Usługa Google Vault jest przeznaczona dla administratorów i pracowników zespołu prawnego. Aby można było korzystać z Vault, administrator Google Workspace musi skonfigurować Twoje konto. Kto jest moim administratorem?
W tym przewodniku znajdziesz informacje o dostępnych w Google Vault funkcjach pozyskiwania danych elektronicznych, których możesz używać do wyszukiwania i eksportowania danych Twojej organizacji w Google Workspace.
- Krok 1. Zaloguj się w Vault
- Krok 2. Utwórz sprawę
- Krok 3. Wyszukaj dane
- Krok 4. Wyświetl podgląd wyników
- Krok 5. Zapisz zapytanie
- Krok 6. Wyeksportuj i przeanalizuj
- Inne funkcje Vault
Krok 1. Zaloguj się w Vault
Otwórz stronę https://vault.google.com i zaloguj się na swoje konto Google Workspace.
Jeśli nie możesz zalogować się w Vault, poproś administratora Google Workspace o włączenie Vault na Twoim koncie.
Krok 2. Utwórz sprawę
Aby przeszukiwać i eksportować dane użytkowników, utwórz obszar roboczy zwany sprawą. Traktuj sprawę tak jak folder do przechowywania zapytań i eksportowania pakietów. Sprawy możesz udostępniać innym osobom, w tym także użytkownikom zewnętrznym.
- Kliknij Sprawy
Utwórz.
Jeśli nie widzisz opcji Utwórz, poproś administratora Google Workspace o przyznanie Ci wymaganych uprawnień.
- Wpisz nazwę sprawy.
- (Opcjonalnie) Wpisz opis i określ region danych sprawy.
- Kliknij Utwórz.
Utwórz.
Krok 3. Wyszukaj dane
Kiedy utworzysz sprawę w kroku 2, otworzy się ona na karcie Szukaj. Teraz możesz rozpocząć wyszukiwanie:
Jeśli nie widzisz karty Wyszukiwanie, poproś administratora Google Workspace o przyznanie Ci wymaganych uprawnień.
- Wybierz usługę Google, którą chcesz przeszukać – np. Gmaila.
- Wpisz parametry wyszukiwania. Możesz wybrać konta, które chcesz przeszukać, i warunki korzystania z nich. Na przykład:
-
Znajdź wiadomości wysłane przez określonych użytkowników – wpisz adres e-mail w polu Adresy e-mail przypisane do konta lub spróbuj użyć operatorów wyszukiwania, takich jak from:użytkownik1@example.com czy to:użytkownik2@example.com.
-
Znajdź wiadomości z określonym wyrażeniem – w wielu organizacjach Gmail obejmuje miliony wiadomości oraz większość często używanych słów w danym języku. Spróbuj pogrupować słowa we frazy ujęte w cudzysłów prosty, np. "poufny projekt X". Uwaga: wyszukiwarka ignoruje wielkość liter i interpunkcję w wyrażeniach.
-
Wyklucz kopie robocze – Gmail zapisuje wersje robocze wiadomości, w miarę jak nadawca ją pisze. Jeśli nie potrzebujesz takiego poziomu szczegółowości, zaznacz pole Wyklucz kopie robocze, aby usunąć je z wyników wyszukiwania.
-
Wyklucz dopasowania – aby wykluczyć dane z wyszukiwania, umieść łącznik (‐) przed zapytaniem. Jeśli na przykład użyjesz zapytania -subject:urlop, usuniesz wszystkie wiadomości, które mają w temacie słowo „urlop”.
Dowiedz się więcej o przeszukiwaniu Gmaila, Dysku i Meet, Google Chat, Kalendarza, Grup dyskusyjnych i Voice. Więcej wskazówek dotyczących wyszukiwania w Gmailu znajdziesz w sekcji Więcej wskazówek wyszukiwania związanych z wiadomościami (poniżej na tej stronie).
-
- (Opcjonalnie w przypadku Gmaila i Grup dyskusyjnych) Jeśli obawiasz się, że wyszukiwanie zwróci zbyt wiele wyników (i będzie trwać zbyt długo), kliknij Liczba. Dzięki temu cały proces potrwa znacznie krócej niż pełne wyszukiwanie.
Aby zawęzić wyszukiwanie, kliknij Rozwiń i zmień parametry wyszukiwania.
-
Kliknij Szukaj. Po zakończeniu wyszukiwania Vault otworzy tabelę wyników.
Ograniczenia wyszukiwania:
-
Trwale usunięte dane – Vault może wyszukiwać i zwracać tylko dane, które nie zostały trwale usunięte z systemów produkcyjnych Google. Vault nie przechowuje automatycznie danych organizacji. Aby móc wyszukiwać i eksportować określone dane, skonfiguruj reguły przechowywania lub blokady.
-
Elementy na Dysku – podczas wyszukiwania na Dysku możesz wyszukiwać tekst w plikach. Obsługiwane są między innymi pliki programów Microsoft Word, Excel i PowerPoint oraz formaty PDF, HTML, TXT i RTF. Nie można przeszukiwać zawartości plików wideo, audio, obrazów ani plików binarnych.
-
Błąd symbolu wieloznacznego – Vault nie może zwracać wyników wyszukiwania, jeśli użyto symbolu wieloznacznego, który pasuje do 100 lub więcej słów na koncie użytkownika. Jeśli na przykład zapytanie
subj:je*generuje zbyt wiele dopasowań, możesz spróbować wyszukaćsubj:jedz*(aby znaleźć „jedzenie”) albosubj:jez*(aby znaleźć „jezioro”). Wyszukiwanie przy użyciu symboli zastępczych nie jest obsługiwane w przypadku takich usług jak Kalendarz, Google Chat, Dysk i Wyszukiwanie głosowe.
-
| Cel | Przykładowe zapytanie |
|---|---|
| Znajdowanie wszystkich wiadomości wysłanych do lub z domeny zewnętrznej | To zapytanie zwraca całą korespondencję z określoną domeną zewnętrzną bez względu na nadawcę:
|
| Znajdowanie tylko wiadomości czatu | To zapytanie zwraca wiadomości czatu i wyklucza e-maile:
|
| Znajdowanie określonych wyrazów i wykluczanie innych | To zapytanie zwraca na przykład wyrazy zaproś i zaprosił, ale nie zaproszenie ani zaproszony:
|
| Znajdowanie wyrazów występujących obok siebie w wiadomości | To zapytanie zwraca „nie należy rozpowszechniać”, ale wyklucza „nie sądzę, że powinniśmy to rozpowszechniać”. Możesz użyć dowolnej liczby z zakresu od 1 do 19.
|
| Wykluczanie usuniętych wiadomości z etykietą przypisaną przez użytkownika | To zapytanie wyklucza wszystkie usunięte wiadomości z etykietą „podróż” przypisaną przez użytkownika:
|
| Znajdowanie określonych typów załączników | To zapytanie zwraca wszystkie wiadomości z załączonymi plikami PDF:
|
| Wykluczanie wiadomości, które zostały umieszczone w kwarantannie | To zapytanie wyklucza wiadomości umieszczone w kwarantannie administracyjnej:
|
Krok 4. Wyświetl podgląd wyników
Aby wyświetlić podgląd pasującego elementu, w tabeli wyników kliknij wiersz. Podgląd otworzy się na pasku bocznym po prawej stronie.
Działanie podglądu:
- Wiadomości – Vault wyświetla całą rozmowę wiadomości zwiniętą w jeden wątek. Kliknij wątek, aby go rozwinąć. Aby wyświetlić podgląd pojedynczych wiadomości, kliknij je.
- Elementy na Dysku – możesz wyświetlać podgląd plików Google (takich jak Dokumenty, Arkusze, Prezentacje i Rysunki), a także pliki przesłane przez użytkowników, np. .docx, .pdf i .xlsx.
Wyświetlenie podglądu wszystkich znalezionych wiadomości lub plików może być niemożliwe. Podgląd eksportowanych wyników wyszukiwania może być ograniczony, ale możesz mieć pewność, że eksportowane są wszystkie pasujące dane.
Krok 5. Zapisz zapytanie
Gdy uzupełnisz parametry wyszukiwania, możesz zapisać zapytanie, by móc później szybko do niego wrócić.
- Aby zapisać zapytanie, kliknij Zapisz. Nie spowoduje to zapisania wyników wyszukiwania – zapisane zostaną tylko parametry zapytania. Aby zapisać bieżące wyniki, przejdź do następnego kroku i je wyeksportuj.
- Aby otworzyć zapisane zapytanie, kliknij Wyświetl zapisane zapytania i kliknij zapytanie. Zapisane zapytania są dynamiczne – po ponownym uruchomieniu wyszukiwania wyniki będą obejmować dane utworzone od ostatniego wyszukiwania.
Krok 6. Wyeksportuj i przeanalizuj
- Aby zapisać wyniki znalezione po użyciu danego zapytania, na karcie Wyszukiwanie kliknij Eksportuj.
Jeśli nie widzisz opcji Eksportuj, poproś administratora, by przyznał Ci konieczne uprawnienia.
- Otwórz kartę Eksporty, by śledzić postęp eksportowania. Gdy proces się zakończy, kliknij Pobierz. Na pobranie wyeksportowanych plików masz 15 dni od czasu uruchomienia eksportu.
- Wyeksportowany plik obejmuje skompresowane dane zwrócone w wyszukiwaniu. Zawiera też plik metadanych, który pozwala skorelować dane z powiązanymi kontami. Wyeksportowane pliki możesz przetwarzać przy użyciu oprogramowania innej firmy.
Inne funkcje Vault
Oto inne czynności, które możesz wykonać w Vault:
- Zachowanie określonych wiadomości i plików zgodnie z wymaganiami organizacji do przechowywania danych.
- Przejrzyj swoje zasady przechowywania i zmodyfikuj je w razie potrzeby.
- Tworzenie blokad w celu zachowywania danych poszczególnych użytkowników lub jednostek organizacyjnych. Wiadomości i pliki objęte blokadą nie są nigdy usuwane, bez względu na ustawienia przechowywania.
- Przeglądanie uprawnień określających dostępność funkcji Vault dla poszczególnych użytkowników.