Wprowadzenie do wyszukiwania i eksportowania przy użyciu Vault

Usługa Google Vault jest przeznaczona dla administratorów i pracowników zespołu prawnego. Aby można było korzystać z Vault, administrator Google Workspace musi skonfigurować Twoje konto. Kto jest moim administratorem?

 

W tym przewodniku znajdziesz informacje o dostępnych w Google Vault funkcjach pozyskiwania danych elektronicznych, których możesz używać do wyszukiwania i eksportowania danych Twojej organizacji w Google Workspace.

Informacje dostępne na tej stronie

Krok 1. Zaloguj się w Vault

Otwórz stronę https://vault.google.com i zaloguj się na swoje konto Google Workspace.

Jeśli nie możesz zalogować się w Vault, poproś administratora Google Workspace o włączenie Vault na Twoim koncie.

Krok 2. Utwórz sprawę

Aby przeszukiwać i eksportować dane użytkowników, utwórz obszar roboczy zwany sprawą. Traktuj sprawę tak jak folder do przechowywania zapytań i eksportowania pakietów. Sprawy możesz udostępniać innym osobom, w tym także użytkownikom zewnętrznym.

  1. Kliknij Sprawy a potem Utwórz.

    Jeśli nie widzisz opcji Utwórz, poproś administratora Google Workspace o przyznanie Ci wymaganych uprawnień.

  2. Wpisz nazwę sprawy i opcjonalnie opis.
  3. Kliknij Utwórz.

Krok 3. Wyszukaj dane

Kiedy utworzysz sprawę w kroku 2, otworzy się ona na karcie Szukaj. Teraz możesz rozpocząć wyszukiwanie:

Jeśli nie widzisz karty Wyszukiwanie, poproś administratora Google Workspace o przyznanie Ci wymaganych uprawnień.

  1. Wybierz usługę Google, którą chcesz przeszukać – np. Gmaila.
  2. Wpisz parametry wyszukiwania. Możesz wybrać konta, które chcesz przeszukać, i warunki korzystania z nich. Na przykład:
    • Znajdź wiadomości wysłane przez określonych użytkowników – wpisz adres e-mail w polu Adresy e-mail przypisane do konta lub spróbuj użyć operatorów wyszukiwania, takich jak from:użytkownik1@example.com czy to:użytkownik2@example.com.

    • Znajdź wiadomości z określonym wyrażeniem – w wielu organizacjach Gmail obejmuje miliony wiadomości oraz większość często używanych słów w danym języku. Spróbuj pogrupować słowa we frazy ujęte w cudzysłów prosty, np. "poufny projekt X". Uwaga: wyszukiwarka ignoruje wielkość liter i interpunkcję w wyrażeniach.

    • Wyklucz kopie robocze – Gmail zapisuje wersje robocze wiadomości, w miarę jak nadawca ją pisze. Jeśli nie potrzebujesz takiego poziomu szczegółowości, zaznacz pole Wyklucz kopie robocze, aby usunąć je z wyników wyszukiwania.

    • Wyklucz dopasowania – aby wykluczyć dane z wyszukiwania, umieść łącznik () przed zapytaniem. Jeśli na przykład użyjesz zapytania -subject:urlop, usuniesz wszystkie wiadomości, które mają w temacie słowo „urlop”.

      Dowiedz się więcej o przeszukiwaniu Gmaila, Dysku i Meet, Google Chat, Kalendarza, Grup dyskusyjnych i Voice. Więcej wskazówek dotyczących wyszukiwania w Gmailu znajdziesz w sekcji Więcej wskazówek wyszukiwania związanych z wiadomościami (poniżej na tej stronie).

  3. (Opcjonalnie w przypadku Gmaila i Grup dyskusyjnych) Jeśli obawiasz się, że wyszukiwanie zwróci zbyt wiele wyników (i będzie trwać zbyt długo), kliknij Liczba. Dzięki temu cały proces potrwa znacznie krócej niż pełne wyszukiwanie.

    Aby zawęzić wyszukiwanie, kliknij Rozwiń i zmień parametry wyszukiwania.

  4. Kliknij Szukaj. Po zakończeniu wyszukiwania Vault otworzy tabelę wyników.

    Ograniczenia wyszukiwania:

    • Trwale usunięte dane – Vault może wyszukiwać i zwracać tylko dane, które nie zostały trwale usunięte z systemów produkcyjnych Google. Vault nie przechowuje automatycznie danych organizacji. Aby móc wyszukiwać i eksportować określone dane, skonfiguruj reguły przechowywania lub blokady.

    • Elementy na Dysku – podczas wyszukiwania na Dysku możesz wyszukiwać tekst w plikach. Obsługiwane są między innymi pliki programów Microsoft Word, Excel i PowerPoint oraz formaty PDF, HTML, TXT i RTF. Nie można przeszukiwać zawartości plików wideo, audio, obrazów ani plików binarnych.

    • Błąd symbolu wieloznacznego – Vault nie może zwracać wyników wyszukiwania, jeśli użyto symbolu wieloznacznego, który pasuje do 100 lub więcej słów na koncie użytkownika. Jeśli na przykład zapytanie subj:je* generuje zbyt wiele dopasowań, możesz spróbować wyszukać subj:jedz* (aby znaleźć „jedzenie”) albo subj:jez* (aby znaleźć „jezioro”). Wyszukiwanie przy użyciu symboli zastępczych nie jest obsługiwane w przypadku takich usług jak Kalendarz, Google Chat, Dysk i Wyszukiwanie głosowe.

Więcej wskazówek wyszukiwania związanych z wiadomościami
Cel Przykładowe zapytanie
Znajdowanie wszystkich wiadomości wysłanych do lub z domeny zewnętrznej To zapytanie zwraca całą korespondencję z określoną domeną zewnętrzną bez względu na nadawcę:

(from:solarmora.com OR to:solarmora.com)

Znajdowanie tylko wiadomości czatu To zapytanie zwraca wiadomości czatu i wyklucza e-maile:

is:chat

Znajdowanie określonych wyrazów i wykluczanie innych To zapytanie zwraca na przykład wyrazy zaproś i zaprosił, ale nie zaproszenie ani zaproszony:

(zapro* -zaproszenie -zaproszony)

Znajdowanie wyrazów występujących obok siebie w wiadomości To zapytanie zwraca „nie należy rozpowszechniać”, ale wyklucza „nie sądzę, że powinniśmy to rozpowszechniać”. Możesz użyć dowolnej liczby z zakresu od 1 do 19.

"nie AROUND 3 rozpowszechniać"

Wykluczanie usuniętych wiadomości z etykietą przypisaną przez użytkownika To zapytanie wyklucza wszystkie usunięte wiadomości z etykietą „podróż” przypisaną przez użytkownika:

-(label:^deleted AND label:podróż)

Znajdowanie określonych typów załączników To zapytanie zwraca wszystkie wiadomości z załączonymi plikami PDF:

(has:attachment filename:pdf)

Wykluczanie wiadomości, które zostały umieszczone w kwarantannie To zapytanie wyklucza wiadomości umieszczone w kwarantannie administracyjnej:

-label:^admin_quarantine

Krok 4. Wyświetl podgląd wyników

Aby wyświetlić podgląd pasującego elementu, w tabeli wyników kliknij wiersz. Podgląd otworzy się na pasku bocznym po prawej stronie.

Działanie podglądu:

  • Wiadomości – Vault wyświetla całą rozmowę wiadomości zwiniętą w jeden wątek. Kliknij wątek, aby go rozwinąć. Aby wyświetlić podgląd pojedynczych wiadomości, kliknij je.
  • Elementy na Dysku – możesz wyświetlać podgląd plików Google (takich jak Dokumenty, Arkusze, Prezentacje i Rysunki), a także pliki przesłane przez użytkowników, np. .docx, .pdf i .xlsx.

Wyświetlenie podglądu wszystkich znalezionych wiadomości lub plików może być niemożliwe. Podgląd eksportowanych wyników wyszukiwania może być ograniczony, ale możesz mieć pewność, że eksportowane są wszystkie pasujące dane.

Krok 5. Zapisz zapytanie

Gdy uzupełnisz parametry wyszukiwania, możesz zapisać zapytanie, by móc później szybko do niego wrócić.

  • Aby zapisać zapytanie, kliknij Zapisz. Nie spowoduje to zapisania wyników wyszukiwania – zapisane zostaną tylko parametry zapytania. Aby zapisać bieżące wyniki, przejdź do następnego kroku i je wyeksportuj.
  • Aby otworzyć zapisane zapytanie, kliknij Wyświetl zapisane zapytania i kliknij zapytanie. Zapisane zapytania są dynamiczne – po ponownym uruchomieniu wyszukiwania wyniki będą obejmować dane utworzone od ostatniego wyszukiwania.

Krok 6. Wyeksportuj i przeanalizuj

  1. Aby zapisać wyniki znalezione po użyciu danego zapytania, na karcie Wyszukiwanie kliknij Eksportuj.

    Jeśli nie widzisz opcji Eksportuj, poproś administratora, by przyznał Ci konieczne uprawnienia.

  2. Otwórz kartę Eksporty, by śledzić postęp eksportowania. Gdy proces się zakończy, kliknij Pobierz. Na pobranie wyeksportowanych plików masz 15 dni od czasu uruchomienia eksportu.
  3. Wyeksportowany plik obejmuje skompresowane dane zwrócone w wyszukiwaniu. Zawiera też plik metadanych, który pozwala skorelować dane z powiązanymi kontami. Wyeksportowane pliki możesz przetwarzać przy użyciu oprogramowania innej firmy.

Inne funkcje Vault

Oto inne czynności, które możesz wykonać w Vault:

  • Zachowanie określonych wiadomości i plików zgodnie z wymaganiami organizacji do przechowywania danych.
  • Przejrzyj swoje zasady przechowywania i zmodyfikuj je w razie potrzeby.
  • Tworzenie blokad w celu zachowywania danych poszczególnych użytkowników lub jednostek organizacyjnych. Wiadomości i pliki objęte blokadą nie są nigdy usuwane, bez względu na ustawienia przechowywania.
  • Przeglądanie uprawnień określających dostępność funkcji Vault dla poszczególnych użytkowników.

Powiązane artykuły

Czy to było pomocne?

Jak możemy ją poprawić?
Szukaj
Wyczyść wyszukiwanie
Zamknij wyszukiwanie
Aplikacje Google
Menu główne
842741992898604002
true
Wyszukaj w Centrum pomocy
true
true
true
true
true
96539
false
false