メールや以前のバージョンのハングアウト メッセージを検索する

案件を作成したら、Vault でメールや以前のバージョンのハングアウト メッセージを検索します。Vault では次のデータを検索することもできます。

検索に関する注意事項

検索を行う前に、以下のことをご理解ください。データの検索に関するその他の情報については、Vault での検索に関するよくある質問をご覧ください。

インデックス登録の対象となるのはどのような種類の添付ファイルですか?

検索用のインデックスに登録されるのは、テキストベースで互換性のある形式(たとえば、ファイルの拡張子が .pdf、.xslx、.docx など)の添付ファイルです。動画、音声、画像、バイナリ コンテンツは、インデックス登録の対象となりません。

大きなメッセージや添付ファイルはどのように処理されますか?

メッセージや添付ファイルの最初の 1 メガバイトほどがインデックスに登録されて検索されます。一致する結果があった場合は、残りのデータが検索されて、プレビューや書き出しを行えるようになります。

メールやチャット メッセージを検索する

  1. 新しい案件を作成するか、既存の案件をクリックします。
  2. 左側のパネルにある [検索] をクリックし、検索するデータの種類として [メール] をクリックします。
  3. [ソース] を選択します。
    • [すべてのデータ] - 組織内のすべてのデータを検索します。
    • [保持データ] - 指定した案件で、訴訟のための記録保持(リティゲーション ホールド)の対象となっているすべてのデータを検索します。
    • [未処理データ] - 処理が完了していないコンテンツを検索します。
  4. [検索方法] を選択します。
    • [すべてのアカウント] - ドメイン内のライセンスが付与されたすべての Vault アカウントを検索します。
    • [特定のアカウント] - 特定のユーザーを検索するためにアカウントを入力します(最大で 500 アカウントまで入力可能)。この項目では、エンベロープの送信者や受信者のアドレスを検索します。ヘッダーや、送信者のアドレス、受信者のアドレスを対象に検索する場合は、[キーワード] を使用してください。
    • [組織] - 特定の組織部門内を検索します。選択した組織部門に下位組織部門がある場合は、そのすべての下位組織部門も検索対象になります。
  5. (省略可)[送信日] に期間を入力し、タイムゾーンを選択します。
    • 開始日を入力すると、入力した日以降に送信されたすべてのメッセージが返されます。
    • 終了日を入力すると、入力した日以前に送信されたすべてのメッセージが返されます。
  6. (省略可)[キーワード] で検索キーワードを指定します。検索演算子を使用すると、複雑な検索を行えます。検索キーワードは 2,000 文字までで指定します。
     
    ヒント: 以前のバージョンのハングアウト チャットを検索するには、検索キーワード is:chat を使用します。
  7. (省略可)[下書きを除外する] チェックボックスをオンにすると、メールの下書きが検索対象から除外されます。オフにすると、検索条件に一致するメールの下書き(自動保存された下書きを含む)がすべて表示されるようになります。
  8. 次のいずれかをクリックします。
    • [検索] - 検索を実行します。
    • [カウント] - 入力した検索キーワードで見つかったメールの件数が表示されます。検索条件を変更して、表示される結果を増減することができます。
    • [エクスポート] - 検索結果をプレビューせずに、すぐに書き出します。
  9. (省略可)[検索] の横にある下向き矢印をクリックして、以下を選択します。
    • [リセット] - 検索フォームをクリアします。
    • [検索フォームを複製] - 現在のフォームの下に、入力済みの情報が自動的に取り込まれた別の検索フォームが表示されます。

検索結果のプレビュー

メールやチャットのメッセージを開くと、そのスレッドの会話全体が表示されます。非常に長いスレッドの場合、プレビューには最新の 100 メッセージのみが含まれます。スレッドのそれより前のメッセージをプレビューすることはできません。ただし、書き出した場合には検索条件に一致するすべてのメッセージが含まれます。

注: Vault から書き出されるのは検索語句に一致するメッセージのみです。スレッド内の他のメッセージも書き出す必要がある場合は、いったん戻って検索キーワードを変更してください。

  • メールの基本ヘッダー情報を表示するには、[詳細を表示] をクリックします。

    基本的なメールの詳細は次のとおりです。
    • From
    • To
    • 日付
    • 件名
    • システムラベル - ユーザー アカウントのメールのステータスを示します。
      • 未読
      • 受信トレイ
      • 迷惑メール
      • 送信済み
      • 開封済み
      • 下書き
      • ゴミ箱
      • 削除済み
      • チャット
    • ユーザーラベル - ユーザーがメールに付けたラベルを示します。
  • すべてのヘッダー情報を含むメール全体を表示するには、[オリジナル] をクリックします。
  • 個々のメッセージを印刷するには、[印刷] をクリックします。
  • スレッドのすべてのメッセージを印刷するには、[すべて印刷] をクリックします。
  • メールにファイルが添付されている場合は、添付ファイルをダウンロードできます。.docx、.ppt、.pdf などの一部のファイル形式の場合は、添付ファイルをダウンロードしなくても表示できます。
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