Använda Arkiv för att söka i Gmail

Google Arkiv är till för administratörer och juridisk personal. Innan du kan använda Arkiv måste Google Workspace-administratören konfigurera ditt konto. Vem är min administratör?

Som en del av dina projekt för elektronisk bevisanskaffning för Google Workspace-data kan du använda Arkiv för att söka efter Gmail-meddelanden, identifiera intressanta konton, granska och skriva ut meddelandeinnehåll samt visa och ladda ned bilagor.

Om organisationen använder Google Workspace-kryptering på klientsidan (CSE) med Gmail kan du använda Arkiv för att söka, ladda ned och exportera krypterade Gmail-meddelanden på klientsidan.

Innan du söker

Innan du söker efter meddelanden bör du läsa informationen om Gmail-meddelanden som stöds i Arkiv och de vanliga frågorna om sökning i Arkiv.

Öppna avsnitt | Komprimera alla

Vilken data genomsöks?

Genomsöks:

Den första megabyten text (1 MB) texten och bilagorna till ett meddelande
Meddelanden i konfidentiellt läge som skickas av användare i organisationen
Rubriker och ämne för meddelanden i konfidentiellt läge som skickas av externa avsändare
Utkast, inklusive slängda utkast och automatiskt sparade versioner
Rubrik och ämne för e-postmeddelanden som är krypterade på klientsidan, som inte är krypterade

Genomsöks inte:

Innehållet i meddelanden i konfidentiellt läge som skickas av externa avsändare
Länkade filer
E-postlayouter
Meddelanden som skickas via andra Google-tjänster, till exempel Google Kalender eller Google Dokument, om inte omfattande meddelandelagring har aktiverats
Dynamiskt innehåll i dynamiska meddelanden
Den krypterade texten i e-postmeddelanden som är krypterade på klientsidan

Mer information finns i Tjänster och datatyper som stöds.

Hur utesluter jag utkast som sparats automatiskt eller utkast som slängts från en Arkiv-sökning?

En användares Gmail-data kan omfatta tre typer av meddelandeutkast. Du kan utesluta alla eller enbart vissa typer av meddelandeutkast i sökresultat och exporter:

Om du vill utesluta alla utkasttyper markerar du rutan Uteslut utkast innan du söker. Förhandsgranskningar innehåller fortfarande automatiskt sparade versioner av meddelandeutkast, men de inkluderas inte när du exporterar.
Om du vill utesluta automatiskt sparade utkast lägger du till följande operator i söktermerna: ‑label:^r_ad.
Om du vill utesluta slängda utkast och automatiskt sparade versioner och enbart inkludera utkast som inte skickats lägger du till ‑(label:^deleted AND label:drafts) i söktermerna. Förhandsgranskningen innehåller fortfarande automatiskt sparade versioner av meddelandeutkast, men de inkluderas inte när du exporterar.

Hur utesluter jag meddelanden som har karantänplacerats?

Lägg till följande operator i söktermerna: ‑label:^admin_quarantine.

Läs mer om administratörskarantän.

Varför ska jag söka i obehandlad data?

Det kan vara bra att söka i obehandlad data för att säkerställa att du får all data som är relevant för ett ärende. I obehandlad data ingår följande:

Innehållet i meddelanden och bilagor som Gmail fortfarande indexerar.
Innehåll över den första megabyten (1 MB) i stora meddelanden och bilagor där endast den första megabyten (1 MB) indexeras.
Bilagor som inte kunde konverteras till text och indexeras.

Om du söker i all data eller lagrad data och anger söktermer kan Arkiv inte matcha termer med obehandlad data. Om du vill vara säker på att samla in all data som kan matcha dina villkor kan du söka efter obehandlad data som är kopplad till de aktuella kontona eller den aktuella organisationsenheten, exportera den och använda ett annat verktyg för att söka efter termerna.

Om e-postmeddelanden som är krypterade på klientsidan

I Arkiv lagras och krypteras e-postmeddelanden på klientsidan på samma sätt som andra filer.

Du kan förhandsgranska okrypterad e-postmetadata som ämne, avsändare och mottagare.
Ett e-postmeddelandes krypterade innehåll visas som en bilaga från smime.p7m eller smime.p7s i förhandsgranskningen av sökningen. Skapa en export om du vill se innehållet. Om du vill dekryptera en export i mbox-format kan du använda dekrypteringsverktyget (beta). Om du vill visa e-postmeddelanden som är krypterade på klientsidan i PST-format importerar du varje användares p7m-fil i Microsoft Outlook.

Viktigt! Om du säger upp Google Workspace-prenumerationen och senare vill dekryptera krypterade meddelanden på klientsidan i Arkiv-exporter exporterar du användarnas nyckelmaterial med Takeout. Utan användarnas nyckelmaterial kan du inte dekryptera e-postmeddelandena.

Läs mer om kryptering på klientsidan.

Exempel på sökningar efter Gmail-meddelanden

Öppna avsnitt | Komprimera alla och gå högst upp

Hitta meddelanden som skickats eller tagits emot av ett visst konto

Du kan söka efter meddelanden med koppling till en viss användare utan att behöva öppna användarens konto. Använd följande parametrar vid sökningen:

Välj Alla data som källdata.
Välj Vissa konton som enhet och ange användarens e-postadress.
(Valfritt) Förfina sökningen med söktermer som följande:
- Om du enbart är intresserad av meddelanden som har skickats från det aktuella kontot anger du from:e-postadress.
- Om du enbart är intresserad av meddelanden som tagits emot av det aktuella kontot anger du to:e-postadress. Med denna sökning returneras e-postmeddelanden där det aktuella kontot finns i något av fälten Till, Kopia eller Hemlig kopia. E-postmeddelanden som skickats till grupper som kontot prenumererar på returneras inte.

Söka efter meddelanden som skickats mellan vissa konton

Du kan söka efter meddelanden som skickats mellan vissa användare. Följande exempel gäller två användare, men du kan lägga till fler konton. Använd följande parametrar vid sökningen:

Välj Alla data som källdata.
Välj Vissa konton som enhet och ange en av användarnas e-postadresser. Du behöver inte ange båda här.
Förfina sökningen med söktermer:
- Om du söker efter meddelanden som skickats mellan kontona, med endera kontot som avsändare eller mottagare, anger du from:(e-postadress_1 OR postadress_2) AND to:(-postadress_1 OR -postadress_2).
- Om du söker efter meddelanden som skickats från ett konto till ett annat anger du from:avsändarens_e-postadress AND to:mottagarens_e-postadress. Obs! Om de användare du söker efter har flera konton ser du till att alla deras e-postmeddelanden matchas genom att ange samtliga konton enligt exemplet ovan.

Hitta meddelanden som skickats till eller från en viss extern domän

Du kan kontrollera vilka konton som har skickat meddelanden till eller tagit emot meddelanden från användare på ett annat företag. Använd följande parametrar vid sökningen:

Välj Alla data som källdata.
Välj Alla konton som enhet.
Förfina sökningen med söktermer:
- Om du söker efter meddelanden som har skickats till en användare på ett annat företag anger du to:*@exempel.com. Med denna sökning returneras e-postmeddelanden där ett konto på den angivna domänen finns i något av fälten Till, Kopia eller Hemlig kopia.
- Om du söker efter meddelanden som har skickats till någon användare i organisationen från en användare på ett annat företag anger du from:*@exempel.com.

Hitta meddelanden som har skickats till en grupp

Om du vill hitta gruppmeddelanden i en Gmail-sökning kan du inte ange gruppens e-postadress som konto för sökningen. Använd i stället följande parametrar:

Välj Alla konton som enhet.
Ange from:gruppadress som villkor. Om du till exempel vill hitta meddelanden som har skickats till gruppen sales@solarmora.com anger du from:sales@solarmora.com.

Obs! Det här tillvägagångssättet returnerar endast meddelanden om en eller flera användare prenumererar på gruppen, får förkortade översikter eller e-postmeddelanden och om meddelandena fortfarande är tillgängliga i Arkiv (de har inte tagits bort och raderats permanent).

Hitta meddelanden som innehåller ett visst ord eller en bifogad fil

Du kan se vilka konton som har skickat eller tagit emot meddelanden som innehåller ett visst ord, en viss fras eller en viss bilaga. Använd följande parametrar vid sökningen:

Välj Alla data som källdata.
Välj Alla konton som enhet.
Förfina sökningen med söktermer:
- Om du söker efter meddelanden som innehåller ett visst ord skriver du ord. Om du skriver flera ord returneras bara meddelanden som innehåller samtliga. Arkiv söker i ungefär 1 MB av meddelandets text från meddelandets början och i eventuella bilagor. Det går inte att begränsa sökningen till enbart bilagor eller enbart meddelandets text.
- Om du söker efter meddelanden som innehåller en viss fras skriver du orden inom citattecken, till exempel "projekt alfa". Sökningen är inte skiftlägeskänslig, så alla meddelanden som innehåller Projekt Alfa, Projekt alfa, projekt Alfa eller projekt alfa returneras.
- Om du söker efter meddelanden med bilaga anger du has:attachment. Om du söker efter meddelanden med en fil som bilaga där filnamnet innehåller ett sökord anger du filename:ord.

Söka efter Gmail-meddelanden

Logga in på vault.google.com.
Klicka på Ärenden. Du söker efter data i ärenden. Detta är arbetsytor för Arkiv-projekt. Med ärenden kan du gruppera relaterade spärrar, sökningar och exporter. Ärenden begränsar inte vilken data du kan söka efter – all data som du har åtkomst till är sökbar i alla ärenden.
Om ärendet du vill köra sökfrågan för finns klickar du på det för att öppna det. I annat fall skapar du ett ärende så här:
1. Klicka på Skapa ärende.
2. Ange ett namn på ärendet och eventuellt en beskrivning.
3. Klicka på Skapa.
Fliken Sök öppnas.
Välj Gmail för tjänsten.
Välj källdata att söka efter:
- All data – sök efter meddelanden i din organisation.
- Lagrad data – sök enbart efter meddelanden som har lagrats för ärendet.
- Obehandlad data – sök enbart i meddelanden som Gmail fortfarande behandlar eller inte kan indexera.Mer information finns i Varför ska jag söka i obehandlad data?
Välj den enhet du vill söka i:
- Alla konton: Sök bland alla konton i organisationen.
- Specifika konton: Ange upp till 500 e-postadresser för kontot. Arkiv söker efter kuvertavsändaren och mottagaradresserna för de angivna kontona. Sök efter rubrik, avsändare eller mottagaradress genom att ange sökord i fältet Villkor.
- Organisationsenhet: Sök efter konton i en viss organisationsenhet. Om du väljer en organisationsenhet med underordnade organisationsenheter genomsöks även konton i de underordnade organisationsenheterna.
(Valfritt) Välj en tidszon.
(Valfritt) Ange ett intervall för Sändningsdatum.
- Om du anger ett startdatum returnerar Arkiv alla meddelanden som skickats på eller efter det datumet.
- Om du anger ett slutdatum returnerar Arkiv alla meddelanden som skickats på eller före det datumet.
(Valfritt) I Villkor anger du en eller flera söktermer:
- Om du vill söka efter ett eller flera sökord i meddelandet anger du ord avgränsade med mellanslag. Till exempel projektmål.
- Om du vill söka efter en fras skriver du orden inom citattecken. Till exempel projektmål. Obs! Sökningen ignorerar skiftläge och skiljetecken i citattecken.
- Om du vill söka efter konto, datum, meddelandeegenskaper eller ämne använder du sökoperatorer.
Söktermer får inte överstiga 2 000 tecken.
(Valfritt) Om du vill utesluta utkast från sökningen aktiverar du Uteslut e-postutkast. När det här alternativet är inaktiverat returnerar Arkiv alla utkastmeddelanden som matchar din sökning, inklusive utkast som sparats automatiskt.
(Valfritt) Om du bara vill söka efter krypterade meddelanden på klientsidan eller utesluta dem från sökningen klickar du på Avancerade alternativ mindre Kryptering på klientsidan väljer du Kryptering på klientsidan om du vill veta mer.
Obs! Det här alternativet är endast tillgängligt om Google Workspace-kryptering på klientsidan har aktiverats.
Klicka på något av följande:
- Sök – kör sökningen och returnera en lista med meddelanden som matchar sökfrågan.
- Antal – räkna antalet meddelanden som matchar din sökning och antalet konton som har matchande meddelanden. Om du vill hämta en CSV-fil med data som sökantal klickar du på Ladda ned konton med matchningar. Läs mer om att bedöma omfattningen för en fråga.
- Exportera – exportera sökresultaten direkt och hoppa över förhandsgranskningen av dem. Läs mer om exporter
När sökningen eller exporten är klar kan du göra följande:
- Klicka på Expandera om du vill redigera sökningen.
- Klicka på ett meddelande om du vill öppna ett meddelande och dess tråd.
- Klicka på Exportera om du vill exportera sökresultaten. Läs mer
- Klicka på Spara om du vill spara sökfrågan. Läs mer
- Klicka på Rensa om du vill tömma alla fält och påbörja en ny sökning.

Förhandsgranska meddelanden i sökresultat

När du har gjort en sökning kan du granska och skriva ut meddelandena som matchade din sökning och visa och ladda ned bilagor.

Klicka på meddelandet i sökresultatslistan. En lista över meddelanden i tråden öppnas och visar automatiskt innehållet i det senaste meddelandet i tråden.
- Meddelanden med ett har en eller flera bilagor. Klicka på meddelandet om du vill ladda ned eller visa bilagan.
- Meddelanden med har skickats med konfidentiellt läge i Gmail. Du kan dölja eller visa meddelandeinnehållet när du förhandsgranskar och skriver ut dessa meddelanden. Läs mer
- Meddelanden med är e-postmeddelanden som är krypterade på klientsidan.
- I långa trådar visas bara de senaste 100 meddelandena i förhandsgranskningen. Om du exporterar sökresultaten ingår dock alla meddelanden som matchade sökningen, även sådana som inte visades i förhandsgranskningen.
Om du vill visa innehållet i ett enskilt meddelande klickar du på meddelandet. Klicka på Utöka alla om du vill visa innehållet i alla meddelanden i tråden.
Om du vill visa ett meddelande och allt rubrikinnehåll klickar du på Original.
Klicka på Skriv ut när du vill skriva ut ett enskilt meddelande. Om du vill skriva ut alla meddelanden i en tråd klickar du på Skriv ut tråd .

Exportera e-postmeddelanden som är krypterade på klientsidan

När du har sökt efter e-postmeddelanden som är krypterade på klientsidan kan du exportera en kopia av informationen och ladda ned den för vidare analys. Om du vill dekryptera mbox-meddelanden använder du dekrypteringsverktyget (beta).

Om det krypterade meddelandet innehåller en länk till en Google Drive-fil går det inte att exportera den länkade filen i Arkiv, även om du har aktiverat Exportera länkade Drive-filer för exporten. Arkiv har inte åtkomst till innehållet i det krypterade meddelandet.

Om du vill exportera data måste du ha behörigheterna Hantera ärenden, Hantera sökningar och Hantera exporter.

Klicka på Exportera.
Ange ett namn på exporten.
Om organisationen har en dataregionspolicy väljer du dataregion för exporten.
Läs mer om Arkiv-exporter och dataregioner.
Välj ett format för de nedladdade filerna.
Klicka på Exportera.

Var det här till hjälp?

Hur kan vi förbättra den?