Guida introduttiva per la ricerca e l'esportazione

Ti diamo il benvenuto in Google Vault. Con questa guida potrai iniziare subito a utilizzare Vault per cercare ed esportare i dati della tua organizzazione.

Get started with search and export

1. Accesso a Vault

Vault ha una propria interfaccia, separata dalle altre applicazioni di Google Apps.

Accedi a Vault

2. Creazione di una pratica

Una pratica in Vault è un contenitore virtuale per tutti i dati correlati a una richiesta. Le pratiche sono indispensabili per eseguire ricerche in Vault.

Puoi facilmente condividere le pratiche con altre persone, inclusi utenti esterni.

3. Cercare messaggi di Gmail e della versione classica di Hangouts

Cercare messaggi in un grande dominio con molti utenti può essere complicato. A volte trovi troppi messaggi, altre volte non ne trovi abbastanza. Con i termini di ricerca corretti, però, Vault può trovare esattamente i messaggi che cerchi.

Conteggio dei risultati di ricerca

Un modo rapido per valutare l'efficacia della ricerca consiste nell'utilizzare la funzionalità Conta risultati, disponibile nella freccia menu a discesa Cerca. Vault conta il numero di messaggi che corrispondono ai tuoi criteri di ricerca. Puoi quindi allargare o restringere i risultati in base ai requisiti della pratica.

Sono stati rilevati troppi messaggi

Per ridurre il numero di messaggi trovati da Vault utilizza questi metodi:

  • Cerchi messaggi inviati da utenti specifici? Inserisci un nome nel campo Account oppure prova a utilizzare gli operatori di ricerca come from:utente1@azienda.com e to:utente2@azienda.com.
  • Cerchi una frase specifica? In molte organizzazioni Gmail ospita milioni di messaggi, la maggior parte dei quali contiene parole comunemente utilizzate di una determinata lingua. La ricerca potrebbe pertanto restituire parole non attinenti alla pratica, ma che vengono comunque utilizzate di frequente. Prova a racchiudere un gruppo di parole fra virgolette.
  • Troppe copie dello stesso messaggio? Vault salva più versioni di un messaggio mentre il mittente lo scrive. Se non hai necessità di molti dettagli, fai clic sulla casella Escludi bozze per rimuovere i messaggi dai risultati della ricerca.
  • Desideri eliminare determinati messaggi dai risultati della ricerca? Utilizza un trattino (-) per escludere messaggi alla tua ricerca. Ad esempio, -subject:ferie rimuove tutti i messaggi che includono la parola "ferie" nell'oggetto.

 

Non hai trovato abbastanza messaggi

Per trovare più messaggi prova queste soluzioni:

  • Esamina i termini della ricerca. Potrebbero limitare i risultati restituiti.
  • Puoi cercare messaggi negli account a cui è stata assegnata una licenza Vault. I messaggi negli account senza licenza non vengono conservati e non sono accessibili tramite Vault. Se l'organizzazione utilizza licenze solo per una parte del dominio, vedi Assegnare le licenze Vault.
  • Vault restituisce l'intera conversazione di un messaggio compressa in un unico thread.

    Thread compresso:

     

    Fai clic sul thread per espanderlo. Fai clic sui singoli messaggi per leggerli.

Altri suggerimenti per la ricerca

Ecco altre query di ricerca utilizzabili per individuare esclusivamente i messaggi pertinenti alla pratica in questione.

Procedura Query di esempio
Trovare tutti i messaggi inviati o ricevuti da un dominio esterno Questa query restituisce tutti i messaggi scambiati con il dominio esterno, indipendentemente dal mittente:
(from:solarmora.com OR to:solarmora.com)
Trovare solo messaggi di chat Questa query restituisce i messaggi di chat ed esclude i messaggi email:
is:chat
Trovare alcune parole ma escluderne altre Questa query restituisce risultati con invita, invitare, ma non con invito o invitato:
(invit* -invito -invitato)
Trovare le parole contigue in un messaggio Questa query restituisce frasi come "non distribuire mai", ma esclude frasi come "non credo dovremmo distribuire". Utilizza qualsiasi numero da 1 a 50.
("non AROUND 3 distribuire")
Escludere i messaggi eliminati con un'etichetta applicata dall'utente Questa query esclude tutti i messaggi eliminati cui è stata applicata l'etichetta "viaggio" dall'utente:
-(label:^deleted AND label:viaggio)
Trovare tipi di allegati specifici Questa query restituisce tutti i messaggi con allegati in formato PDF:
(has:attachment filename:pdf)
Escludere i messaggi messi in quarantena.

Questa query esclude i messaggi nella quarantena amministrativa:
-label:^admin_quarantine

Perfezionare la ricerca

Durante la consultazione dei risultati della ricerca, nella parte superiore dello schermo sono visualizzati i termini che hai appena inserito.

Fai clic sulla barra di ricerca per visualizzare il modulo di ricerca rapida e modificare i termini.

4. Ricerca di file in Drive

Quando cerchi file in Drive, devi cercare per nome dell'account o per unità organizzativa (con meno di 5000 utenti). Vault cerca tra i nomi file e i contenuti dei tipi di file supportati.

Tipi di file indicizzati da Vault
Nota. I clienti di Google Apps for Government non possono cercare nei contenuti dei file. Possono tuttavia cercare nei nomi file e in altre proprietà dei file.
Puoi visualizzare in anteprima i file di Google Apps e la maggior parte dei file caricati dagli utenti direttamente in Vault.

5. Salvataggio della ricerca

Una volta impostati i parametri di ricerca potrai salvare la query per eseguire rapidamente la stessa ricerca in un momento successivo. Le ricerche salvate sono dinamiche, ovvero le tue ricerche future includeranno i messaggi e i file creati dall'ultima volta che hai eseguito la ricerca.

6. Esportazione e analisi

Dopo che avrai trovato i messaggi o i file necessari: 

  1. Esporta i risultati della ricerca.
  2. Inizia ad analizzare i file esportati.

Altre attività di Vault

Se possiedi i privilegi Vault necessari, ecco alcune altre attività che potresti dover eseguire:

  • Puoi conservare messaggi e file specifici, conformemente agli obblighi di conservazione vigenti nella tua organizzazione. Esamina i tuoi criteri di conservazione e aggiornali in base alle necessità.
  • Puoi sottoporre a blocchi a fini legali i dati relativi a singoli utenti o unità organizzative. I messaggi e i file sottoposti a blocco non vengono mai eliminati, a prescindere dalle impostazioni di conservazione dell'organizzazione. 
  • Controlla i privilegi che determinano quali operazioni possono eseguire in Vault gli utenti.

 

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