Guida introduttiva per la ricerca e l'esportazione in Vault

Vault è destinato agli amministratori e agli uffici legali. Perché tu possa utilizzare Vault, l'amministratore di Google Workspace deve configurare il tuo account. Chi è il mio amministratore?

Ti diamo il benvenuto in Google Vault. Questa guida fornisce una panoramica delle funzionalità di eDiscovery di Vault, che puoi utilizzare per cercare ed esportare i dati di Google Workspace della tua organizzazione.

1. Accedi a Vault

Vai a https://vault.google.com e accedi con il tuo account Google Workspace.

Se non riesci ad accedere a Vault, chiedi al tuo amministratore di Google Workspace di attivare Vault per te.

2. Crea una pratica, l'area in cui eseguire le ricerche e le esportazioni

Per cercare ed esportare i dati utente, devi creare un'area di lavoro chiamata pratica. Pensa a una pratica come a una cartella in cui puoi archiviare le query di ricerca e dalla quale puoi esportare i pacchetti. Puoi condividere le pratiche con altri, inclusi gli utenti esterni.

  1. Fai clic su Pratichee poiCrea.

    Se non è disponibile l'opzione Crea, chiedi all'amministratore di Google Workspace di concederti i privilegi necessari.

  2. Inserisci un nome per la pratica e, facoltativamente, una descrizione.
  3. Fai clic su Crea.

3. Cerca i dati

Quando hai creato una pratica nel passaggio precedente, si è aperta con la scheda Ricerca visualizzata.

Se non vedi la scheda Ricerca, chiedi all'amministratore di Google Workspace di concederti i privilegi necessari.

Ora puoi iniziare la ricerca:

  1. Seleziona un servizio Google in cui eseguire la ricerca, ad esempio Gmail.
  2. Inserisci i parametri di ricerca. Puoi scegliere in quali account eseguire la ricerca e altre condizioni. Ad esempio:
    • Trova i messaggi inviati da utenti specifici: inserisci un indirizzo email nel campo Indirizzi email account oppure prova a utilizzare gli operatori di ricerca come from:utente1@azienda.com e to:utente2@azienda.com.

    • Trova i messaggi con una frase specifica: in molte organizzazioni, Gmail contiene milioni di messaggi e la maggior parte delle parole di uso comune in una determinata lingua. Prova a raggruppare le parole in frasi utilizzando le virgolette, ad esempio "progetto riservato X".

    • Escludi bozze: Gmail salva le versioni di una bozza di messaggio mentre il mittente lo scrive. Se non hai bisogno di tanti dettagli, fai clic sulla casella Escludi le bozze delle email per non visualizzare quei messaggi nei risultati della ricerca.

    • Escludi corrispondenze: per escludere dati dalla ricerca, inserisci un trattino () prima del termine di ricerca che non ti interessa trovare. Ad esempio, -subject:ferie esclude tutti i messaggi che contengono la parola "ferie" nell'oggetto.

    Scopri di più su come eseguire ricerche su Gmail, versione classica di Hangouts, Drive e Meet, Chat, Gruppi e Voice.

    Altri suggerimenti per la ricerca dei messaggi
    Obiettivo Query di esempio
    Trovare tutti i messaggi inviati o ricevuti da un dominio esterno Questa query restituisce tutti i messaggi scambiati con il dominio esterno, indipendentemente dal mittente:

    (from:solarmora.com OR to:solarmora.com)

    Trovare solo messaggi di chat Questa query restituisce i messaggi di chat ed esclude i messaggi email:

    is:chat

    Trovare alcune parole ma escluderne altre Questa query restituisce risultati con invita, invitare, ma non con invito o invitato:

    (invit* -invito -invitato)

    Trovare le parole contigue in un messaggio Questa query restituisce "non dobbiamo distribuire", ma esclude "non credo che dovremmo distribuire". Utilizza qualsiasi numero da 1 a 50.

    ("non AROUND 3 distribuire")

    Escludere i messaggi eliminati con un'etichetta applicata dall'utente Questa query esclude tutti i messaggi eliminati cui è stata applicata l'etichetta "viaggio" dall'utente:

    -(label:^deleted AND label:viaggio)

    Trovare tipi di allegati specifici Questa query restituisce tutti i messaggi con allegati in formato PDF:

    (has:attachment filename:pdf)

    Escludere i messaggi messi in quarantena. Questa query esclude i messaggi nella quarantena amministrativa:

    -label:^admin_quarantine

  3. (Facoltativo) Supportato per Gmail, versione classica di Hangouts e Gruppi: se ritieni che la ricerca restituisca troppi risultati e che quindi la procedura potrebbe richiedere molto tempo, fai clic su Conteggio. Il conteggio indica il numero di risultati più velocemente di una ricerca completa.

    Per perfezionare la ricerca, fai clic su Espandi e modifica i parametri.

  4. Fai clic su Cerca. Una volta completata la ricerca, Vault apre una tabella dei risultati.

    Limitazioni per la ricerca:

    • Dati eliminati definitivamente: Vault può cercare e restituire solo dati che non sono stati eliminati definitivamente dai sistemi di produzione di Google. Vault non conserva automaticamente i dati della tua organizzazione. Per assicurarti di poter cercare ed esportare determinati dati, configura le regole di conservazione o i blocchi.

    • Elementi di Drive: quando esegui ricerche in Drive, puoi cercare testo all'interno dei file, inclusi Microsoft Word, Excel e PowerPoint, PDF, HTML, TXT e RTF. Non puoi eseguire ricerche all'interno di file video, audio, immagine o binari.

    • Errore carattere jolly: Vault non può restituire risultati di ricerca quando un operatore di ricerca con caratteri jolly trova 100 o più parole nell'account di un utente. Ad esempio, se subj:pre* produce troppe corrispondenze, puoi provare a cercare subj:prem* (per trovare "premio") e subj:pret* (per trovare "pretesa" e "pretesto"). La ricerca con caratteri jolly non è supportata per le ricerche in Chat, Drive o Voice.

4. Visualizza l'anteprima dei risultati

Per visualizzare l'anteprima di un elemento corrispondente, nella tabella dei risultati fai clic su una riga e l'anteprima si apre in una barra laterale a destra.

Comportamento di anteprima:

  • Messaggi: Vault restituisce l'intera conversazione di un messaggio compressa in un unico thread. Per espandere un thread, fai clic sul messaggio. Seleziona i singoli messaggi per visualizzare un'anteprima.
  • Elementi di Drive: puoi visualizzare in anteprima i file Google, come Documenti, Fogli, Presentazioni e Disegni, e i file caricati dagli utenti, come .DOCX, PDF e .XLSX.

Potresti non essere in grado di visualizzare l'anteprima di tutti i messaggi o file che vengono restituiti. Anche se l'anteprima potrebbe essere limitata, quando esporti i risultati di ricerca, l'esportazione includerà tutti i dati corrispondenti.

5. Salva la query di ricerca

Dopo aver finalizzato i parametri di ricerca, puoi salvare la query per eseguire nuovamente la stessa ricerca in un secondo momento.

  • Per salvare la query, fai clic su Salva. Questa azione non salva i risultati della ricerca, ma solo parametri della query. Per salvare i risultati attuali, vai al passaggio successivo ed esportali.
  • Per aprire una query salvata, fai clic su Visualizza le query salvate e poi sulla query. Le query salvate sono dinamiche: quando esegui nuovamente la ricerca, i risultati includono i dati creati a partire dall'ultima ricerca.

6. Esporta e analizza

  1. Per salvare i risultati della query, fai clic su Esporta nella scheda Ricerca.

    Se non è disponibile l'opzione Esporta, chiedi all'amministratore di concederti i privilegi necessari.

  2. Vai alla scheda Esportazioni per monitorare lo stato di avanzamento dell'esportazione. Una volta completata, fai clic su Scarica. Hai 15 giorni di tempo dall'inizio dell'esportazione per scaricare i file esportati.
  3. L'esportazione include un file compresso che contiene i dati restituiti dalla ricerca. Inoltre, comprende un file di metadati per correlare i dati agli account associati. Utilizza software di terze parti per elaborare i file esportati.

Altre attività di Vault

Di seguito sono riportate alcune operazioni che potresti dover eseguire in Vault:

  • Puoi conservare messaggi e file specifici, conformemente alle obbligazioni di conservazione in vigore nella tua organizzazione. Esamina le tue norme di conservazione e aggiornale in base alle necessità.
  • Puoi sottoporre a blocchi i dati relativi a singoli utenti o a unità organizzative. I messaggi e i file sottoposti a blocco non vengono mai eliminati, a prescindere dalle impostazioni di conservazione dell'organizzazione.
  • Controlla i privilegi che determinano quali operazioni gli utenti possono eseguire in Vault.
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