استخدام أداة Vault للبحث في بيانات Google Drive وMeet و"مواقع Google"

Google Vault هو أداة مخصّصة للمشرفين والموظفين القانونيين. وقبل أن تتمكّن من استخدام Vault، يجب على مشرف Google Workspace إعداد حسابك. من هو مشرفي؟

كجزء من مشاريع "جمع الأدلة الإلكترونية" للبيانات في Google Workspace، يمكنك استخدام أداة Google Vault للبحث عن العناصر في Google Drive، بما في ذلك مساحات التخزين السحابي المشتركة وتسجيلات Google Meet والمواقع الإلكترونية الجديدة في "مواقع Google". يمكنك البحث في العناوين ومحتوى الملفات ذات الأنواع المتوافقة. ويمكنك أيضًا معاينة العناصر وتصدير نتائج البحث.

أمور ينبغي معرفتها قبل البحث

قبل البحث عن الرسائل، ننصحك بمراجعة أنواع البيانات المتوفّرة في Drive وMeet و"مواقع Google" ومراجعة الأسئلة الشائعة حول البحث في Vault.

توسيع الكل  |  تصغير الكل

البيانات التي يتم البحث فيها

البيانات التي يتم البحث فيها:

• المحتوى المستند إلى النص والبيانات الوصفية للملفات في مساحات Drive ومساحات التخزين السحابي المشتركة للمستخدمين
• الملفات الخارجية التي تتم مشاركتها مع المستخدمين

البيانات التي لا يتم البحث فيها:

• المحتوى المشفّر
• الملفات المرتبطة
• تنسيقات البريد الإلكتروني
• محتوى الفيديو أو الصوت أو الصورة أو ZIP أو الملفات الثنائية
• الفيديوهات التي تتم مزامنتها تلقائيًا من حساب مستخدم على Google Currents

المحتوى والبيانات الوصفية القابلة للبحث

بالنسبة إلى جميع العناصر، يمكنك البحث عن العنوان والمالك وتاريخ آخر تعديل وبيانات وصفية أخرى.

بالنسبة إلى أنواع الملفات المتوافقة، يمكنك البحث عن كلمات وعبارات ضمن محتوى الملفات. تفهرِِّس أداة Vault أول 100 صفحة من الملفات النصية وأول 10 صفحات من النص في ملفات PDF المُصوَّرة.

يمكنك البحث في النص ضمن أنواع الملفات التالية:

• "مستندات Google" و"جداول بيانات Google" و"العروض التقديمية من Google" و"نماذج Google" و"مواقع Google"

  ملاحظة: لا يمكن البحث عن التعليقات والتعديلات المقترَحة والبيانات الوصفية للمهام غير الظاهرة مباشرةً في المستند.

• Microsoft Word , وExcel, وPowerPoint
• PDF
• HTML
• TXT
• RTF
• SBV
• OpenOffice™ XML
• بروتوكول التطبيقات اللاسلكية (WAP)
• اللغة الترميزية اللاسلكية (WML)
• Google Earth ‏(KML)

لمزيد من التفاصيل، يُرجى الانتقال إلى الخدمات وأنواع البيانات المتوافقة (أقسام Drive وMeet و"مواقع Google").

كيف تعمل عمليات البحث حسب الحساب أو الوحدة التنظيمية أو مساحات التخزين السحابي المشتركة؟

تعتمد الملفات التي تبحث فيها Vault على نوع البحث:

نوع البحث	الملفات التي يتم البحث فيها
حسابات مُحدَّدة أو وحدة تنظيمية	تبحث Vault في: الملفات المملوكة للحساب الملفات التي تمت مشاركتها مباشرةً مع الحساب، بما في ذلك الملفات التي يملكها مستخدمون من خارج مؤسستك الملفات التي تمت مشاركتها مباشرةً مع الحساب، بما في ذلك الملفات التي في مساحات التخزين السحابي المشتركة الملفات في المجلدات التي تمت مشاركتها مباشرةً مع الحساب، بما في ذلك المجلدات التي في مساحات التخزين السحابي المشتركة الملفات التي تمت مشاركتها مع مجموعة يكون الحساب عضوًا فيها (إذا كانت المجموعة تضم أقل من 200 عضو) الملفات التي تمت مشاركتها مع مجموعة يكون الحساب عضوًا فيها والتي فتحها الحساب (إذا كانت المجموعة تضم 200 عضو أو أكثر) الملفات التي تمت مشاركتها مع جميع المستخدمين في المؤسسة أو بشكل علني والتي فتحها الحساب (اختياري) الملفات في مساحات التخزين السحابي المشتركة لا تبحث Vault إلّا في الملفات أو الملفات في المجلدات التي تمت مشاركتها مباشرةً مع حساب. وبخلاف ذلك، لا يتم تضمين مساحات التخزين السحابي المشتركة ما لم تختَر إضافتها إلى البحث. في حال تضمين مساحات تخزين سحابي مشتركة في البحث (عند البحث حسب الحساب أو حسب الوحدة التنظيمية)، تبحث أداة Vault في مساحات التخزين السحابي المشتركة التي ينتمي إليها الحساب الذي تم البحث فيه.
مساحات التخزين السحابي المشتركة	تبحث Vault في جميع الملفات في مساحات التخزين السحابي المشتركة المحدّدة.

ملاحظة: لا يشمل بحث Vault مجلدات أو اختصارات Drive.

البحث عن تسجيلات Meet والمحادثات والحضور والأسئلة والأجوبة وسجلّات الاستطلاعات وملاحظات الاجتماع المتعلقة بها

• التسجيلات: يمكنك البحث حسب عنوان الاجتماع والبيانات الوصفية، مثل المالك ومعرّف الاجتماع ووقت بدء التسجيل. في حال تفعيل الترجمة والشرح للاجتماع، تبحث أداة Vault في محتوى الترجمة والشرح. ولقصر البحث على الفيديوهات فقط، يمكنك استخدام عبارة البحث type:video.
• سجلّات المحادثات: تُحفظ في ملف SBV. تحتوي سجلّات المحادثة على طوابع زمنية للرسائل، وتكون ذات صلة بوقت بدء التسجيل، والاسم الأول واسم العائلة للمُرسِلين، ونص الرسالة. يمكنك البحث حسب اسم الملف، والنص في السجل، والبيانات الوصفية، مثل وقت إنشاء الملف.
• الحضور يُحفظ كملف في "جداول بيانات Google". تحتوي السجلات على أسماء المشاركين وعناوين بريدهم الإلكتروني والمدة الزمنية التي استغرقوها في المكالمة. يمكنك البحث حسب اسم الملف، والنص في السجل، والبيانات الوصفية، مثل وقت إنشاء الملف.
• سجلات سين وجيم واستطلاعات الرأي: تُحفظ كملف في "جداول بيانات Google". تحتوي السجلات على الأسئلة والأجوبة والمشاركين بها. يمكنك البحث حسب اسم الملف، والنص في السجل، والبيانات الوصفية، مثل وقت إنشاء الملف.
• ملاحظات: يُحفظ الملف كملف في "مستند Google" ويتم إنشاؤه عند استخدام ميزة تدوين ملاحظات الاجتماع في "تقويم Google". يمكنك البحث حسب اسم الملف والنص في الملاحظات والبيانات الوصفية، مثل وقت إنشاء الملف.

مزيد من المعلومات عن تسجيلات Meet

كيف يمكنني البحث عن المواقع الإلكترونية؟

لقصر نتائج البحث على المواقع التي تم إنشاؤها في الإصدار الجديد من "مواقع Google"، أدخِل عبارة البحث type:site. لاستبعاد المواقع الإلكترونية، أدخِل عبارة البحث -type:site أو NOT type:site.

ما أنواع الملفات التي يُمكنني معاينتها باستخدام أداة Vault لخدمة Drive؟

يمكنك معاينة أنواع الملفات التالية:

• الملفات التي تم إنشاؤها باستخدام "مستندات Google" و"جداول بيانات Google" و"العروض التقديمية من Google" و"مواقع Google" و"رسومات Google"
• الملفات التي تم تحميلها مثل .docx و.pdf و.xlsx
• عند معاينة أحد المواقع، يمكنك أيضًا معاينة الروابط الخارجية. ويمكنك معاينة الملفات المضمَّنة إذا كانت متوافقة مع المعاينة، مثل جدول بيانات أو مستند مضمَّن، وكان لديك امتيازات وصول إلى الملف. إذا لم يكن لديك امتيازات الوصول، عليك البحث عن الملف المضمّن مباشرةً.

لا يمكنك معاينة الملفات أو الفيديوهات المشفّرة أو محتوى ملفات ZIP.

البحث في سجلّ النُسخ السابقة من ملف

يمكنك البحث في أحدث نسخة فقط من الملف. يمكنك رغم ذلك إدخال تاريخ النسخة كجزء من بيانات البحث. عند إدخال تاريخ نسخة، تبحث أداة Vault في النسخة الحالية من الملف، ولكن يمكنك معاينة واستيراد محتوى آخر نسخة تم حفظها قبل 12:00 منتصف الليل من التاريخ المحدّد. ويمكنك تحديد المنطقة الزمنية في طلب البحث. يحتفظ Google Drive بنُسخ الملفات التي تم إنشاؤها باستخدام "مستندات Google" و"جداول بيانات Google" و"العروض التقديمية من Google" و"مواقع Google" و"رسومات Google".

قد يتم دمج النُسخ السابقة من الملفات الكبيرة جدًا، باستثناء الملفات الخاضعة لعملية تجميد البيانات، بغرض توفير مساحة تخزين. في حال البحث في Vault باستخدام Drive، لن تتمكن من الوصول إلى النُسخ الأقدم. وبدلاً من ذلك، ستحصل على أقرب نسخة مدمجة متاحة.

تُعرَّض بعض خصائص النسخة الحالية، بغض النظر عن تاريخ النسخة الذي تحدِّده. وتتضمن هذه الخصائص العنوان والمستخدمين الذين تمت مشاركة هذا الإصدار معهم ووقت آخر تعديل وحالة الموافقة والمستخدمين المانِحين للموافقة وبيانات أخرى في ملف metadata.xml ضمن أداة Vault.

تتضمَّن النبذة عن النسخة تعليقات، وفقًا للمعايير التالية:

• لا يتم تضمين التعليقات المفتوحة إلا إذا كانت مؤسستك تمتلك إذن تعديل المستند أو التعليق عليه. لا يتم تضمين التعليقات إذا كان لديك إذن الوصول للعرض فقط.
• يتم تضمين التعليق الفردي المفتوح (تعليق واحد بدون ردود) في حال: 1) إنشاء التعليق اعتبارًا من تاريخ الإصدار، و2) وجود النص الذي تم التعليق عليه في هذا الإصدار (حتى إذا كان النص الذي تم التعليق عليه محذوفًا حاليًا). ولا يتم تضمين التعليق في النُسخ الموجودة قبل إنشاء التعليق.
• يتم تضمين سلسلة رسائل التعليق المفتوح (سلسلة رسائل واحدة تتضمن ردودًا) بالكامل في حال: 1) إنشاء التعليق الأول اعتبارًا من تاريخ الإصدار، و2) وجود النص الذي تم التعليق عليه في هذا الإصدار (حتى إذا كان النص الذي تم التعليق عليه محذوفًا حاليًا). على سبيل المثال، إذا كانت سلسلة رسائل التعليق تحتوي على رسالتَين تم إنشاؤهما في 1 تشرين الأول (أكتوبر) و5 تشرين الأول (أكتوبر)، سيحتوي البحث بتاريخ الإصدار 2 تشرين الأول (أكتوبر) على كلا التعليقين بالرغم من أن تعليق 5 تشرين الأول (أكتوبر) لم يكن موجودًا في ذلك الوقت.
• يتم تضمين التعليقات المُعدَّلة بحالتها الحالية، وليس كما كانت وقت الإصدار.
• لا يتم تضمين التعليقات التي تم حلّها أو حذفها في إصدار، حتى إذا كان التعليق مفتوحًا في وقت الإصدار.

هل يمكنني البحث في الوحدة التنظيمية العليا لمؤسستي؟

لا يمكنك البحث في الوحدة التنظيمية العليا. اختَر وحدة تنظيمية فرعية أو حسابات فردية. يمكنك البحث في Drive عن 5000 حساب بحدٍ أقصى (سواء حسابات فردية أو حسابات أعضاء في وحدات تنظيمية).

يعتمد وقت إنشاء الملف الذي تم تحميله وتعديله على مصدر الملف

عند تحميل ملف لأول مرة إلى Google Drive، يتم تخصيص تاريخ إنشاء وتاريخ تعديل له. وهذان التاريخان يتطابقان مع تاريخ إنشاء الملف المحلي أو تاريخ التحميل، وذلك بناءً على كيفية إضافة الملف إلى Drive. 

يعرض الجدول التالي الوقت الذي يتم استخدامه لمصادر متنوعة:

• وقت التحميل: هو الطابع الزمني عند تحميل الملف إلى Google Drive
• الوقت المحلي: هو الطابع الزمني لوقت إنشاء الملف الأصلي على الجهاز أو الخدمة المصدر

مصدر الملف (البرنامج)	وقت الإنشاء	وقت التعديل
تطبيق الويب	وقت التحميل	قبل 8 نيسان (أبريل) 2020: وقت التحميل بعد 8 نيسان (أبريل) 2020: الوقت المحلي
Google Drive للكمبيوتر المكتبي	وقت التحميل	محلي
الاحتفاظ بنسخة احتياطية ونقل البيانات بين جهازين	تحميل	محلي
iOS	تحميل	تحميل
Android	تحميل	تحميل
نقل البيانات في G Suite	محلي	محلي
Drive API	يمكن ضبطه بواسطة المتصل	يمكن ضبطه بواسطة المتصل

البحث عن الملفات في Drive

1. سجِّل الدخول إلى https://vault.google.com.
2. انقر على المسائل القانونية. يتم البحث عن البيانات داخل المسائل القانونية، وهي عبارة عن مساحات عمل لمشاريع Vault. تتيح لك المسائل القانونية تجميع عمليات البحث وتجميد البيانات وعمليات التصدير ذات الصلة معًا. لا تؤثّر المسائل القانونية في البيانات التي يمكنك البحث فيها، ويمكنك البحث عن جميع البيانات المسموح لك بالوصول إليها من أي مسألة قانونية.
3. إذا كانت المسألة القانونية المطلوب تشغيل طلب البحث بها متوفّرة، انقر عليها لفتحها. بخلاف ذلك، يمكنك إنشاء مسألة قانونية:
   1. انقر على إنشاء مسألة قانونية.
   2. أدخِل اسمًا للمسألة القانونية، ويمكنك إضافة وصف إذا رغبت في ذلك.
   3. انقر على إنشاء.

   يتم فتح علامة التبويب بحث.

4. بالنسبة إلى الخدمة، اختَر Drive.
5. اختَر البيانات المصدر المطلوب البحث فيها:
   • جميع البيانات: للبحث في جميع الرسائل في مؤسستك.
   • البيانات المُجمّدة: للبحث في الرسائل المُجمّدة فقط للمسألة القانونية.
6. اختَر الكيان المطلوب البحث فيه:
   • حسابات مُحدّدة: يمكنك إدخال ما يصل إلى 5000 عنوان بريد إلكتروني للحسابات.
   • الوحدة التنظيمية: للبحث في جميع الحسابات التابعة إلى وحدة تنظيمية مُحدَّدة. في مربع الحوار الذي يظهر، اختَر وحدة تنظيمية.

     في حال اختيار وحدة تنظيمية تتضمّن وحدات تنظيمية فرعية، سيتم أيضًا البحث في الحسابات داخل الوحدات التنظيمية الفرعية. ويجب أن تضم الوحدة التنظيمية أقل من 5000 عضوًا، بما في ذلك الوحدات التنظيمية الفرعية.

   • مساحات التخزين السحابي المشتركة: يمكنك البحث في مساحة تخزين سحابي مشتركة واحدة أو أكثر. 

     اختَر مساحات التخزين السحابي المشتركة وانقر على إضافة. في حال كان لديك العديد من مساحات التخزين السحابي المشتركة وتم تقسيم القائمة على عدّة صفحات، سيتم الاحتفاظ باختيارك أثناء تغيير الصفحات. في حال وضع علامة في المربّع اختيار الكل في أعلى القائمة، سيؤدي ذلك إلى اختيار الصفحة الحالية فقط. يمكنك أيضًا البحث في القائمة حسب البريد الإلكتروني للعضو أو حسب اسم مساحة التخزين السحابي المشتركة.

     1. لفلترة القائمة حسب عنوان البريد الإلكتروني لأحد الأعضاء، اتّبِع الخطوات التالية:
        1. انقر على البحث حسب البريد الإلكتروني للعضو.
        2. أدخِل حسابًا واحدًا أو أكثر.
        3. انقر على بحث.
     2. لفلترة القائمة حسب اسم مساحة التخزين السحابي المشتركة (إذا كانت مؤسستك تضم أقل من 1,000 مساحة تخزين سحابي مشتركة)، اتّبِع الخطوات التالية:
        1. انقر على الفلترة حسب الاسم وأدخِل أحرفًا في اسم مساحة التخزين السحابي المشتركة. على سبيل المثال، يطابق الحرفان pr نتائج مساحات التخزين السحابي المشتركة التي تحمل أسماء مشاريع المبيعات ومشاريع التسويق وإدارة المنتجات، ولكن لا يطابقا الإصلاحات.

           يتم تعديل القائمة المقسّمة على عدّة صفحات تلقائيًا عند إضافة أحرف.

        2. ضَع علامة في المربّع أو المربّعاتانقر على Enter.

     3. للعثور على مساحة التخزين السحابي المشتركة حسب الاسم (إذا كانت مؤسستك تضم أكثر من 1,000 مساحة تخزين سحابي مشتركة)، اتّبِع الخطوات التالية:
        1. انقر على البحث حسب اسم مساحة التخزين السحابي المشتركة.
        2. أدخِل كلمة واحدة أو أكثر في اسم مساحة التخزين السحابي المشتركة. ملاحظة: يجب أن تكون الكلمات دقيقة وكاملة. على سبيل المثال، تطابق الكلمتان marketing, projects نتائج مساحات التخزين السحابي المشتركة التي تحمل أسماء مشاريع التسويق خلال الربع الرابع من العام 2022 ومشاريع التسويق ولا تطابقا نتيجة مساحة التخزين السحابي المشتركة باسم أرشيف مشروع التسويق لأن كلمة مشروع لا تنتهي بحرف "s". وبالمثل، لا يطابق الحرفان ma أيّ من مساحات التخزين السحابي المشتركة هذه لأنّها جزء من كلمة فقط، وليست الكلمة بأكملها.
        3. انقر على بحث.
   • مواقع Google: يمكنك البحث عن المواقع الإلكترونية باستخدام عنوان URL.
     1. في مربع الحوار الذي يظهر، أدخِل عنوان URL واحدًا أو أكثر من عناوين URL للمواقع المنشورة، مفصولة بفواصل. تنسيق عنوان URL هو sites.google.com/domain/site-name. ملاحظة: لا يمكنك البحث حسب عنوان URL الخاص بالصفحة، ولكن يمكنك البحث حسب عنوان URL الخاص بالموقع الإلكتروني. لا يمكنك البحث عن المواقع الإلكترونية التي تشاركها مؤسسات خارجية حسب عنوان URL للموقع الإلكتروني.
     2. انقر على بحث.
     3. في قائمة المواقع الإلكترونية، اختَر المواقع الإلكترونية التي تريد تضمينها في البحث وانقر على إضافة.
7. (اختياري) في حال البحث داخل حسابات أو وحدة تنظيمية محدّدة، لتضمين الملفات في مساحات التخزين السحابي المشتركة، انقر على رمز تضمين العناصر من مساحات التخزين السحابي المشتركة .
8. (اختياري) اختَر منطقة زمنية.
9. (اختياري) أدخِل نطاق تاريخ التعديل.
   • في حال إدخال تاريخ بدء، ستعرض أداة Vault جميع العناصر التي تم تعديلها في أو بعد ذلك التاريخ.
   • في حال إدخال تاريخ انتهاء، ستعرض أداة Vault جميع العناصر التي تم تعديلها في أو قبل ذلك التاريخ.
10. (اختياري) في العبارات، أدخِل عبارة بحث واحدة أو أكثر:
    • للبحث عن كلمة رئيسية واحدة أو أكثر في المحتوى أو العنوان أو البيانات الوصفية، أدخِل كلمات مفصولة بمسافات. على سبيل المثال، أهداف المشروع.
    • للبحث عن عبارة، ضع الكلمات بين علامتَي اقتباس. على سبيل المثال، "أهداف المشروع".
    • للبحث حسب الحساب أو المشاركة أو اسم العنصر أو نوع العنصر أو تاريخ التعديل، يمكنك استخدام عوامل تشغيل البحث.

    لا يمكن أن تزيد عبارات البحث عن 2000 حرف.

11. (اختياري) لاسترداد نُسخ الملفات التي تم إنشاؤها في "مستندات Google" و"جداول بيانات Google" و"العروض التقديمية من Google" و"مواقع Google" و"رسومات Google" المحفوظة في تاريخ محدد، أدخِل تاريخ النسخة. ولمعرفة التفاصيل، يُرجى الانتقال إلى القسم المتعلّق بسجلّ التعديلات في هذه الصفحة.
12. (اختياري) للبحث فقط في الملفات المشفّرة من جهة العميل أو استبعادها من البحث، انقر على خيارات البحث المتقدِّمة واختَر الملفات التي تريد البحث فيها (الإعداد التلقائي هو جميع الملفات). ملاحظة: لا يتوفّر هذا الخيار إلا في حال تفعيل ميزة التشفير من جهة العميل في Google Workspace.
13. انقر على أحد الخيارات التالية:
    • بحث: لإجراء البحث وإرجاع قائمة بالعناصر التي تطابق طلب البحث.
    • تصدير: يمكنك تصدير نتائج البحث مباشرةً وتخطّي معاينة نتائج البحث. مزيد من المعلومات عن عمليات التصدير.
14. بعد اكتمال البحث أو التصدير، يمكنك اتخاذ الإجراءات التالية:
    • لتعديل بيانات البحث، انقر على توسيع.
    • لفتح معاينة لعنصر، انقر على العنصر. ملاحظة: في قائمة النتائج، يظهر بجانب الملفات المشفّرة من جهة العميل رمز  مشفّر.
    • لإنشاء عملية تصدير لنتائج البحث، انقر على تصدير. مزيد من المعلومات عن عمليات التصدير.
    • لحفظ طلب البحث، انقر على حفظ. مزيد من المعلومات عن طلبات البحث المحفوظة.
    • لمحو جميع الحقول وبدء بحث جديد، انقر على محو.

معاينة نتائج البحث

بعد إجراء بحث، يمكنك مراجعة العناصر التي تطابق طلب بحثك وتنزيلها.

تتوفّر ميزة المعاينة لملفات Google، مثل "مستندات Google" و"جداول بيانات Google" و"العروض التقديمية من Google" و"مواقع Google" و"رسومات Google"، بالإضافة إلى أنواع شائعة أخرى من الملفات، مثل PDF وDOCX وXLSX. ولا يمكنك معاينة ملفات ZIP أو الملفات الثنائية أو ملفات الفيديو أو الملفات المشفّرة. في ملفات Google، لا يمكنك معاينة التعليقات أو التعديلات المُقترحة أو سجلّ النُسخ السابقة.

ملاحظة: قد تشير الدالة IMAGE في "جداول بيانات Google" إلى صورة حسب عنوان URL، مثل "https://www.example.com/images/logo.jpg". عند معاينة جدول البيانات في Vault، يتم استرداد الصورة في الوقت الفعلي من المصدر. وبالنسبة إلى الصور التي تم تحميلها أو إدراجها في جدول البيانات، تخزِّن أداة Vault الصورة المتاحة في التاريخ المُحدَّد في البحث وتعرضها.

1. لمعاينة عنصر، انقر على العنصر في قائمة نتائج البحث.
   • بالنسبة إلى أنواع الملفات المتوافقة، يتم فتح معاينة العنصر.
   • بالنسبة إلى أنواع الملفات التي لا تتوفّر بها ميزة المعاينة، تعرض أداة Vault رسالة خطأ، لكن يظل بإمكانك تنزيل العنصر.
2. لتنزيل عنصر من المعاينة، انقر على رمز المزيد  تنزيل.