Einstieg in die Such- und Exportfunktionen in Vault

Google Vault ist für Administratoren und juristisches Personal. Bevor Sie Vault verwenden können, muss Ihr Google Workspace-Administrator Ihr Konto einrichten. Wer ist mein Administrator?

Willkommen bei Google Vault! In diesem Leitfaden erläutern wir die E-Discovery-Funktionen von Vault, mit denen Sie in Google Workspace-Daten Ihrer Organisation suchen und diese exportieren können.

1. In Vault anmelden

Rufen Sie https://vault.google.com auf und melden Sie sich mit Ihrem Google Workspace-Konto an.

Wenn Sie sich nicht in Vault anmelden können, bitten Sie Ihren Google Workspace-Administrator, der den Zugriff auf Vault steuern kann, das Tool für Sie zu aktivieren.

2. Rechtsangelegenheit, Such- und Exportbereich erstellen

Wenn Sie Nutzerdaten suchen und exportieren möchten, müssen Sie einen Arbeitsbereich erstellen, eine sogenannte Rechtsangelegenheit. Eine Rechtsangelegenheit ist wie ein Ordner, in dem Sie Ihre Suchanfragen speichern und in den Sie Pakete exportieren. Sie können Rechtsangelegenheiten für andere Vault-Nutzer freigeben und externen Nutzern den Zugriff auf Vault erlauben.

  1. Klicken Sie auf Rechtsangelegenheiten und dann Erstellen.

    Wenn Sie die Option Erstellen nicht sehen, bitten Sie Ihren Google Workspace-Administrator, Ihnen die erforderlichen Vault-Berechtigungen zu erteilen.

  2. Geben Sie einen Namen für die Rechtsangelegenheit und optional eine Beschreibung ein.
  3. Klicken Sie auf Erstellen.

3. Daten suchen

Wenn Sie im vorherigen Schritt eine Rechtsangelegenheit erstellt haben, wird sie auf dem Tab Suchen geöffnet.

Wenn Sie den Tab Suchen nicht sehen, bitten Sie Ihren Google Workspace-Administrator, Ihnen die erforderlichen Vault-Berechtigungen zu erteilen.

Sie können nun mit der Suche beginnen:

  1. Wählen Sie einen Google-Dienst aus, in dem Sie suchen möchten, z. B. Gmail.
  2. Geben Sie Ihre Suchparameter ein. Sie können auswählen, in welchen Konten gesucht werden soll, und andere Bedingungen festlegen. Beispiel:
    • Nachrichten von bestimmten Nutzern suchen: Geben Sie in das Feld Konto-E-Mail-Adressen eine E-Mail-Adresse ein oder verwenden Sie Suchoperatoren wie from:Nutzer1@IhrUnternehmen.de und to:Nutzer2@IhrUnternehmen.de.

    • Nachrichten mit einer bestimmten Wortgruppe suchen: In vielen Organisationen enthält Gmail Millionen von Nachrichten und die meisten der häufig verwendeten Wörter in der jeweiligen Sprache. Gruppieren Sie Wörter in Anführungszeichen, z. B. „vertrauliches Projekt X“.

    • Entwürfe ausschließen: In Gmail werden beim Verfassen einer Nachricht Entwurfsversionen gespeichert. Wenn Sie diese Versionen ausschließen möchten, klicken Sie auf das Feld E-Mail-Entwürfe ausschließen, um diese Nachrichten aus Ihren Suchergebnissen zu entfernen.

    • Übereinstimmungen ausschließen: Wenn Sie Daten von Ihrer Suche entfernen möchten, setzen Sie einen Bindestrich () vor den Suchbegriff. Mit -subject:Urlaub werden beispielsweise alle Nachrichten ausgeschlossen, in deren Betreff das Wort „Urlaub“ vorkommt.

    Weitere Informationen finden Sie in den Hilfeartikeln dazu, wie Sie mit Vault in Gmail und dem klassischen Hangouts, Google Drive und Google Meet, Google Chat, Google Groups und Google Voice suchen.

    Weitere Tipps für die Suche in Nachrichten
    Ziel Beispielabfrage
    Alle Nachrichten finden, die von einer externen Domain empfangen oder an eine externe Domain gesendet wurden Bei dieser Abfrage werden alle Nachrichten zurückgegeben, die mit der externen Domain ausgetauscht wurden (unabhängig vom Absender):

    (from:solarmora.com OR to:solarmora.com)

    Nur Chatnachrichten suchen Bei dieser Abfrage werden Chatnachrichten zurückgegeben und E-Mails ausgeschlossen:

    is:chat

    Nach bestimmten Wörtern suchen und bestimmte Wörter ausschließen Diese Abfrage gibt „einladen“ und „einladend“, aber nicht „Einladung“ oder „Einladungsschreiben“ zurück:

    (einlad* -Einladung -Einladungsschreiben)

    Nach Wörtern suchen, die in einer Nachricht in geringem Abstand voneinander enthalten sind Diese Abfrage gibt z. B. „nicht extern zirkulieren“ zurück, aber „nicht ausgeschlossen, dass weitere Exemplare davon zirkulieren“ wird ausgeschlossen. Verwenden Sie eine beliebige Zahl zwischen 1 und 50.

    ("nicht AROUND 3 zirkulieren")

    Gelöschte Nachrichten mit einem benutzerdefinierten Label ausschließen Diese Abfrage schließt alle gelöschten Nachrichten aus, die der Nutzer mit dem Label „Reisen“ versehen hat:

    -(label:^deleted AND label:reisen)

    Bestimmte Anhangstypen finden Bei dieser Abfrage werden alle Nachrichten mit einem PDF-Anhang zurückgegeben:

    (has:attachment filename:pdf)

    Nachrichten ausschließen, die unter Quarantäne gestellt wurden Bei dieser Abfrage werden Nachrichten in der Administratorquarantäne ausgeschlossen:

    -label:^admin_quarantine

  3. Optional, unterstützt für Gmail, das klassische Hangouts und Google Groups: Wenn Sie befürchten, dass Ihre Suche zu viele Ergebnisse liefert, deren Verarbeitung viel Zeit in Anspruch nehmen könnte, klicken Sie auf Zählen. Damit wird vor einer vollständigen Suche die Anzahl der Ergebnisse angezeigt.

    Wenn Sie die Suche verfeinern möchten, klicken Sie auf Maximieren und bearbeiten Sie die Suchparameter.

  4. Klicken Sie auf Suchen. Nach Abschluss der Suche wird in Vault eine Tabelle mit den Ergebnissen geöffnet.

    Einschränkungen für die Suche:

    • Dauerhaft gelöschte Daten: In Vault können nur Daten gesucht und zurückgegeben werden, die nicht dauerhaft aus den Produktionssystemen von Google gelöscht wurden. In Vault werden Daten Ihrer Organisation nicht automatisch aufbewahrt. Damit Sie bestimmte Daten suchen und exportieren können, müssen Sie Aufbewahrungsregeln oder Holds einrichten.

    • Elemente in Google Drive: Wenn Sie in Google Drive suchen, können Sie nach Text in Dateien suchen, einschließlich Microsoft Word, Excel und PowerPoint, PDF, HTML, TXT und RTF. In Video-, Audio-, Bild- oder Binärdateien ist eine Suche nicht möglich.

    • Fehler bei Platzhaltern: In Vault können für eine Suche mit einem Platzhalter keine Ergebnisse angezeigt werden, wenn für ein Nutzerkonto eine Übereinstimmung mit 100 oder mehr Wörtern vorliegt. Wenn z. B. die Suche nach subj:Miet* zu viele Übereinstimmungen liefert, können Sie nach subj:Mieter* (findet „Mieter“ und „Mietervereinigung“) und subj:Miets* (findet „Mietshaus“ und „Mietsache“) suchen. Die Suche mit Platzhaltern wird für die Suche in Google Chat, Google Drive und Google Voice nicht unterstützt.

4. Ergebnisse in der Vorschau ansehen

Wenn Sie die Vorschau eines Treffers der Suche aufrufen möchten, klicken Sie in der Ergebnistabelle auf eine Zeile. Daraufhin sehen Sie in der Seitenleiste eine Vorschau.

Vorschauverhalten:

  • Nachrichten: Vault gibt alle Nachrichten einer Unterhaltung oder Konversation als einzelnen minimierten Thread aus. Klicken Sie auf eine Nachricht, um den Thread zu maximieren. Klicken Sie auf eine Nachricht, um sie sich als Vorschau anzusehen.
  • Drive-Elemente: Sie können sich eine Vorschau von Google-Dateien, z. B. aus Google Docs, Tabellen, Präsentationen und Zeichnungen, sowie von Nutzern hochgeladene Dateien wie DOCX, PDF und XLSX ansehen.

Unter Umständen lassen sich nicht alle zurückgegebenen Nachrichten oder Dateien in der Vorschau anzeigen. Trotz dieser möglichen Einschränkung sind in einem Export der Suchergebnisse aber alle übereinstimmenden Daten enthalten.

5. Suchanfrage speichern

Nachdem Sie die Suchparameter eingegeben haben, können Sie die Anfrage speichern, um diese Suche später schnell auszuführen.

  • Klicken Sie auf Speichern, um die Abfrage zu speichern. Durch diese Aktion werden nur die Suchparameter gespeichert, nicht die Suchergebnisse. Wenn Sie die aktuellen Ergebnisse speichern möchten, gehen Sie zum nächsten Schritt und exportieren Sie sie.
  • Zum Öffnen einer gespeicherten Abfrage klicken Sie auf Gespeicherte Abfragen anzeigen und klicken dann auf „Abfrage“. Gespeicherte Suchanfragen sind dynamisch. Das heißt, wenn Sie die Suche noch einmal ausführen, enthalten die Ergebnisse neue Daten, die seit der letzten Suche erstellt wurden.

6. Exportieren und analysieren

  1. Klicken Sie auf dem Tab Suche auf Exportieren, um die Ergebnisse der Abfrage zu speichern.

    Wenn Sie die Option Exportieren nicht sehen, bitten Sie Ihren Administrator, Ihnen die erforderlichen Berechtigungen zu erteilen.

  2. Auf dem Tab Exporte können Sie den Fortschritt des Exports im Blick behalten. Wenn er abgeschlossen ist, klicken Sie auf Herunterladen. Exportierte Dateien stehen 15 Tage lang zum Herunterladen zur Verfügung.
  3. Der Export enthält eine komprimierte Datei, in der die von der Suche zurückgegebenen Daten enthalten sind. Außerdem befindet sich darin eine Metadatendatei, in der die Daten mit den zugehörigen Konten verknüpft sind. Verwenden Sie Software von Drittanbietern, um die exportierten Dateien zu verarbeiten.

Weitere Aufgaben in Vault

Hier sind weitere Aufgaben, die Sie in Vault möglicherweise ausführen müssen:

  • Sie können Nachrichten und Dateien gemäß den Aufbewahrungspflichten Ihrer Organisation aufbewahren. Prüfen Sie Ihre Aufbewahrungsrichtlinien und aktualisieren Sie sie nach Bedarf.
  • Sie haben die Möglichkeit, Holds zu erstellen, um Daten für einzelne Nutzer oder Organisationseinheiten aufzubewahren. Nachrichten und Dateien, die einem Hold unterliegen, werden nie gelöscht, unabhängig von den Aufbewahrungseinstellungen.
  • Sie können die Berechtigungen prüfen, mit denen festgelegt wird, welche Aktionen andere Nutzer in Vault ausführen dürfen.
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