Vault を使用して Gmail や従来のハングアウトを検索する

 

Vault は管理者および法務担当者向けです。G Suite 管理者がアカウントを設定するまで、Vault は正常に動作しません。

 

案件を作成したら、Vault を使用して Gmail のメールや従来のハングアウトのメッセージを検索します。Vault では次のデータを検索することもできます。

検索に関する注意事項

検索を行う前に、以下のことをご理解ください。データの検索に関するその他の情報については、Vault での検索に関するよくある質問をご覧ください。

インデックス登録の対象となる添付ファイルの形式

検索インデックスに登録されるのは、テキストベースの、互換性のあるファイル形式(たとえば、ファイルの拡張子が .pdf、.xlsx、.docx など)の添付ファイルです。動画、音声、画像、バイナリ コンテンツはインデックス登録の対象となりません。

大きなメッセージや添付ファイルの処理方法

メッセージや添付ファイルの最初の 1 メガバイトほどがインデックスに登録されて検索されます。一致する結果があった場合は、残りのデータが検索されて、プレビューや書き出しを行えるようになります。

システムによって生成された Gmail のラベルによる検索結果への影響

Gmail では、ユーザーの受信トレイのメッセージを整理するためにラベルが使用されています。ラベルには次の 2 つの種類があります。

  • ユーザーに表示されるラベル - これらのラベルは、Gmail のユーザー インターフェースに表示されます。すべての Gmail アカウントに、一般的なラベルがいくつか用意されています。また、ユーザーはメッセージを整理するために新しいラベルを作成できます。
  • システムによって生成されたラベル - これらのラベルは、メッセージを分類するために Gmail のバックエンド システムで使用されます。このようなラベルは、エンドユーザーには表示されません。

システムによって生成されたラベルでは、Gmail ユーザーへのメッセージの表示方法が制御されます。たとえば、ユーザーの銀行からのメッセージには「金融」ラベルが適用され、ホテルの予約を含むメッセージには「旅行」ラベルが適用されます。

システムによって生成されたラベルと一致するラベルをユーザーが作成した場合、Gmail ではこれらのラベルは区別されてメッセージが適切に表示されます。ただし、Vault ではシステムによって生成されたラベルとユーザーによって作成された同じ名前のラベルは区別されません。システムによって生成されたラベルに基づいてメッセージを検索すると、予想以上のメッセージが結果に表示される可能性があります。

たとえば、企業の財務情報に関するすべてのデータを 7 年間保持する必要があるとします。

  • 従業員は、「金融」というラベルを作成して、企業の財務情報を含むメッセージに適用するように指示されています。
  • 企業アカウントに個人の銀行の明細書をメールするよう設定している従業員がいる場合、これらのメッセージには、システムによって生成された「金融」という名前のラベルが Gmail 内部で適用されます。

この場合、「label:金融」を指定して検索すると、従業員個人の銀行取引明細書を含むメッセージが結果に表示されます。

検索で次のようなラベルを使用する場合は、注意が必要です。

  • 個人
  • ソーシャル
  • プロモーション
  • プロモーション
  • 新着
  • フォーラム
  • 旅行
  • 購入
  • 金融
  • すべてのメール
  • バズ
  • チャット
  • チャット
  • 完了
  • 下書き
  • 下書き
  • 重要
  • 受信トレイ
  • 優先度: 低
  • 優先度: 低
  • ミュート
  • ミュート
  • 固定
  • 既読
  • リマインダー
  • リマインダー
  • 予定
  • 送信済み
  • スヌーズ中
  • 迷惑メール
  • フィッシング
  • スター
  • スター付き
  • タスク
  • タスク
  • ゴミ箱
  • 旅行
  • 重要でない
  • 未読
  • ボイスメール
  • 保存済み

Gmail のメールや従来のハングアウトのメッセージを検索する

  1. 新しい案件を作成するか、既存の案件をクリックします。
  2. 左側のペインにある [検索] をクリックし、検索するデータの種類として [メール] をクリックします。
  3. ソースを選択します。
    • [すべてのデータ] - 組織内のすべてのデータを検索します。
    • [保持データ] - 指定した案件で、訴訟のための記録保持(リティゲーション ホールド)の対象となっているすべてのデータを検索します。
    • [未処理データ] - 処理が完了していないコンテンツを検索します。
  4. 検索方法を選択します。
    • [すべてのアカウント] - ドメイン内のライセンスが付与されたすべての Vault アカウントを検索します。
    • [特定のアカウント] - 特定のユーザーを検索するためにアカウントを入力します(最大で 500 アカウントまで入力可能)。この項目では、エンベロープの送信者や受信者のアドレスを検索します。ヘッダーや、送信者のアドレス、受信者のアドレスを対象に検索する場合は、[キーワード] を使用してください。
    • [組織] - 特定の組織部門内を検索します。選択した組織部門に下位組織部門がある場合は、そのすべての下位組織部門も検索対象になります。
  5. (省略可)[送信日] に期間を入力し、タイムゾーンを選択します。
    • 開始日を入力すると、入力した日以降に送信されたすべてのメッセージが返されます。
    • 終了日を入力すると、入力した日以前に送信されたすべてのメッセージが返されます。
  6. (省略可)[キーワード] で検索キーワードを指定します。検索演算子を使用すると、複雑な検索を行えます。検索キーワードは 2,000 文字までで指定します。
     
    ヒント: 以前のバージョンのハングアウト メッセージを検索するには、検索キーワード is:chat を使用します。
  7. (省略可)[下書きを除外する] チェックボックスをオンにして、下書きが検索結果に含まれないようにします。オフにすると、検索条件に一致するメールの下書き(自動保存された下書きを含む)がすべて表示されるようになります。
  8. 次のいずれかをクリックします。
    • [検索] - 検索を実行します。
    • [カウント] - このクエリと一致するメッセージの件数と、一致するメッセージのあるアカウント数が表示されます。このクエリ結果に含まれるアカウント名とメッセージの合計数を CSV ファイル形式でダウンロードできます。詳しくは、クエリの範囲の確認に関する記事をご覧ください。
    • [エクスポート] - 検索結果をプレビューせずに、すぐに書き出します。
  9. (省略可)[検索] の横にある下向き矢印をクリックして、以下を選択します。
    • [リセット] - 検索フォームをクリアします。
    • [検索フォームを複製] - 現在のフォームの下に、入力済みの情報が自動的に取り込まれた別の検索フォームが表示されます。

検索結果のプレビュー

メッセージを開くと、そのスレッドの会話全体が表示されます。非常に長いスレッドの場合、プレビューには最新の 100 メッセージのみが含まれます。スレッドのそれより前のメッセージをプレビューすることはできません。ただし、書き出した場合には検索条件に一致するすべてのメッセージが含まれます。

注: Vault から書き出されるのは検索語句に一致するメッセージのみです。スレッド内の他のメッセージも書き出す必要がある場合は、いったん戻って検索キーワードを変更してください。

  • メールの基本ヘッダー情報を表示するには、[詳細を表示] をクリックします。

    基本的なメールの詳細は次のとおりです。
    • From
    • To
    • 日付
    • 件名
    • システムラベル - ユーザー アカウントのメールのステータスを示します。
      • 未読
      • 受信トレイ
      • 迷惑メール
      • 送信済み
      • 開封済み
      • 下書き
      • ゴミ箱
      • 削除済み
      • チャット
    • ユーザーラベル - ユーザーがメールに付けたラベルを示します。
  • すべてのヘッダー情報を含むメール全体を表示するには、[オリジナル] をクリックします。
  • アイコン 情報保護モードをオンにする 付きのメッセージは、Gmail の情報保護モードで送信されたものです。このようなメッセージは、プレビュー時や印刷時にメッセージ内容の非表示と表示を切り替えることができます。詳しくは、Gmail 情報保護モードについての記事をご覧ください。
  • 個々のメッセージを印刷するには、[印刷] をクリックします。
  • スレッドのすべてのメッセージを印刷するには、[すべて印刷] をクリックします。
  • メールにファイルが添付されている場合は、添付ファイルをダウンロードできます。.docx、.ppt、.pdf などの一部のファイル形式の場合は、添付ファイルをダウンロードしなくても表示できます。
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