Wprowadzenie do wyszukiwania i eksportowania

Witamy w Google Vault. Ten przewodnik ułatwi Ci rozpoczęcie korzystania z Vault do wyszukiwania i eksportowania danych Twojej organizacji.

Get started with search and export

1. Zaloguj się w Vault

Vault ma własny interfejs, który jest oddzielny od innych usług Google Apps.

Zaloguj się w Vault

2. Utwórz sprawę

Sprawa to wirtualny kontener w Vault zawierający wszystkie dane związane z określonym dochodzeniem. Bez spraw nie możesz przeszukiwać Vault.

Sprawy możesz łatwo udostępniać innym osobom, w tym także użytkownikom zewnętrznym.

3. Wyszukiwanie wiadomości z Gmaila i klasycznej wersji Hangouts

Wyszukiwanie wiadomości w domenie obejmującej wielu użytkowników może być wyzwaniem. Czasem możesz znaleźć zbyt wiele wiadomości, a innym razem – za mało. Jeśli jednak użyjesz właściwych haseł, Vault może odnaleźć wiadomości, których szukasz.

Liczenie wyników wyszukiwania

Aby szybko ocenić efektywność wyszukiwania, użyj funkcji Policz wyniki dostępnej po kliknięciu strzałki menu Szukaj. Vault zlicza wiadomości spełniające kryteria wyszukiwania. Możesz wtedy rozszerzyć lub zawęzić kryteria wyszukiwania w zależności od wymagań sprawy.

Jeśli znajdziesz zbyt wiele wiadomości

Aby ograniczyć liczbę wiadomości znalezionych przez Vault:

  • Czy szukasz wiadomości wysłanych przez konkretnego użytkownika? Podaj jego nazwę w polu Konta lub spróbuj użyć operatorów wyszukiwania, takich jak from:uzytkownik1@firma.com czy to:uzytkownik2@firma.com.
  • Szukasz konkretnej frazy? W wielu organizacjach Gmail obejmuje miliony wiadomości oraz większość często używanych słów w danym języku. Może się okazać, że wyszukiwane wyrazy występują regularnie w wiadomościach niezwiązanych z Twoją sprawą. Spróbuj pogrupować wyrazy we frazy ujęte w cudzysłowach.
  • Masz zbyt wiele kopii tej samej wiadomości? Vault zapisuje wiele wersji wiadomości, w miarę jak nadawca ją pisze. Jeśli nie potrzebujesz takiego poziomu szczegółowości, kliknij Wyklucz kopie robocze, aby usunąć je z wyników wyszukiwania.
  • Chcesz wyeliminować określone wiadomości z wyników wyszukiwania? Użyj łącznika (-), aby wykluczyć wiadomości z wyszukiwania. Jeśli na przykład użyjesz hasła -subject:urlop, usuniesz wszystkie wiadomości, które mają w temacie słowo „urlop”.

 

Jeśli znajdziesz za mało wiadomości

Aby wyszukać więcej wiadomości:

  • Sprawdź wyszukiwane słowa. Mogą one ograniczać wyniki wyszukiwania.
  • Możesz wyszukiwać tylko wiadomości z kont, które mają przypisaną licencję na Vault. Wiadomości na kontach bez licencji nie są przechowywane i nie są niedostępne w Vault. Jeśli Twoja organizacja korzysta z częściowego licencjonowania domeny, przeczytaj artykuł Przypisywanie licencji na Vault.
  • Vault zwraca całą rozmowę wiadomości zwiniętą w jeden wątek.

    Zwinięty wątek:

     

    Kliknij wątek, aby go rozwinąć. Aby przeczytać poszczególne wiadomości, kliknij je:

Więcej wskazówek na temat wyszukiwania

Oto przykłady zapytań, które pomogą Ci znaleźć odpowiednie wiadomości.

Instrukcje Przykładowe zapytanie
Znajdowanie wszystkich wiadomości wysłanych do lub z domeny zewnętrznej To zapytanie zwraca całą korespondencję z określoną domeną zewnętrzną bez względu na nadawcę:
(from:produktysolarne.com OR to:produktysolarne.com)
Znajdowanie tylko wiadomości czatu To zapytanie zwraca wiadomości czatu i wyklucza e-maile:
is:chat
Znajdowanie określonych wyrazów i wykluczanie innych To zapytanie zwraca na przykład wyrazy zaproś i zaprosił, ale nie zaproszenie ani zaproszony:
(zapro* -zaproszenie -zaproszony)
Znajdowanie wyrazów występujących obok siebie w wiadomości To zapytanie zwraca „nie należy rozpowszechniać”, ale wyklucza „nie sądzę, że powinniśmy to rozpowszechniać”. Możesz użyć dowolnej liczby z zakresu od 1 do 50.
"nie AROUND 3 rozpowszechniać"
Wykluczanie usuniętych wiadomości z etykietą przypisaną przez użytkownika To zapytanie wyklucza wszystkie usunięte wiadomości z etykietą „podróż” przypisaną przez użytkownika:
-(label:^deleted AND label:podróż)
Znajdowanie określonych typów załączników To zapytanie zwraca wszystkie wiadomości z załączonymi plikami PDF:
(has:attachment filename:pdf)
Wykluczanie wiadomości, które zostały umieszczone w kwarantannie

To zapytanie wyklucza wiadomości umieszczone w kwarantannie administracyjnej:
-label:^admin_quarantine

Precyzowanie wyszukiwania

Podczas przeglądania wyników wyszukiwania na górze ekranu widać wpisane hasła.

Kliknij pasek wyszukiwania, aby wyświetlić formularz szybkiego wyszukiwania i je zmodyfikować.

4. Wyszukiwanie plików na Dysku

Gdy wyszukujesz pliki na Dysku, musisz szukać według nazw kont lub jednostek organizacyjnych (obejmujących mniej niż 5000 użytkowników). Vault wyszukuje nazwy plików oraz przeszukuje zawartość obsługiwanych typów plików.

Typy plików indeksowane w Vault
Uwaga: klienci korzystający z Google Apps dla Instytucji Rządowych nie mogą przeszukiwać zawartości plików. Mogą oni jednak wyszukiwać pliki według nazw i innych właściwości.
W Vault możesz bezpośrednio wyświetlić podgląd plików z Google Apps i większości typów plików przesyłanych przez użytkowników.

5. Zapisywanie wyszukiwania

Gdy ustawisz parametry wyszukiwania, możesz je zapisać, aby móc później szybko przeprowadzić wyszukiwanie na ich podstawie. Zapisane wyszukiwania są dynamiczne, co oznacza, że w przyszłych wyszukiwaniach uwzględniają wiadomości i pliki utworzone od ostatniego wyszukiwania.

6. Eksportowanie i analizowanie

Gdy odnajdziesz wiadomości lub pliki potrzebne do sprawy: 

  1. Wyeksportuj wyniki wyszukiwania.
  2. Zacznij analizować wyeksportowane pliki.

Inne funkcje Vault

W Vault możesz też wykonywać inne czynności (mogą one wymagać posiadania odpowiednich uprawnień):

  • Przechowywanie określonych wiadomości i plików zgodnie ze zobowiązaniami organizacji do przechowywania danych. Przejrzyj swoje zasady przechowywania i zmodyfikuj je w razie potrzeby.
  • Tworzenie blokad w celu zachowywania danych poszczególnych użytkowników lub jednostek organizacyjnych. Wiadomości i pliki objęte blokadą nie są nigdy usuwane, bez względu na ustawienia przechowywania. 
  • Przeglądanie uprawnień określających dostępność funkcji Vault dla poszczególnych użytkowników.

 

Czy to było pomocne?
Jak możemy ją poprawić?