Как искать сообщения в Gmail и классической версии Hangouts с помощью Google Сейфа

 

Google Сейф предназначен для администраторов и юридического персонала. Чтобы этот сервис можно было использовать, администратор G Suite должен настроить аккаунт. 

 

После создания папки вы можете искать с помощью Сейфа не только сообщения в Gmail и классической версии Hangouts, но и другие данные. Например:

Что нужно знать о поиске

При поиске данных следует помнить о перечисленных ниже моментах. С дополнительной информацией можно ознакомиться в разделе часто задаваемых вопросов.

Какие типы прикрепленных файлов индексируются?

Для поиска индексируются прикрепленные файлы с текстовым содержанием (например, файлы с расширениями PDF, XLSX и DOCX).Сейф не индексирует видео- и аудиофайлы, изображения и исполняемые файлы.

Как Сейф обрабатывает большие сообщения и прикрепленные файлы

Индексирование и поиск выполняются примерно до первого мегабайта сообщения или прикрепленного файла.При обнаружении соответствий Сейф обработает оставшуюся часть данных и покажет результаты на странице поиска.

Системные ярлыки Gmail могут влиять на результаты поиска

В Gmail для организации писем используются ярлыки. Они бывают двух типов:

  • Доступные пользователю. Эти ярлыки видны в интерфейсе Gmail, и некоторые из них есть во всех аккаунтах. Пользователи также могут создавать собственные ярлыки.
  • Системные ярлыки. Эти ярлыки используются алгоритмами Gmail для классификации сообщений и не видны конечным пользователям.

Системные ярлыки помогают правильно классифицировать письма в ящиках пользователей Gmail. Например, сообщениям из банка может быть присвоен ярлык finance, а подтверждениям бронирования от отелей – ярлык travel.

Если пользователь создает ярлык, название которого совпадает с одним из системных, алгоритмы Gmail отличают их друг от друга. Однако в случае Сейфа это не так. Если в запросе используется созданный системой ярлык, это может привести к увеличению количества писем в результатах поиска.

Предположим, организация обязана хранить всю информацию о корпоративных финансах в течение семи лет.

  • Сотрудников просят создать ярлык finance и применять его ко всем сообщениям, содержащим финансовую информацию компании.
  • Некоторым сотрудникам выписки с личного банковского счета приходят на рабочую почту, и Gmail помечает такие письма системным ярлыком finance.

В этом случае поиск по ярлыку finance также затронет все сообщения, содержащие выписки с личных счетов сотрудников.

Рекомендуем с осторожностью использовать в поисковых запросах следующие ярлыки:

  • personal
  • social
  • promotion
  • promos
  • updates
  • forums
  • travel
  • purchases
  • finance
  • all
  • buzz
  • chat
  • chats
  • done
  • draft
  • drafts
  • important
  • inbox
  • lowpriority
  • low_priority
  • mute
  • muted
  • pinned
  • read
  • reminder
  • reminders
  • scheduled
  • sent
  • snoozed
  • spam
  • phishing
  • star
  • starred
  • task
  • tasks
  • trash
  • trips
  • unimportant
  • unread
  • voicemail
  • saved

Как искать сообщения Gmail и классической версии Hangouts

  1. Создайте новую папку или нажмите на существующую.
  2. Нажмите Поиск на панели слева и выберите тип данных Почта.
  3. В разделе Источник выберите один из перечисленных ниже вариантов.
    • Все данные: поиск во всех данных организации.
    • Информация, на удаление которой наложен запрет: поиск по всем сведениям для данной папки, в отношении которых действует запрет на удаление.
    • Необработанные данные: поиск информации, которая обработана лишь частично.
  4. Выберите способ поиска.
    • Все аккаунты: поиск по всем пользователям Сейфа с лицензиями в домене.
    • Выбранные аккаунты: укажите аккаунты определенных пользователей для поиска. Вы можете указать до 500 аккаунтов. Учтите, что с помощью этого поля можно найти адреса отправителя или получателя конверта. Чтобы выполнить поиск по заголовку адреса отправителя или получателя, заполните поле "Условия".
    • Организационное подразделение. Выберите нужное организационное подразделение, чтобы выполнить поиск по его данным. Все дочерние подразделения будут включены в область поиска.
  5. При необходимости укажите диапазон дат отправки и часовой пояс.
    • Если задать только начальную дату, то в результатах поиска будут показаны все сообщения, отправленные начиная с выбранного дня.
    • Если задать только конечную дату, то в результатах поиска будут показаны все сообщения, отправленные до выбранного дня включительно.
  6. При необходимости введите одно или несколько ключевых слов в поле Условия.Используйте операторы поиска в сложных запросах. Длина поискового запроса не должна превышать 2000 знаков.
     
    Совет. Чтобы найти сообщения классической версии Hangouts, используйте оператор is:chat.
  7. Если нужно удалить черновики из результатов поиска, установите флажок Не включать черновики. В противном случае Сейф будет возвращать все черновики, отвечающие заданным критериям (в том числе сохраненные автоматически).
  8. Выберите один из следующих параметров:
    • Поиск: будет выполнен поиск.
    • Количество: будет показано число сообщений, соответствующих запросу, и число аккаунтов, с которыми связаны эти письма, после ввода поискового запроса. Вы можете скачать CSV-файл с общими данными по такому запросу. Подробнее об области действия запросов
    • Экспорт: этап просмотра результатов будет пропущен и сразу начнется их экспорт.
  9. При необходимости нажмите на стрелку рядом с кнопкой Поиск. Появится раскрывающееся меню со следующими командами:
    • Сбросить: форма поиска очистится.
    • Дублировать форму поиска: под текущей откроется ещё одна форма поиска, в которую уже добавлены выбранные параметры.

Как посмотреть результаты поиска

Открыв найденное сообщение, вы увидите всю связанную с ним переписку. Если в цепочке много сообщений, отобразятся только последние 100 из них.Посмотреть более ранние сообщения нельзя. Однако во время экспорта учитываются все сообщения, содержащие текст поискового запроса.

Примечание. Сейф позволяет экспортировать только те сообщения, которые содержат текст поискового запроса. Чтобы скачать дополнительные сообщения из цепочки, измените запрос.

  • Нажмите Показать подробную информацию, чтобы посмотреть основные сведения из заголовка сообщения,

    в том числе следующие поля и данные:
    • От
    • Кому
    • Дата
    • Тема
    • Системные ярлыки, указывающие на статус сообщения:
      • Непрочитанные
      • Входящие
      • Спам
      • Отправленные
      • Открытые
      • Черновик
      • Корзина
      • Удаленные
      • Чаты
    • Пользовательские ярлыки: все ярлыки, присвоенные пользователем.
  • Чтобы увидеть сообщение целиком, в том числе всю информацию из заголовка, нажмите Оригинал.
  • Сообщения со значком Включить конфиденциальный режим были отправлены в конфиденциальном режиме Gmail. Вы можете скрыть конфиденциальное содержимое письма при предварительном просмотре и исключить его при печати или сделать его доступным. Подробнее о конфиденциальном режиме Gmail
  • Чтобы распечатать отдельное сообщение, нажмите Печать.
  • Чтобы распечатать все сообщения в цепочке, нажмите Печатать все.
  • Если сообщение содержит прикрепленные файлы, нажмите Скачать, чтобы получить их. Некоторые типы файлов, например DOCX, PPT и PDF, можно смотреть без скачивания. Чтобы открыть их, нажмите Просмотр.
Эта информация оказалась полезной?
Как можно улучшить эту статью?