Google 保管箱專供管理員和法務人員使用。Google Workspace 管理員必須先設定您的帳戶，您才能使用保管箱。我的管理員是誰？
這份指南概略介紹了 Google 保管箱的電子蒐證 (ediscovery) 功能，您可以透過這項程序搜尋及匯出貴機構的 Google Workspace 資料。
步驟 1：登入保管箱
前往 https://vault.google.com 並使用您的 Google Workspace 帳戶登入。
如果您無法登入保管箱，請要求 Google Workspace 管理員為您啟用保管箱。
步驟 2：建立案件
如要搜尋及匯出使用者資料，請建立「案件」工作區。案件可視為儲存搜尋查詢及匯出套件的資料夾。您可以與他人 (包括外部使用者) 共用案件。
- 依序按一下 [案件]
[建立]。
如果畫面上並未顯示 [建立] 選項，請要求 Google Workspace 管理員授予您必要權限。
- 輸入案件名稱。
- (選用) 輸入案件說明並指定案件的資料地區。
- 按一下「建立」。
[建立]。
步驟 3：搜尋資料
當您在步驟 2 中建立案件後，案件會開啟「搜尋」分頁。您現在可以開始搜尋了。
如果畫面上並未顯示「搜尋」分頁，請要求 Google Workspace 管理員授予您必要權限。
- 選取要搜尋的 Google 服務，例如 Gmail。
- 輸入搜尋參數。您可以選擇要搜尋的帳戶和要使用的搜尋條件。例如：
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尋找特定使用者寄來的郵件：您可以在「帳戶電子郵件地址」欄位中輸入電子郵件地址，也可以嘗試使用搜尋運算子，例如「from:<使用者 1>@example.com」和「to:<使用者 2>@example.com」。
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尋找包含特定詞組的訊息 - 對許多機構來說，Gmail 存放了數百萬封郵件，大部分的常用字詞 (相同語系) 通常會一再出現。請嘗試用引號將多個字詞合併為一整個詞組，例如 "機密專案 X"。注意：搜尋功能會忽略雙引號中的詞組大小寫和標點符號。
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排除草稿：寄件者撰寫草稿時，Gmail 會儲存各種不同版本的郵件草稿。如果您不需要留存如此詳細的資訊，請勾選 [排除電子郵件草稿] 方塊，即可將這類郵件從搜尋結果中移除。
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排除相符項目：如要從搜尋結果中排除特定資料，請在搜尋字詞之前加上連字號 (-)。舉例來說，使用 -subject:vacation 可排除所有主旨中包含「vacation」這個字的郵件。
進一步瞭解如何搜尋 Gmail、雲端硬碟與 Meet、Chat、日曆、網路論壇和 Voice。如需更多 Gmail 搜尋提示，請參閱本頁下方的「搜尋訊息的其他秘訣」。
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- (選用，支援 Gmail 和網路論壇) 如果您擔心搜尋結果傳回過多結果，因而可能需要較長的處理時間，請按一下「計數」。相較於完整搜尋，計數功能會更快回報結果數量。
如要修正搜尋，請按一下 [展開] 並編輯搜尋參數。
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按一下 [搜尋]。搜尋完成後，保管箱隨即會開啟結果表格。
搜尋限制：
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已清除的資料：保管箱只能搜尋並傳回未從 Google 正規作業系統中清除的資料，不會自動保留貴機構的任何資料。為確保您可以搜尋及匯出特定資料，請設定保留規則或訴訟保留。
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雲端硬碟項目：搜尋雲端硬碟時，您可以搜尋以下各種檔案中的文字：Microsoft Word、Excel 與 PowerPoint、PDF、HTML、TXT 和 RTF。不過，您無法搜尋影片、音訊、圖片或二進位檔案中的內容。
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萬用字元錯誤：當萬用字元搜尋運算子在使用者的帳戶中比對出 100 個以上字詞時，保管箱便無法傳回搜尋結果。舉例來說，如果搜尋
subj:foo*傳回的相符結果太多，建議您可以搜尋subj:food*(尋找「food」) 和subj:foot*(尋找「foot」和「football」)。日曆、Chat、雲端硬碟或 Voice 搜尋作業不支援萬用字元搜尋。
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| 目標 | 查詢範例 |
|---|---|
| 尋找所有來自與傳至外部網域的訊息 | 這個查詢會傳回所有來自與傳至外部網域的訊息，無論傳訊者是誰：
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| 只尋找即時通訊訊息 | 這個查詢會排除電子郵件，只傳回即時通訊訊息：
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| 尋找特定字詞並排除某些字詞 | 這個查詢會傳回 invite 和 invitational，不會傳回 invitation 和 invited：
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| 尋找訊息中彼此相鄰的字詞 | 這個查詢會傳回「不可發布」，但排除「不認為可以發布」。您須使用介於 1 到 19 之間的數字。
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| 排除使用者套用標籤的刪除訊息 | 這個查詢會排除使用者套用了「旅遊」標籤的所有已刪除訊息：
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| 尋找特定類型的附件 | 這個查詢會傳回所有包含 PDF 附件的訊息：
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| 排除已經隔離的訊息 | 這個查詢結果會排除管理隔離區中的訊息：
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步驟 4：預覽結果
如要預覽相符的項目，請在結果表格中點選任一資料列，預覽畫面隨即會在右方側欄中開啟。
預覽操作：
- 郵件：保管箱傳回了郵件的完整會話群組，但將其收合成單一會話串。如要展開會話串，請按一下該郵件；如要預覽個別郵件，請逐一點選郵件。
- 雲端硬碟項目：您可以預覽 Google 檔案，例如文件、試算表、簡報、繪圖、Vids，以及使用者上傳的檔案，例如 .docx、.pdf 和 .xlsx。
不過，您可能無法預覽系統傳回的某些訊息或檔案。雖然預覽功能可能受限，但請放心，當您匯出搜尋結果時，所有相符的資料都會包含在匯出檔案中。
步驟 5：儲存搜尋查詢
決定搜尋參數後，您可以儲存查詢，日後便能快速重新搜尋相同的內容。
- 如要儲存查詢，請按一下 [儲存]。這項操作只會儲存搜尋參數，不會儲存搜尋結果。如要儲存目前的結果，請參閱下一個步驟並匯出結果。
- 如要開啟已儲存的查詢，請按一下 [查看已儲存的查詢]，然後點選查詢項目。已儲存的查詢所傳回的結果是動態的，也就是說，當您再次執行搜尋時，搜尋結果會包含自您上次執行搜尋後建立的資料。
步驟 6：匯出及分析
- 如要儲存查詢結果，請按一下「搜尋」分頁中的 [匯出]。
如果畫面上並未顯示 [匯出] 選項，請要求管理員授予您必要權限。
- 前往「匯出」分頁追蹤匯出進度。匯出完成後，請點選 [下載]。匯出作業開始後，請在 15 天內下載匯出檔案。
- 匯出的壓縮檔內含搜尋作業傳回的資料，另外還有中繼資料檔案，可將資料與相關帳戶建立關聯。建議您使用第三方軟體來處理匯出檔案。
保管箱的其他用途
您還可以在保管箱中執行以下其他工作：
- 依照貴機構的保留義務保留特定訊息和檔案。
- 請檢閱您的保留政策並依需求更新政策。
- 建立訴訟保留項目以保留個別使用者或機構單位的資料。無論保留設定為何，系統都不會刪除處於訴訟保留狀態的訊息和檔案。
- 查看控管其他使用者可透過保管箱執行哪些動作的相關權限。