Vault를 사용하여 Gmail 및 기본 행아웃 검색하기

 

Vault는 관리자 및 법무 담당자를 위한 도구입니다. G Suite 관리자가 계정을 설정하기 전에는 Vault가 제대로 작동하지 않습니다. 

 

법적 사안을 만들면 Vault를 사용하여 Gmail 및 기본 행아웃 메시지를 검색할 수 있습니다. Vault를 사용하여 다음을 검색할 수도 있습니다.

검색 전에 알아야 할 사항

검색 전에 다음 사항을 이해해야 합니다. 데이터 검색에 대한 자세한 내용은 Vault 검색 FAQ를 참조하세요.

어떤 형식의 첨부파일에 대한 색인이 만들어지나요?

호환되는 텍스트 기반의 첨부파일 형식(예: .pdf, .xlsx, .docx 확장자의 파일)에 대해 검색을 위한 색인이 생성됩니다. 하지만 Vault에서는 동영상, 오디오, 이미지, 바이너리 콘텐츠의 색인을 생성하지 않습니다.

Vault에서 대용량 메일과 첨부파일은 어떻게 처리되나요?

Vault에서는 메일 및 첨부파일의 대략 첫 번째 메가바이트에 해당하는 색인을 생성하고 검색합니다. Vault에서 일치하는 항목을 찾으면 나머지 데이터를 검색하여, 해당 데이터를 미리 보고 내보낼 수 있습니다. 

Gmail의 시스템 생성 라벨이 검색결과에 영향을 줄 수 있음

Gmail에서는 라벨을 사용하여 사용자의 받은편지함 메일 정리가 이뤄집니다. 라벨에는 다음 두 가지 유형이 있습니다.

  • 사용자가 볼 수 있는 라벨: 이 라벨은 Gmail의 사용자 인터페이스에 표시됩니다. 많이 사용되는 몇 가지 라벨은 모든 Gmail 계정에 표시되며, 사용자는 새 라벨을 만들어 메일을 정리할 수 있습니다.
  • 시스템 생성 라벨: 이 라벨은 Gmail의 백엔드 시스템에서 메일을 분류하는 데 사용되며 최종 사용자에게는 표시되지 않습니다.

시스템 생성 라벨은 Gmail 사용자에게 메일이 표시되는 방식을 관리합니다. 예를 들어 Gmail에서 사용자의 은행에서 온 메일에 finance 라벨을, 호텔 예약이 포함된 메일에 travel 라벨을 적용할 수 있습니다.

사용자가 시스템 생성 라벨과 일치하는 라벨을 만들면 Gmail에서 이러한 라벨을 구분하여 적절하게 메일을 표시합니다. 하지만 Vault에서는 시스템 생성 라벨과 사용자가 만든 라벨의 이름이 같은 경우 구분하지 못합니다. 시스템 생성 라벨을 사용하여 메일을 검색하면 의도한 것보다 더 많은 메일을 반환할 수 있습니다.

예를 들어 어떤 조직에서 회사 재무와 관련된 모든 데이터를 7년간 보관해야 한다고 가정해 보겠습니다.

  • 직원에게 finance라는 라벨을 만들어 회사 재무 정보가 포함된 메일에 적용하도록 지시합니다.
  • 이때 일부 직원이 개인 은행 명세서를 회사 계정으로 전송받으면 Gmail에서는 이러한 메일에 finance라는 시스템 생성 라벨을 적용하게 됩니다.

이 시나리오에서 label:finance가 포함된 검색에서는 직원의 개인 은행 명세서가 있는 메일이 반환됩니다.

검색시 다음 라벨을 사용할 때 주의하시기 바랍니다.

  • personal
  • social
  • promotion
  • promos
  • updates
  • forums
  • travel
  • purchases
  • finance
  • all
  • Buzz
  • chat
  • chats
  • done
  • draft
  • drafts
  • important
  • inbox
  • lowpriority
  • low_priority
  • mute
  • muted
  • pinned
  • read
  • reminder
  • reminders
  • scheduled
  • sent
  • snoozed
  • spam
  • phishing
  • star
  • starred
  • task
  • tasks
  • trash
  • trips
  • unimportant
  • unread
  • voicemail
  • saved

Gmail 및 기본 행아웃 메시지 검색하기

  1. 새로운 법적 사안을 만들거나 기존 사안을 클릭합니다.
  2. 왼쪽 창에서 검색을 클릭한 다음 검색할 데이터 유형으로 메일을 클릭합니다.
  3. 다음 중에서 소스를 선택합니다.
    • 모든 데이터: 조직의 모든 데이터를 검색합니다.
    • 보호된 데이터: 법적 사안과 관련해 소송자료 보호 조치가 취해진 모든 데이터를 검색합니다.
    • 처리되지 않은 데이터: 부분적으로 처리된 것으로 확인된 콘텐츠를 검색합니다.
  4. 다음 검색 방법 중 하나를 선택합니다.
    • 모든 계정: 도메인의 라이선스가 부여된 모든 Vault 계정을 검색합니다.
    • 특정 계정: 특정 사용자를 검색하려면 계정을 입력합니다. 계정은 500개까지 입력할 수 있습니다. 이 입력란을 사용하면 메일 발신자 또는 수신자 주소를 검색할 수 있습니다. 헤더, 발신자 또는 수신자 주소별로 검색하려면 검색어를 사용합니다.
    • 조직 단위: 특정 조직 단위 내에서 검색합니다. 하위 조직 단위가 있는 조직 단위를 선택하면 모든 하위 조직 단위가 검색됩니다.
  5. (선택사항) 보낸 날짜 기간을 입력하고 시간대를 선택합니다.
    • 시작 날짜를 입력하면 Vault는 입력한 날짜 또는 그 이후에 보낸 모든 파일을 반환합니다.
    • 종료 날짜를 입력하면 Vault는 입력한 날짜 또는 그 이전에 보낸 모든 파일을 반환합니다.
  6. (선택사항) 검색어에서 검색어를 하나 이상 지정합니다. 검색어가 복잡한 경우 검색 연산자를 사용하세요. 검색어는 2,000자(영문 기준)를 초과할 수 없습니다.
     
    도움말: 기본 행아웃 메시지를 검색하려면 is:chat이라는 검색어를 사용하세요.
  7. (선택사항) 임시보관 메일 제외 체크박스를 선택하여 이 검색에서 임시보관 메일을 제외합니다. 체크박스를 선택 취소하면 Vault는 자동으로 저장된 임시보관 메일을 포함하여 검색조건에 일치하는 모든 임시보관 메일을 검색합니다.
  8. 다음 중 하나를 클릭합니다.
    • 검색: 검색을 수행합니다.
    • 개수: 검색어와 일치하는 메일 수 및 일치하는 메일이 있는 계정 수가 표시됩니다. 이 검색에 대해 계정 이름 및 총 메일 수가 포함된 CSV 파일을 다운로드할 수 있습니다. 검색어 범위 평가에 대해 자세히 알아보기
    • 내보내기: 미리보기를 건너뛰고 바로 검색 결과를 내보냅니다.
  9. (선택사항) 검색 아래쪽 화살표를 클릭하여 다음 사항을 선택합니다.
    • 재설정: 검색 양식을 지웁니다.
    • 검색 양식 복사: 현재 양식 아래에 사전에 입력한 정보로 미리 채워진 다른 검색 양식을 엽니다.

검색결과 미리보기

메일을 열면 대화목록의 전체 대화가 표시됩니다. 대화목록이 매우 긴 경우에는 가장 최근 100개 메일만 미리보기에 포함됩니다. 대화목록의 이전 메일은 미리 볼 수 없지만 검색 기준과 일치하는 모든 메일은 내보내기에 포함됩니다.

참고: Vault는 검색어와 일치하는 메일만 내보냅니다. 대화목록의 메일을 추가로 내보내려면 되돌아가서 검색어를 수정해야 합니다.

  • 메일의 기본 헤더 정보를 보려면 세부정보 표시를 클릭합니다.

    다음은 기본 메일 세부정보입니다.
    • 보낸사람
    • 받는사람
    • 날짜
    • 제목
    • 시스템 라벨: 사용자 계정의 메일 상태가 표시됩니다.
      • 읽지않음
      • 받은편지함
      • 스팸함
      • 보낸편지함
      • 열었던 메일
      • 임시보관함
      • 휴지통
      • 삭제됨
      • 채팅
    • 사용자 라벨: 사용자가 메일에 적용한 라벨이 표시됩니다.
  • 모든 헤더 정보를 비롯하여 메일 전체를 보려면 원본을 클릭합니다.
  • 비밀 모드 사용 설정로 표시된 메일은 Gmail 비밀 모드로 전송된 메일입니다. 이러한 메일을 미리보거나 인쇄할 때 메일 콘텐츠를 숨기거나 표시할 수 있습니다. Gmail 비밀 모드 자세히 알아보기
  • 개별 메일을 인쇄하려면 인쇄를 클릭합니다.
  • 대화의 메일 전체를 인쇄하려면 모두 인쇄를 클릭합니다.
  • 첨부파일이 있는 메일의 경우 첨부된 파일을 다운로드할 수 있습니다. 일부 파일 형식(예: .docx, .ppt, .pdf)은 첨부파일을 다운로드하지 않고도 수 있습니다. 
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