البدء في البحث والتصدير

مرحبًا بك في Google Vault. سيساعدك هذا الدليل على البدء بسرعة باستخدام Vault للبحث عن بيانات مؤسستك وتصديرها.

Get started with search and export

1. تسجيل الدخول إلى Vault

تمتلك خدمة Vault واجهة تطبيق خاصة منفصلة عن غيرها في Google Apps.

تسجيل الدخول إلى Vault

2. إنشاء مسألة قانونية

تعتبر المسألة القانونية في Vault هي حاوية افتراضية لجميع البيانات المتعلقة باستعلامك. لا يمكنك البحث في Vault دون أن يكون لديك واحدة.

يمكنك مشاركة المسائل القانونية مع الآخرين بسهولة، بما في ذلك المستخدمون الخارجيون.

3. البحث عن رسائل Gmail وHangouts الكلاسيكي

قد يكون البحث عن رسائل في نطاق واسع يضم العديد من المستخدمين أمرًا صعبًا. أحيانًا ستجد العديد من الرسائل، وأحيانًا أخرى لن تعثر على رسائل كافية. ومع ذلك، مع استخدام عبارات البحث الصحيحة، فإن Vault يمكنه العثور على الرسائل التي تبحث عنها تحديدًا.

عد نتائج البحث

تتوفر لك طريقة سريعة لتقييم فعالية بحثك عن طريق استخدام دالة إحصاء النتائج المتاحة من سهم القائمة المنسدلة بحث. يحسب Vault عدد الرسائل التي تطابق معايير البحث. يمكنك بعد ذلك توسيع نطاق البحث أو تضييقه حسب احتياجات بحثك.

عثرت على العديد من الرسائل

لتقليل عدد الرسائل التي عثر عليها Vault:

  • هل تبحث عن رسائل أرسلها مستخدمون محددون؟ أدخل اسمًا في حقل الحسابات، أو جرب استخدام عوامل تشغيل البحث مثل from:user1@company.com‏ و to:user2@company.com‏.
  • هل تبحث عن عبارة محددة؟ في العديد من المؤسسات، يحتوي Gmail على الملايين من الرسائل ومعظم الكلمات التي تستخدم عادة في لغة معينة. قد تظهر الكلمات التي تبحث عنها بانتظام في رسائل ليست ذات صلة باحتياجات بحثك. حاول تجميع الكلمات في عبارات باستخدام علامات الاقتباس.
  • هل لديك نُسخ عديدة من نفس الرسالة؟ يحفظ Vault نُسخ متعددة من الرسالة في أثناء كتابة المُرسل لها. إذا كنت لا تريد هذا القدر من التفاصيل، انقر على مربع استبعاد المسودات لإزالة هذه الرسائل من نتائج البحث.
  • هل تريد استبعاد بعض الرسائل من نتائج البحث؟ يمكنك استخدام واصلة (-) لحذف الرسائل من بحثك. على سبيل المثال، عطلة‎-subject:‎ يزيل جميع الرسائل التي يتضمن موضوعها كلمة "عطلة."

 

لم تعثر على رسائل كافية

للعثور على مزيد من الرسائل:

  • راجع عبارات بحثك، فربما تقيد النتائج.
  • يمكنك فقط البحث عن الرسائل في الحسابات التي تم منح ترخيص Vault لها. لا يتم الاحتفاظ بالرسائل في الحسابات غير المرخصة ولا يمكن الوصول إليها من خلال Vault. في حال كانت مؤسستك تستخدم الترخيص الجزئي للنطاق، يُرجى الاطّلاع على منح تراخيص Vault.
  • يعرض Vault المحادثة الكاملة للرسالة مطوية إلى سلسلة محادثات واحدة.

    سلسلة محاثادت مطوية:

     

    انقر على سلسلة المحادثات لتوسيعها. انقر على الرسائل الفردية لقراءتها:

المزيد من نصائح البحث

إليك بعض طلبات البحث الإضافية التي يمكنك استخدامها للعثور على الرسائل المناسبة لاحتياجات بحثك.

طريقة التنفيذ مثال طلب البحث
البحث عن جميع الرسائل المرسلة إلى نطاق خارجي أو منه يعرض طلب البحث هذا جميع الرسائل التي يتم تبادلها مع النطاق الخارجي، بغض النظر عن المُرسِل:
(from:solarmora.com OR to:solarmora.com)
البحث عن رسائل المحادثة فقط يعرض طلب البحث هذا رسائل المحادثة ويستبعد الرسائل الإلكترونية:
is:chat
البحث عن بعض الكلمات واستبعاد كلمات أخرى يعرض طلب البحث هذا الكلمات "invite" و"invitational"، وليس "invitation" أو "invited":
(invit* -invitation -invited)
البحث عن الكلمات القريبة من بعضها البعض في الرسالة يعرض طلب البحث هذا "don’t ever distribute" ولكن يستبعد "don’t think we should distribute". يمكنك استخدام أي رقم من 1 إلى 50.
("don't AROUND 3 distribute")
استبعاد الرسائل المحذوفة المصنَّفة من قِبل المستخدم يستبعد طلب البحث هذا جميع الرسائل المحذوفة المصنفة باسم "travel" من قِبل المستخدم:
-(label:^deleted AND label:travel)
البحث عن أنواع معينة من المرفقات يعرض طلب البحث هذا جميع الرسائل التي تحتوي على مرفقات PDF:
(has:attachment filename:pdf)
استبعاد الرسائل التي تم عزلها

يستبعد طلب البحث هذا الرسائل الموجودة في وحدة عزل المشرف:
-label:^admin_quarantine

تنقيح بحثك

بينما تراجع نتائج البحث، يعرض الجزء العلوي من الشاشة العبارات التي أدخلتها للتو.

انقر على شريط البحث لعرض نموذج البحث السريع، وتعديل عبارات البحث.

4. البحث في Drive عن الملفات

عند إجراء البحث عن الملفات في Drive، يتعيَّن عليك البحث إما بحسب أسماء الحسابات، أو من خلال الوحدة التنظيمية (بما يقل عن 5000 مستخدم). يبحث Vault في أسماء الملفات ومحتويات أنواع الملفات المدعومة.

أنواع الملفات المُفهرسة بواسطة Vault
ملاحظة: لا يمكن لعملاء Google Apps for Government البحث في محتويات الملفات. لكن يمكنهم البحث في أسماء الملفات، وخصائص الملف الأخرى.
يمكنك معاينة الملفات من Google Apps ومعظم أنواع الملفات المحملة من جانب المستخدم مباشرة في Vault.

5. حفظ بحثك

بمجرد قيامك بصياغة معلمات بحثك، يمكنك حفظ الاستعلام وإجراء هذا البحث بسرعة لاحقًا. تتسم عمليات البحث المحفوظة بأنها ديناميكية؛ بمعنى أن عمليات بحثك المستقبلية ستتضمن رسائل وملفات تم إنشاؤها منذ آخر مرة أجريت فيها البحث.

6. التصدير والتحليل

بعد العثور على الرسائل أو الملفات المطلوبة لمسألتك القانونية، يلزمك: 

  1. تصدير نتائج البحث.
  2. بدء تحليل الملفات المُصدّرة.

مهام Vault الأخرى

إذا كان لديك امتيازات Vault المناسبة، فإليك بعض المهام الأخرى التي قد تحتاج إلى تنفيذها:

  • يمكنك الحفاظ على ملفات ورسائل محددة على النحو الذي تقتضيه التزامات الاحتفاظ التابعة لمؤسستك. يُرجى مراجعة سياسات الاحتفاظ بالبيانات وتعديلها حسب الحاجة.
  • يمكنك إنشاء قوائم احتجاز للحفاظ على البيانات للمستخدمين الفرديين أو الوحدات التنظيمية. لا يتم أبدًا حذف الرسائل والملفات الخاضعة لقائمة احتجاز، بغض النظر عن إعدادات الاحتفاظ. 
  • راجع الامتيازات التي تتحكم في الإجراءات التي يمكن للمستخدمين الآخرين اتخاذها في Vault.

 

هل كان ذلك مفيدًا؟
كيف يمكننا تحسينها؟