Usar Vault para hacer búsquedas en Google Drive, Meet y Sites

Google Vault es una herramienta para administradores y personal de departamentos legales. Para usar Vault, tu administrador de Google Workspace debe configurar tu cuenta. ¿Quién es mi administrador?

Como parte de tus proyectos de descubrimiento electrónico de datos de Google Workspace, puedes utilizar Google Vault para buscar elementos en Google Drive, incluidas unidades compartidas, así como en grabaciones de Google Meet y en sitios creados con la nueva versión de Google Sites. Puedes buscar en los títulos y el contenido de los tipos de archivos compatibles. También puedes previsualizar los elementos y exportar los resultados de búsqueda.

Cosas que debes tener en cuenta antes de hacer búsquedas

Antes de buscar mensajes, te recomendamos revisar los tipos de datos admitidos en Drive, Meet y Sites, así como las preguntas frecuentes acerca de la búsqueda de Vault.

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Qué datos se buscan

Se busca:

• Contenido basado en texto y metadatos de archivos de las unidades de Drive y unidades compartidas de los usuarios
• Archivos externos compartidos con tus usuarios

No se busca:

• Contenido cifrado
• Archivos enlazados
• Plantillas de correo
• Contenido de archivos de vídeo, audio, imagen, ZIP o binarios
• Vídeos sincronizados automáticamente desde la cuenta de Google Currents de un usuario

Contenido y metadatos disponibles para búsquedas

Puedes buscar elementos por el título, el propietario, la fecha de la última modificación y otros metadatos.

Con algunos tipos de archivos, también puedes buscar por las palabras y las frases que contengan. Vault indexa las 100 primeras páginas de los archivos de texto y las 10 primeras páginas de texto de los archivos PDF de imagen.

Puedes buscar texto en los siguientes tipos de archivos:

• Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Formularios y Sites de Google

  Nota: En el caso de los comentarios, los cambios sugeridos y los metadatos de tareas que no se ven directamente en el documento, no se buscan.

• Microsoft Word, Excel y PowerPoint
• PDF
• HTML
• TXT
• RTF
• SBV
• OpenOffice™ XML
• Protocolo de aplicaciones inalámbricas (WAP)
• Lenguaje de marcas inalámbrico (WML)
• Google Earth (KML)

Consulta más información en el artículo Servicios y tipos de datos admitidos (secciones de Drive, Meet y Sites).

¿Cómo funcionan las búsquedas por cuenta, unidad organizativa o unidades compartidas?

El tipo de búsqueda determina los archivos en los que Vault hace búsquedas:

Tipo de búsqueda	Archivos objeto de la búsqueda
Cuentas concretas o Unidad organizativa	Vault hace las búsquedas en: Archivos propiedad de la cuenta. Archivos compartidos directamente con la cuenta, incluyendo los archivos que sean propiedad de usuarios ajenos a tu organización. Archivos compartidos directamente con la cuenta, incluidos los de unidades compartidas Los archivos de las carpetas compartidas directamente con la cuenta, incluidas las carpetas de unidades compartidas Archivos compartidos con un grupo al que pertenece la cuenta (si el grupo tiene menos de 200 miembros). Archivos que se han compartido con un grupo al que pertenece la cuenta y se han abierto con ella (si el grupo tiene 200 miembros o más). Archivos que se han compartido con todos los miembros de la organización o públicamente y se han abierto con la cuenta. (Opcional) Archivos almacenados en unidades compartidas Vault solo hace búsquedas de archivos que se han compartido directamente con una cuenta o en carpetas que se han compartido directamente con una cuenta. Las unidades compartidas no se incluyen de ningún otro modo, a menos que decidas añadirlas a tu búsqueda. Si incluyes unidades compartidas en una búsqueda (por cuenta o por unidad organizativa), Vault hace búsquedas en las unidades compartidas a las que pertenece la cuenta en cuestión.
Unidades compartidas	Vault hace búsquedas en todos los archivos almacenados en las unidades compartidas que se seleccionen.

Nota: Las búsquedas de Vault no incluyen carpetas ni accesos directos a Drive.

Buscar grabaciones de Meet y datos de chats, asistencia, preguntas, registros de encuestas y notas de las reuniones asociados

• Grabaciones: puedes buscar por título de la reunión y metadatos como el propietario, el ID de reunión y la hora de inicio de la grabación. Si los subtítulos están activados en la reunión, Vault hace búsquedas en su contenido. Para limitar la búsqueda solo a vídeos, puedes usar el término de búsqueda type:video.
• Registros de Chat: se guardan como un archivo SBV. Los registros de chat contienen las marcas de tiempo de los mensajes asociadas a la hora de inicio de la grabación, el nombre y los apellidos de los remitentes y el texto del mensaje. Puedes buscar por nombre de archivo, por texto del registro y por metadatos, como cuándo se creó el archivo.
• Asistencia: se guardan como un archivo de Hojas de cálculo de Google. Estos registros contienen los nombres, los correos electrónicos y el tiempo que los participantes estuvieron en la llamada. Puedes buscar por nombre de archivo, por texto del registro y por metadatos, como cuándo se creó el archivo.
• Registros de preguntas y encuestas: se guardan como un archivo de Hojas de cálculo. Estos registros contienen las preguntas, las respuestas y los participantes. Puedes buscar por nombre de archivo, por texto del registro y por metadatos, como cuándo se creó el archivo.
• Notas: se guardan como archivos de Documentos de Google y se crean al usar Tomar notas de la reunión en Google Calendar. Puedes buscar por nombre de archivo, por texto de la nota y por metadatos, como cuándo se creó el archivo.

Más información sobre las grabaciones de Meet

¿Cómo puedo buscar sitios?

Para limitar los resultados de búsqueda de modo que solo incluyan sitios creados con la nueva versión de Sites, usa el término de búsqueda type:site. Para excluir sitios, utiliza los términos de búsqueda -type:site o NOT type:site.

¿Qué tipos de archivos almacenados en Drive puedo previsualizar con Vault?

Puedes previsualizar los siguientes tipos de archivos:

• Archivos creados en Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Sites y Dibujos de Google
• Archivos subidos, como .docx, .pdf y .xlsx
• Cuando previsualizas un sitio, también puedes previsualizar enlaces externos. Si en el sitio hay archivos insertados, puedes previsualizarlos, siempre y cuando admitan esta función (por ejemplo, porque son hojas de cálculo o documentos) y tengas permiso para acceder a ellos. Si no tienes permiso, tendrás que buscar los archivos insertados directamente.

No puedes previsualizar archivos cifrados, vídeos ni el contenido de archivos ZIP.

Buscar en el historial de revisión de un archivo

Solo puedes buscar en la versión más reciente de un archivo. Sin embargo, en tus búsquedas puedes incluir la fecha de la versión que quieres encontrar. Cuando escribes una fecha de versión, Vault busca la versión actual del archivo, pero puedes previsualizar y exportar el contenido de la última versión guardada antes de las 0:00 de la fecha indicada. Debes definir la zona horaria en la consulta. Google Drive conserva las versiones de los archivos creados con Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Sites y Dibujos de Google.

Las versiones anteriores de archivos muy grandes (excepto los archivos que estén sujetos a una retención) pueden combinarse para ahorrar espacio de almacenamiento. Si haces búsquedas en Vault con Drive, no podrás acceder a las versiones anteriores, sino la versión combinada más antigua disponible.

Sea cual sea la fecha que especifiques, algunas de las propiedades de los documentos serán siempre las de la última versión, como el título, con quién se ha compartido, cuándo se modificó por última vez, los aprobadores, el estado de aprobación y otros datos del archivo metadata.xml de Vault.

En la vista general de esas versiones se muestran también los comentarios, siempre que cumplan los criterios siguientes:

• Los comentarios abiertos solo se incluyen si tu organización tiene permiso para editar o comentar el documento. Si tienes acceso de solo lectura, los comentarios no se incluyen.
• Los comentarios abiertos, es decir, los que no tienen respuesta, se incluyen si cumplen los siguientes criterios: 1) el comentario se ha creado en la fecha de la versión, y 2) el texto asociado a ese comentario estaba presente en esa versión (aunque ese texto se haya eliminado después). No se incluyen comentarios creados después de la versión especificada.
• Las conversaciones abiertas, es decir, los comentarios que tienen respuesta, se incluyen en su totalidad si cumplen los siguientes criterios: 1) el primer comentario se ha creado en la fecha de la versión, y 2) el texto asociado a ese comentario estaba presente en esa versión (aunque ese texto se haya eliminado después). Por ejemplo, si una conversación tiene un mensaje creado el 1 de octubre y otro el día 5 del mismo mes, una búsqueda de la versión del 2 de octubre contendrá ambos comentarios aunque el comentario del 5 de octubre aún no estuviera presente en esa fecha.
• Los comentarios editados se incluyen tal como aparecen en el archivo actual, no en el de la fecha especificada.
• Si los comentarios se han resuelto o eliminado, no aparecerán en los archivos de esa búsqueda aunque siguieran abiertos en la fecha especificada.

¿Puedo buscar en el nivel organizativo superior de mi organización?

No, no puedes hacer búsquedas en el nivel organizativo superior. Selecciona una unidad organizativa secundaria o cuentas concretas. En Drive, puedes buscar en un máximo de 5000 cuentas, ya sean cuentas concretas o miembros de unidades organizativas.

La hora de creación y modificación de un archivo subido depende del origen del archivo

Cuando un archivo se sube por primera vez a Google Drive, se le asigna una fecha de creación y una fecha de modificación. Estas fechas coinciden con la fecha de creación del archivo local o con la fecha de subida, según cómo se haya añadido el archivo a Drive. 

En la siguiente tabla se muestra la hora que se utiliza para varias fuentes:

• Subida: la marca de tiempo es la del momento de subida del archivo a Drive.
• Local: la marca de tiempo de la hora de creación del archivo original en el dispositivo o servicio de origen.

Origen del archivo (cliente)	Hora de creación	Hora de modificación
Una aplicación web	Subir	Antes del 8 de abril del 2020: subida Después del 8 de abril del 2020: local
Google Drive para ordenadores	Subir	Local
Copia de seguridad y sincronización	Subir	Local
iOS	Subir	Subir
Android	Subir	Subir
G Suite Migrate	Local	Local
API de Drive	Puede definirla el llamador	Puede definirla el llamador

Buscar archivos en Drive

1. Inicia sesión en https://vault.google.com.
2. Haz clic en Asuntos. Para buscar datos se utilizan asuntos, que son espacios de trabajo de tus proyectos de Vault. Los asuntos te permiten agrupar retenciones, búsquedas y exportaciones relacionadas. Los asuntos no restringen los datos que puedes buscar, ya que todos los datos a los que se puede acceder se pueden buscar desde cualquier asunto.
3. Si el asunto en el que quieres ejecutar la consulta de búsqueda ya existe, haz clic en él para abrirlo. De lo contrario, crea un asunto:
   1. Haz clic en Crear asunto.
   2. Introduce el nombre del asunto y, si quieres, una descripción.
   3. Haz clic en Crear.

   Se abre la pestaña Buscar.

4. Como servicio, selecciona Drive.
5. Selecciona los datos de origen que quieres buscar:
   • Todos los datos: busca en todos los mensajes de tu organización.
   • Datos retenidos: busca solo en los mensajes del asunto que tengan retenciones aplicadas.
6. Selecciona la entidad en la que quieres realizar la búsqueda:
   • Cuentas concretas: introduce hasta 5000 direcciones de correo electrónico de cuenta.
   • Unidad organizativa: busca en todas las cuentas de una unidad organizativa concreta. En el cuadro de diálogo que se abre, selecciona una unidad organizativa.

     Si eliges una que tenga unidades organizativas secundarias, se buscará en las cuentas de todas ellas. La unidad organizativa debe tener menos de 5000 miembros, incluidas las unidades organizativas secundarias.

   • Unidades compartidas: busca en una o varias unidades compartidas. 

     Selecciona las unidades compartidas y haz clic en Añadir. Si tienes muchas unidades compartidas y la lista está dividida en varias páginas, la selección se mantiene a medida que cambias de página. Si marcas la casilla "Seleccionar todo" en la parte superior de la lista, solo se seleccionará la página actual. También puedes buscar en la lista por correo de un miembro o por el nombre de la unidad compartida.

     1. Para filtrar la lista por la dirección de correo de un miembro, sigue estos pasos:
        1. Haz clic en Buscar por correo de miembro.
        2. Introduce una o varias cuentas.
        3. Haz clic en Buscar.
     2. Para filtrar la lista por el nombre de la unidad compartida (disponible si tu organización tiene menos de 1000 unidades compartidas):
        1. Haz clic en Filtrar por nombre e introduce letras en el nombre de la unidad compartida. Por ejemplo, pr busca coincidencias en las unidades compartidas llamadas "Proyectos de ventas", "Proyectos de marketing" y "Gestión de productos", pero no en "Reparaciones".

           La lista dividida por páginas se actualiza automáticamente a medida que se añaden letras.

        2. Marca o desmarca las casillas Intro.

     3. Para buscar la unidad compartida por nombre (disponible si tu organización tiene más de 1000 unidades compartidas):
        1. Haz clic en Buscar por nombre de unidad compartida.
        2. Introduce una o varias palabras en el nombre de la unidad compartida. Nota: Las palabras deben ser exactas y completas. Por ejemplo, marketing, proyectos encuentra coincidencias entre unidades compartidas llamadas "Proyectos de marketing T4 2022" y "Proyectos de marketing". No coincide con una unidad compartida llamada "Archivo de proyecto de marketing", ya que "proyecto" no termina con una "s". Del mismo modo, ma no encuentra ninguna coincidencia, ya que solo es parte de una palabra, no la palabra completa.
        3. Haz clic en Buscar.
   • Sites: busca sitios por su URL.
     1. En el cuadro de diálogo que se abre, escribe una o varias URLs de sitios publicados separadas por comas. El formato de las URLs es sites.google.com/dominio/nombre-del-sitio. Nota: No puedes buscar por la URL de páginas concretas, solo por la URL de los sitios. No puedes buscar por URL los sitios que hayan compartido organizaciones externas.
     2. Haz clic en Buscar.
     3. En la lista de sitios, selecciona los que quieras incluir en la búsqueda y haz clic en Añadir.
7. (Opcional) Si buscas en cuentas o en una unidad organizativa, para ampliar la búsqueda a los archivos de unidades compartidas, haz clic en Incluir elementos de unidades compartidas .
8. (Opcional) Selecciona una zona horaria.
9. (Opcional) Introduce un intervalo en Fecha de modificación.
   • Si introduces una fecha de inicio, Vault devolverá todos los elementos modificados de esa fecha en adelante.
   • Si introduces una fecha de finalización, Vault devolverá todos los elementos modificados ese día o antes.
10. (Opcional) En Términos, introduce uno o más términos de búsqueda:
    • Para buscar una o varias palabras clave en el contenido, el título o los metadatos, introduce palabras separadas por espacios. Por ejemplo, objetivos del proyecto.
    • Para buscar una frase, escribe las palabras entre comillas. Por ejemplo, "objetivos del proyecto".
    • Para buscar por cuenta, uso compartido, nombre del elemento, tipo de elemento o fecha de modificación, utiliza operadores de búsqueda.

    Los términos de búsqueda no pueden superar los 2000 caracteres.

11. (Opcional) Para obtener versiones de archivos creados en Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y Dibujos de Google, así como en sitios en Google Sites, y que se hayan guardado en una fecha concreta, introduce un valor en Fecha de la versión. Para obtener más información, en esta página, consulta la sección sobre el historial de versiones.
12. (Opcional) Para buscar solo archivos cifrados por parte del cliente o excluirlos de la búsqueda, haz clic en Opciones de búsqueda avanzada y selecciona los archivos que quieres buscar (el valor predeterminado es "todos los archivos"). Nota: Esta opción solo está disponible si está activado el cifrado del lado del cliente de Google Workspace.
13. Haz clic en una de estas opciones:
    • Buscar: te permite ejecutar la búsqueda y obtener una lista de elementos que coincidan con tu consulta.
    • Exportar: puedes exportar directamente los resultados de búsqueda sin abrir la vista previa. Más información sobre las exportaciones
14. Una vez completada la búsqueda o exportación, puedes hacer lo siguiente:
    • Si quieres editar la búsqueda, haz clic en Mostrar.
    • Para abrir una vista previa de un elemento, haz clic en él. Nota: En la lista de resultados, los archivos cifrados del lado del cliente tienen un icono de cifrado junto a ellos.
    • Si quieres crear una exportación de los resultados de búsqueda, haz clic en Exportar. Más información sobre las exportaciones
    • Para guardar la consulta, haz clic en Guardar. Más información sobre las consultas guardadas
    • Para borrar todos los campos e iniciar una nueva búsqueda, haz clic en Borrar.

Previsualizar los resultados de búsqueda

Después de ejecutar una búsqueda, puedes revisar y descargar los elementos que coincidan con tu consulta.

Puedes previsualizar archivos de Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y Dibujos de Google, así como de Google Sites, y también otros tipos de archivo habituales, como PDF, DOCX y XLSX. No puedes previsualizar archivos ZIP, binarios, cifrados ni de vídeo. En los archivos de Google, no puedes previsualizar los comentarios, los cambios sugeridos ni el historial de revisiones.

Nota: La función IMAGE de Hojas de cálculo de Google puede hacer referencia a una imagen por URL, como "https://www.example.com/images/logo.jpg". Cuando previsualizas la hoja de cálculo en Vault, la imagen se obtiene en tiempo real del archivo de origen. En el caso de las imágenes subidas o insertadas en la hoja de cálculo, Vault almacena y muestra la imagen que estaba disponible en la fecha que has especificado en la búsqueda.

1. Para revisar un elemento de la lista de resultados de búsqueda, haz clic en él.
   • Con los tipos de archivo admitidos, se abre una vista previa del elemento.
   • Si se trata de tipos de archivo que no se admiten en la vista previa, Vault muestra un error, pero puedes descargar el elemento igualmente.
2. Para descargar un elemento desde la vista previa, haz clic en Más  Descargar.