Pierwsze kroki: klienci korzystający z Postini

Gratulujemy niedawnego przejścia na G Suite i Vault. Wiemy, że masz doświadczenie z pozyskiwaniem danych elektronicznych i możesz zaczynać korzystanie z naszych usług.

Get started with search and export
Uwaga: pełniejsze instrukcje przejścia z Postini oraz dokładniejsze porównanie funkcji GMD i Vault znajdziesz w temacie Pierwsze kroki w Google Vault w przewodniku przejścia z Postini.

1. Zaloguj się w Vault

Vault ma własny interfejs, który jest oddzielny od innych usług Google Apps.

Zaloguj się w Vault

2. Tworzenie sprawy

Sprawa w Vault służy do tego samego co dochodzenie w Postini. Jest to wirtualny kontener na wszystkie dane powiązane z dochodzeniem. Bez niego nie możesz przeszukiwać Vault.

W odróżnieniu od usługi Postini, która zawsze otwiera ostatnio używane dochodzenie, Vault wymaga utworzenia lub wybrania sprawy po każdym zalogowaniu. Dzięki temu możesz mieć pewność, że pracujesz zawsze nad właściwą sprawą.

Sprawy możesz łatwo udostępniać innym osobom, w tym także użytkownikom zewnętrznym.

3. Wyszukiwanie wiadomości z Gmaila i klasycznej wersji Hangouts

Wyszukiwanie wiadomości w domenie obejmującej wielu użytkowników może być wyzwaniem. Czasem możesz znaleźć zbyt wiele wiadomości, a innym razem – za mało. Jeśli jednak użyjesz właściwych haseł, Vault może odnaleźć wiadomości, których szukasz.

Liczenie wyników wyszukiwania

Aby szybko ocenić efektywność wyszukiwania, użyj funkcji Policz wyniki dostępnej po kliknięciu strzałki menu Szukaj. Vault zlicza wiadomości spełniające kryteria wyszukiwania. Możesz wtedy rozszerzyć lub zawęzić kryteria wyszukiwania w zależności od wymagań sprawy.

Jeśli znajdziesz zbyt wiele wiadomości

Aby ograniczyć liczbę wiadomości znalezionych przez Vault:

  • Czy szukasz wiadomości wysłanych przez konkretnego użytkownika? Podaj jego nazwę w polu Konta lub spróbuj użyć operatorów wyszukiwania, takich jak from:uzytkownik1@firma.com czy to:uzytkownik2@firma.com.
  • Szukasz konkretnej frazy? W wielu organizacjach Gmail obejmuje miliony wiadomości oraz większość często używanych słów w danym języku. Może się okazać, że wyszukiwane wyrazy występują regularnie w wiadomościach niezwiązanych z Twoją sprawą. Spróbuj pogrupować wyrazy we frazy ujęte w cudzysłowach.
  • Masz zbyt wiele kopii tej samej wiadomości? Vault zapisuje wiele wersji wiadomości, w miarę jak nadawca ją pisze. Jeśli nie potrzebujesz takiego poziomu szczegółowości, kliknij Wyklucz kopie robocze, aby usunąć je z wyników wyszukiwania.
  • Chcesz wyeliminować określone wiadomości z wyników wyszukiwania? Użyj łącznika (-), aby wykluczyć wiadomości z wyszukiwania. Jeśli na przykład użyjesz hasła -subject:urlop, usuniesz wszystkie wiadomości, które mają w temacie słowo „urlop”.

 

Jeśli znajdziesz za mało wiadomości

Aby wyszukać więcej wiadomości:

  • Sprawdź wyszukiwane słowa. Mogą one ograniczać wyniki wyszukiwania.
  • Możesz wyszukiwać tylko wiadomości z kont, które mają przypisaną licencję na Vault. Wiadomości na kontach bez licencji nie są przechowywane i nie są niedostępne w Vault. Jeśli Twoja organizacja korzysta z częściowego licencjonowania domeny, przeczytaj artykuł Przypisywanie licencji na Vault.
  • Vault zwraca całą rozmowę wiadomości zwiniętą w jeden wątek.

    Zwinięty wątek:

     

    Kliknij wątek, aby go rozwinąć. Aby przeczytać poszczególne wiadomości, kliknij je:

Więcej wskazówek na temat wyszukiwania

Oto przykłady zapytań, które pomogą Ci znaleźć odpowiednie wiadomości.

Instrukcje Przykładowe zapytanie
Znajdowanie wszystkich wiadomości wysłanych do lub z domeny zewnętrznej To zapytanie zwraca całą korespondencję z określoną domeną zewnętrzną bez względu na nadawcę:
(from:produktysolarne.com OR to:produktysolarne.com)
Znajdowanie tylko wiadomości czatu To zapytanie zwraca wiadomości czatu i wyklucza e-maile:
is:chat
Znajdowanie określonych wyrazów i wykluczanie innych To zapytanie zwraca na przykład wyrazy zaproś i zaprosił, ale nie zaproszenie ani zaproszony:
(zapro* -zaproszenie -zaproszony)
Znajdowanie wyrazów występujących obok siebie w wiadomości To zapytanie zwraca „nie należy rozpowszechniać”, ale wyklucza „nie sądzę, że powinniśmy to rozpowszechniać”. Możesz użyć dowolnej liczby z zakresu od 1 do 50.
"nie AROUND 3 rozpowszechniać"
Wykluczanie usuniętych wiadomości z etykietą przypisaną przez użytkownika To zapytanie wyklucza wszystkie usunięte wiadomości z etykietą „podróż” przypisaną przez użytkownika:
-(label:^deleted AND label:podróż)
Znajdowanie określonych typów załączników To zapytanie zwraca wszystkie wiadomości z załączonymi plikami PDF:
(has:attachment filename:pdf)
Wykluczanie wiadomości, które zostały umieszczone w kwarantannie

To zapytanie wyklucza wiadomości umieszczone w kwarantannie administracyjnej:
-label:^admin_quarantine

Precyzowanie wyszukiwania

Podczas przeglądania wyników wyszukiwania na górze ekranu widać wpisane hasła.

Kliknij pasek wyszukiwania, aby wyświetlić formularz szybkiego wyszukiwania i je zmodyfikować.

4. Wyszukiwanie plików na Dysku

Gdy wyszukujesz pliki na Dysku, musisz szukać według nazw kont lub jednostek organizacyjnych (obejmujących mniej niż 5000 użytkowników). Vault wyszukuje nazwy plików oraz przeszukuje zawartość obsługiwanych typów plików.

Typy plików indeksowane w Vault
Uwaga: klienci korzystający z Google Apps dla Instytucji Rządowych nie mogą przeszukiwać zawartości plików. Mogą oni jednak wyszukiwać pliki według nazw i innych właściwości.
W Vault możesz bezpośrednio wyświetlić podgląd plików z Google Apps i większości typów plików przesyłanych przez użytkowników.

5. Zapisywanie wyszukiwania

Gdy ustawisz parametry wyszukiwania, możesz je zapisać, aby móc później szybko przeprowadzić wyszukiwanie na ich podstawie. Zapisane wyszukiwania są dynamiczne, co oznacza, że w przyszłych wyszukiwaniach uwzględniają wiadomości i pliki utworzone od ostatniego wyszukiwania.

6. Eksportowanie i analizowanie

Gdy odnajdziesz wiadomości lub pliki potrzebne do sprawy: 

  1. Wyeksportuj wyniki wyszukiwania.
  2. Zacznij analizować wyeksportowane pliki.

Inne funkcje Vault

W Vault możesz też wykonywać inne czynności (mogą one wymagać posiadania odpowiednich uprawnień):

  • Przechowywanie określonych wiadomości i plików zgodnie ze zobowiązaniami organizacji do przechowywania danych. Przejrzyj swoje zasady przechowywania i odpowiednio je zmodyfikuj.
  • Tworzenie blokad w celu zachowywania danych poszczególnych użytkowników lub jednostek organizacyjnych. Wiadomości i pliki objęte blokadą nie są nigdy usuwane, bez względu na ustawienia przechowywania. 
  • Przeglądanie uprawnień określających dostępność funkcji Vault dla poszczególnych użytkowników.

Porównanie funkcji Postini i Vault

Po przejściu na G Suite warto ponownie przeanalizować zasady i procedury pozyskiwania danych elektronicznych obowiązujące w organizacji. Pozwoli Ci to skorzystać z ulepszeń, jakie zapewnia przejście z GMD na Vault.

Funkcja Vault Korzyści dla klienta
Działa na podstawie G Suite i Gmaila Rozszerzone opcje wyszukiwania:
  • Vault jest zintegrowany z innymi usługami Google, takimi jak czat i Dysk.
  • Możesz przeszukiwać nieograniczoną liczbę kont i określać nieograniczone zakresy dat. Możesz przeszukiwać wszystkie wiadomości Gmaila w Twojej domenie za pomocą jednego zapytania.
  • Wiadomości są dostępne w Vault, gdy tylko zostaną odebrane w Gmailu.
  • Poza wyszukiwaniami z użyciem wartości logicznych i symboli wieloznacznych Vault w pełni obsługuje operatory wyszukiwania używane w Gmailu i na Dysku.
Elastyczne zasady przechowywania Określone wiadomości teraz możesz przechowywać według jednostki organizacyjnej, wyszukiwanych haseł lub daty wysłania. Przejrzyj swoje zasady przechowywania i odpowiednio je zmodyfikuj.
Uwaga: obecnie Vault nie może przechowywać ani zatrzymywać plików na Dysku.
Blokady celowe Teraz możesz nakładać blokady na potrzeby postępowania sądowego na podstawie konta użytkownika, daty wysłania lub wyszukiwanych haseł.
Nieograniczone przechowywanie Okres przechowywania treści organizacji nie jest już ograniczony do 10 lat, jak miało to miejsce w przypadku GMD. Vault może przechowywać wiadomości bez końca.
Przechowywanie danych na miejscu Usługa Vault jest w pełni zintegrowana z innymi usługami Google, dlatego nie musisz utrzymywać drugiego archiwum.

Dodatkowe informacje o funkcjach Vault znajdziesz w kolejnych sekcjach.

Funkcje Postini włączone w Vault

Poniższe funkcje są już dostępne w Vault i gotowe do użycia.

Funkcja Postini Funkcja Vault
Przeszukiwanie zarchiwizowanych e-maili Przeszukiwanie danych Gmaila

Wyszukiwanie i eksportowanie wiadomości w Gmailu, by korzystać z funkcji pozyskiwania danych elektronicznych i zgodności.

Zaawansowane wyszukiwanie z użyciem wartości logicznych Operatory wyszukiwania

Wyszukiwanie z wykorzystaniem zaawansowanych operatorów, w tym operatorów logicznych i Gmaila oraz symboli wieloznacznych.

Wyszukiwanie tożsamości Przeszukiwanie danych Gmaila 

Przeszukiwanie wiadomości na podstawie jednego lub kilku kont użytkowników.

Zarządzanie dochodzeniami Porządkowanie i tworzenie spraw

Tworzenie sprawy na potrzeby zarządzania dochodzeniem i porządkowania zapytań archiwalnych. W Vault sprawa jest kontenerem na wszystkie dane powiązane z konkretnym przypadkiem lub dochodzeniem.

Blokady użytkowników Blokady związane z postępowaniem sądowym

Blokowanie kont na potrzeby postępowania sądowego mające na celu zachowanie danych z Gmaila użytkownika. Możliwość korzystania z zablokowanych danych w Vault poprzez ich wyszukanie.

Ograniczone wyszukiwania Uprawnienia Vault

Konfigurowanie ról w domenie i przypisywanie ich użytkownikom Vault.

Podsumowania wiadomości, szczegółowy widok wiadomości, wyświetlanie załączników Wyświetlanie podglądu w wynikach wyszukiwania

Wyświetlanie wyników wyszukiwania, w tym wątków wiadomości, szczegółów nagłówków i zawartości plików, przed ich wyeksportowaniem.

Archiwizowanie raportów Raporty i kontrole

Przeglądanie czynności wykonywanych przez użytkowników zalogowanych w Vault.

Nakładanie blokady na zapisane wyniki wyszukiwania Blokada celowa

Dzięki blokadom możesz uniemożliwić usunięcie wiadomości z archiwum. Blokady mogą być nakładane według poszczególnych użytkowników, jednostek organizacyjnych lub określonych haseł wyszukiwania.

Eksportowanie zapisanych wyników Eksportowanie wyników wyszukiwania

Eksportowanie wiadomości i plików do ich dalszego analizowania lub udostępnienia użytkownikom niekorzystającym z Vault.

Przechowywanie według jednostki organizacyjnej Reguły przechowywania

Ustawianie zasad przechowywania dla poszczególnych użytkowników lub całych jednostek organizacyjnych.

Funkcje Postini niedostępne w Vault

Te funkcje nie są obsługiwane w Vault:

  • Archiwizacja na wszystkich stronach – Vault nie archiwizuje użytkowników, którzy nie są obsługiwani w G Suite.
  • Obsługa Lotus Notes™ – GMD obsługiwało przetwarzanie dzienników Lotus Notes. Vault nie obsługuje Lotus Notes.
  • Przetwarzanie niestandardowych dzienników Exchange – Vault akceptuje tylko standardowe dzienniki RFC 822 MIME (lub Multipart) z raportami w zwykłym tekście lub tekście HTML. Vault nie akceptuje dzienników w innych formatach. Nie akceptuje też wiadomości przekazanych dalej w kopii ukrytej (UDW) na adres dziennika, które nie zostały zapakowane w jego format.
  • Alerty o dziennikach Exchange – Vault nie ma możliwości śledzenia przepływów dziennika Exchange z serwera poczty klienta ani powiadamiania administratorów klienta e-mailem o zdarzeniach.
  • Zapisywanie wyników wyszukiwania – GMD umożliwiało zapisywanie wyszukiwań i ich wyników. Vault obsługuje zapisywanie wyszukiwań, ale bez wyników. Aby zapisać wyniki, użytkownicy muszą wyeksportować zbiór danych lub nałożyć celową blokadę na potrzeby postępowania sądowego.
  • Rozmiar wiadomości – Vault opiera się na Gmailu, który przyjmuje wiadomości o rozmiarze nieprzekraczającym 25 MB, więc użytkowników obowiązuje ograniczenie wielkości wiadomości do 25 MB.
  • Własne dochodzenia – ta funkcja nie jest już obsługiwana. Użytkownicy, którzy chcą przeprowadzać wyszukiwania na potrzeby wykrywania lub dochodzeń albo nałożyć blokadę na potrzeby postępowania sądowego, muszą utworzyć sprawę w Vault. Odpowiada to przeszukiwaniu nazwanej sprawy w GMD. Google przenosi „Własne dochodzenia” wszystkich użytkowników do Vault.
  • Wyszukiwanie użytkowników – dostępna w GMD funkcja wyszukiwania adresów użytkowników nie jest już obsługiwana, ale Vault umożliwia użytkownikom odnajdywanie konkretnych identyfikatorów. Vault automatycznie wyszukuje identyfikator użytkownika podczas wpisywania go w polu wyszukiwania.
  • Panel katalogu firmowego – w GMD można było wyszukać tożsamość użytkownika, która obejmowała wszystkie adresy i aliasy e-mail zarejestrowane na niego w usłudze zabezpieczeń wiadomości. Ten typ wyszukiwania nie jest obsługiwany w Vault.
  • Bezpieczny transfer FTP – GMD umożliwiało bezpieczne przenoszenie eksportów z interfejsu na FTP. Vault nie obsługuje tej funkcji. W kolejnej wersji Vault będzie jednak możliwe zarządzanie eksportami na Dysku, co wyeliminuje potrzebę transferów FTP.
  • Ręczne czyszczenie archiwum – GMD obsługiwało ręczne czyszczenie archiwum, a Vault umożliwia tylko automatyczne usuwanie danych z archiwum. Vault jednak automatycznie uznaje wiele okresów przechowywania określonego dokumentu i wszystkie blokady na potrzeby postępowania sądowego.
  • Sortowanie wyników wyszukiwania według daty, nadawcy, adresata i tematu – wyniki w Vault można sortować tylko według daty.
  • Wyszukiwanie w przepływie poczty – ta funkcja jest wycofywana i nie została uwzględniona w Vault.
Czy to było pomocne?
Jak możemy ją poprawić?