Jetzt mit den Such- und Exportfunktionen starten

Willkommen bei Google Vault! In dieser Anleitung finden Sie eine Übersicht der Funktionen von Vault, mit denen Sie gezielt nach bestimmten Daten Ihrer Organisation suchen und die Ergebnisse exportieren können.

Get started with search and export

1. In Vault anmelden

Vault besitzt eine eigene Benutzeroberfläche, die sich von anderen Google Apps unterscheidet.

Bei Vault anmelden

2. Rechtsangelegenheit erstellen

Eine Rechtsangelegenheit in Vault ist ein virtueller Ordner für alle Daten, die mit Ihrer Anfrage zusammenhängen. Ohne Rechtsangelegenheit können in Vault keine Suchvorgänge durchgeführt werden.

Sie können Rechtsangelegenheiten ganz einfach für andere Personen freigeben, darunter auch externe Nutzer.

3. Nachrichten aus Gmail und dem klassischen Hangouts suchen

Die E-Mail-Suche in einer großen Domain mit vielen Nutzern ist nicht immer einfach. Manchmal werden zu viele Nachrichten ausgegeben, manchmal zu wenige. Mit den richtigen Suchbegriffen findet Vault allerdings genau das, wonach Sie suchen.

Suchergebnisse zählen

Mithilfe der Funktion Ergebnisse zählen lässt sich ganz einfach die Effektivität einer Suche überprüfen. Sie finden sie im Drop-down-Menü Suchen. In Vault wird die Anzahl der Nachrichten gezählt, die Ihren Suchkriterien entspricht. Sie können Ihre Suche je nach den Anforderungen für Ihre Rechtsangelegenheit anschließend ausweiten oder eingrenzen.

Zu viele Nachrichten gefunden

So können Sie die Anzahl der Nachrichten verringern, die Vault bei Ihrer Suche ausgibt:

  • Suchen Sie nach Nachrichten, die von bestimmten Nutzern gesendet wurden? Geben Sie einen Namen in das Feld "Konten" ein. Alternativ können Sie auch Suchoperatoren wie from:nutzer1@company.com und to:user2@company.com verwenden.
  • Suchen Sie nach einer bestimmten Wortgruppe? In vielen Organisationen enthält Gmail Millionen von Nachrichten und die meisten der häufig verwendeten Wörter in einer bestimmten Sprache. Die Wörter, nach denen Sie suchen, tauchen also möglicherweise oft in Nachrichten auf, die für Ihre Rechtsangelegenheit nicht relevant sind. Versuchen Sie, Wörter mithilfe von Anführungszeichen in Wortgruppen zusammenzufassen.
  • Werden zu viele Kopien derselben Nachricht ausgegeben? Vault speichert mehrere Versionen einer Nachricht, wenn der Absender sie verfasst. Wenn Sie diese Versionen ausschließen möchten, klicken Sie auf das Feld Entwürfe ausschließen, um diese Nachrichten aus Ihren Suchergebnissen zu entfernen.
  • Möchten Sie bestimmte Nachrichten aus Ihren Suchergebnissen ausschließen? Verwenden Sie einen Bindestrich (-), um Nachrichten aus Ihrer Suche zu entfernen. Mit -subject:Urlaub werden beispielsweise alle Nachrichten entfernt, in deren Betreff das Wort "Urlaub" erwähnt wird.

 

Nicht genügend Nachrichten gefunden

So finden Sie mehr Nachrichten:

  • Überprüfen Sie Ihre Suchbegriffe. Möglicherweise sind sie zu eng gefasst.
  • Sie können nur in Konten nach E-Mails suchen, denen eine Vault-Lizenz zugewiesen wurde. Nachrichten in nicht lizenzierten Konten werden nicht aufbewahrt und sind nicht über Vault zugänglich. Falls nur einzelne Nutzer oder Organisationseinheiten in Ihrer Domain Lizenzen erhalten haben, lesen Sie den Hilfeartikel Vault-Lizenzen zuweisen.
  • Vault gibt alle E-Mails mit demselben Betreff als einzelne minimierte Konversation aus.

    Minimierte Konversation:

     

    Klicken Sie auf die Konversation, um ihn zu maximieren. Klicken Sie auf einzelne Nachrichten, um diese zu lesen:

Weitere Tipps für die Suche

In der folgenden Übersicht finden Sie weitere Suchanfragen, die Ihnen helfen können, nur die für Ihre Rechtsangelegenheit relevanten E-Mails zu finden.

Ziel der Suche Beispielabfrage
Alle Nachrichten finden, die von einer externen Domain empfangen oder an eine externe Domain gesendet wurden Bei dieser Abfrage werden alle Nachrichten zurückgegeben, die mit der externen Domain ausgetauscht wurden (unabhängig vom Absender):
(from:solarmora.com OR to:solarmora.com)
Nur Chatnachrichten suchen Bei dieser Abfrage werden Chatnachrichten zurückgegeben und E-Mails ausgeschlossen:
is:chat
Nach bestimmten Wörtern suchen und bestimmte Wörter ausschließen Diese Abfrage gibt "einladen" und "einladend", aber nicht "Einladung" oder "eingeladen" zurück:
(einlad* -Einladung -eingeladen)
Wörter finden, die sich in einer Nachricht nahe einander befinden Bei dieser Abfrage wird z. B. "dürfen nie zirkulieren" zurückgegeben, aber "dürfen möglicherweise intern zirkulieren" ausgeschlossen. Verwenden Sie eine beliebige Zahl von 1 bis 50:
("nicht AROUND 3 zirkulieren")
Gelöschte Nachrichten mit einem benutzerdefinierten Label ausschließen Diese Abfrage schließt alle gelöschten Nachrichten aus, die der Nutzer mit dem Label "Reisen" versehen hat:
-(label:^deleted AND label:reisen)
Bestimmte Anhangstypen finden Bei dieser Abfrage werden alle Nachrichten mit einem PDF-Anhang zurückgegeben:
(has:attachment filename:pdf)
Nachrichten ausschließen, die unter Quarantäne gestellt wurden

Bei dieser Abfrage werden Nachrichten in der Administratorquarantäne ausgeschlossen:
-label:^admin_quarantine

Suche verfeinern

Wenn Sie die ausgegebenen Suchergebnisse betrachten, werden oben auf dem Bildschirm die von Ihnen eingegebenen Begriffe angezeigt.

Klicken Sie auf die Suchleiste, um das Schnellsuchformular aufzurufen, und ändern Sie Ihre Begriffe.

4. In Google Drive nach Dateien suchen

Wenn Sie auf Google Drive nach Dateien suchen, müssen Sie entweder nach Kontonamen oder Organisationseinheiten (mit weniger als 5.000 Nutzern) suchen. Vault sucht in den Dateinamen und in den Inhalten unterstützter Dateitypen.

Folgende Dateitypen werden von Vault indexiert:
Hinweis: Google Apps for Government-Kunden können nicht in den Inhalten von Dateien suchen. Sie können aber in Dateinamen und anderen Dateieigenschaften suchen.
Sie können die Dateien aus Google Apps und die meisten Typen von nutzerseitig hochgeladenen Dateien direkt in Vault in einer Vorschau ansehen.

5. Suche speichern

Wenn Sie alle Ihre Suchparameter eingegeben haben, können Sie die Suchanfrage speichern, um sie später schnell auszuführen. Gespeicherte Suchanfragen sind dynamisch. Das heißt, dass Ihre zukünftigen Suchanfragen Nachrichten und Dateien umfassen, die erstellt wurden, seitdem Sie zuletzt gesucht haben.

6. Exportieren und analysieren

Wenn Sie die Nachrichten oder Dateien gefunden haben, die Sie für Ihre Rechtsangelegenheit benötigen: 

  1. Exportieren Sie die Suchergebnisse.
  2. Analysieren Sie die exportierten Dateien.

Weitere Aufgaben in Vault

Mit den entsprechenden Vault-Berechtigungen können Sie zudem weitere Aufgaben durchführen:

  • Sie können Nachrichten und Dateien gemäß den Aufbewahrungspflichten Ihrer Organisation aufbewahren. Außerdem lassen sich Aufbewahrungsrichtlinien nach Bedarf überprüfen und aktualisieren.
  • Sie haben die Möglichkeit, Holds zu erstellen, um Daten für einzelne Nutzer oder Organisationseinheiten aufzubewahren. Nachrichten und Dateien, die einem Hold unterliegen, werden nie gelöscht, unabhängig von den Aufbewahrungseinstellungen. 
  • Sie können die Berechtigungen überprüfen, mit denen festgelegt wird, welche Aktionen andere Nutzer in Vault ausführen dürfen.

 

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