Kom igång med sök- och exportfunktionen i Arkiv

Google Arkiv är till för administratörer och juridisk personal. Innan du kan använda Arkiv måste Google Workspace-administratören konfigurera ditt konto. Vem är min administratör?

Den här guiden ger en översikt över eDiscovery-funktionerna i Google Arkiv som du kan använda för att söka och exportera organisationens Google Workspace-data.

Steg 1: Logga in på Arkiv

Öppna https://vault.google.com och logga in med ditt Google Workspace-konto.

Om du inte kan logga in på Arkiv ber du administratören av Google Workspace att aktivera Arkiv åt dig.

Steg 2: Skapa ett ärende

Om du vill söka efter och exportera användardata skapar du en arbetsyta som kallas ärende. Tänk på ett ärende som en mapp där du lagrar dina sökfrågor och exporterar paket. Du kan dela ärenden med andra, inklusive externa användare.

Klicka på ÄrendenSkapa.
Om du inte har alternativet Skapa ber du Google Workspace-administratören att ge dig de nödvändiga behörigheterna.
Ge ärendet ett namn.
(Valfritt) Ange en beskrivning och ange en dataregion för ärendet.
Klicka på Skapa.

Steg 3: Sök efter data

När du skapade ett ärende i steg 2 öppnades det på fliken Sök. Nu kan du starta sökningen.

Om du inte har fliken Sök ber du Google Workspace-administratören att ge dig de nödvändiga behörigheterna.

Välj en Google-tjänst som du vill söka i, exempelvis Gmail.
Ange dina sökparametrar. Du kan välja vilka konton du vill söka efter och vilka villkor som ska användas. Exempel:
- Hitta meddelanden som har skickats av specifika användare – ange en e-postadress i fältet E-postadresser för konto eller testa att använda sökoperatorer som from:användare1@exempel.com och to:användare2@exempel.com.
- Hitta meddelanden med en viss fras – i många organisationer innehåller Gmail miljontals meddelanden och de flesta av de vanligast förekommande orden på ett visst språk. Testa att gruppera ord i fraser med citattecken, till exempel ”konfidentiellt projekt X”. Obs! Sökningen ignorerar skiftläge och skiljetecken i citattecken.
- Uteslut utkast – i Gmail sparas versioner av ett utkastmeddelande när avsändaren skriver det. Om du inte behöver så många detaljer markerar du rutan Uteslut e-postutkast för att ta bort dessa meddelanden från dina sökresultat.
- Uteslut matchningar – om du vill utesluta data från sökningen placerar du ett bindestreck (‐) före söktermen. Exempelvis tar -subject:semester bort alla meddelanden där ordet "semester" ingår i ämnet.
  
  Läs mer om hur du söker i Gmail, Drive och Meet, Chat, Kalender, Grupper och Voice. Fler tips om sökning i Gmail finns i Fler tips om sökning efter meddelanden (nedan på den här sidan).
(Valfritt, stöds för Gmail och Grupper) Om du är orolig för att sökningen kommer att returnera för många resultat, vilket kan ta lång tid att bearbeta, klickar du på Antal. Antal rapporterar antalet resultat snabbare än en fullständig sökning.
Du kan finjustera sökningen genom att klicka på Utöka och redigera sökparametrarna.
Klicka på Sök. När sökningen har slutförts öppnas en tabell med resultaten i Arkiv.

Sökbegränsningar:
- Rensad data – Arkiv kan söka efter och returnera data som inte har rensats från Googles produktionssystem. I Arkiv lagras ingen av av organisationens data automatiskt. Se till att du kan söka efter och exportera viss data genom att ställa in lagringsregler eller spärrar.
- Drive-objekt – när du söker på Drive kan du söka efter text i filer, inklusive Microsoft Word, Excel och PowerPoint, PDF, HTML, TXT och RTT. Det går inte att söka i video-, ljud-, bild- eller binärfiler.
- Jokerteckenfel – Arkiv kan inte returnera sökresultat när en operator för jokersökning matchar 100 eller fler ord på en användares konto. Om exempelvis subj:län* ger för många matchningar kan du testa att söka efter subj:länd* (för att hitta ”länder”) och subj:läns* (för att hitta ”läns” och ”länsstyrelse”). Sökning med jokertecken stöds inte för sökningar i Kalender, Chat, Drive eller Voice.

Fler söktips för meddelanden

Mål	Exempelfråga
Hitta alla meddelanden som skickas till eller från en extern domän	Den här frågan returnerar alla meddelanden som utbyts med den externa domänen, oavsett avsändare: `(from:solarmora.com OR to:solarmora.com)`
Hitta enbart chattmeddelanden	Den här frågan returnerar chattmeddelanden och utesluter e-postmeddelanden: `is:chat`
Hitta några ord men exkludera andra	Den här frågan returnerar inbjudan och inbjudning men inte inbjudande eller inbjuden: `(inbjud* -inbjudande -inbjuden)`
Hitta ord som är nära varandra i ett meddelande	Den här frågan returnerar ”aldrig distribuera” men exkluderar ”aldrig att vi ska distribuera”. Använd valfritt antal från 1 till 19. `(”inte AROUND 3 distribuera”)`
Uteslut borttagna meddelanden med en ettikett som användaren angett	Den här frågan exkluderar alla borttagna meddelanden där användaren angett etiketten "resor": `-(label:^borttaget AND label:resor)`
Hitta specifika typer av bilagor	Den här frågan returnerar alla meddelanden med PDF-bilagor: `(has:attachment filename:pdf)`
Uteslut meddelanden som har karantänplacerats.	Den här frågan utesluter meddelanden i administrativ karantän: `-label:^admin_quarantine`

Steg 4: Förhandsgranska resultaten

Om du vill förhandsgranska ett matchande objekt klickar du på en rad i resultattabellen. Då öppnas förhandsgranskningen i sidofältet till höger.

Förhandsgranskningsbeteende:

Meddelanden – i Arkiv returneras ett meddelandes hela konversation kollapsad i en enda tråd. Klicka på meddelandet om du vill utöka en tråd. Om du vill förhandsgranska enskilda meddelanden klickar du på dem.
Drive-objekt – du kan förhandsgranska Google-filer som Dokument, Kalkylark, Presentationer, Teckningar och Vids samt användaruppladdade filer som .docx, .pdf och .xlsx.

Du kanske inte kan förhandsgranska alla meddelanden eller filer som returneras. Även om förhandsgranskningen kan vara begränsad innehåller exporten alla matchande data när du exporterar sökresultaten.

Steg 5: Spara sökfrågan

När du har slutfört sökparametrarna kan du spara sökningen och snabbt köra den igen senare.

Klicka på Spara om du vill spara sökfrågan. Sökresultaten sparas inte, enbart frågeparametrarna. Gå till nästa steg och exportera dem om du vill spara de aktuella resultaten.
Om du vill öppna en sparad sökfråga klickar du på Visa sparade sökfrågor och klickar på sökfrågan. Sparade sökfrågor är dynamiska – när du kör sökningen igen innehåller resultaten data som skapats sedan du sökte senast.

Steg 6: Exportera och analysera

Spara sökfrågans resultat på fliken Sök genom att klicka på Exportera.
Om du inte har alternativet Exportera ber du administratören att ge de nödvändiga behörigheterna.
Öppna fliken Exporter och spåra exportens förlopp. När det är klart klickar du på Ladda ned. Du har 15 dagar på dig att ladda ned exportfilerna.
Exporten innehåller en komprimerad fil med data som returneras av sökningen. Den har även en metadatafil som kopplar data till relevanta konton. Använd mjukvara från tredje part för att behandla de exporterade filerna.

Andra Arkiv-uppgifter

Här är några andra uppgifter som du kan göra i Arkiv:

Spara specifika meddelanden och filer som krävs enligt organisationens lagringskrav.
Granska dina lagringspolicyer och uppdatera dem vid behov.
Skapa spärrar för att lagra data för enskilda användare eller organisationsenheter. Meddelanden som lagras tas aldrig bort, oavsett lagringsinställningar.
Granska behörigheterna som styr vad andra användare kan göra i Arkiv.

Relaterade ämnen

Var det här till hjälp?

Hur kan vi förbättra den?