Google Сейф предназначен для администраторов и сотрудников юридического отдела. Чтобы вы могли использовать Сейф, администратор Google Workspace должен настроить ваш аккаунт. Подробнее о функциях администратора и о том, как его найти…
В этом руководстве описано, как в Сейфе работает предоставление электронных документов – функция, которая помогает при поиске и экспорте данных Google Workspace.
- Шаг 1. Войдите в Сейф
- Шаг 2. Создайте дело
- Шаг 3. Выполните поиск данных
- Шаг 4. Проверьте результаты
- Шаг 5. Сохраните поисковый запрос
- Шаг 6. Экспортируйте результаты для дальнейшего анализа
- Другие задачи, которые можно решать с помощью Сейфа
Шаг 1. Войдите в Сейф
Откройте страницу https://vault.google.com и войдите, используя аккаунт Google Workspace.
Если вы не можете войти в Сейф, попросите администратора Google Workspace предоставить вам необходимые разрешения.
Шаг 2. Создайте дело
Поиск и экспорт пользовательских данных осуществляется в рабочей области под названием дело. Его можно считать папкой для хранения поисковых запросов и пакетов с данными для экспорта. Вы можете предоставлять доступ к делам другим пользователям, в том числе внешним.
- Нажмите Дела
Создать.
Если кнопка Создать недоступна, получите необходимые разрешения у администратора Google Workspace.
- Введите название дела.
- Если требуется, введите описание и укажите регион хранения данных для дела.
- Нажмите Создать.
Создать.
Шаг 3. Выполните поиск данных
Созданное на шаге 2 дело откроется на вкладке Поиск. Теперь вы можете начать поиск.
Если вкладки Поиск нет, получите необходимые разрешения у администратора Google Workspace.
- Выберите сервис Google, например Gmail, по данным которого нужно выполнить поиск.
- Укажите параметры поиска. Вы можете выбрать аккаунты и критерии, например:
-
Поиск сообщений, отправленных определенными пользователями. Введите адрес электронной почты в поле Адреса электронной почты аккаунта или воспользуйтесь операторами поиска, например from:user1@example.com и to:user2@example.com.
-
Поиск сообщений с указанной фразой. Сообщения в корпоративных аккаунтах Gmail содержат большое количество часто употребляемых слов. Используйте в поисковом запросе не слова, а фразы, заключив их в кавычки. Пример: "конфиденциальный проект Х". Примечание. Поиск текста в кавычках выполняется без учета регистра и знаков препинания.
-
Исключение черновиков. Когда отправитель набирает письмо, Gmail периодически его сохраняет. Установите флажок Исключать черновики писем, чтобы не включать эти сообщения в результаты поиска.
-
Исключение определенных поисковых слов. Чтобы исключить данные из поиска, добавьте перед запросом дефис (‑). Например, введите -subject:отпуск, чтобы исключить все сообщения с темой, в которой есть слово "отпуск".
Ознакомьтесь с дополнительными сведениями о поиске в Gmail, сервисах "Диск" и Meet, Chat, Календаре, Группах и Voice, а также с другими полезными советами по поиску сообщений в Gmail.
-
- Если вы считаете, что по поисковому запросу в Gmail или Группах будет найдено слишком много результатов и он будет долго обрабатываться, нажмите Количество. Подсчет результатов выполняется быстрее, чем обычный поиск.
Чтобы задать более точные критерии, нажмите Развернуть и измените параметры поиска.
-
Нажмите Поиск. Когда поиск завершится, в Сейфе откроется таблица результатов.
Ограничения, связанные с поиском
-
Данные, удаленные без возможности восстановления. В Сейфе можно искать только те данные, которые не были удалены из систем Google. Данные организации не сохраняются в Сейфе автоматически. Чтобы вы могли выполнять поиск по определенным данным и экспортировать их, настройте правила хранения или запреты на удаление.
-
Объекты на Диске. Вы можете искать текст в файлах различных форматов, в том числе Microsoft Word, Excel и PowerPoint, а также PDF, HTML, TXT и RTF. Поиск по видео- и аудиофайлам, изображениям и двоичным файлам не поддерживается.
-
Ошибка, связанная с подстановочным знаком. Сейф не возвращает результаты поиска, если поисковый оператор с подстановочным знаком соответствует 100 или более словам в аккаунте пользователя. Например, если по запросу
subj:карт*найдено слишком много совпадений, выполните поиск по запросуsubj:карто*(чтобы найти слово "картотека") иsubj:картин*(чтобы найти слова "картинг" и "картинка"). При поиске по Диску, Календарю, Chat и Voice подстановочные знаки использовать нельзя.
-
| Цель | Пример запроса |
|---|---|
| Найти все сообщения, отправленные пользователям во внешнем домене или полученные от них | В результаты поиска по этому запросу будут включены все сообщения, которыми вы обменивались с любыми пользователями в указанном домене.
|
| Найти только сообщения чата | В результаты поиска по этому запросу будут включены сообщения чата. Сообщения электронной почты учитываться не будут.
|
| Искать одни слова и исключить из результатов другие | В результаты поиска по этому запросу будут включены все производные от слова "шоколад", кроме "шоколадница" и "шоколадный".
|
| Искать слова, расположенные в сообщении рядом | В результаты поиска по этому запросу будет включена фраза "не следует распространять", но не попадет такая, как "не думаю, что мы когда-либо будем распространять". Используйте любое число от 1 до 19.
|
| Исключить из результатов поиска удаленные сообщения с присвоенными ярлыками | Из результатов поиска по этому запросу будут исключены все удаленные сообщения, которым пользователь присвоил ярлык "путешествия".
|
| Найти определенные типы прикрепленных файлов | В результаты поиска по этому запросу будут включены все сообщения с прикрепленными файлами в формате PDF.
|
| Исключить сообщения, помещенные в карантин | Из результатов поиска по этому запросу будут исключены все сообщения, которые администратор отправил в карантин.
|
Шаг 4. Проверьте результаты
Если в таблице результатов нажать на строку объекта, на панели справа будет показан его предпросмотр.
Работа с предпросмотром
- Сообщения. Будет показана вся цепочка сообщений в свернутом виде. Чтобы развернуть ее, нажмите на сообщение. Чтобы прочитать отдельные сообщения, нажмите на них.
- Объекты на Диске. Вы можете посмотреть содержимое файлов в форматах Google, например документов, таблиц, презентаций и рисунков, а также загруженных пользователями файлов, таких как DOCX, PDF и XLSX.
Предварительный просмотр может быть доступен не для всех сообщений и файлов в результатах. Несмотря на это, в экспортированные результаты поиска будут включены все соответствующие критериям данные.
Шаг 5. Сохраните поисковый запрос
Настроив параметры поиска, вы можете сохранить запрос, чтобы быстро выполнить его позже.
- Чтобы сохранить поисковый запрос, нажмите Сохранить. Будут сохранены только параметры запроса без результатов поиска. Если нужно сохранить текущие результаты, перейдите к следующему разделу и экспортируйте их.
- Чтобы открыть сохраненный запрос, нажмите Посмотреть сохраненные запросы и выберите запрос. Сохраненные запросы выполняются динамически – каждый раз в результаты добавляются данные, появившиеся с момента последнего запроса.
Шаг 6. Экспортируйте и проанализируйте данные
- Чтобы сохранить результаты поиска, на вкладке Поиск нажмите Экспорт.
Если кнопка Экспорт недоступна, получите необходимые разрешения у администратора.
- Чтобы проверить, скоро ли завершится операция, перейдите на вкладку Экспорт. Когда все будет готово, нажмите Скачать. Экспортированные данные будут доступны для скачивания в течение 15 дней.
- В экспортированные данные входит сжатый файл со всеми результатами, а также файл с метаданными для сопоставления результатов с аккаунтами. Для работы с экспортированными файлами воспользуйтесь сторонним ПО.
Другие задачи, которые можно решать с помощью Сейфа
В Сейфе можно также выполнять следующие задачи:
- Хранить определенные сообщения и файлы, как того требуют правила организации.
- Проверять заданные правила хранения и при необходимости изменять их.
- Создавать запреты на удаление данных отдельных пользователей или организационных подразделений. Сообщения и файлы, подпадающие под такой запрет, никогда не удаляются независимо от того, какие правила хранения настроены в организации.
- Проверять разрешения, определяющие, какие действия могут выполнять в Сейфе другие пользователи.