Empezar: clientes de Postini

Nos gustaría darte la enhorabuena por cambiar recientemente a G Suite y Vault. Sabemos que tienes experiencia en descubrimiento electrónico y estás preparado para empezar.

Get started with search and export
Nota: Para obtener instrucciones completas sobre la transición a Postini y una comparación más detallada entre las funciones de Google Message Discovery (GMD) y Vault, consulta Empezar a usar Google Vault en la Guía de transición a Postini.

1. Iniciar sesión en Vault

Vault tiene su propia interfaz independiente de otras aplicaciones de Google Apps.

Iniciar sesión en Vault

2. Crear un asunto

Un asunto en Vault se utiliza con la misma finalidad que una investigación en Postini. Se trata de un contenedor virtual de todos los datos relacionados con una investigación. No puedes realizar búsquedas en Vault sin especificar uno.

A diferencia de Postini, que siempre abre la última investigación en la que has trabajado, Vault requiere que creas o elijas un asunto cada vez que inicies sesión. De este modo, tendrás la seguridad de que tu trabajo está siempre asociado al asunto correcto.

Puedes compartir asuntos fácilmente con otras personas, incluso con usuarios externos.

3. Buscar mensajes de Gmail y la versión clásica de Hangouts

Buscar mensajes en un dominio de gran tamaño con muchos usuarios puede ser una tarea complicada. En ocasiones, encontrarás demasiados mensajes y, en otras, todo lo contrario. Sin embargo, con los términos de búsqueda adecuados, Vault puede encontrar justo los mensajes que buscas.

Contar los resultados de búsqueda

Una forma rápida de evaluar la eficacia de tu búsqueda consiste en utilizar la función Contar resultados disponible en la flecha desplegable de Buscar. Vault cuenta el número de mensajes que coinciden con los criterios de búsqueda para que luego puedas ampliar o restringir la búsqueda según los requisitos de tu asunto.

Has encontrado demasiados mensajes

Para reducir el número de mensajes que Vault ha encontrado por ti:

  • ¿Estás buscando mensajes enviados por determinados usuarios? Introduce un nombre en el campo Cuentas o intenta utilizar operadores de búsqueda (por ejemplo, from:usuario1@empresa.com y to:usuario2@empresa.com).
  • ¿Buscas una frase en concreto? En muchas organizaciones, Gmail contiene millones de mensajes y la mayoría de las palabras más frecuentes en un determinado idioma. Puede que las palabras que buscas suelan aparecer en mensajes que no sean relevantes para tu asunto. Intenta agrupar las palabras en frases con comillas.
  • ¿Hay demasiadas copias del mismo mensaje? Vault guarda varias versiones de un mismo mensaje mientras el remitente lo redacta. Si no necesitas un seguimiento tan detallado, haz clic en la casilla Excluir borradores para eliminar estos mensajes de los resultados de búsqueda.
  • ¿Quieres eliminar determinados mensajes de tus resultados de búsqueda? Utiliza un guion (-) para sustraer mensajes de la búsqueda. Por ejemplo, -asunto:vacaciones elimina todos los mensajes cuyo asunto incluya la palabra "vacaciones".

 

No has encontrado suficientes mensajes

Para encontrar más mensajes:

  • Revisa los términos de búsqueda. Puede que estén limitando los resultados.
  • Solo puedes buscar mensajes en cuentas que tengan asignada una licencia de Vault. Los mensajes de las cuentas sin licencia no se retienen y no se puede acceder a ellos a través de Vault. Si tu organización utiliza licencias de dominio parcial, consulta el artículo Asignar licencias de Vault.
  • Vault devuelve toda la comunicación de un mensaje en una única conversación.

    Conversación contraída:

     

    Haz clic en la conversación para mostrarla y, en cada mensaje, para leerlo:

Más sugerencias de búsqueda

A continuación se indican algunas consultas adicionales que puedes utilizar para encontrar solo los mensajes que necesitas para tu asunto.

Procedimiento Consulta de ejemplo
Encontrar todos los mensajes enviados a un dominio externo o desde este Esta consulta devuelve todos los mensajes intercambiados con el dominio externo, independientemente del remitente:
(from:solarmora.com O to:solarmora.com)
Encontrar solo mensajes de chat Esta consulta devuelve mensajes de chat y excluye los mensajes de correo electrónico:
is:chat
Encontrar algunas palabras, pero excluir otras Esta consulta devuelve "invitar", "invitamos", "invitada"..., pero no "invitación" ni "invitado":
(invit* -invitación -invitado)
Encontrar palabras que aparecen cerca en un mensaje Esta consulta devuelve "no se permite distribuir", pero excluye, por ejemplo, "no creo que debamos distribuir". Utiliza cualquier número del 1 to 50.
("no AROUND 3 distribuir")
Excluir mensajes eliminados con una etiqueta aplicada por usuario Esta consulta excluye todos los mensajes eliminados a los que el usuario ha aplicado la etiqueta “travel”:
-(label:^deleted AND label:viajar)
Encontrar tipos de adjuntos específicos Esta consulta devuelve todos los mensajes con archivos PDF adjuntos:
(has:attachment filename:pdf)
Excluir los mensajes que se han puesto en cuarentena

Esta consulta excluye los mensajes de la cuarentena de administrador:
-label:^admin_quarantine

Definir mejor la búsqueda

Mientras revisas los resultados de búsqueda, en la parte superior de la pantalla se mostrarán los términos que has introducido.

Haz clic en la barra de búsqueda para que se muestre el formato de búsqueda rápida y modifica los términos.

4. Buscar archivos en Drive

Cuando buscas archivos en Drive, tienes que buscar por nombre de cuenta o por unidad organizativa (con menos de 5.000 usuarios). Vault busca en los nombres de archivo y en el contenido de los tipos de archivo compatibles.

Los tipos de archivo indexados por Vault son:
Nota: Los clientes de Google Apps for Government no pueden realizar búsquedas en el contenido de los archivos. No obstante, pueden buscar en los nombres de archivo y en otras propiedades de archivo.
Puedes obtener una vista previa de los archivos de Google Apps y de la mayoría de los tipos de archivos subidos por el usuario directamente en Vault.

5. Guardar la búsqueda

Una vez que hayas terminado de especificar los parámetros de búsqueda, puedes guardar la consulta y realizar rápidamente esta búsqueda más adelante. Las búsquedas guardadas son dinámicas. Es decir, tus búsquedas futuras incluirán mensajes y archivos creados después de la última vez que buscaste.

6. Exportar y analizar

Una vez que hayas encontrado los mensajes o archivos que necesitas para el asunto: 

  1. Exporta los resultados de búsqueda.
  2. Empieza a analizar los archivos exportados.

Otras tareas en Vault

Si dispones de los privilegios adecuados en Vault, podrás llevar a cabo estas otras tareas:

  • Puedes conservar mensajes específicos según la unidad organizativa, los términos de búsqueda y la fecha de envío. Consulta tus políticas de retención y actualízalas según se requiera.
  • Puedes crear retenciones de litigios basadas en cuentas de usuario, fechas de envío y términos de búsqueda.
  • Puedes revisar los privilegios que controlan qué acciones pueden realizar otros usuarios en Vault.

Comparación entre las funciones de Postini y de Vault

Ahora que has completado la transición a G Suite, puede que te interese volver a evaluar las políticas y procedimientos de eDiscovery de tu organización para poder beneficiarte de las mejoras que supone el cambio de Google Message Discovery (GMD) a Vault.

Función de Vault Ventajas para el cliente
Integrado en G Suite y Gmail Dispones de opciones de búsqueda ampliada:
  • Vault se integra con otros servicios de Google, incluidos el chat y Drive.
  • No se ha establecido un límite del número de cuentas en las que puedes buscar o del intervalo de fechas que especifiques. Puedes buscar en todo el correo electrónico de tu dominio con una única consulta.
  • Los mensajes están disponibles en Vault en cuanto se reciben en Gmail.
  • Vault es totalmente compatible con los operadores de búsqueda utilizados por Gmail y Drive, y también admite búsquedas con operadores booleanos y con comodines.
Políticas de retención flexibles Ahora podrás retener mensajes específicos según la unidad organizativa, los términos de búsqueda o la fecha de envío. Consulta tus políticas de retención y actualízalas según se requiera.
Nota: Actualmente, Vault no puede retener ni mantener archivos en Drive.
Retenciones orientadas Puedes crear retenciones de litigios basadas en cuentas de usuario, fechas de envío y términos de búsqueda.
Retención ilimitada Tu organización ya no está limitada a un periodo de retención de 10 años de GMD. Vault puede retener los mensajes de forma indefinida.
Almacenamiento in situ Como Vault se integra totalmente con otros servicios de Google, no necesitas mantener un archivo duplicado.

Consulta las secciones siguientes para obtener más información sobre las funciones de Vault.

Funciones de Postini incluidas en Vault

Estas funciones ya existen en Vault y están preparadas para que las puedas utilizar hoy mismo.

Función de Postini Función de Vault
Búsqueda en el correo electrónico archivado Buscar datos en el correo electrónico

Busca y exporta el correo electrónico de tu organización con fines de cumplimiento y de descubrimiento electrónico.

Búsqueda booleana avanzada Operadores de búsqueda

Utiliza operadores de búsqueda avanzada, incluidos operadores booleanos, operadores de Gmail y de comodín.

Búsqueda de identidad Buscar datos en el correo electrónico

Busca en los mensajes archivados en una o varias cuentas.

Administración de investigación Organizar y crear asuntos

Crea un asunto para administrar tus investigaciones y organiza tus consultas de archivos. En Vault, un asunto es un contenedor de todos los datos relacionados con una investigación o un caso específico.

Retenciones de usuarios Retenciones de litigios

Coloca una cuenta en retención de litigios para conservar los datos de Gmail de un usuario. Accede a los datos retenidos en Vault a través de la búsqueda.

Restringir búsquedas Privilegios de Vault

Configura funciones en tu dominio y, a continuación, las asigna a los usuarios de Vault.

Resúmenes de mensajes, visualización de mensajes detallada, visualización de archivos adjuntos Obtener una vista previa de los resultados de búsqueda

Consulta los resultados de búsqueda, lo que incluye conversaciones de mensajes, detalles de cabecera y contenido de archivos antes de exportar.

Archivar informes Informes y auditorías

Consulta las acciones que los usuarios realizaron cuando iniciaron sesión en Vault.

Realizar una retención en los resultados de búsqueda guardados Crear retenciones

Utiliza retenciones para evitar que los mensajes se eliminen del archivo. Las retenciones se pueden dirigir a usuarios concretos, unidades organizativas o términos de búsqueda específicos.

Exportar resultados guardados Exportar resultados de búsqueda

Exporta mensajes y archivos para un mayor análisis o para compartir con usuarios que no utilicen Vault.

Retención basada en la unidad organizativa Reglas de retención

Establece políticas de retención para usuarios individuales o unidades organizativas.

Funciones de Postini disponibles en breve en Vault

Estas funciones están actualmente en desarrollo y estarán listas en breve para que las utilices con Vault. Esta tabla se actualizará a medida que se lancen nuevas funciones.

Consejo: No olvides consultar Novedades en Vault para saber cuándo añadimos funciones, mejoras y correcciones a Vault.
Función de Postini Función de Vault
Archivo personal Acceso de usuario final a los datos de Vault con Gmail

Proporciona a los usuarios acceso a todo el correo que está sujeto a una retención o regla de retención de Vault. Cuando esta función está habilitada, la carpeta Papelera se convierte en el archivo personal de cada usuario. Los usuarios pueden recuperar mensajes eliminados sin la ayuda de un administrador o sin tener que iniciar sesión en otra aplicación.

Nota: Esta función solo es compatible con buzones de correo de Gmail. Se requiere G Suite Business.

Deshacer eliminación Acción del administrador para deshacer eliminación

Permite a los administradores restaurar mensajes de Vault que eliminaron accidentalmente los usuarios.

Transferir la propiedad de investigaciones o búsquedas guardadas Permite transferir la propiedad de un asunto a otro usuario de Vault.
Nota: Vault no eliminará nunca de forma automática un asunto. Si el propietario de un asunto deja la organización, el asunto seguirá estando disponible para los administradores de Vault.
Página del resumen de la investigación Resumen de la investigación

Proporciona un resumen de los criterios de búsqueda que has utilizado para un asunto.

Funciones de Postini no incluidas en Vault

Las siguientes funciones no se incluyen en Vault:

  • Archivado catch-all: Vault no archiva cuentas de usuario que no se administren en G Suite.
  • Compatibilidad con Lotus Notes™: GMD admitía la ingestión de registros de Lotus Notes. Vault no es compatible con Lotus Notes.
  • Ingestión de registros de Exchange no estándar: Vault solo acepta registros de estándar RFC 822 MIME (o multiparte) con informes de registros en partes MIME de texto/sin formato o texto/HTML. Vault no acepta registros en otros formatos ni admite mensajes reenviados con copia oculta a la dirección de registro que no se ajusten a un formato de registro.
  • Alertas en registros de Exchange: Vault no incluye funciones para realizar un seguimiento del flujo de registros de Exchange desde el servidor de correo electrónico de un cliente y para alertar por correo electrónico sobre los eventos a los administradores del cliente.
  • Exportar como PST: GMD admitía tanto exportaciones mbox como de tabla de almacenamiento personal (PST). Vault solo admite mbox para exportaciones de correo electrónico.
  • Resultados de búsqueda guardados: GMD admitía la posibilidad de guardar búsquedas y resultados de búsqueda. Vault admite el almacenamiento de búsquedas, pero no de resultados. Para guardar los resultados, los usuarios deben exportar el conjunto de datos o crear una retención de litigios orientada.
  • Tamaño del mensaje: Vault se integra en Gmail, que puede aceptar un volumen de mensajes de hasta 25 MB, por lo que los usuarios están limitados a 25 MB por mensaje.
  • Mi investigación: esta función ya no se incluye. Los usuarios que quieran ejecutar búsquedas para descubrimiento o una investigación, o bien realizar una retención de litigios deberán crear un asunto en Vault. Esto es equivalente a ejecutar una búsqueda a través de un asunto con nombre en GMD. Google transfiere la función "Mi investigación" de cada usuario a Vault.
  • Búsqueda: ahora no se incluye la función específica de GMD para buscar la dirección de un usuario, aunque Vault todavía permite a los usuarios encontrar ID específicos. Vault busca automáticamente el ID de un usuario mientras que lo escribes en el cuadro de búsqueda.
  • Panel de directorio de la empresa: en GMD, podías buscar la identidad de un usuario, que incluía todos los alias y direcciones de correo electrónico para ese usuario en tu servicio de seguridad de mensajes. Este tipo de búsqueda no se admite en Vault.
  • Transferencia de FTP segura: GMD ha habilitado transferencias de exportaciones de FTP seguras desde la interfaz. Vault no admite esta función. Sin embargo, en una próxima versión, Vault permitirá la administración de exportaciones en Drive, que eliminarán la necesidad de realizar transferencias de FTP.
  • Depuración de archivo manual: mientras que GMD admitía la depuración de archivo manual, Vault solo admite la depuración automática de los datos del archivo. Sin embargo, Vault reconcilia de forma automática distintos periodos de retención en un determinado documento, así como retenciones de litigios.
  • Clasificación de resultados por fecha, remitente, destinatario y asunto: en Vault, la clasificación está limitada a los resultados de clasificación por fecha.
  • Búsqueda de flujo de correo: se está retirando la función y no se incluye en Vault.
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