Google Vault est conçu pour les administrateurs et le personnel juridique. Pour que vous puissiez utiliser Vault, votre administrateur Google Workspace doit configurer votre compte. Qui est mon administrateur ?
Ce guide décrit les fonctionnalités d'ediscovery de Google Vault qui vous permettent de rechercher et d'exporter les données Google Workspace de votre organisation.
- Étape 1 : Connectez-vous à Vault
- Étape 2 : Créez un litige
- Étape 3 : Recherchez des données
- Étape 4 : Prévisualisez les résultats
- Étape 5 : Enregistrez votre requête de recherche
- Étape 6 : Exportez et analysez
- Autres tâches Vault
Étape 1 : Connectez-vous à Vault
Accédez à https://vault.google.com, puis connectez-vous avec votre compte Google Workspace.
Si vous ne parvenez pas à vous connecter à Vault, demandez à votre administrateur Google Workspace d'activer Vault pour vous.
Étape 2 : Créez un litige
Pour rechercher et exporter des données utilisateur, vous devez créer un espace de travail appelé litige. Considérez-le comme un dossier dans lequel vous stockez des requêtes de recherche et exportez des packages. Vous pouvez partager des litiges, y compris avec des utilisateurs externes.
- Cliquez sur Litiges
Créer.
Si l'option Créer n'est pas disponible, demandez à votre administrateur Google Workspace de vous accorder les droits nécessaires.
- Saisissez le nom du litige.
- (Facultatif) Saisissez une description et spécifiez une région de données pour le litige.
- Cliquez sur Créer.
Créer.
Étape 3 : Recherchez des données
Lorsque vous avez créé un litige à l'étape 2, celui-ci s'est ouvert dans l'onglet Rechercher. Vous pouvez maintenant lancer la recherche :
Si l'onglet Rechercher n'est pas disponible, demandez à votre administrateur Google Workspace de vous accorder les droits nécessaires.
- Sélectionnez un service Google tel que Gmail pour lancer la recherche.
- Saisissez vos paramètres de recherche. Vous pouvez choisir les comptes à rechercher et les conditions à utiliser. par exemple :
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Rechercher les messages envoyés par des utilisateurs spécifiques : saisissez une adresse e-mail dans le champ Adresses e-mail des comptes ou essayez d'utiliser des opérateurs de recherche, comme from:utilisateur1@example.fr et to:utilisateur2@example.fr.
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Rechercher les messages comportant une expression spécifique : dans de nombreuses organisations, Gmail contient des millions de messages, ainsi que la plupart des mots couramment utilisés dans une langue donnée. Essayez de regrouper des mots entre guillemets pour rechercher une expression (par exemple, "projet confidentiel X"). Remarque : la recherche ne tient pas compte de la casse ni des signes de ponctuation pour les expressions entre guillemets.
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Exclure les brouillons : Gmail enregistre les versions d'un brouillon de message à mesure que l'expéditeur le rédige. Si vous n'avez pas besoin d'autant de détails, cochez l'option Exclure les brouillons pour supprimer ces messages de vos résultats de recherche.
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Exclure des correspondances : pour exclure des données de votre recherche, placez un trait d'union (‐) avant le terme de recherche. Par exemple, -subject:vacances permet d'exclure tous les messages dont l'objet comporte le mot "vacances".
Découvrez-en plus sur la recherche dans Gmail, Drive et Meet, Chat, Agenda, Groupes et Voice. Pour obtenir d'autres conseils de recherche dans Gmail, consultez Plus de conseils pour rechercher des messages (ci-dessous).
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- (Facultatif, compatible avec Gmail et Groupes) Si vous craignez que votre recherche renvoie trop de résultats et prenne un certain temps, cliquez sur Nombre. Cette fonctionnalité vous indique le nombre de résultats plus rapidement qu'avec une recherche complète.
Pour affiner votre recherche, cliquez sur Développer et modifiez vos paramètres de recherche.
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Cliquez sur Rechercher. Une fois la recherche terminée, Vault ouvre un tableau des résultats.
Limites de la recherche :
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Données supprimées définitivement : Vault ne peut rechercher ni renvoyer les données supprimées définitivement des systèmes de production Google. Vault ne conserve pas automatiquement les données de votre organisation. Pour vous assurer de pouvoir rechercher et exporter certaines données, configurez des règles de conservation ou des obligations de conservation.
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Éléments Drive : lors de recherches dans Drive, vous pouvez rechercher du texte dans des fichiers Microsoft Word, Excel, PowerPoint, PDF, HTML, TXT ou RTF, par exemple. Vous ne pouvez pas effectuer de recherches dans les fichiers vidéo, audio, image ou binaires.
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Erreur de caractère générique : Vault ne peut pas renvoyer de résultats lorsqu'un opérateur de recherche comportant des caractères génériques correspond à 100 mots ou plus d'un compte utilisateur. Par exemple, si
subj:foo*produit trop de résultats, vous pouvez essayer de recherchersubj:food*(pour trouver "food") etsubj:foot*(pour trouver "foot" et "football"). La recherche avec caractères génériques n'est pas disponible pour Agenda, Chat, Drive ou Voice.
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| Objectif | Exemple de requête |
|---|---|
| Trouver tous les messages envoyés depuis ou vers un domaine externe | Cette requête renvoie tous les messages échangés avec le domaine externe, sans tenir compte de l'expéditeur :
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| Rechercher uniquement les messages de chat | Cette requête renvoie des messages de chat en excluant les e-mails :
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| Rechercher des mots, mais en exclure d'autres | Cette requête renvoie les messages contenant le mot "inviter" ou "invite", par exemple, mais pas "invitation" ni "invité" :
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| Rechercher des mots à proximité les uns des autres dans un message | Cette requête renvoie les occurrences de "ne pas distribuer", mais exclut "ne devrait pas être distribué". Indiquez un nombre compris entre 1 et 19.
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| Exclure les messages supprimés disposant d'un libellé attribué par l'utilisateur | Cette requête exclut tous les messages supprimés auxquels l'utilisateur a attribué le libellé "voyage" :
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| Rechercher des types de pièces jointes spécifiques | Cette requête renvoie tous les messages contenant un PDF en pièce jointe :
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| Exclure les messages mis en quarantaine | Cette requête exclut les messages envoyés en zone de quarantaine administrative :
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Étape 4 : Prévisualisez les résultats
Pour prévisualiser un résultat, cliquez sur une ligne du tableau. L'aperçu s'ouvre dans une barre latérale à droite.
Comportement de l'aperçu :
- Messages : dans les résultats de recherche de Vault, tous les messages appartenant à une même conversation sont regroupés dans un fil de discussion unique. Pour développer ce fil, cliquez sur le message. Cliquez sur des messages individuels pour les prévisualiser.
- Éléments Drive : vous pouvez prévisualiser des fichiers Google tels que Docs, Sheets, Slides, Drawings et Vids, ainsi que ceux importés par les utilisateurs, comme les fichiers .docx, .pdf et .xlsx.
Il se peut que vous ne puissiez pas prévisualiser tous les messages ou fichiers qui s'affichent. Même si l'aperçu est parfois incomplet, toutes les données trouvées sont incluses lorsque vous exportez les résultats de recherche.
Étape 5 : Enregistrez votre requête de recherche
Lorsque les paramètres de recherche vous conviennent, vous pouvez enregistrer la requête pour pouvoir la relancer rapidement une prochaine fois.
- Pour enregistrer votre requête, cliquez sur Enregistrer. Cette action n'enregistre pas vos résultats de recherche, mais uniquement les paramètres de la requête. Pour enregistrer les résultats obtenus, passez à l'étape suivante et exportez-les.
- Pour ouvrir une requête enregistrée, cliquez sur Afficher les requêtes enregistrées, puis sur la requête souhaitée. Les requêtes enregistrées sont dynamiques : lorsque vous relancez la recherche, les résultats contiennent les données créées depuis votre dernière recherche.
Étape 6 : Exportez et analysez
- Pour enregistrer les résultats d'une requête, cliquez sur Exporter dans l'onglet Rechercher.
Si l'option Exporter n'est pas disponible, demandez à votre administrateur de vous accorder les droits nécessaires.
- Accédez à l'onglet Exportations pour suivre la progression de l'exportation. Lorsqu'elle est terminée, cliquez sur Télécharger. Vous disposez de 15 jours pour télécharger les fichiers d'exportation après le début de celle-ci.
- L'exportation comprend un fichier compressé contenant les données renvoyées par la recherche, ainsi qu'un fichier de métadonnées permettant de faire correspondre les données aux comptes associés. Vous pouvez traiter les fichiers exportés à l'aide d'un logiciel tiers.
Autres tâches Vault
Vous pouvez également effectuer les tâches suivantes dans Vault :
- Conservez des messages et des fichiers spécifiques, conformément aux obligations de conservation de votre organisation.
- Passez en revue vos règles de conservation et mettez-les à jour en fonction de vos besoins.
- Créez des obligations de conservation pour les données d'utilisateurs ou d'unités organisationnelles spécifiques. Les messages et les fichiers faisant l'objet de telles procédures ne sont jamais supprimés, quels que soient les paramètres de conservation.
- Examinez les droits régissant les actions des autres utilisateurs dans Vault.