Met Vault zoeken in Gmail

Google Vault is bedoeld voor beheerders en juridisch personeel. Voordat u Vault kunt gebruiken, moet uw Google Workspace-beheerder uw account instellen. Wie is mijn beheerder?

Als onderdeel van uw eDiscovery-projecten voor Google Workspace-gegevens kunt u Vault gebruiken om berichten in Gmail te zoeken, belangrijke accounts vast te stellen, berichtinhoud te bekijken en af te drukken, en bijlagen te bekijken en te downloaden.

Als uw organisatie versleuteling aan de clientzijde (VCZ) voor Google Workspace gebruikt met Gmail, kunt u Vault gebruiken om aan de clientzijde versleutelde Gmail-berichten te zoeken, te downloaden en te exporteren.

Voordat je begint met zoeken

Voordat u begint met zoeken naar berichten, raden we u aan te bekijken welke Gmail-berichten worden ondersteund in Vault en de veelgestelde vragen over zoeken in Vault te lezen.

Gedeelte openen  |  Alles samenvouwen

Welke gegevens worden doorzocht

Doorzocht:

• De eerste 1 MB van de tekst en bijlagen van een bericht
• Berichten in de vertrouwelijke modus die zijn gestuurd door gebruikers in uw organisatie
• Kopteksten en onderwerp van berichten in de vertrouwelijke modus die door externe afzenders zijn gestuurd
• Concepten, waaronder verwijderde concepten en automatisch opgeslagen versies
• De koptekst en het onderwerp van aan de clientzijde versleutelde e-mails die niet zijn versleuteld

Niet doorzocht:

• De content van berichten in de vertrouwelijke modus die door externe afzenders zijn gestuurd.
• Gekoppelde bestanden
• E-mailindelingen
• Berichten die via andere Google-services worden gestuurd, zoals Google Agenda of Google Documenten, tenzij uitgebreide berichtopslag aanstaat
• Dynamische content in dynamische berichten
• De versleutelde hoofdtekst van aan de clientzijde versleutelde e-mails

Zie Ondersteunde services en gegevenstypen voor meer informatie.

Hoe kan ik automatisch opgeslagen of verwijderde concepten uitsluiten bij zoeken in Vault?

De Gmail-gegevens van een gebruiker kunnen 3 soorten conceptberichten bevatten. U kunt alle of alleen bepaalde soorten conceptberichten uitsluiten van zoekresultaten en exports:

• Als u alle soorten conceptberichten wilt uitsluiten, vinkt u het vakje aan voor Concepten uitsluiten voordat u begint met zoeken. Voorbeelden bevatten nog wel automatisch opgeslagen versies van conceptberichten, maar deze worden niet meegenomen bij exports.
• Als u automatisch opgeslagen concepten wilt uitsluiten, voegt u de volgende operator toe aan de zoektermen: ‑label:^r_ad.
• Als u verwijderde concepten en automatisch opgeslagen versies wilt uitsluiten en alleen niet-gestuurde concepten wilt meenemen, voegt u ‑(label:^deleted AND label:drafts) toe aan de zoektermen. Voorbeelden bevatten nog wel automatisch opgeslagen versies van conceptberichten, maar deze worden niet meegenomen bij exports.

Hoe sluit ik berichten uit die in de quarantaine zijn geplaatst?

Voeg de volgende operator toe aan de zoektermen: ‑label:^admin_quarantine.

Bekijk meer informatie over beheerdersquarantaine.

Waarom onverwerkte gegevens doorzoeken

U kunt onverwerkte gegevens doorzoeken om er zeker van te zijn dat u alle gegevens krijgt die relevant zijn voor een case. Onverwerkte gegevens omvatten:

• de content van berichten en bijlagen die Gmail nog indexeert,
• voor grote berichten en bijlagen (waarbij alleen de eerste 1 MB wordt geïndexeerd): de content verder dan 1 MB,
• bijlagen die niet konden worden geconverteerd naar tekst en geïndexeerd.

Als u alle gegevens of gegevens waarvoor een bewaarplicht geldt zoekt en u zoektermen invoert, kan Vault geen termen koppelen aan de onverwerkte gegevens. Als u zeker wilt weten dat u alle gegevens verzamelt die mogelijk overeenkomen met uw termen, kunt u zoeken naar onverwerkte gegevens die zijn gekoppeld aan de gewenste accounts of organisatie-eenheid. Vervolgens kunt u de gegevens exporteren en een andere tool gebruiken om te zoeken op uw termen.

Over aan de clientzijde versleutelde e-mails

Vault bewaart e-mails die versleuteld zijn aan de clientzijde op dezelfde manier als andere bestanden.

• U kunt een voorbeeld bekijken van de niet-versleutelde metadata van de e-mails, zoals het onderwerp, de afzender en de ontvanger.
• De versleutelde content van een e-mail wordt in het voorbeeld van de zoekopdracht getoond als smime.p7m- of smime.p7s-bijlage. Als u de content wilt bekijken, moet u een export maken. Als u een export in de mbox-indeling wilt ontsleutelen, kunt u het hulpprogramma voor de ontsleutelingstool (bèta) gebruiken. Als u aan de clientzijde versleutelde e-mails wilt bekijken in de PST-indeling, importeert u het p7m-bestand van elke gebruiker in Microsoft Outlook.

Belangrijk: Als u uw Google Workspace-abonnement opzegt en later aan de clientzijde versleutelde berichten in Vault-exports wilt ontsleutelen, exporteert u het sleutelmateriaal van uw gebruikers met Takeout. Zonder het sleutelmateriaal van de gebruikers kunt u de e-mails niet ontsleutelen.

Check meer informatie over versleuteling aan de clientzijde.

Voorbeelden van zoekopdrachten naar Gmail-berichten

Gedeelte openen  |  Alles samenvouwen en naar bovenkant gaan

Berichten zoeken die zijn gestuurd of gekregen door een specifiek account

U kunt zoeken naar berichten die zijn gekoppeld aan een specifieke gebruiker, zonder dat u toegang hoeft te hebben tot het account van de gebruiker. Gebruik de volgende parameters als u een zoekopdracht start:

• Selecteer Alle gegevens voor de brongegevens.
• Selecteer Specifieke accounts voor de entiteit en vul het e-mailadres van de gebruiker in.
• (Optioneel) Verfijn de zoekopdracht met termen, zoals:
  • Als u alleen berichten wilt vinden die zijn gestuurd door het specifieke account, vult u from:e-mailadres in.
  • Als u alleen berichten wilt zoeken die zijn ontvangen door het specifieke account, vult u to:e-mailadres in. Met deze zoekopdracht worden e-mails geretourneerd waarin het opgegeven account in de velden Aan, Cc of Bcc staat. Er worden geen e-mails geretourneerd die zijn gestuurd aan groepen waarop het account is geabonneerd.

Berichten zoeken die zijn gestuurd tussen specifieke accounts

U kunt zoeken naar berichten die zijn gestuurd tussen specifieke gebruikers. De volgende voorbeelden zijn voor 2 gebruikers, maar u kunt meer accounts toevoegen. Gebruik de volgende parameters als u een zoekopdracht start:

• Selecteer Alle gegevens voor de brongegevens.
• Selecteer Specifieke accounts voor de entiteit en vul het e-mailadres van een van de gebruikers in. U hoeft hier niet beide accounts in te vullen.
• Verfijn de zoekopdracht met termen:
  • Als u berichten wilt vinden die tussen de 2 accounts zijn gestuurd, met een van beide accounts als afzender of ontvanger, vult u from:(email_address_1 OR e-mailadres_2) AND to:(e-mailadres_1 OR e-mailadres_2) in.
  • Als u berichten wilt vinden die door het ene account naar het andere zijn gestuurd, vult u from:e-mailadres_afzender AND to:e-mailadres_ontvanger in. Opmerking: Als de gebruikers die u wilt zoeken meerdere accounts hebben, moet u al hun e-mailadressen invullen in het vorige voorbeeld.

Berichten zoeken die zijn gestuurd naar of vanuit een specifiek extern domein

U kunt bekijken welke accounts berichten hebben gestuurd naar of gekregen van gebruikers in een ander bedrijf. Gebruik de volgende parameters als u een zoekopdracht start:

• Selecteer Alle gegevens voor de brongegevens.
• Selecteer Alle accounts voor de entiteit.
• Verfijn de zoekopdracht met termen:
  • Als u berichten wilt zoeken die zijn gestuurd naar een gebruiker in een ander bedrijf, vult u to:*@example.com in. Hiermee worden e-mails geretourneerd waarin een account in het opgegeven domein in de velden Aan, Cc of Bcc staat.
  • Als u berichten wilt vinden die zijn gestuurd naar gebruikers in uw organisatie door gebruikers in een ander bedrijf, vult u from:*@example.com in.

Berichten zoeken die naar een groep zijn gestuurd

Als u groepsberichten wilt vinden in een Gmail-zoekopdracht, kunt u het groepsmailadres niet opgeven als het account waarnaar moet worden gezocht. Gebruik in plaats daarvan de volgende parameters:

• Selecteer Alle accounts voor de entiteit.
• Vul bij termen from:group_address in. Als u bijvoorbeeld berichten wilt zoeken die naar de groep [e-mail] zijn gestuurd, vult u from:[e-mail] in.

Opmerking: U ziet alleen berichten als een of meer gebruikers zijn geabonneerd op de groep, ze een beknopt overzicht krijgen of e-mailoverzichten krijgen, en de berichten nog steeds beschikbaar zijn voor Vault (niet verwijderd of definitief verwijderd).

Berichten zoeken die een specifiek woord of specifieke bijlage bevatten

U kunt bekijken welke accounts berichten hebben gestuurd of gekregen die een specifiek woord, een specifieke woordgroep of een specifieke bijlage bevatten. Gebruik de volgende parameters als u een zoekopdracht start:

• Selecteer Alle gegevens voor de brongegevens.
• Selecteer Alle accounts voor de entiteit.
• Verfijn de zoekopdracht met termen:
  • Als u berichten wilt vinden die een specifiek woord bevatten, vult u woord in. Als u meerdere woorden invult, retourneert de zoekopdracht alleen berichten die alle woorden bevatten. Vault zoekt in de eerste ongeveer 1 MB aan berichttekst en eventuele bijlagen. U kunt de zoekopdracht niet beperken tot alleen de bijlagetekst of berichttekst.
  • Als u berichten wilt vinden die een specifieke woordgroep bevatten, vult u de woorden in tussen dubbele aanhalingstekens, zoals "project alfa". De zoekopdracht is niet hoofdlettergevoelig, dus berichten die Project Alfa, Project alfa, project Alfa of project alfa bevatten, worden allemaal geretourneerd.
  • Als u berichten wilt zoeken die een bijlage hebben, vult u has:attachment in. Als u berichten wilt vinden met een bestandsbijlage waarin een bepaald zoekwoord in de bestandsnaam staat, vult u filename:woord in.

Zoeken naar Gmail-berichten

1. Log in op vault.google.com.
2. Klik op Kwesties. U zoekt naar gegevens in kwesties. Dit zijn werkruimten voor uw Vault-projecten. In kwesties kunt u gerelateerde bewaarplichten, zoekopdrachten en exports groeperen. Kwesties beperken niet in welke gegevens u kunt zoeken. Alle gegevens waartoe u toegang heeft, kunnen vanuit elke kwestie worden gezocht.
3. Als de kwestie waarin u de zoekopdracht wilt uitvoeren al bestaat, klikt u erop om deze te openen. Anders maakt u een kwestie:
   1. Klik op Kwestie maken.
   2. Voer een naam en eventueel een beschrijving in voor de kwestie.
   3. Klik op Maken.

   Het tabblad Zoeken wordt geopend.

4. Selecteer Gmail als service.
5. Selecteer de brongegevens die u wilt zoeken:
   • Alle gegevens: Zoeken in alle berichten in uw organisatie.
   • Bewaarde gegevens: Alleen zoeken in berichten waarvoor in deze kwestie een bewaarplicht geldt.
   • Onverwerkte gegevens: Alleen berichten zoeken die nog worden verwerkt door Gmail of niet kunnen worden geïndexeerd.Zie Waarom onverwerkte gegevens doorzoeken op deze pagina voor meer informatie.
6. Selecteer de entiteit waarin u wilt zoeken:
   • Alle accounts: Zoeken in alle accounts in uw organisatie.
   • Specifieke accounts: Voer maximaal 500 e-mailadressen van accounts in. Vault zoekt in de adressen van de envelopafzender en de ontvanger voor de opgegeven accounts. Als u wilt zoeken in de koptekst, het adres van de afzender of het adres van de ontvanger, voert u zoektermen in het veld Termen in.
   • Organisatie-eenheid: Accounts zoeken in een bepaalde organisatie-eenheid. Als u een organisatie-eenheid met onderliggende organisatie-eenheden kiest, wordt er ook gezocht in accounts in de onderliggende organisatie-eenheden.
7. (Optioneel) Selecteer een tijdzone.
8. (Optioneel) Voer een periode in bij Verzenddatum.
   • Als u een startdatum invoert, retourneert Vault alle berichten die zijn verstuurd op of na die datum.
   • Als u een einddatum invoert, retourneert Vault alle berichten die zijn verstuurd op of vóór die datum.
9. (Optioneel) Voer bij Termen een of meer zoektermen in:
   • Als u wilt zoeken naar een of meer zoekwoorden in het bericht, voert u woorden in, gescheiden door spaties. Bijvoorbeeld project doelen.
   • Als u een woordgroep wilt zoeken, zet u de woorden tussen aanhalingstekens. Bijvoorbeeld "project doelen". Opmerking: Bij zoeken worden de hoofdletters en interpunctie van woordgroepen tussen aanhalingstekens genegeerd.
   • Als u wilt zoeken op account, datum, berichteigenschappen of onderwerp, gebruikt u zoekoperators.

   Zoektermen mogen niet langer zijn dan 2000 tekens.

10. (Optioneel) Als u conceptberichten wilt uitsluiten van de zoekopdracht, zet u E-mailconcepten uitsluiten aan. Als deze optie is uitgezet, worden alle conceptberichten die voldoen aan de zoekopdracht geretourneerd door Vault, inclusief automatisch opgeslagen concepten.
11. (Optioneel) Als u alleen aan de clientzijde versleutelde berichten wilt zoeken of deze juist wilt uitsluiten van de zoekopdracht, klikt u op Geavanceerde opties onder Versleuteling aan de clientzijde en selecteert u Versleuteld aan de clientzijde.
    Opmerking: Deze optie is alleen beschikbaar als Versleuteling aan de clientzijde voor Google Workspace aan staat.
12. Klik op een van de volgende opties:
    • Zoeken: Voer de zoekopdracht uit en retourneer een lijst met berichten die overeenkomen met de zoekopdracht.
    • Aantal: Bereken het aantal berichten dat overeenkomt met de zoekopdracht en het aantal accounts met overeenkomende berichten. Klik op Accounts met overeenkomsten downloaden om een csv-bestand met de gegevens over het aantal accounts te downloaden. Meer informatie over het bepalen van het bereik van een zoekopdracht.
    • Exporteren: Exporteer de zoekresultaten en sla het voorbeeld van de zoekresultaten over. Meer informatie over exports
13. Nadat de zoekopdracht, telling of export is afgerond, kunt u de volgende acties uitvoeren:
    • Als u de zoekopdracht wilt bewerken, klikt u op Uitvouwen.
    • Als u een voorbeeld van een bericht en het bijbehorende gesprek wilt openen, klikt u op het bericht.
    • Als u een export van de zoekresultaten wilt maken, klikt u op Export. Meer informatie
    • Als u de zoekopdracht wilt opslaan, klikt u op Opslaan. Meer informatie
    • Als u alle velden wilt wissen en een nieuwe zoekopdracht wilt starten, klikt u op Wissen.

Een voorbeeld van berichten in de zoekresultaten bekijken

Nadat u een zoekopdracht heeft uitgevoerd, kunt u de berichten zien die overeenkomen met de zoekopdracht. Ook kunt u bijlagen bekijken en downloaden.

1. Klik in de lijst met zoekresultaten op het bericht. Er wordt een lijst met de berichten in het gesprek geopend. U ziet automatisch de inhoud van het meest recente bericht in het gesprek.
   • Berichten met bevatten een of meer bijlagen. Klik op het bericht om de bijlage te downloaden of te bekijken.
   • Berichten met zijn verstuurd met de vertrouwelijke modus van Gmail. U kunt de inhoud van deze berichten verbergen of weergeven als u deze berichten bekijkt en afdrukt. Meer informatie
   • Berichten met zijn e-mails die zijn versleuteld aan de clientzijde.
   • Voor lange gesprekken worden alleen de 100 nieuwste berichten in het voorbeeld weergegeven. Een export van de zoekresultaten bevat echter alle berichten die overeenkomen met de zoekopdracht, inclusief berichten die niet in het voorbeeld staan.
2. Als u de inhoud van een individueel bericht wilt bekijken, klikt u op het bericht. Als u de inhoud van alle berichten in het gesprek wilt bekijken, klikt u op Alles uitvouwen .
3. Als u een bericht en alle content in de koptekst wilt bekijken, klikt u op Oorspronkelijk.
4. Als u een individueel bericht wilt afdrukken, klikt u op Afdrukken. Als u alle berichten in een gesprek wilt afdrukken, klikt u op Gesprek afdrukken .

E-mails die zijn versleuteld aan de clientzijde exporteren

Nadat je aan de clientzijde versleutelde e-mails hebt gezocht, kun je een kopie van de gegevens exporteren en deze downloaden voor verdere analyse. Gebruik het hulpprogramma voor de ontsleutelingstool (bèta) om mbox-berichten te ontsleutelen.

Als het versleutelde bericht een link naar een Google Drive-bestand bevat, kan Vault het gekoppelde bestand niet exporteren, zelfs niet als u Gekoppelde Drive-bestanden exporteren heeft aangezet voor de export. Vault heeft geen toegang tot de inhoud van het versleutelde bericht.

U moet de rechten Kwesties beheren, Zoekopdrachten beheren en Exports beheren hebben om gegevens te kunnen exporteren.

1. Klik op Exporteren.
2. Vul een naam in voor de export.
3. Als uw organisatie beleid voor gegevensregio's heeft, selecteert u de gegevensregio voor de export.

   Check meer informatie over Vault-exports en gegevensregio's.

4. Kies een indeling voor de gedownloade bestanden.
5. Klik op Exporteren.