Preguntas frecuentes sobre las licencias de Vault

Preguntas frecuentes para los administradores de la Consola de administración

¿Se asignan licencias a todos los usuarios del dominio de forma predeterminada?
  • Si no tienes Vault actualmente: si decides comprar Vault online o a través de un distribuidor, las licencias no se asignan de forma predeterminada.
  • Si ya tienes Vault: si adquiriste Vault online o a través de un distribuidor antes de implementar licencias de dominio parcial, las licencias seguirán asignándose automáticamente de forma predeterminada.

Puedes seguir los pasos que se describen en Asignar licencias de Vault para cambiar de la asignación de licencias de dominio completo a dominio parcial (o viceversa).

Vault estaba habilitado en mi dominio antes de implementar licencias de dominio parcial, por lo que todos mis usuarios tienen una licencia de Vault. ¿Puedo conceder licencias solo a un subconjunto de usuarios?

Todos los usuarios que tenían una licencia antes de la implementación de las licencias de dominio parcial, seguirán teniendo una licencia. Para anular la licencia de un usuario, consulta la siguiente sección Preguntas frecuentes, "¿Cómo anulo la licencia de un usuario?"

¿Cómo anulo la licencia de un usuario?

Cuando se anule la licencia de un usuario al que se le ha otorgado licencia previamente, ten en cuenta lo siguiente:

  • El usuario ya no podrá buscar en Vault.
  • Se eliminará cualquier retención de los datos del usuario.
  • Las políticas de retención de Vault ya no se aplicarán a los datos del usuario.
  • Cualquier correo electrónico o chat eliminado por el usuario se eliminará de los sistemas de Google.

Antes de anular una licencia, el administrador de G Suite debería ponerse en contacto con los administradores de Vault de la organización, los investigadores de Vault o el equipo legal o de cumplimiento normativo para confirmar que el usuario ya no necesita una licencia.

Para anular la asignación de una licencia, ve a Administrar licencias y asegúrate de que la casilla Asignar automáticamente la siguiente licencia... está marcada. A continuación, ve a la pestaña Usuarios asignados, marca las casillas junto a los nombres de los usuarios y haz clic en Cancelar asignación. En la Consola del administrador, se mostrará una alerta en la que se recuerdan los efectos de anular la licencia.

Quiero otorgar una licencia a un usuario, pero no hay usuarios en la pestaña Usuarios sin asignar. ¿Qué debo hacer?

Ve a la pestaña Administrar licencias. Si la casilla Asignar automáticamente la siguiente licencia está marcada, se asignará automáticamente una licencia a todos los usuarios. Ve a la pestaña Usuarios asignados para verificar que el usuario ya tiene una licencia.

Recuerda que esta casilla se debe desmarcar para asignar un subconjunto de usuarios. Una vez que se haya desmarcado esta casilla, todos los usuarios que se añadan al dominio se mostrarán en la pestaña Licencias sin asignar.

¿Hay alguna forma de otorgar licencias de forma masiva a los usuarios?

En la pestaña Administrar licencias, puedes subir un archivo CSV que contenga una lista de direcciones de correo electrónico de usuarios para asignar licencias de forma masiva. No existe ninguna forma de anular la asignación de licencias de forma masiva.

Recuerda que puedes asignar licencias a todos los usuarios de una unidad organizativa a la vez. Ten en cuenta que la unidad organizativa no actualizará las licencias automáticamente cuando se añadan o se eliminen usuarios de dicha unidad organizativa con posterioridad.

Cuando asigne licencias por unidad organizativa, ¿se asignarán licencias automáticamente a los usuarios que se añadan más tarde a esa unidad organizativa?

No. Debes asignar licencias a los usuarios que se hayan añadido más tarde a una unidad organizativa (ya sea manualmente o mediante la subida de un archivo CSV). Si transfieres usuarios con licencia fuera de la unidad organizativa, estos conservarán sus licencias.

Un usuario que tenga privilegios de Vault (por ejemplo, para crear reglas de retención o para realizar otras tareas en la interfaz de Vault) ¿necesita una licencia de Vault?

No. Un usuario que realice tareas en la interfaz de Vault necesita que se le asignen privilegios de Vault en la Consola del administrador. El usuario necesita una licencia solo si los datos están sujetos a búsquedas, retenciones, políticas de retención u otras funciones de Vault.

Preguntas frecuentes para administradores de Vault

¿Se pueden mostrar en Vault los datos de los usuarios que no tienen ninguna licencia asignada?

Si se envía un mensaje entre un usuario sin licencia y un usuario con licencia, el mensaje puede aparecer en una búsqueda del usuario con licencia.

Desde la interfaz de Vault (ediscovery.google.com), ¿cómo puedo ver si un usuario tiene una licencia de Vault?

Si intentas retener, buscar, exportar u obtener una vista previa de los datos del usuario, la interfaz de Vault mostrará una alerta si el usuario no tiene una licencia. Si quieres, puedes pedirle al administrador de G Suite que asigne una licencia al usuario.

¿Cómo sé si un usuario con licencia ha pasado a ser un usuario sin licencia?

Te recomendamos encarecidamente que tú y tu administrador de G Suite estéis en contacto frecuente para comunicaros los cambios en las licencias de Vault, lo que te permitirá saber cuándo un usuario pasa de ser un usuario con licencia a un usuario sin licencia.

  • En un asunto, un usuario se muestra en color rojo y tachado si ya no dispone de una licencia. Sin licencia, se dejan de retener los datos del usuario.
  • Si un usuario con licencia estaba en una búsqueda guardada, pero ahora no dispone de licencia, la interfaz de Vault mostrará un mensaje cada vez que intentes realizar búsquedas en ese usuario a partir de ese momento. El mensaje avisa de que el usuario no dispone de licencia.
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