Actualizar la versión a G Suite Business o G Suite Enterprise

Al actualizar la versión a G Suite Business o G Suite Enterprise, Vault estará automáticamente disponible para todos los usuarios de tu organización, que estarán sujetos a tus políticas de eliminación y de retención de datos actuales. Una vez que se actualiza la licencia de un usuario a G Suite Business o G Suite Enterprise, su licencia de Vault se puede eliminar de forma segura. 

Si eres cliente de Vault con licencias de dominio completas, no habrá ningún cambio de comportamiento tras la actualización y podrás continuar sin tomar precauciones adicionales.

Si eres clientes de Vault con licencias de dominio parciales y tienes previsto actualizar:

  • Tu regla de retención predeterminada se aplicará a todos los usuarios de tu dominio. Esto podría provocar la eliminación inesperada y definitiva de chats y correos electrónicos de usuario que no estén protegidos por una regla personalizada.
  • Las reglas de retención personalizadas que se apliquen a una unidad organizativa (UO) se aplicarán a todos los usuarios de la UO especificada y a sus unidades organizativas secundarias. Para las reglas de retención personalizadas que especifiquen la UO raíz, la regla se aplicará a todos los usuarios de tu dominio.
  • Cualquier retención que se aplique a nivel de dominio (p. ej., retenciones con usuarios no especificados) se aplicará a todos los usuarios de tu dominio.
Nota: Si cambias de G Suite Business o G Suite Enterprise a G Suite, perderás el acceso a Vault. El estado de licencia de tu dominio parcial no se restaurará automáticamente.

Para evitar que se eliminen datos accidentalmente: comprueba que tu configuración de retención actual se ha establecido debidamente para un dominio de Vault con licencia completa.

Si quieres actualizar la versión antes de revisar detenidamente las políticas de retención, puedes crear una política de retención personalizada con un periodo de retención indefinido para todo tu dominio:

  1. Inicia sesión en Vault.
  2. Haz clic en Retención en el panel de navegación de la izquierda.
  3. Haz clic en Añadir regla.
  4. Selecciona estas opciones:
    1. Organización. Establece esta opción como predeterminada para aplicarla a tu dominio completo.
    2. Fecha de envío. Deja esta opción en blanco para que se aplique a todos los datos disponibles.
    3. Condiciones. Deja esta opción en blanco para que se aplique a todos los datos disponibles.
    4. Excluir borradores. Deja esta opción sin marcar para que se aplique a todos los datos disponibles.
    5. Periodo de retención. Selecciona Indefinidamente.
  5. Haz clic en Guardar.

Realiza las modificaciones necesarias en tu configuración de retención antes de actualizar. De lo contrario, podrías perder definitivamente contenido.

Después de actualizar la versión

  1. Elimina cualquier licencia adicional de Google Vault. En algunos casos, las licencias adicionales de Vault pueden seguir asignadas después de la actualización. Para evitar el cobro de estas licencias, comprueba si los usuarios que han recibido licencias de G Suite Business o G Suite Enterprise tienen licencias específicas Vault y, si es así, elimínalas.
  2. Revisa tus reglas de retención para asegurarte de que cumplen los requisitos de la organización.
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