัปโหลดมากที่สุดได้ในห้องนิรภัยโดยตรง

5. บันทึกการค้นหา

เมื่อคุณได้พารามิเตอร์การค้นหาแล้ว คุณสามารถบันทึกคำค้นหาและค้นหาได้อย่างรวดเร็วในภายหลัง การค้นหาที่บันทึกไว้จะเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอด กล่าวคือ การค้นหาในอนาคตของคุณจะมีข้อความและไฟล์ที่สร้างนับจากที่คุณได้ค้นหาล่าสุด

6. ส่งออกและวิเคราะห์

หลังจากที่คุณพบข้อความหรือไฟล์ที่ต้องการสำหรับกรณีของคุณแล้ว ให้ทำดังนี้ 

  1. ส่งออกผลการค้นหา
  2. เริ่มต้นการวิเคราะห์ไฟล์ที่ส่งออก

งานอื่นๆ ของห้องนิรภัย

ถ้าคุณมีสิทธิ์ที่เหมาะสมในห้องนิรภัย ต่อไปนี้เป็นงานบางส่วนที่คุณอาจต้องดำเนินการ

  • คุณจะเก็บรักษาไฟล์และข้อความที่ต้องการได้ตามข้อกำหนดในการเก็บรักษาขององค์กร ตรวจสอบนโยบายการเก็บรักษาและอัปเดตได้ตามต้องการ
  • คุณจะสร้างการระงับเพื่อเก็บรักษาข้อมูลให้กับผู้ใช้แต่ละคนหรือหน่วยขององค์กร ข้อความและไฟล์ที่จะต้องระงับไว้จะไม่ถูกลบ ไม่ว่าการตั้งค่าการเก็บรักษาจะเป็นเช่นไร 
  • ตรวจสอบสิทธิ์ที่กำหนดว่าผู้ใช้อื่นจะทำอะไรได้บ้างในห้องนิรภัย

 

ข้อมูลนี้มีประโยชน์ไหม
เราจะปรับปรุงได้อย่างไร