Menggunakan Vault untuk menelusuri Google Drive, Meet & Sites

Google Vault ditujukan bagi administrator dan staf legal. Sebelum Anda dapat menggunakan Vault, admin Google Workspace harus menyiapkan akun Anda. Siapa administrator saya?

Sebagai bagian dari project eDiscovery data Google Workspace, Anda dapat menggunakan Google Vault untuk menelusuri item di Google Drive, termasuk drive bersama, rekaman Google Meet, dan situs Google Sites baru. Anda dapat menelusuri judul dan konten dari jenis file yang didukung. Anda juga dapat melihat pratinjau item dan mengekspor hasil penelusuran.

Yang harus diketahui sebelum melakukan penelusuran

Sebelum menelusuri pesan, sebaiknya Anda meninjau jenis data yang didukung untuk Drive, Meet, dan Sites, serta FAQ penelusuran Vault.

Luaskan semua | Ciutkan semua

Data yang ditelusuri

Ditelusuri:

Konten berbasis teks dan metadata file di Drive pengguna dan drive bersama
File eksternal yang dibagikan kepada pengguna Anda

Tidak ditelusuri:

Konten terenkripsi
File yang ditautkan
Tata letak email
Konten video, audio, gambar, ZIP, atau file biner
Video yang disinkronkan secara otomatis dari akun Google Currents pengguna

Metadata dan konten yang dapat ditelusuri

Untuk semua item, Anda dapat menelusuri judul, pemilik, tanggal terakhir diubah, dan metadata lainnya.

Untuk jenis file yang didukung, Anda dapat menelusuri kata dan frasa dalam konten file. Vault mengindeks 100 halaman pertama file teks dan 10 halaman pertama teks dalam PDF gambar.

Anda dapat menelusuri teks dalam jenis file berikut:

Google Dokumen, Spreadsheet, Slide, Formulir, dan Sites
Catatan: Komentar, saran edit yang disarankan, dan metadata tugas yang tidak terlihat langsung dalam dokumen tidak akan ditelusuri.
Microsoft Word, Excel, dan PowerPoint
PDF
HTML
TXT
RTF
SBV
XML OpenOffice™
Wireless Application Protocol (WAP)
Wireless Markup Language (WML)
Google Earth (KML)

Untuk mengetahui detail selengkapnya, buka Layanan dan jenis data yang didukung (bagian untuk Drive, Meet, dan Sites).

Bagaimana cara kerja penelusuran menurut akun, unit organisasi, atau drive bersama?

File yang ditelusuri Vault bergantung pada jenis penelusuran:

Jenis penelusuran	File yang ditelusuri
Akun tertentu atau Unit organisasi	Vault menelusuri: File yang dimiliki oleh akun File yang dibagikan langsung ke akun, termasuk file yang dimiliki pengguna di luar organisasi Anda File yang dibagikan langsung ke akun, termasuk file di drive bersama File dalam folder yang dibagikan langsung ke akun, termasuk folder di drive bersama File yang dibagikan dengan grup tempat akun menjadi anggotanya (jika grup memiliki kurang dari 200 anggota) File yang dibagikan kepada grup tempat akun menjadi anggota dan file yang dibuka oleh akun (jika grup memiliki 200 anggota atau lebih) File yang dibagikan kepada semua orang di organisasi atau secara publik saat akun dibuka (Opsional) File di drive bersama Vault hanya menelusuri file yang dibagikan secara langsung ke akun, atau file dalam folder yang dibagikan secara langsung ke akun. Drive bersama tidak disertakan kecuali jika Anda memilih untuk menambahkannya ke penelusuran. Jika Anda menyertakan drive bersama dalam penelusuran (saat Anda menelusuri berdasarkan akun atau berdasarkan unit organisasi), Vault akan menelusuri drive bersama tempat akun yang ditelusuri berada.
Drive bersama	Vault menelusuri semua file di drive bersama yang dipilih.

Jenis penelusuran

File yang ditelusuri

Akun tertentu
atau
Unit organisasi

Vault menelusuri:

File yang dimiliki oleh akun
File yang dibagikan langsung ke akun, termasuk file yang dimiliki pengguna di luar organisasi Anda
File yang dibagikan langsung ke akun, termasuk file di drive bersama
File dalam folder yang dibagikan langsung ke akun, termasuk folder di drive bersama
File yang dibagikan dengan grup tempat akun menjadi anggotanya (jika grup memiliki kurang dari 200 anggota)
File yang dibagikan kepada grup tempat akun menjadi anggota dan file yang dibuka oleh akun (jika grup memiliki 200 anggota atau lebih)
File yang dibagikan kepada semua orang di organisasi atau secara publik saat akun dibuka

(Opsional) File di drive bersama

Vault hanya menelusuri file yang dibagikan secara langsung ke akun, atau file dalam folder yang dibagikan secara langsung ke akun. Drive bersama tidak disertakan kecuali jika Anda memilih untuk menambahkannya ke penelusuran. Jika Anda menyertakan drive bersama dalam penelusuran (saat Anda menelusuri berdasarkan akun atau berdasarkan unit organisasi), Vault akan menelusuri drive bersama tempat akun yang ditelusuri berada.

Drive bersama

Vault menelusuri semua file di drive bersama yang dipilih.

Catatan: Penelusuran Vault tidak menyertakan folder atau pintasan Drive.

Menelusuri rekaman Meet serta chat, kehadiran, Tanya Jawab, log polling, dan catatan rapat terkait

Rekaman—Anda dapat menelusuri berdasarkan judul dan metadata rapat, seperti pemilik, ID rapat, dan waktu mulai rekaman. Jika teks diaktifkan untuk rapat, Vault akan menelusuri konten teks tersebut. Untuk membatasi agar Anda hanya menelusuri video, Anda dapat menggunakan istilah penelusuran type:video.
Log chat—Disimpan sebagai file SBV. Log chat berisi stempel waktu pesan menurut waktu mulai rekaman, nama depan dan belakang pengirim, serta teks pesan. Anda dapat menelusuri berdasarkan nama file, teks di log, dan metadata seperti waktu saat file dibuat.
Kehadiran—Disimpan sebagai file Google Spreadsheet. Log ini berisi nama peserta, email, dan durasi mereka berada dalam panggilan. Anda dapat menelusuri berdasarkan nama file, teks di log, dan metadata seperti waktu saat file dibuat.
Tanya Jawab dan log polling—Disimpan sebagai file Spreadsheet. Log ini berisi pertanyaan, jawaban, dan peserta. Anda dapat menelusuri berdasarkan nama file, teks di log, dan metadata seperti waktu saat file dibuat.
Catatan—Disimpan sebagai file Google Dokumen dan dibuat saat Anda menggunakan Buat catatan rapat di Google Kalender. Anda dapat menelusuri berdasarkan nama file, teks di catatan, dan metadata, seperti waktu saat file dibuat.

Pelajari rekaman Meet lebih lanjut

Bagaimana cara menelusuri situs?

Untuk membatasi hasil penelusuran Anda pada situs yang dibuat di Sites baru, masukkan istilah penelusuran type:site. Untuk mengecualikan situs, masukkan istilah penelusuran -type:site atau NOT type:site.

Jenis file apa saja yang dapat saya pratinjau dengan Vault untuk Drive?

Anda dapat melihat pratinjau jenis file berikut:

File yang dibuat menggunakan Google Dokumen, Spreadsheet, Slide, Sites, dan Gambar
File yang diupload seperti .docx, .pdf, dan .xlsx
Saat melihat pratinjau sebuah situs, Anda juga dapat melihat pratinjau link eksternal. Anda dapat melihat pratinjau file tersemat jika file mendukung pratinjau, seperti sheet atau dokumen tersemat, dan Anda memiliki hak istimewa akses ke file tersebut. Jika Anda tidak memiliki hak istimewa akses, Anda perlu menelusuri file tersemat secara langsung.

Anda tidak dapat melihat pratinjau file terenkripsi, video, atau konten file ZIP.

Menelusuri histori revisi file

Anda hanya dapat menelusuri versi file terbaru. Namun, Anda dapat memasukkan tanggal versi sebagai bagian dari penelusuran. Saat Anda memasukkan tanggal versi, Vault akan menelusuri versi file saat ini, tetapi Anda dapat melihat pratinjau dan mengekspor konten versi terakhir yang disimpan sebelum pukul 00.00 pada tanggal yang ditentukan. Anda dapat menetapkan zona waktu dalam kueri. Google Drive menyimpan versi file yang dibuat dengan Google Dokumen, Spreadsheet, Slide, Sites, dan Gambar.

Versi awal file yang sangat besar—kecuali file yang dibekukan—mungkin akan digabungkan untuk menghemat ruang penyimpanan. Jika menelusuri Vault menggunakan Drive, Anda tidak dapat mengakses versi awal. Sebaliknya, Anda mendapatkan versi paling awal yang tersedia.

Beberapa properti dilaporkan untuk versi saat ini, terlepas dari tanggal versi yang Anda tentukan. Properti ini mencakup judul, kepada siapa file dibagikan, waktu terakhir diubah, pemberi persetujuan dan status persetujuan, serta data lainnya dalam file metadata.xml Vault.

Ringkasan versi menyertakan komentar, yang tunduk pada kriteria berikut:

Komentar terbuka hanya disertakan jika organisasi Anda memiliki akses komentar atau edit ke dokumen. Komentar tidak disertakan jika Anda hanya memiliki akses lihat.
Komentar individu terbuka (komentar tanpa balasan) disertakan jika: 1) komentar dibuat pada tanggal versi, dan 2) teks yang dikomentari ada di versi tersebut (meskipun teks yang dikomentari saat ini telah dihapus). Komentar tidak disertakan dalam versi sebelum komentar dibuat.
Rangkaian komentar terbuka (komentar dengan balasan) disertakan secara keseluruhan jika: 1) komentar pertama dibuat pada tanggal versi, dan 2) teks yang dikomentari ada di versi tersebut (meskipun teks yang dikomentari saat ini telah dihapus). Misalnya, jika rangkaian komentar memiliki dua pesan yang dibuat pada 1 Oktober dan 5 Oktober, penelusuran dengan tanggal versi 2 Oktober berisi kedua komentar tersebut meskipun komentar pada 5 Oktober tidak ada pada saat itu.
Komentar yang diedit disertakan sebagaimana adanya saat ini, bukan komentar pada waktu pembuatan versi.
Komentar yang diselesaikan atau dihapus tidak disertakan dalam versi, meskipun komentar tersebut terbuka pada waktu pembuatan versi.

Dapatkah saya menelusuri unit organisasi teratas di organisasi saya?

Tidak. Anda tidak dapat menelusuri unit organisasi teratas. Pilih unit organisasi turunan atau akun perorangan. Anda dapat memeriksa Drive untuk menelusuri hingga total 5.000 akun (sebagai akun perorangan atau anggota unit organisasi).

Waktu pembuatan dan perubahan file yang diupload bergantung pada sumber file

Saat pertama kali diupload ke Google Drive, file diberi tanggal pembuatan dan tanggal modifikasi. Tanggal ini sama persis dengan tanggal pembuatan file lokal atau tanggal upload, bergantung pada cara file tersebut ditambahkan ke Drive.

Tabel berikut menunjukkan waktu yang digunakan untuk berbagai sumber:

Upload—Stempel waktu saat file telah diupload ke Drive
Lokal—Stempel waktu berdasarkan waktu pembuatan file asli di perangkat atau layanan sumber

Sumber file (klien)	Waktu pembuatan	Waktu perubahan
Aplikasi web	Upload	Sebelum 8 April 2020: Upload Setelah 8 April 2020: Lokal
Google Drive untuk desktop	Upload	Lokal
Backup & sinkronisasi	Upload	Lokal
iOS	Upload	Upload
Android	Upload	Upload
G Suite Migrate	Lokal	Lokal
Drive API	Dapat disetel oleh penelepon	Dapat disetel oleh penelepon

Menelusuri file di Drive

Login ke https://vault.google.com.
Klik Masalah. Anda menelusuri data di masalah, yang merupakan ruang kerja untuk project Vault Anda. Masalah memungkinkan Anda mengelompokkan pembekuan, penelusuran, dan ekspor terkait. Masalah tidak membatasi data yang dapat ditelusuri—semua data yang dapat Anda akses bisa ditelusuri dari masalah apa saja.
Jika masalah tempat Anda ingin menjalankan kueri penelusuran tersedia, klik masalah tersebut untuk membukanya. Jika tidak, buat masalah:
1. Klik Buat kasus.
2. Masukkan nama kasus dan (opsional) deskripsi.
3. Klik Buat.
Tab Telusuri akan terbuka.
Untuk layanan, pilih Drive.
Pilih data sumber yang akan ditelusuri:
- Semua data—Menelusuri semua pesan di organisasi.
- Data yang dibekukan—Hanya menelusuri pesan yang dibekukan untuk masalah tersebut.
Pilih entitas yang akan ditelusuri:
- Akun tertentu—Masukkan maksimal 5.000 alamat email akun.
- Unit organisasi—Menelusuri semua akun di unit organisasi tertentu. Pada dialog yang terbuka, pilih unit organisasi.
  Jika Anda memilih unit organisasi dengan unit organisasi turunan, akun di unit organisasi turunan juga akan ditelusuri. Unit organisasi harus memiliki kurang dari 5.000 anggota, termasuk unit organisasi turunan.
- Drive bersama—Menelusuri satu atau beberapa drive bersama:
  Pilih drive bersama, lalu klik Tambahkan. Jika memiliki banyak drive bersama dan daftarnya memiliki penomoran halaman, pilihan Anda dipertahankan saat Anda mengubah halaman. Jika Anda mencentang kotak Pilih semua di bagian atas daftar, kotak itu hanya memilih halaman saat ini. Anda juga dapat menelusuri daftar menurut email anggota atau nama drive bersama.
  1. Untuk memfilter daftar menurut alamat email anggota:
    1. Klik Temukan menurut email anggota.
    2. Masukkan satu atau beberapa akun.
    3. Klik Temukan.
  2. Untuk memfilter daftar menurut nama drive bersama (jika organisasi Anda memiliki kurang dari 1.000 drive bersama):
    1. Klik Filter berdasarkan nama, lalu masukkan huruf pada nama drive bersama. Misalnya, pr cocok dengan drive bersama bernama “Project penjualan”, “Project Pemasaran”, dan “Pengelolaan produk”, tetapi tidak untuk “Perbaikan”.
      Daftar yang diberi nomor halaman akan otomatis diperbarui saat Anda menambahkan huruf.
    2. Centang kotak atau beberapa kotak klik Enter.
  3. Untuk menemukan drive bersama berdasarkan nama (jika organisasi Anda memiliki lebih dari 1.000 drive bersama):
    1. Klik Cari berdasarkan nama drive bersama.
    2. Masukkan satu atau beberapa kata di dalam nama drive bersama. Catatan: Kata harus tepat dan lengkap. Misalnya, pemasaran, project cocok dengan drive bersama bernama "Project pemasaran Q4'22" dan "Project untuk pemasaran". Kata tidak cocok dengan drive bersama bernama “Arsip project pemasaran” karena “project” tidak diakhiri dengan “s”. Demikian pula, ma tidak cocok dengan salah satu drive bersama ini karena hanya merupakan bagian dari kata, bukan kata yang lengkap.
    3. Klik Temukan.
- Sites—Menelusuri situs berdasarkan URL.
  1. Pada dialog yang terbuka, masukkan satu atau beberapa situs URL yang dipublikasikan, dipisahkan dengan tanda koma. Format URL-nya adalah sites.google.com/domain/nama-situs. Catatan: Anda tidak dapat melakukan penelusuran berdasarkan URL halaman, hanya berdasarkan URL situs. Anda tidak dapat melakukan penelusuran berdasarkan URL untuk situs yang dibagikan oleh organisasi eksternal.
  2. Klik Cari.
  3. Dalam daftar situs, pilih situs yang ingin disertakan dalam penelusuran Anda, lalu klik Tambahkan.
(Opsional) Jika Anda menelusuri akun atau unit organisasi, untuk menyertakan file dalam drive bersama, klik Sertakan item dari drive bersama .
(Opsional) Pilih zona waktu.
(Opsional) Masukkan rentang untuk Tanggal diubah.
- Jika Anda memasukkan tanggal mulai, Vault akan menampilkan semua item yang diubah pada atau setelah tanggal tersebut.
- Jika Anda memasukkan tanggal akhir, Vault akan menampilkan semua item yang diubah pada atau sebelum tanggal tersebut.
(Opsional) Di Istilah, masukkan satu atau beberapa istilah penelusuran:
- Untuk menelusuri satu atau beberapa kata kunci dalam konten, judul, atau metadata, masukkan kata yang dipisahkan spasi. Misalnya, sasaran project.
- Untuk menelusuri frasa, masukkan kata dalam tanda kutip. Misalnya, "sasaran project".
- Untuk menelusuri menurut akun, aktivitas berbagi, nama item, jenis item, atau tanggal modifikasi, gunakan operator penelusuran.
Istilah penelusuran tidak boleh lebih dari 2.000 karakter.
(Opsional) Untuk mengambil versi file yang dibuat di Google Dokumen, Spreadsheet, Slide, Sites, dan Gambar yang disimpan pada tanggal tertentu, masukkan Tanggal versi. Untuk mengetahui detailnya, buka bagian histori versi di halaman ini.
(Opsional) Untuk menelusuri file yang dienkripsi sisi klien saja atau mengecualikannya dari penelusuran, klik Opsi penelusuran lanjutan, lalu pilih file yang akan ditelusuri (defaultnya adalah semua file). Catatan: Opsi ini hanya tersedia jika Enkripsi sisi klien Google Workspace diaktifkan.
Klik salah satu opsi berikut:
- Telusuri—Menjalankan penelusuran dan menampilkan daftar item yang cocok dengan kueri Anda.
- Ekspor—Langsung mengekspor hasil penelusuran tanpa melihat pratinjaunya. Pelajari ekspor lebih lanjut.
Setelah penelusuran atau ekspor selesai, Anda dapat melakukan tindakan berikut:
- Untuk mengedit penelusuran, klik Luaskan.
- Untuk membuka pratinjau item, klik item. Catatan: Dalam daftar hasil Anda, file yang dienkripsi sisi klien memiliki ikon Terenkripsi di sebelahnya.
- Untuk mengekspor hasil penelusuran, klik Ekspor. Pelajari ekspor lebih lanjut.
- Untuk menyimpan kueri, klik Simpan. Pelajari kueri tersimpan lebih lanjut.
- Untuk mengosongkan semua kolom dan memulai penelusuran baru, klik Kosongkan.

Melihat pratinjau hasil penelusuran

Setelah Anda menjalankan penelusuran, Anda dapat meninjau dan mendownload item yang cocok dengan kueri Anda.

Pratinjau didukung untuk file Google seperti Dokumen, Spreadsheet, Slide, Sites, dan Gambar, serta jenis umum lainnya seperti PDF, DOCX, dan XLSX. Anda tidak dapat melihat pratinjau file ZIP, biner, video, atau file yang dienkripsi. Di file Google, Anda tidak dapat melihat pratinjau komentar, pengeditan yang disarankan, atau histori revisi.

Catatan: Fungsi IMAGE Google Spreadsheet dapat mereferensikan gambar berdasarkan URL, seperti "https://www.example.com/images/logo.jpg". Saat Anda melihat pratinjau spreadsheet di Vault, gambar diambil secara real time dari sumber tersebut. Untuk gambar yang diupload atau dimasukkan ke dalam spreadsheet, Vault akan menyimpan dan menampilkan gambar yang tersedia pada tanggal yang ditentukan di penelusuran Anda.

Untuk melihat pratinjau item, klik item di daftar hasil penelusuran.
- Untuk jenis file yang didukung, pratinjau item akan terbuka.
- Untuk jenis file yang tidak didukung dalam pratinjau, Vault akan menampilkan error tetapi Anda masih dapat mendownload item tersebut.
Untuk mendownload item dari pratinjau, klik Lainnya Download.

Apakah ini membantu?

Bagaimana cara meningkatkannya?