Empezar a usar la búsqueda y la exportación

Te damos la bienvenida a Google Vault. Con esta guía aprenderás a usar Vault rápidamente para buscar y exportar los datos de tu organización.

Get started with search and export

1. Inicia sesión en Vault

Vault tiene su propia interfaz independiente de otras aplicaciones de Google Apps.

Iniciar sesión en Vault

2. Crea un asunto

Un asunto de Vault es un contenedor virtual de todos los datos relacionados con una consulta. No puedes realizar búsquedas en Vault sin especificar uno.

Puedes compartir asuntos fácilmente con otras personas, incluso con usuarios externos.

3. Buscar correo electrónico

Buscar correo electrónico en un dominio de gran tamaño con muchos usuarios podría no ser tan fácil. En ocasiones, encontrarás demasiados mensajes y, en otras, todo lo contrario. Sin embargo, con los términos de búsqueda adecuados, Vault puede encontrar justo los mensajes que buscas.

Contar los resultados de búsqueda

Una forma rápida de evaluar la eficacia de tu búsqueda consiste en utilizar la función Contar resultados disponible en la flecha desplegable de Buscar. Vault proporciona un recuento sin mostrar los resultados de búsqueda. A continuación, puedes ampliar o restringir la búsqueda según los requisitos de tu asunto.

Has encontrado demasiados mensajes

Para reducir el número de mensajes que Vault ha encontrado por ti:

  • ¿Estás buscando mensajes enviados por determinados usuarios? Introduce un nombre en el campo Cuentas o intenta utilizar operadores de búsqueda (por ejemplo, from:usuario1@empresa.com y to:usuario2@empresa.com).
  • ¿Buscas una frase en concreto? Un archivo de correo electrónico puede incluir millones de mensajes y la mayoría de las palabras más frecuentes en un determinado idioma. Puede que las palabras que buscas suelan aparecer en mensajes que no sean relevantes para tu asunto. Intenta agrupar las palabras en frases con comillas.
  • ¿Hay demasiadas copias del mismo mensaje? Vault guarda varias versiones de un mismo mensaje mientras el remitente lo redacta. Si no necesitas un seguimiento tan detallado, haz clic en la casilla Excluir borradores para eliminar estos mensajes de los resultados de búsqueda.
  • ¿Quieres eliminar determinados mensajes de tus resultados de búsqueda? Utiliza un guion (-) para sustraer mensajes de la búsqueda. Por ejemplo, -asunto:vacaciones elimina todos los mensajes cuyo asunto incluya la palabra "vacaciones".

 

No has encontrado suficientes mensajes

Para encontrar más mensajes:

  • Revisa los términos de búsqueda. Puede que estén limitando los resultados.
  • Solo puedes buscar correo en cuentas a las que se les haya asignado una licencia de Vault. No se conserva el correo de las cuentas que no dispongan de licencia, por lo que no se podrá acceder a este a través de Vault. Si tu organización utiliza licencias de dominio parcial, consulta Asignar licencias de Vault.
  • Vault devuelve toda la comunicación de un mensaje en una única conversación.

    Conversación contraída:

     

    Haz clic en la conversación para mostrarla y, en cada mensaje, para leerlo:

Más sugerencias de búsqueda

A continuación se indican algunas consultas adicionales que puedes utilizar para encontrar solo los mensajes de correo electrónico que necesitas para tu asunto.

Cómo Consulta de ejemplo
Encontrar todos los mensajes enviados a un dominio externo o desde este Esta consulta devuelve todos los mensajes intercambiados con el dominio externo, independientemente del remitente:
(from:solarmora.com to:solarmora.com)
Encontrar algunas palabras, pero excluir otras Esta consulta devuelve "invitar", "invitamos", "invitada"..., pero no "invitación" ni "invitado":
(invit* -invitación -invitado)
Encontrar palabras que aparecen cerca en un mensaje Esta consulta devuelve "no se permite distribuir", pero excluye, por ejemplo, "no creo que debamos distribuir". Utiliza cualquier número del 1 al 50.
(no AROUND 3 distribuir)
Excluir mensajes eliminados con una etiqueta aplicada por usuario Esta consulta excluye todos los mensajes eliminados a los que el usuario ha aplicado la etiqueta "viajar":
-(label:^deleted AND label:viajar)
Encontrar tipos de adjuntos específicos Esta consulta devuelve todos los mensajes con archivos PDF adjuntos:
(has:attachment mimetype:pdf)
Definir mejor la búsqueda

Mientras revisas los resultados de búsqueda, en la parte superior de la pantalla se mostrarán los términos que has introducido.

Haz clic en la barra de búsqueda para que se muestre el formato de búsqueda rápida y modifica los términos.

4. Buscar archivos en Drive

Cuando buscas archivos en Drive, tienes que buscar por nombre de cuenta o por unidad organizativa (con menos de 5.000 usuarios). Vault busca en los nombres de archivo y en el contenido de los tipos de archivo compatibles.

Los tipos de archivo indexados por Vault son:
Nota: Los clientes de Google Apps for Government no pueden realizar búsquedas en el contenido de los archivos. No obstante, pueden buscar en los nombres de archivo y en otras propiedades de archivo.
Puedes obtener una vista previa de los archivos de Google Apps y de la mayoría de los tipos de archivos subidos por el usuario directamente en Vault.

5. Guardar la búsqueda

Una vez que hayas terminado de especificar los parámetros de búsqueda, puedes guardar la consulta y realizar rápidamente esta búsqueda más adelante. Las búsquedas guardadas son dinámicas. Es decir, tus búsquedas futuras incluirán mensajes y archivos creados después de la última vez que buscaste.

6. Exportar y analizar

Una vez que hayas encontrado los mensajes o archivos que necesitas para el asunto: 

  1. Exporta los resultados de búsqueda.
  2. Empieza a analizar los archivos exportados.

Otras tareas en Vault

Si dispones de los privilegios de Vault adecuados, podrás llevar a cabo estas otras tareas:

  • Puedes conservar mensajes y archivos específicos para cumplir con las obligaciones de retención de datos de tu organización. Revisa las políticas de retención y actualízalas para adaptarlas a las necesidades de tu empresa.
  • Puedes crear retenciones para conservar los datos de determinados usuarios o unidades organizativas. Los mensajes y archivos sujetos a una retención no se eliminan nunca, independientemente de la configuración de retención que se haya establecido. 
  • Puedes revisar los privilegios que controlan qué acciones pueden realizar otros usuarios en Vault.

 

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