Guida introduttiva per la ricerca e l'esportazione in Vault

Vault è destinato agli amministratori e agli uffici legali. Perché tu possa utilizzare Vault, l'amministratore di Google Workspace deve configurare il tuo account. Chi è il mio amministratore?

Ti diamo il benvenuto in Google Vault. Questa guida fornisce una panoramica delle funzionalità di eDiscovery di Vault, che puoi utilizzare per cercare ed esportare i dati di Google Workspace della tua organizzazione.

Questi passaggi si riferiscono alla nuova versione di Vault (vault.google.com). Vai ai passaggi per la versione classica di Vault

1. Accedi a Vault

Vai all'indirizzo vault.google.com e accedi con il tuo account Google Workspace.

Se non riesci ad accedere a Vault, chiedi al tuo amministratore di Google Workspace di attivare Vault per te.

2. Crea una pratica, l'area in cui eseguire le ricerche e le esportazioni

Per cercare ed esportare i dati utente, devi creare un'area di lavoro chiamata pratica. Pensa a una pratica come a una cartella in cui puoi archiviare le query di ricerca e dalla quale puoi esportare i pacchetti. Puoi condividere le pratiche con altri, inclusi gli utenti esterni.

  1. Fai clic su PratichequindiCrea.

    Se non è disponibile l'opzione Crea, chiedi all'amministratore di Google Workspace di concederti i privilegi necessari.

  2. Inserisci un nome per la pratica e, facoltativamente, una descrizione.
  3. Fai clic su Crea.

3. Cerca i dati

Quando hai creato una pratica nel passaggio precedente, si è aperta con la scheda Ricerca visualizzata.

Se non vedi la scheda Ricerca, chiedi all'amministratore di Google Workspace di concederti i privilegi necessari.

Ora puoi iniziare la ricerca:

  1. Seleziona un servizio Google in cui eseguire la ricerca, ad esempio Gmail.
  2. Inserisci i parametri di ricerca. Puoi scegliere in quali account eseguire la ricerca e altre condizioni. Ad esempio:
    • Trova i messaggi inviati da utenti specifici: inserisci un indirizzo email nel campo Account oppure prova a utilizzare gli operatori di ricerca come from:utente1@azienda.com e to:utente2@azienda.com.

    • Trova i messaggi con una frase specifica: in molte organizzazioni, Gmail contiene milioni di messaggi e la maggior parte delle parole di uso comune in una determinata lingua. Prova a raggruppare le parole in frasi utilizzando le virgolette, ad esempio "progetto riservato X".

    • Escludi bozze: Gmail salva le versioni di una bozza di messaggio mentre il mittente lo scrive. Se non hai bisogno di tanti dettagli, fai clic sulla casella Escludi bozze per non visualizzare quei messaggi nei risultati della ricerca.

    • Escludi corrispondenze: per escludere dati dalla ricerca, inserisci un trattino () prima del termine di ricerca che non ti interessa trovare. Ad esempio, -subject:ferie esclude tutti i messaggi che contengono la parola "ferie" nell'oggetto.

    Scopri di più su come eseguire ricerche su Gmail, versione classica di Hangouts, Drive e Meet, Chat, Gruppi e Voice.

    Altri suggerimenti per la ricerca dei messaggi

     

    Obiettivo Query di esempio
    Trovare tutti i messaggi inviati o ricevuti da un dominio esterno Questa query restituisce tutti i messaggi scambiati con il dominio esterno, indipendentemente dal mittente:

    (from:solarmora.com OR to:solarmora.com)

    Trovare solo messaggi di chat Questa query restituisce i messaggi di chat ed esclude i messaggi email:

    is:chat

    Trovare alcune parole ma escluderne altre Questa query restituisce risultati con invita, invitare, ma non con invito o invitato:

    (invit* -invito -invitato)

    Trovare le parole contigue in un messaggio Questa query restituisce "non dobbiamo distribuire", ma esclude "non credo che dovremmo distribuire". Utilizza qualsiasi numero da 1 a 50.

    ("non AROUND 3 distribuire")

    Escludere i messaggi eliminati con un'etichetta applicata dall'utente Questa query esclude tutti i messaggi eliminati cui è stata applicata l'etichetta "viaggio" dall'utente:

    -(label:^deleted AND label:viaggio)

    Trovare tipi di allegati specifici Questa query restituisce tutti i messaggi con allegati in formato PDF:

    (has:attachment filename:pdf)

    Escludere i messaggi messi in quarantena. Questa query esclude i messaggi nella quarantena amministrativa:

    -label:^admin_quarantine

     

  3. (Facoltativo) Supportato per Gmail, versione classica di Hangouts e Gruppi: se ritieni che la ricerca restituisca troppi risultati e che quindi la procedura potrebbe richiedere molto tempo, fai clic su Conteggio. Il conteggio indica il numero di risultati più velocemente di una ricerca completa.

    Per perfezionare la ricerca, fai clic su Espandi e modifica i parametri.

  4. Fai clic su Cerca. Una volta completata la ricerca, Vault apre una tabella dei risultati.

    Limitazioni per la ricerca:

    • Dati eliminati definitivamente: Vault può cercare e restituire solo dati che non sono stati eliminati definitivamente dai sistemi di produzione di Google. Vault non conserva automaticamente i dati della tua organizzazione. Per assicurarti di poter cercare ed esportare determinati dati, configura le regole di conservazione o i blocchi.

    • Elementi di Drive: quando esegui ricerche in Drive, puoi cercare testo all'interno dei file, inclusi Microsoft Word, Excel e PowerPoint, PDF, HTML, TXT e RTF. Non puoi eseguire ricerche all'interno di file video, audio, immagine o binari.

    • Errore carattere jolly: Vault non può restituire risultati di ricerca quando un operatore di ricerca con caratteri jolly trova 100 o più parole nell'account di un utente. Ad esempio, se subj:pre* produce troppe corrispondenze, puoi provare a cercare subj:prem* (per trovare "premio") e subj:pret* (per trovare "pretesa" e "pretesto"). La ricerca con caratteri jolly non è supportata per le ricerche in Chat, Drive o Voice.

4. Visualizza l'anteprima dei risultati

Per visualizzare l'anteprima di un elemento corrispondente, nella tabella dei risultati fai clic su una riga e l'anteprima si apre in una barra laterale a destra.

Comportamento di anteprima:

  • Messaggi: Vault restituisce l'intera conversazione di un messaggio compressa in un unico thread. Per espandere un thread, fai clic sul messaggio. Seleziona i singoli messaggi per visualizzare un'anteprima.
  • Elementi di Drive: puoi visualizzare in anteprima i file Google, come Documenti, Fogli, Presentazioni e Disegni, e i file caricati dagli utenti, come .DOCX, PDF e .XLSX.

Potresti non essere in grado di visualizzare l'anteprima di tutti i messaggi o file che vengono restituiti. Anche se l'anteprima potrebbe essere limitata, quando esporti i risultati di ricerca, l'esportazione includerà tutti i dati corrispondenti.

5. Salva la query di ricerca

Dopo aver finalizzato i parametri di ricerca, puoi salvare la query per eseguire nuovamente la stessa ricerca in un secondo momento.

  • Per salvare la query, fai clic su Salva. Questa azione non salva i risultati della ricerca, ma solo parametri della query. Per salvare i risultati attuali, vai al passaggio successivo ed esportali.
  • Per aprire una query salvata, fai clic su Visualizza le query salvate e poi sulla query. Le query salvate sono dinamiche: quando esegui nuovamente la ricerca, i risultati includono i dati creati a partire dall'ultima ricerca.

6. Esporta e analizza

  1. Per salvare i risultati della query, fai clic su Esporta nella scheda Ricerca.

    Se non è disponibile l'opzione Esporta, chiedi all'amministratore di concederti i privilegi necessari.

  2. Vai alla scheda Esportazioni per monitorare lo stato di avanzamento dell'esportazione. Una volta completata, fai clic su Scarica. Hai 15 giorni di tempo dall'inizio dell'esportazione per scaricare i file esportati.
  3. L'esportazione include un file compresso che contiene i dati restituiti dalla ricerca. Inoltre, comprende un file di metadati per correlare i dati agli account associati. Utilizza software di terze parti per elaborare i file esportati.

Utilizzare la versione classica di Vault

Fai clic qui sotto per aprire i passaggi per la versione classica di Vault (ediscovery.google.com). Vai ai passaggi per la nuova versione di Vault

Eseguire la ricerca e l'esportazione su ediscovery.google.com

1. Accedi a Vault

Vault ha una propria interfaccia, separata dalle altre applicazioni di Google Apps.

Accedi a Vault

2. Crea una pratica

Una pratica in Vault è un contenitore virtuale per tutti i dati correlati a una richiesta. Senza una pratica non puoi eseguire ricerche in Vault.

Puoi facilmente condividere le pratiche con altri, inclusi gli utenti esterni.

3. Cercare messaggi di Gmail e della versione classica di Hangouts

Cercare messaggi in un grande dominio con molti utenti può essere complicato. A volte trovi troppi messaggi, altre volte non ne trovi abbastanza. Con i termini di ricerca corretti, però, Vault può trovare esattamente i messaggi che cerchi.

Conteggio dei risultati di ricerca

Un modo rapido per valutare l'efficacia della ricerca consiste nell'utilizzare la funzionalità Conta risultati, disponibile nella freccia menu a discesa Cerca. Vault conta il numero di messaggi che corrispondono ai tuoi criteri di ricerca. Puoi quindi allargare o restringere i risultati in base ai requisiti della pratica.

Sono stati rilevati troppi messaggi

Per ridurre il numero di messaggi trovati da Vault utilizza questi metodi:

  • Cerchi messaggi inviati da utenti specifici? Inserisci un nome nel campo Account oppure prova a utilizzare gli operatori di ricerca come from:utente1@azienda.com e to:utente2@azienda.com.
  • Cerchi una frase specifica? In molte organizzazioni Gmail ospita milioni di messaggi, la maggior parte dei quali contiene parole comunemente utilizzate di una determinata lingua. La ricerca potrebbe pertanto restituire parole non attinenti alla pratica, ma che vengono comunque utilizzate di frequente. Prova a racchiudere un gruppo di parole fra virgolette.
  • Troppe copie dello stesso messaggio? Vault salva più versioni di un messaggio mentre il mittente lo scrive. Se non hai necessità di molti dettagli, fai clic sulla casella Escludi bozze per rimuovere i messaggi dai risultati della ricerca.
  • Desideri eliminare determinati messaggi dai risultati della ricerca? Utilizza un trattino (-) per escludere messaggi alla tua ricerca. Ad esempio, -subject:ferie rimuove tutti i messaggi che includono la parola "ferie" nell'oggetto.

 

Non hai trovato abbastanza messaggi

Per trovare più messaggi prova queste soluzioni:

  • Esamina i termini della ricerca. Potrebbero limitare i risultati restituiti.
  • Puoi cercare messaggi negli account a cui è stata assegnata una licenza Vault. I messaggi negli account senza licenza non vengono conservati e non sono accessibili tramite Vault. Se l'organizzazione utilizza licenze solo per una parte del dominio, vedi Assegnare le licenze Vault.
  • Vault restituisce l'intera conversazione di un messaggio compressa in un unico thread.

    Thread compresso:

     

    Fai clic sul thread per espanderlo. Fai clic sui singoli messaggi per leggerli.

Altri suggerimenti per la ricerca

Ecco altre query di ricerca utilizzabili per individuare esclusivamente i messaggi pertinenti alla pratica in questione.

Procedura Query di esempio
Trovare tutti i messaggi inviati o ricevuti da un dominio esterno Questa query restituisce tutti i messaggi scambiati con il dominio esterno, indipendentemente dal mittente:
(from:solarmora.com OR to:solarmora.com)
Trovare solo messaggi di chat Questa query restituisce i messaggi di chat ed esclude i messaggi email:
is:chat
Trovare alcune parole ma escluderne altre Questa query restituisce risultati con invita, invitare, ma non con invito o invitato:
(invit* -invito -invitato)
Trovare le parole contigue in un messaggio Questa query restituisce frasi come "non distribuire mai", ma esclude frasi come "non credo dovremmo distribuire". Utilizza qualsiasi numero da 1 a 50.
("non AROUND 3 distribuire")
Escludere i messaggi eliminati con un'etichetta applicata dall'utente Questa query esclude tutti i messaggi eliminati cui è stata applicata l'etichetta "viaggio" dall'utente:
-(label:^deleted AND label:viaggio)
Trovare tipi di allegati specifici Questa query restituisce tutti i messaggi con allegati in formato PDF:
(has:attachment filename:pdf)
Escludere i messaggi messi in quarantena.

Questa query esclude i messaggi nella quarantena amministrativa:
-label:^admin_quarantine

Perfezionare la ricerca

Durante la consultazione dei risultati della ricerca, nella parte superiore dello schermo sono visualizzati i termini che hai appena inserito.

Fai clic sulla barra di ricerca per visualizzare il modulo di ricerca rapida e modificare i termini.

4. Ricerca di file in Drive

Quando cerchi file in Drive, devi cercare per nome dell'account o per unità organizzativa (con meno di 5000 utenti). Vault cerca tra i nomi file e i contenuti dei tipi di file supportati.

Tipi di file indicizzati da Vault
Nota. I clienti di Google Apps for Government non possono cercare nei contenuti dei file. Possono tuttavia cercare nei nomi file e in altre proprietà dei file.
Puoi visualizzare in anteprima i file di Google Apps e la maggior parte dei file caricati dagli utenti direttamente in Vault.

5. Salvataggio della ricerca

Una volta impostati i parametri di ricerca potrai salvare la query per eseguire rapidamente la stessa ricerca in un momento successivo. Le ricerche salvate sono dinamiche, ovvero le tue ricerche future includeranno i messaggi e i file creati dall'ultima volta che hai eseguito la ricerca.

6. Esportazione e analisi

Dopo che avrai trovato i messaggi o i file necessari: 

  1. Esporta i risultati della ricerca.
  2. Inizia ad analizzare i file esportati.

Altre attività di Vault

Di seguito sono riportate alcune operazioni che potresti dover eseguire in Vault:

  • Puoi conservare messaggi e file specifici, conformemente alle obbligazioni di conservazione in vigore nella tua organizzazione. Esamina le tue norme di conservazione e aggiornale in base alle necessità.
  • Puoi sottoporre a blocchi i dati relativi a singoli utenti o a unità organizzative. I messaggi e i file sottoposti a blocco non vengono mai eliminati, a prescindere dalle impostazioni di conservazione dell'organizzazione.
  • Controlla i privilegi che determinano quali operazioni gli utenti possono eseguire in Vault.
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