תחילת העבודה עם החיפוש והייצוא של Vault

Google Vault is for administrators and legal personnel. Before you can use Vault, your Google Workspace admin must set up your account. Who is my administrator?

המדריך הזה כולל סקירה של תכונות ediscovery של Google Vault, שאפשר להשתמש בהן כדי לחפש ולייצא את נתוני Google Workspace של הארגון.

שלב 1: כניסה ל-Vault

עוברים לאתר https://vault.google.com ונכנסים דרך חשבון Google Workspace.

אם אתם לא מצליחים להיכנס ל-Vault, בקשו מהאדמין ב-Google Workspace להפעיל את Vault בשבילכם.

שלב 2: יצירת עניין

כדי לחפש ולייצא נתוני משתמשים, יוצרים סביבת עבודה שנקראת עניין. עניין הוא כמו תיקייה שמאחסנים בה את החבילות של שאילתות החיפוש והקבצים שמייצאים. אתם יכולים לשתף עניינים עם אחרים, כולל משתמשים חיצוניים.

לוחצים על ענייניםיצירה.
אם האפשרות יצירה לא מוצגת, בקשו מהאדמין ב-Google Workspace לתת לכם את ההרשאות המתאימות.
מזינים שם לעניין.
(אופציונלי) מזינים תיאור ומציינים אזור גיאוגרפי לאחסון הנתונים של העניין.
לוחצים על יצירה.

שלב 3: חיפוש נתונים

אחרי שאתם יוצרים עניין בשלב 2, הוא נפתח לכרטיסיית החיפוש. עכשיו אתם יכולים להתחיל את החיפוש.

אם אתם לא רואים את כרטיסיית החיפוש, בקשו מהאדמין ב-Google Workspace לתת לכם את ההרשאות המתאימות.

בוחרים את שירות Google שאתם רוצים לחפש בו, כמו Gmail.
מזינים את הפרמטרים לחיפוש. אתם יכולים לבחור באילו חשבונות לחפש ובאילו תנאים להשתמש. למשל:
- מציאת הודעות שנשלחו על ידי משתמשים מסוימים – מזינים כתובת אימייל לשדה כתובות אימייל של החשבונות או מנסים להשתמש באופרטורים לחיפוש כמו from:user1@example.com ו-to:user2@example.com.
- מציאת הודעות שכוללות ביטוי מסוים – בהרבה ארגונים, Gmail מכיל מיליוני הודעות ואת רוב המילים הכי רווחות בשפה הנתונה. אתם יכולים לנסות לקבץ מילים לביטויים עם מירכאות, כמו "פרויקט סודי". הערה: אם הביטוי מוקף במירכאות, החיפוש מתעלם מאותיות רישיות ומסימני פיסוק.
- החרגה של טיוטות – Gmail שומר את הגרסאות של טיוטות ההודעות, כמו שהשולח כתב אותן. אם אתם לא צריכים לראות את הטיוטות, סמנו את התיבה שליד לא לכלול טיוטות של אימיילים כדי להסיר את ההודעות האלה מתוצאות החיפוש.
- החרגת התאמות – כדי להחריג נתונים מהחיפוש, מוסיפים מקף (‑) לפני מונח החיפוש. למשל, ‎‑subject:vacation מחריג את כל ההודעות שהנושא שלהן כולל את המילה "vacation״.
  
  מידע נוסף על איך מחפשים ב-Gmail‏, Drive ו-Meet‏, Chat, יומן Google, קבוצות Google ו-Voice לטיפים נוספים לחיפוש ב-Gmail, אפשר לעבור לקטע בהמשך בנושא עוד טיפים לחיפוש הודעות.
(אופציונלי, נתמך ב-Gmail ובקבוצות Google) אם אתם חוששים שהחיפוש שלכם יחזיר יותר מדי תוצאות, ושלכן תהליך העיבוד ייקח יותר מדי זמן, לחצו על ספירה. הספירה מדווחת על מספר התוצאות מהר יותר מהחיפוש המלא.
כדי לחדד את החיפוש, לוחצים על הרחבה ועורכים את הפרמטרים של החיפוש.
לוחצים על חיפוש. אחרי שהחיפוש מסתיים, Vault פותח טבלה של התוצאות.

מגבלות החיפוש:
- נתונים שנמחקו באופן סופי – Vault יכול לחפש ולהחזיר רק נתונים שלא נמחקו באופן סופי ממערכות הייצור של Google. ‫Vault לא שומר אוטומטית נתונים של הארגון. כדי לוודא שאפשר לחפש ולייצא נתונים מסוימים, הגדירו כללי שמירה או החזקות לצורך משפטי.
- פריטים ב-Drive – כשמחפשים ב-Drive, אפשר לחפש טקסט בתוך קבצים, כולל Microsoft Word‏, Excel ו-Powerpoint‏, PDF‏, HTML‏, TXT ו-RTF. אי אפשר לחפש בתוך סרטון, אודיו, תמונה או קבצים בינאריים.
- שגיאה של תו כללי לחיפוש – Vault לא יכול להחזיר תוצאות כשאופרטור החיפוש הוא תו כללי שמופיע ב-100 או יותר מילים בחשבון המשתמש. לדוגמה, אם חיפוש המונח subj:foo*‎ מפיק יותר מדי תוצאות, אפשר לדייק ולכתוב subj:food*‎ (כדי למצוא "food") או subj:foot*‎ (כדי למצוא "foot" ו-"football"). אי אפשר לבצע חיפוש עם תו כללי בחיפושים ביומן Google, ב-Chat, ב-Drive או ב-Vault.

עוד טיפים לחיפוש הודעות

מטרה	שאילתה לדוגמה
מציאת כל ההודעות שנשלחו לדומיין חיצוני או ממנו	השאילתה הזו מחזירה את כל ההודעות שהיו בהתכתבות עם הדומיין החיצוני, בלי להתייחס למי ששלח אותן: `(from:solarmora.com OR to:solarmora.com)`
מציאה של הודעות צ׳אט בלבד	השאילתה הזו מחזירה הודעות צ׳אט ומחריגה הודעות אימייל: `is:chat`
מציאה של כמה מילים אבל החרגה של מילים אחרות	השאילתה הזו מחזירה את invite ו-invitational, אבל לא את invitation וגם לא את invited: `(invit* -invitation -invited)`
מציאת מילים שנמצאות זו ליד זו בהודעה	השאילתה הזו מחזירה את “don’t ever distribute” אבל מחריגה את “don’t think we should distribute”. אפשר להשתמש בכל מספר בין 1 ל-19. `("don't AROUND 3 distribute")`
החרגה של הודעות שמשתמשים החילו עליהן תווית ושנמחקו	השאילתה הזו מחריגה את כל ההודעות שהמשתמשים החילו עליהן את התווית "travel" ושנמחקו: `‎-(label:^deleted AND label:travel)`
מציאת כל הודעות האימייל שהוחלו עליהן תוויות סיווג	השאילתה הזו מחזירה את כל הודעות האימייל שהוחלה עליהן תווית סיווג אחת או יותר: `has:classification-labels`
מציאה של סוגים מסוימים של קבצים מצורפים	השאילתה הזו מחזירה את כל ההודעות שמצורפים אליהן קובצי PDF: `(has:attachment filename:pdf)`
החרגה של הודעות שהוכנסו להסגר.	השאילתה הזו מחריגה הודעות שנמצאות בהסגר אדמין: `‎-label:^admin_quarantine`

שלב 4: תצוגה מקדימה של התוצאות

כדי לצפות בתצוגה מקדימה של תוצאת חיפוש, לוחצים על שורה בטבלת התוצאות. התצוגה המקדימה נפתחת בסרגל בצד שמאל.

התנהגות התצוגה המקדימה:

הודעות – Vault מחזיר את כל השיחה בהודעה כשהיא מכווצת לשרשור אחד. כדי להרחיב שרשור, לוחצים על ההודעה. כדי לצפות בתצוגה מקדימה של הודעות ספציפיות, לוחצים עליהן.
פריטים ב-Drive – אפשר לצפות בתצוגה מקדימה בקובצי Google כמו Docs‏, Sheets‏, Slides‏, Drawings ו-Vids, ובקבצים שמשתמשים העלו כמו ‎.docx‏, ‎.pdf‏, ו-‎.xlsx.

יכול להיות שלא תוכלו לצפות בתצוגה מקדימה של כל ההודעות או הקבצים שמוחזרים. התצוגה המקדימה יכולה להיות מוגבלת, אבל כשמייצאים את תוצאות החיפוש, הייצוא כולל את כל הנתונים שהוחזרו.

שלב 5: שמירה של שאילתת החיפוש

אחרי שמחליטים מהם הפרמטרים של החיפוש, אפשר לשמור את השאילתה כדי להריץ במהירות את החיפוש מאוחר יותר.

כדי לשמור את השאילתה, לוחצים על שמירה. הפעולה הזו לא שומרת את תוצאות החיפוש, רק את הפרמטרים של השאילתה. כדי לשמור את התוצאות הנוכחיות, אפשר לעבור לשלב הבא ולייצא אותן.
כדי לפתוח שאילתה שנשמרה, לוחצים על לצפייה בשאילתות השמורות ולוחצים על שאילתה. השאילתות השמורות הן דינמיות – כשמריצים את החיפוש שוב, התוצאות כוללות נתונים שנוצרו מאז הפעם האחרונה שביצעתם חיפוש.

שלב 6: ייצוא וניתוח

כדי לשמור את התוצאות של השאילתה, לוחצים בכרטיסיית החיפוש על ייצוא.
אם האפשרות ייצוא לא מוצגת, בקשו מהאדמין לתת לכם את ההרשאות המתאימות.
עוברים לכרטיסייה ייצוא כדי לעקוב אחרי התקדמות הייצוא. כשפעולת הייצוא מסתיימת, לוחצים על הורדה. יש לכם 15 ימים אחרי שהייצוא מתחיל להוריד את הקבצים שיוצאו.
הייצוא שלכם כולל קובץ דחוס שמכיל את הנתונים שהוחזרו בחיפוש. הוא גם כולל קובץ של מטא-נתונים שאפשר בעזרתו לבצע התאמה בין הנתונים לחשבונות שמשויכים אליהם. השתמשו בתוכנת צד שלישי כדי לעבד את הקבצים שיוצאו.

משימות אחרות ב-Vault

הנה עוד משימות שאפשר לעשות ב-Vault:

לשמור הודעות וקבצים מסוימים בהתאם למה שנדרש בהתחייבויות השמירה של הארגון שלכם.
לבדוק את מדיניות שמירת הנתונים שלכם ולעדכן אותה לפי הצורך.
ליצור החזקות לצורך משפטי כדי לשמור נתונים ליחידות ארגוניות או למשתמשים מסוימים. הודעות וקבצים שכפופים להחזקה לצורך משפטי אף פעם לא נמחקים, לא משנה מהן הגדרות השמירה.
לבדוק את ההרשאות שקובעות מה משתמשים אחרים יכולים לעשות ב-Vault.

נושאים קשורים

האם המידע הועיל?

איך נוכל לשפר את המאמר?