Google Vault ditujukan bagi administrator dan staf legal. Sebelum Anda dapat menggunakan Vault, admin Google Workspace harus menyiapkan akun Anda. Siapa administrator saya?
Panduan ini berisi ringkasan fitur eDiscovery Google Vault, yang dapat digunakan untuk menelusuri dan mengekspor data Google Workspace organisasi Anda.
- Langkah 1: Login ke Vault
- Langkah 2: Buat masalah
- Langkah 3: Telusuri data
- Langkah 4: Lihat pratinjau hasil Anda
- Langkah 5: Simpan kueri penelusuran Anda
- Langkah 6: Ekspor dan analisis
- Tugas Vault lainnya
Langkah 1: Login ke Vault
Buka https://vault.google.com dan login menggunakan akun Google Workspace Anda.
Jika tidak dapat login ke Vault, minta administrator Google Workspace guna mengaktifkan Vault untuk Anda.
Langkah 2: Buat masalah
Untuk menelusuri dan mengekspor data pengguna, buat ruang kerja yang disebut masalah. Buat masalah sebagai folder untuk menyimpan kueri penelusuran dan mengekspor paket. Anda dapat berbagi masalah dengan orang lain dengan mudah, termasuk pengguna eksternal.
- Klik Masalah
Buat.
Jika Anda tidak memiliki opsi Buat, minta administrator Google Workspace untuk memberi Anda hak istimewa yang diperlukan.
- Masukkan nama masalah dan deskripsi (opsional).
- Klik Buat.
Buat.
Langkah 3: Telusuri data
Saat Anda membuat masalah di Langkah 2, masalah akan terbuka di tab Telusuri. Sekarang Anda dapat memulai penelusuran.
Jika Anda tidak memiliki tab Telusuri, minta administrator Google Workspace untuk memberi Anda hak istimewa yang diperlukan.
- Pilih layanan Google yang akan ditelusuri, seperti Gmail.
- Masukkan parameter penelusuran. Anda dapat memilih akun yang akan ditelusuri dan kondisi yang ingin digunakan. Contoh:
-
Menemukan pesan yang dikirim oleh pengguna tertentu—Masukkan alamat email di kolom Alamat email akun, atau coba gunakan operator penelusuran seperti from:pengguna1@example.com dan to:pengguna2@example.com.
-
Menemukan pesan dengan frasa tertentu—Di kebanyakan organisasi, Gmail berisi jutaan pesan dan sebagian besar kata yang umum digunakan dalam bahasa tertentu. Coba kelompokkan kata dalam frasa dengan tanda kutip, seperti "project rahasia X". Catatan: Penelusuran mengabaikan kapitalisasi dan tanda baca frasa dalam tanda kutip.
-
Mengecualikan draf—Gmail menyimpan versi pesan draf saat pengirim menulisnya. Jika Anda tidak memerlukan detail sebanyak ini, centang kotak Kecualikan draf email untuk menghapus pesan ini dari hasil penelusuran.
-
Mengecualikan pencocokan—Untuk mengecualikan data dari penelusuran, masukkan tanda hubung (‑) sebelum istilah penelusuran. Misalnya, -subject:liburan akan mengecualikan semua pesan yang memiliki subjek yang menyertakan kata "liburan".
Pelajari lebih lanjut cara menelusuri Gmail, Drive dan Meet, Chat, Kalender, Grup, dan Voice. Guna mendapatkan tips penelusuran Gmail lainnya, buka Tips penelusuran lainnya untuk pesan (di bagian bawah halaman ini).
-
- (Opsional, didukung untuk Gmail dan Grup) Jika Anda khawatir penelusuran akan menampilkan terlalu banyak hasil, yang prosesnya memerlukan waktu yang lama, klik Jumlah. Jumlah melaporkan jumlah hasil lebih cepat daripada penelusuran penuh.
Untuk menyaring penelusuran, klik Luaskan dan edit parameter penelusuran.
-
Klik Telusuri. Setelah penelusuran selesai, Vault akan membuka tabel hasil.
Pembatasan penelusuran:
-
Data yang dihapus permanen—Vault dapat menelusuri dan hanya menampilkan data yang tidak dihapus permanen dari sistem produksi Google. Vault tidak otomatis mempertahankan data organisasi Anda. Untuk memastikan bahwa Anda dapat menelusuri dan mengekspor data tertentu, siapkan aturan retensi atau pembekuan.
-
Item Drive—Saat menelusuri Drive, Anda dapat menelusuri teks dalam file, termasuk Microsoft Word, Excel, dan PowerPoint, PDF, HTML, TXT, serta RTF. Anda tidak dapat menelusuri dalam file video, audio, gambar, atau biner.
-
Error karakter pengganti—Vault tidak dapat menampilkan hasil penelusuran jika operator penelusuran karakter pengganti cocok dengan 100 kata atau lebih di akun pengguna. Misalnya, jika
subj:sepa*menghasilkan terlalu banyak kecocokan, Anda dapat mencoba menelusurisubj:sepatu*(untuk mencari "sepatu") dansubj:sepak*(untuk mencari "sepak" dan "sepak bola"). Penelusuran karakter pengganti tidak didukung untuk Penelusuran Kalender, Chat, Drive, atau Voice.
-
| Tujuan | Contoh kueri |
|---|---|
| Menemukan semua pesan yang dikirim ke atau dari domain eksternal | Kueri ini menampilkan semua pesan yang dikirim dan diterima dengan domain eksternal, terlepas dari pengirimnya:
|
| Hanya menemukan pesan chat | Kueri ini menampilkan pesan chat dan mengecualikan pesan email:
|
| Menemukan beberapa kata namun tidak menyertakan lainnya | Kueri ini menampilkan 'undang', namun tidak menyertakan 'undangan' maupun 'diundang':
|
| Menemukan kata-kata yang saling berdekatan dalam pesan | Kueri ini menampilkan “jangan pernah mendistribusikan”, namun tidak menyertakan “jangan berpikir kami akan mendistribusikan”. Gunakan angka apa pun dari 1 sampai 19.
|
| Tidak menyertakan pesan yang dihapus dengan label yang diterapkan pengguna | Kueri ini tidak menyertakan semua pesan yang dihapus yang memiliki label “kunjungan” yang diterapkan oleh pengguna:
|
| Menemukan jenis lampiran tertentu | Kueri ini menghasilkan semua pesan dengan lampiran PDF:
|
| Mengecualikan pesan yang telah dikarantina. | Kueri ini mengecualikan pesan di karantina admin:
|
Langkah 4: Lihat pratinjau hasil Anda
Untuk melihat pratinjau item yang cocok, di tabel hasil, klik baris dan pratinjau akan terbuka di sidebar sebelah kanan.
Perilaku pratinjau:
- Pesan—Vault menampilkan seluruh percakapan pesan yang diciutkan menjadi satu rangkaian pesan. Untuk meluaskan rangkaian pesan, klik pesan. Untuk melihat pratinjau setiap pesan, klik pesan.
- Item Drive—Anda dapat melihat pratinjau file Google seperti Dokumen, Spreadsheet, Slide, dan Gambar, serta file yang diupload pengguna seperti .docx, .pdf, dan .xlsx.
Anda mungkin tidak dapat melihat pratinjau semua pesan atau file yang ditampilkan. Meskipun pratinjau Anda mungkin dibatasi, saat Anda mengekspor hasil penelusuran, ekspor akan mencakup semua data yang cocok.
Langkah 5: Simpan kueri penelusuran Anda
Setelah menyelesaikan parameter penelusuran, Anda dapat menyimpan kueri untuk menjalankan penelusuran ini lagi dengan cepat pada lain waktu.
- Untuk menyimpan kueri, klik Simpan. Tindakan ini hanya menyimpan parameter kueri, bukan hasil penelusuran. Untuk menyimpan hasil saat ini, lanjutkan ke langkah berikutnya dan ekspor.
- Untuk membuka kueri tersimpan, klik Lihat kueri tersimpan, lalu klik kueri. Kueri tersimpan bersifat dinamis—saat Anda menjalankan penelusuran lagi, hasilnya akan mencakup data yang dibuat sejak terakhir kali Anda melakukan penelusuran.
Langkah 6: Ekspor dan analisis
- Untuk menyimpan hasil kueri, di tab Telusuri, klik Ekspor.
Jika Anda tidak memiliki opsi Ekspor, minta admin untuk memberi Anda hak istimewa yang diperlukan.
- Buka tab Ekspor untuk melacak progres ekspor. Jika sudah selesai, klik Download. Setelah ekspor dimulai, Anda memiliki waktu 15 hari untuk mendownload file ekspor.
- Ekspor mencakup file terkompresi yang berisi data yang ditampilkan oleh penelusuran Anda. Ekspor juga berisi file metadata untuk menghubungkan data dengan akun terkait. Gunakan software pihak ketiga untuk memproses file yang diekspor.
Tugas Vault lainnya
Berikut adalah tugas lain yang dapat Anda lakukan di Vault:
- Mempertahankan pesan dan file tertentu sebagaimana diwajibkan oleh kewajiban retensi organisasi Anda.
- Meninjau kebijakan retensi dan perbarui kebijakan jika perlu.
- Membuat pembekuan untuk mempertahankan data bagi pengguna individu atau unit organisasi. Pesan dan file yang dibekukan tidak pernah dihapus, apa pun setelan retensinya.
- Meninjau hak istimewa yang mengontrol berbagai hal yang dapat dilakukan pengguna lain dalam Vault.