استخدام Vault للبحث عن رسائل Gmail وHangouts الكلاسيكي

 

Vault عبارة عن أداة مخصصة للمشرفين والموظفين القانونيين. ولن تعمل أداة Vault بشكل صحيح إلى أن يتم إعداد حسابك من قِبل مشرف G Suite في مؤسستك. 

 

بعد الانتهاء من إنشاء مسألة قانونية، استخدم Vault للبحث عن رسائل Gmail ورسائل Hangouts الكلاسيكي. ويمكنك أيضًا استخدام Vault للبحث عن:

أمور ينبغي معرفتها قبل البحث

قبل إجراء البحث، ينبغي معرفة ما يلي. وللحصول على معلومات إضافية حول البحث عن البيانات، اطلع على أسئلة شائعة حول بحث Vault.

ما أنواع المرفقات التي تتم فهرستها؟

تتم فهرسة أنواع ملفات المرفقات النصيّة المتوافقة (على سبيل المثال الملفات ذات امتداد pdf. وxslx. وdocx.) للبحث. ومع ذلك، لا تفهرس Vault محتوى الفيديو والصوت والصور والملفات الثنائية.

كيف تتعامل Vault مع الرسائل والمرفقات كبيرة الحجم؟

تفهرس Vault أول ميغابايت تقريبًا من الرسالة وأي مرفقات ويبحث فيها. وفي حال عثرت Vault على تطابُق، تبحث في باقي البيانات وتجعلها متاحة للمعاينة والتصدير. 

قد تؤثر تصنيفات Gmail التي أنشأها النظام في نتائج البحث

يستخدم Gmail التصنيفات لتنظيم الرسائل في صناديق البريد الوارد للمستخدمين. هناك نوعان من التصنيفات:

  • التصنيفات المرئية للمستخدم - تظهر هذه التصنيفات في واجهة مستخدم Gmail. تتوفّر بعض التصنيفات الشائعة في جميع حسابات Gmail ويمكن للمستخدمين إنشاء تصنيفات جديدة للمساعدة في تنظيم رسائلهم.
  • التصنيفات التي أنشأها النظام - تستخدم هذه التصنيفات بواسطة الأنظمة الخلفية في Gmail لتصنيف الرسائل. وهي تكون مرئية للمستخدمين.

تتحكم التصنيفات التي أنشأها النظام في كيفية عرض الرسائل على مستخدمي Gmail. مثلاً، قد يُطبِّق Gmail التصنيف الشؤون المالية على الرسائل التي تأتي من بنك المستخدم والتصنيف السفر على الرسائل التي تتضمن حجوزات الفنادق.

يستطيع Gmail التعامل مع أي التباس يتسبب فيه وجود تصنيفات من إنشاء المستخدم تتطابق من أخرى من إنشاء النظام وبالتالي يتمكن من عرض الرسائل بشكل مناسب ومع ذلك، لا يستطيع Vault تمييز التصنيفات التي أنشأها النظام من التصنيفات التي أنشأها المستخدم والتي تحمل نفس الاسم. قد يؤدي استخدام تصنيف أنشأه النظام للبحث عن الرسائل إلى عرض رسائل أكثر من المتوقع.

مثلاً، لنفترض أن مؤسسة تريد التحفظ على جميع البيانات المتعلقة بالشؤون المالية للشركة لمدة 7 سنوات:

  • يُطلب من الموظفين إنشاء تصنيف باسم الشؤون المالية وتطبيقه على الرسائل التي تتضمن معلومات مالية للشركة.
  • تُرسَل كشوف الحسابات المصرفية الشخصية لبعض الموظفين إلى حساباتهم في الشركة، ويُطبق Gmail تصنيفًا أنشأه النظام باسم الشؤون المالية على هذه الرسائل.

في هذا السيناريو، ستعرض عملية البحث التي تتضمن التصنيف label:finance الرسائل التي تحتوي على كشوف الحسابات الشخصية للموظفين.

نوصي بتوخي الحذر عند استخدام التصنيفات التالية في عملية بحث:

  • شخصي
  • اجتماعي
  • العرض الترويجي
  • الرسائل الترويجية
  • التحديثات
  • المنتديات
  • السفر
  • عمليات الشراء
  • الشؤون المالية
  • الكل
  • الإشاعات
  • محادثة
  • المحادثات
  • تم
  • مسودة
  • المسودات
  • مهم
  • البريد الوارد
  • أولوية منخفضة
  • أولوية منخفضة
  • تجاهل
  • تم تجاهله
  • مُثبَّت
  • مقروءة
  • تذكير
  • التذكيرات
  • مجدول
  • المرسَل
  • مؤجَّل
  • رسائل غير مرغوب فيها
  • التصيّد الاحتيالي
  • نجمة
  • مميَّزة بنجمة
  • مهمة
  • مهام Google
  • المهملات
  • الرحلات
  • غير مهم
  • غير مقروءة
  • البريد الصوتي
  • محفوظ

البحث عن رسائل Gmail وHangouts الكلاسيكي

  1. أنشئ مسألة قانونية جديدة أو انقر على مسألة حالية.
  2. في يمين الصفحة، انقر على بحث ثم انقر على البريد كنوع بيانات البحث.
  3. اختر مصدرًا:
    • جميع البيانات: البحث في جميع البيانات في مؤسستك.
    • البيانات المتحفظ عليها: البحث في جميع البيانات الخاضعة للتحفظ عليها حتى التقاضي لهذه المسألة القانونية.
    • البيانات التي لم تتم معالجتها: البحث في المحتوى الذي تم تحديده على أنه تمت معالجته جزئيًا.
  4. اختَر طريقة البحث:
    • جميع حسابات - البحث في جميع حسابات مستخدمي Vault المُرخَّصة في النطاق.
    • حسابات مُحدّدة - أدخل الحسابات للبحث في بيانات مستخدمين مُحدّدين. ويمكنك إدخال ما يصل إلى 500 حساب. يبحث هذا الحقل عن مرسل المغلف أو عنوان المستلم. استخدم "العبارات" للبحث حسب العنوان، أو المرسل، أو عنوان المستلم.
    • الوحدة التنظيمية—يمكنك البحث ضمن وحدة تنظيمية مُحدّدة. إذا اخترت وحدة تنظيمية ذات وحدات تنظيمية فرعية، سيتم البحث في جميع الوحدات التنظيمية الفرعية.
  5. (اختياري) أدخِل نطاق تاريخ الإرسال واختر منطقة زمنية.
    • إذا أدخلت تاريخ البدء، ستعرض Vault جميع الرسائل المُرسَلة في أو بعد التاريخ الذي أدخلته.
    • إذا أدخلت تاريخ الانتهاء، ستعرض Vault جميع الرسائل المُرسَلة في أو قبل التاريخ الذي أدخلته.
  6. (اختياري) استخدم العبارات لتحديد عبارة واحدة أو أكثر من عبارات البحث. ثم استخدم مُعامِلات البحث لإجراء عمليات البحث المُعقَّدة. ولا يمكن أن تزيد عبارات البحث عن 2000 حرف.
     
    نصيحة:  للبحث عن رسائل Hangouts الكلاسيكي، استخدم عبارة البحث is:chat.
  7. (اختياري) ضع علامة في مربع استبعاد المسودات لاستبعاد مسودات الرسائل من عملية البحث هذه. وفي حالة ترك المربع بدون تحديد، سيعرض Vault أي مسودات للرسائل تطابق معاييرك، بما في ذلك المسودات التي تم حفظها تلقائيًا.
  8. انقر على أحد الخيارات التالية:
    • بحث: لإجراء عملية بحث.
    • العدد: لعرض عدد الرسائل التي تُطابق طلب بحثك، إلى جانب عدد الحسابات التي تحتوي على رسائل مُطابِقة. يمكنك تنزيل ملف CSV يتضمن أسماء الحسابات وإجماليات الرسائل المطابقة لطلب البحث. تعرَّف على المزيد من المعلومات عن تقييم نطاق طلب البحث.
    • تصدير: لتخطّي المعاينة وتصدير نتائج البحث فورًا.
  9. (اختياري) انقر على السهم المتجه لأسفل بحث من أجل:
    • إعادة الضبط: لمحو نموذج البحث.
    • تكرار نموذج البحث: لفتح بحث آخر ضمن النموذج الحالي، والذي تمت تعبئته بالمعلومات التي أدخلتها مسبقًا.

معاينة نتائج البحث

عند فتح رسالة، يتم عرض سلاسل المحادثات بأكملها. وبالنسبة إلى سلاسل المحادثات الطويلة جدًا، لا يتم تضمين إلا أحدث 100 رسالة في المعاينة. ولا يمكنك معاينة الرسائل الأقدم من سلسلة المحادثات. ومع ذلك، يتم تضمين كل الرسائل التي تُطابق معايير البحث عند التصدير.

ملاحظة: لا تُصدّر Vault إلا الرسائل المطابقة لعبارات بحثك. يمكنك الرجوع وتعديل عبارات بحثك إذا كنت تريد تصدير رسائل أخرى من سلسلة المحادثات.

  • لعرض المعلومات الأساسية لرأس الرسالة، انقر على عرض التفاصيل.

    تفاصيل الرسالة الأساسية:
    • من
    • إلى
    • التاريخ
    • الموضوع
    • تصنيفات النظام — تعرض حالة الرسالة في حساب المستخدم:
      • غير مقروءة
      • البريد الوارد
      • رسائل غير مرغوب فيها
      • البريد المرسَل
      • تم فتحها
      • مسودة
      • المهملات
      • تم الحذف
      • المحادثات
    • تصنيفات المستخدم — تعرض أي تصنيفات طبَّقها المستخدم على الرسالة.
  • لعرض رسالة بالكامل، بما في ذلك جميع معلومات رأس الرسالة، انقر على الأصل.
  • تم إرسال الرسائل المميزة بعلامة تفعيل الوضع السري باستخدام الوضع السري في Gmail. يمكنك إخفاء محتويات الرسالة أو عرضها عند معاينة هذه الرسائل وطباعتها. تعرَّف على مزيد من المعلومات حول الوضع السري في Gmail.
  • لطباعة رسالة فردية، انقر على طباعة.
  • لطباعة كل الرسائل في محادثة، انقر على طباعة الكل.
  • بالنسبة للرسائل ذات المرفقات، يمكنك تنزيل الملفات المرفقة. وبالنسبة لبعض أنواع الملفات (مثل ‎.docx أو ‎.ppt أو ‎.pdf)، يمكنك مشاهدة المرفقات بدون تنزيلها. 
هل كان ذلك مفيدًا؟
كيف يمكننا تحسينها؟