Se você definir regras de retenção ou guardas de documentos nos dados do Workspace usando o Google Vault e depois trocar de edição do Google Workspace, sua organização poderá perder dados. Os dados não são protegidos nestes casos:
- Você mudou para uma edição que não inclui o Vault. Para ver uma lista das versões em que ele está disponível, consulte este link.
- Você mudou para uma edição que não inclui um serviço compatível com o Vault.
- Você mudou de uma edição que inclui uma licença do Vault para outra que tem licenças de complemento do Vault disponíveis.
- Você cancelou sua assinatura do Google Workspace.
Conferir se você tem regras de retenção ou guardas de documentos nos dados
Se a organização for grande, peça para que as equipes jurídicas e de operações comerciais verifiquem se elas definiram regras de retenção ou colocaram dados em guarda de documentos.
No caso de organizações pequenas, você pode pular essas etapas se nunca tiver configurado nada no Vault. Para ter certeza, verifique as configurações do Vault:
- Acesse https://vault.google.com e faça login com sua conta de superadmin do Google Workspace.
- Clique em Relatórios.
- Clique em Guardas de documentos do domínio, Guardas de documentos de usuários e Guardas de documentos de grupos. Se alguma dessas páginas mostrar guardas de documentos, siga as instruções abaixo para exportar os dados da sua organização.
- Clique em Menu
Retenção.
- Na página Regras padrão, confirme se todos os valores são Sem retenção padrão ou Não definido. Se alguma regra padrão tiver outros valores, siga as instruções abaixo para exportar os dados da sua organização.
- Clique em Regras de retenção personalizadas. Se houver regras de retenção personalizadas definidas, siga as instruções abaixo para exportar os dados da sua organização.
O que acontece quando você troca ou cancela sua edição
Veja o que acontece quando você muda de edição ou cancela sua assinatura:
- Todas as regras de retenção e guardas de documentos são desativadas: sem essa proteção, os dados dos usuários e admins ficam sujeitos aos processos de exclusão padrão. Os dados removidos há mais de 30 dias podem ser excluídos permanentemente de todos os sistemas do Google. Não é possível recuperar os dados limpos.
Observação: se a nova edição não incluir um determinado serviço compatível com o Vault, apenas as regras de retenção e guardas de documentos desse serviço serão desativadas. Por exemplo, se a nova edição não incluir o Gmail, as mensagens do Gmail não serão mais protegidas.
- Suas configurações do Vault são excluídas: 30 dias depois da mudança para uma edição que não inclua o Vault ou do cancelamento da assinatura, as regras de retenção, os casos e as guardas de documentos são excluídos. Se você comprar o Vault novamente mais de 30 dias depois da mudança ou do cancelamento, precisará configurá-lo como um novo cliente.
- Seus dados de auditoria do Vault são excluídos: aproximadamente 30 dias após a mudança para uma edição que não inclua o Vault ou o cancelamento da sua assinatura, os dados de auditoria são excluídos. Esses dados são um registro de todas as ações realizadas pelos usuários do Vault, como a pesquisa de dados e a definição de regras de retenção.
Antes de você mudar de edição ou cancelar a assinatura
- Exporte os dados da sua organização usando a ferramenta de exportação de dados. A exportação inclui os dados excluídos, mas preservados por uma regra de retenção ou uma guarda de documentos do Vault.
- Exporte os dados de auditoria do Vault da sua organização do relatório de auditoria do Vault.
- Determine se você precisa implementar a retenção de e-mails e mensagens de chat na sua organização.
- Se você estiver mudando para uma edição com uma licença de complemento do Vault, tanto essa licença quanto a SKU do Workspace de nível mais baixo precisam ser atribuídas antes que a licença antiga seja cancelada. Caso contrário, você corre o risco de perder dados porque fez downgrade para uma edição que não inclui uma licença do Vault.
Não é possível salvar suas configurações do Vault. Isso inclui as regras de retenção e as guardas de documentos. No entanto, se você comprar o Vault novamente em 30 dias, as configurações e os dados de auditoria serão restabelecidos.
O que está incluído na edição
| Licenças do Vault incluídas | Licenças do complemento do Vault disponíveis |
|---|---|
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Para mais informações sobre edições compatíveis, entre em contato com a equipe de vendas do Google. |