Si configuras reglas de retención o retenciones en tus datos de Google Workspace mediante Google Vault, tu organización puede perder datos cuando cambies la edición de Google Workspace. Los datos no están protegidos en los siguientes casos:
- Cambias a una edición que no incluye Vault. Para ver una lista con las ediciones que lo incluyen, consulta la sección Ediciones compatibles.
- Cambias a una edición que no incluye un servicio admitido por Vault.
- Cambias de una edición que incluye una licencia de Vault a una edición que tiene licencias complementarias de Vault disponibles.
- Cancelas tu suscripción a Google Workspace por completo.
Comprobar si hay reglas de retención o retenciones aplicadas a datos
En el caso de las organizaciones grandes, pide al equipo legal y al de operaciones comerciales que revisen si han definido reglas de retención o han aplicado retenciones a los datos.
En las organizaciones pequeñas, puedes saltarte estos pasos si nunca has configurado nada en Vault. Si no lo tienes claro, comprueba los ajustes de Vault:
- Ve a https://vault.google.com e inicia sesión con tu cuenta de superadministrador de Google Workspace.
- Haz clic en Informes.
- Haz clic en Retenciones de dominios, Retenciones de usuarios y Retenciones de grupos. Si en alguna de estas páginas se indica que hay retenciones, debes seguir las instrucciones que aparecen a continuación para exportar los datos de tu organización.
- Haz clic en Menú
Conservación.
- En la página Reglas predeterminadas, comprueba que todos los valores sean Sin conservación predeterminada o Sin definir. Si alguna regla predeterminada tiene otros valores, debes seguir las instrucciones que se indican más abajo para exportar los datos de tu organización.
- Haz clic en Reglas de conservación de datos personalizadas. Si se ha definido alguna regla de retención personalizada, debes seguir las instrucciones que se indican a continuación para exportar los datos de tu organización.
Qué ocurre al cambiar o cancelar una edición
Cuando cambias de edición o la cancelas:
- Todas las reglas de retención y las retenciones se inhabilitan: sin la protección de las reglas de retención y las retenciones, los datos de los usuarios y los administradores están sujetos a los procesos de eliminación estándar. Los datos que se hayan eliminado hace más de 30 días se purgan inmediatamente de todos los sistemas de Google. Los datos purgados no se podrán recuperar.
Nota: Si la edición a la que cambias no incluye un servicio específico admitido por Vault, solo se inhabilitan las reglas de conservación y las retenciones de ese servicio. Por ejemplo, si la edición a la que has cambiado no incluye Gmail, ya no se protegerán los mensajes de Gmail.
- Se eliminan tus ajustes de Vault: 30 días después de cambiar a una edición que no incluya Vault o de que canceles tu suscripción, se eliminan todas las reglas de conservación, los asuntos y las retenciones. Si vuelves a comprar Vault una vez que hayan transcurrido estos 30 días después de haber cambiado a otra edición o de haber cancelado tu suscripción, deberás configurarlo como si fueras un cliente nuevo.
- Se eliminan tus datos de auditoría de Vault: aproximadamente 30 días después de cambiar a una edición que no incluya Vault o de que canceles tu suscripción, se eliminan tus datos de auditoría. Los datos de auditoría son un registro de todas las acciones de los usuarios de Vault, como las búsquedas de datos o la configuración de las reglas de conservación.
Antes de cambiar o cancelar
- Exporta los datos de tu organización con la herramienta de exportación de datos. La exportación incluye datos que se han eliminado, pero que se conservan mediante una regla de retención o una retención de Vault.
- Exporta los datos de auditoría de Vault de tu organización desde el informe de auditoría de Vault.
- Determina si necesitas implementar la conservación de mensajes de correo electrónico y de chat en tu organización.
- Si vas a cambiar a una edición que tiene una licencia complementaria de Vault, debes asignar tanto esa licencia como el SKU de Workspace inferior antes de cancelar la asignación de la licencia antigua. De lo contrario, corres el riesgo de perder datos porque has cambiado a una edición que no incluye una licencia de Vault.
No puedes guardar la configuración de Vault, incluidas las reglas de retención y las retenciones. No obstante, si vuelves a comprar Vault en un plazo de 30 días, la configuración de Vault y los datos de auditoría se restablecerán.
Ediciones compatibles
| Licencias de Vault incluidas | Licencias de complementos disponibles en Vault |
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Para obtener información sobre las ediciones compatibles, ponte en contacto con el equipo de Ventas de Google. |