البدء في البحث والتصدير

مرحبًا بك في Google Vault. سيساعدك هذا الدليل على البدء بسرعة باستخدام Vault للبحث عن بيانات مؤسستك وتصديرها.

Get started with search and export

1. تسجيل الدخول إلى Vault

تمتلك خدمة Vault واجهة تطبيق خاصة منفصلة عن غيرها في Google Apps.

تسجيل الدخول إلى Vault

2. إنشاء مسألة قانونية

تعتبر المسألة القانونية في Vault هي حاوية افتراضية لجميع البيانات المتعلقة باستعلامك. لا يمكنك البحث في Vault دون أن يكون لديك واحدة.

يمكنك مشاركة المسائل القانونية مع الآخرين بسهولة، بما في ذلك المستخدمون الخارجيون.

3. البحث عن البريد الإلكتروني

إن البحث عن البريد الإلكتروني في نطاق واسع مع العديد من المستخدمين يمكن أن يكون صعبًا. أحيانًا ستجد العديد من الرسائل، وأحيانًا أخرى لن تجد قدرًا كافيًا. ومع ذلك، مع استخدام مصطلحات البحث الصحيحة، فإن Vault يمكنه العثور على الرسائل التي تبحث عنها تحديدًا.

عد نتائج البحث

هناك طريقة سريعة لتقييم فعالية بحثك عن طريق استخدام وظيفة عد النتائج، المتاحة من السهم المنسدل البحث. يتيح Vault عد النتائج بدون عرض نتائج البحث. يمكنك بعد ذلك توسيع أو تضييق نطاق البحث بناءً على متطلبات المسألة القانونية.

هل عثرت على العديد من الرسائل

لتقليل عدد الرسائل التي عثر عليها Vault:

  • هل تبحث عن رسائل أرسلها مستخدمون محددون؟ أدخل اسمًا في حقل الحسابات، أو جرب استخدام عوامل تشغيل البحث مثل from:user1@company.com‏ و to:user2@company.com‏.
  • هل تبحث عن عبارة محددة؟ قد يحتوي أرشيف البريد الإلكتروني على الملايين من الرسائل ومعظم الكلمات التي تستخدم عادة في لغة معينة. قد تظهر الكلمات التي تبحث عنها بانتظام في الرسائل التي ليست وثيقة الصلة بمسألتك القانونية. حاول تجميع الكلمات في عبارات باستخدام علامات الاقتباس.
  • هل هناك العديد من النسخ من نفس الرسالة؟ يحفظ Vault إصدارات متعددة من الرسالة في أثناء تأليف المُرسل لها. إذا كنت لا تحتاج لهذه التفاصيل الكثيرة، فانقر على المربع استبعاد المسودات لإزالة الرسائل من نتائج بحثك.
  • هل تريد استبعاد بعض الرسائل من نتائج البحث؟ استخدم واصلة (-) لطرح الرسائل من بحثك. على سبيل المثال، عطلة‎-subject:‎ يزيل جميع الرسائل التي لها موضوع يتضمن الكلمة "عطلة."

 

لم تعثر على رسائل كافية

للعثور على مزيد من الرسائل:

  • راجع عبارات بحثك. فقد تكون تحد من نتائجك.
  • يمكنك البحث عن البريد فقط في الحسابات التي تم تعيين ترخيص Vault لها. لا يتم الاحتفاظ بالبريد في الحسابات غير المرخصة ويتعذر الوصول إليه من خلال Vault. إذا كانت مؤسستك تستخدم الترخيص الجزئي للنطاق، اطلع على تعيين تراخيص Vault‏.
  • يعرض Vault المحادثة الكاملة للرسالة مطوية إلى سلسلة محادثات واحدة.

    سلسلة محاثادت مطوية:

     

    انقر على سلسلة المحادثات لتوسيعها. انقر على الرسائل الفردية لقراءتها:

مزيد من نصائح البحث

إليك بعض طلبات البحث الإضافية التي يمكنك استخدامها للعثور على رسائل البريد الإلكتروني اللازمة لمسألتك القانونية.

الكيفية مثال طلب البحث
البحث عن جميع الرسائل المرسلة إلى أو من النطاق الخارجي يعرض طلب البحث هذا جميع الرسائل التي يتم تبادلها مع النطاق الخارجي، بغض النظر عن المُرسِل:
(from:solarmora.com OR to:solarmora.com)
البحث عن بعض الكلمات واستبعاد كلمات أخرى يعرض طلب البحث هذا الكلمات "invite" و"invitational"، وليس "invitation" أو "invited":
(invit* -invitation -invited)
البحث عن الكلمات القريبة من بعضها البعض في الرسالة يعرض طلب البحث هذا "don’t ever distribute" ولكن يستبعد "don’t think we should distribute". يمكنك استخدام أي رقم من 1 إلى 50.
(don't AROUND 3 distribute)
استبعاد الرسائل المحذوفة التي لها تسمية تم تطبيقها بواسطة المستخدم يستبعد طلب البحث هذا جميع الرسائل المحذوفة التي لها تسمية "travel" التي تم تطبيقها بواسطة المستخدم:
-(label:^deleted AND label:travel)
البحث عن أنواع معينة من المرفقات يعرض طلب البحث هذا جميع الرسائل التي تحتوي على مرفقات PDF:
(has:attachment mimetype:pdf)
تحسين البحث

بينما تراجع نتائج البحث، يعرض الجزء العلوي من الشاشة المصطلحات التي أدخلتها للتو.

انقر على شريط البحث لعرض نموذج البحث السريع، وتعديل مصطلحات البحث.

4. البحث في Drive عن الملفات

عند إجراء البحث عن الملفات في Drive، يتعيَّن عليك البحث إما بحسب أسماء الحسابات، أو من خلال الوحدة التنظيمية (بما يقل عن 5000 مستخدم). يبحث Vault في أسماء الملفات ومحتويات أنواع الملفات المدعومة.

أنواع الملفات المُفهرسة بواسطة Vault
ملاحظة: لا يمكن لعملاء Google Apps for Government البحث في محتويات الملفات. لكن يمكنهم البحث في أسماء الملفات، وخصائص الملف الأخرى.
يمكنك معاينة الملفات من Google Apps ومعظم أنواع الملفات المحملة من جانب المستخدم مباشرة في Vault.

5. حفظ بحثك

بمجرد قيامك بصياغة معلمات بحثك، يمكنك حفظ الاستعلام وإجراء هذا البحث بسرعة لاحقًا. تتسم عمليات البحث المحفوظة بأنها ديناميكية؛ بمعنى أن عمليات بحثك المستقبلية ستتضمن رسائل وملفات تم إنشاؤها منذ آخر مرة أجريت فيها البحث.

6. التصدير والتحليل

بعد العثور على الرسائل أو الملفات المطلوبة لمسألتك القانونية، يلزمك: 

  1. تصدير نتائج البحث.
  2. بدء تحليل الملفات المُصدّرة.

مهام Vault الأخرى

إذا كان لديك امتيازات Vault المناسبة، فإليك بعض المهام الأخرى التي قد تحتاج إلى تنفيذها:

  • يمكنك الحفاظ على ملفات ورسائل محددة على النحو الذي تقتضيه التزامات الاحتفاظ التابعة لمؤسستك. يُرجى مراجعة سياسات الاحتفاظ بالبيانات وتحديثها حسب الحاجة.
  • يمكنك إنشاء قوائم احتجاز للحفاظ على البيانات للمستخدمين الفرديين أو الوحدات التنظيمية. لا يتم أبدًا حذف الرسائل والملفات الخاضعة لقائمة احتجاز، بغض النظر عن إعدادات الاحتفاظ. 
  • راجع الامتيازات التي تتحكم في الإجراءات التي يمكن للمستخدمين الآخرين اتخاذها في Vault.

 

هل كان ذلك مفيدًا؟
كيف يمكننا تحسينها؟