検索と書き出しの基本的手順

Google Vault へようこそ。このガイドには、Vault を使用して組織のデータを検索し、書き出す手順が記載されています。

Get started with search and export

1. Vault にログインする

Vault には、Google Apps とは別の独自のインターフェースがあります。

Vault にログインする

2. 案件を作成する

Vault の案件とは、問い合わせ内容に関連するすべてのデータの仮想コンテナです。案件がなければ Vault を検索することはできません。

また、他のユーザーと簡単に案件を共有でき、外部のユーザーとも共有できます。

3. Gmail のメールや従来のハングアウトのメッセージを検索する

多数のユーザーを抱える大規模なドメインでメールを検索する場合は注意が必要です。メールの検索結果が多すぎたり少なすぎたりすることがあるためです。このような場合は、適切な検索キーワードを使うことで、目的のメールを見つけることができます。

検索結果をカウントする

件数カウント機能を使うと、検索の有効性を簡単に評価できます。件数カウント機能は、[検索] プルダウンの矢印から利用できます。検索条件と一致するメールの件数が Vault に表示されます。件数を確認したら、案件での必要に応じて検索を広げたり、絞り込んだりすることができます。

結果のメールが多すぎる場合

Vault で見つかったメールの数を減らすには:

  • 特定のユーザーから送信されたメールを探している場合: [アカウント] 欄に名前を入力するか、検索演算子を使用してみてください(from:user1@company.comto:user2@company.com など)。
  • 特定のフレーズを探している場合: 多くの組織では Gmail に数百万単位のメールがあり、ご利用の言語でよく使用されている単語の大部分も含まれています。そのため、検索している単語が案件に関係のないメールの中にも含まれているケースは頻繁に見受けられます。このような場合は、複数の単語を引用符で囲んでフレーズとしてまとめてみてください。
  • 同じメールのコピーが多数含まれる場合: Vault では、送信者がメールを作成する間の複数のバージョンを保存しています。これだけ多くの情報を必要としない場合は、[下書きを除外する] チェックボックスをオンにして、検索結果に含まれないようにします。
  • 検索結果から特定のメールを除外したい場合: ハイフン(-)を使用して、検索結果のメールを減らします。たとえば、「-subject:vacation」と入力すると、件名:に「vacation」という単語を含むメールはすべて除外されます。

 

結果のメールが少なすぎる場合

より多くのメールを見つけるには:

  • 検索キーワードを見直します。検索キーワードにより結果が限定されている可能性があります。
  • 検索できるのは、Vault ライセンスが割り当てられているアカウントのメールのみです。ライセンスが割り当てられていないアカウントのメールは保持されないため、Vault でアクセスできません。組織で部分的なドメイン ライセンスを利用している場合は、Vault ライセンスの割り当てをご覧ください。
  • Vault ではメールのスレッド全体を折りたたんで結果として返します。

    スレッドの展開表示:

     

    スレッドをクリックすると展開表示されます。個々のメールをクリックして読むことができます。

検索に関するその他のヒント

案件に必要なメールやメッセージのみを見つけるために役立つ、その他のクエリについて説明します。

方法 クエリ例
外部ドメインから送受信されたすべてのメールを検索する 次のクエリは、送信元に関係なく、外部ドメインと送受信されたすべてのメールを返します。
(from:solarmora.com OR to:solarmora.com)
チャット メッセージのみを検索する 次のクエリは、メールを除くチャット メッセージを返します。
is:chat
含まれる単語と除外する単語を指定して検索する 次のクエリは、「invite」と「invitational」を返しますが、「invitation」と「invited」を返しません。
(invit* -invitation -invited)
メール内で近くにある複数の単語を検索する 次のクエリは、「don't ever distribute」を返しますが、「don't think we should distribute」を返しません。1~50 の数値を指定します。
("don't AROUND 3 distribute")
ユーザーがラベルを適用した削除済みのメールを除外する 次のクエリは、ユーザーが「travel」というラベルを適用した削除済みのメールをすべて除外します。
-(label:^deleted AND label:travel)
特定の種類の添付ファイルを検索する 次のクエリは、PDF が添付されたすべてのメールを返します。
(has:attachment filename:pdf)
検疫済みのメールを除外する

次のクエリは、管理者検疫に含まれるメールを除外します。
-label:^admin_quarantine

検索条件を絞り込む

検索結果を表示しているときは、入力した検索キーワードが画面上部に表示されます。

検索バーをクリックすると簡易検索フォームが表示されるので、検索キーワードを変更することができます。

4. ドライブのファイルを検索する

ドライブでファイルを検索する場合は、アカウント名または組織部門(ユーザー数が 5,000 未満)のいずれかで検索します。Vault では、ファイル名と、サポートされるファイル形式の内容を検索します。

Vault でインデックス登録の対象となるファイルの種類
注: Google Apps for Government をご利用の場合、ファイル内容を検索することはできません。ただし、ファイル名や他のファイル プロパティを検索することは可能です。
Vault では Google Apps のファイルや、ユーザーが直接アップロードした大半の形式のファイルをプレビューすることができます。

5. 検索を保存する

検索パラメータを確定したら、クエリを保存することができます。こうすることで、後でこの検索を簡単に実行できます。保存された検索は動的です。つまり、今後行う検索は、前回の検索以降に作成されたメールやファイルも対象になります。

6 書き出し、分析する

目的のメールやファイルを見つけたら、次のことを行います。

  1. 検索結果を書き出す
  2. 書き出したファイルの分析を開始する

Vault でのその他の操作

付与されている Vault の権限に応じ、管理者は下記の操作を担当する場合が考えられます。

  • 組織で定められた保持義務に従い、特定のメールやファイルを保管します。保持ポリシーを見直し、必要に応じて保持ポリシーを更新してください。
  • 記録保持を作成し、個々のユーザーや組織部門のデータを保管します。記録保持の対象となるメールやファイルは、保持の設定にかかわらず削除されません。
  • 各種の権限を付与することで、他のユーザーが Vault で行える操作を管理します。

 

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