En Gmail, las cuentas delegadas y las bandejas de entrada compartidas son lo mismo. Puedes usar ambos métodos para conceder acceso a tu cuenta de Gmail a personas o grupos (delegados) y disfrutar de ventajas como estas en tu bandeja de entrada:
- Ordenar correos con filtros (reglas) automáticamente
- Archivar correos para llevar un registro de la correspondencia
- Hacer un seguimiento del estado de los mensajes de correo usando etiquetas
- Mostrar u ocultar el nombre del delegado como remitente
Los delegados pueden leer, enviar y eliminar tus mensajes de correo. No pueden chatear con nadie haciéndose pasar por ti ni cambiar tu contraseña de Gmail. Cuando envían un mensaje, se muestra su dirección de correo.
Si utilizas Gmail en tu trabajo, centro educativo u otra organización, puedes conceder la delegación a un grupo. De esta forma, puedes gestionar fácilmente la delegación mediante la pertenencia a un grupo.
Diferencia entre estas cuentas o bandejas de entrada y las bandejas de entrada colaborativas
Las bandejas de entrada colaborativas son un tipo de grupo que puedes crear en Grupos de Google.
- Los miembros de estas bandejas pueden enviar mensajes, asignar conversaciones a otros miembros y hacer un seguimiento de las conversaciones como si fueran tareas.
- Las bandejas de entrada colaborativas tienen una dirección de correo. Los usuarios pueden enviar mensajes a bandejas de entrada colaborativas y recibir mensajes procedentes de ellas a través de clientes de correo como Gmail. Para obtener más información, consulta el artículo Enviar correos desde otras direcciones o alias.
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Añadir o quitar un delegado
Puedes añadir 10 delegados como máximo.
Si utilizas Gmail en tu trabajo, centro educativo u otra organización:
- Puedes añadir hasta 1000 delegados de tu organización.
- Con el uso habitual, pueden acceder a una cuenta de Gmail a la vez 40 delegados.
- Si utilizas procesos automatizados, como APIs o extensiones de navegador, varios delegados pueden acceder a una cuenta de Gmail a la vez.
- Abre Gmail en el ordenador. No puedes añadir delegados con la aplicación Gmail.
- Arriba a la derecha, haz clic en Configuración
Ver todos los ajustes.
- Haz clic en la pestaña Cuentas e importación o Cuentas.
- En el apartado "Conceder acceso a tu cuenta", haz clic en Añadir otra cuenta. Si utilizas Gmail en tu trabajo o centro educativo, es posible que la organización restrinja la delegación de correo electrónico. Si no ves esta opción, consulta a tu administrador.
- Escribe la dirección de correo de la persona que quieras añadir. Si utilizas Gmail en tu trabajo, centro educativo u otra organización y tu administrador lo permite, puedes introducir la dirección de correo de un grupo. Este grupo debe pertenecer al mismo dominio que tu organización. Se denegará el acceso a la delegación a los miembros externos del grupo.
Importante: Si la cuenta que delegas es nueva o se le ha cambiado la contraseña, el administrador debe desactivar el requisito de cambiar la contraseña cuando inicies sesión por primera vez.- Consulta los pasos que debe seguir un administrador para crear un usuario.
- Consulta los pasos que debe seguir un administrador para cambiar una contraseña..
6. Haz clic en Siguiente paso
Enviar correo para conceder el acceso.
La persona que has añadido recibirá un correo para que confirme la delegación. La invitación caduca al cabo de una semana.
Si has añadido un grupo, todos sus miembros se convertirán en delegados sin necesidad de confirmarlo.
Nota: La delegación puede tardar hasta 24 horas en empezar a aplicarse.
Ver todos los ajustes.
Enviar correo para conceder el acceso.- Abre Gmail en el ordenador. No puedes configurar delegados con la aplicación Gmail.
- Arriba a la derecha, haz clic en Configuración
- Haz clic en la pestaña Cuentas e importación.
- En el apartado "Conceder acceso a tu cuenta", haz clic en la opción Eliminar que hay al lado de la cuenta que quieres quitar.
Solucionar problemas
Si utilizas una cuenta de trabajo, centro educativo u otra organización, solo puedes añadir como delegados a otros grupos o personas que pertenezcan a tu organización.
Si la persona elegida es de tu organización y no puedes añadirla, ponte en contacto con tu administrador para asegurarte de que la delegación está activada en tu organización.
Para obtener unos resultados óptimos, elimina los marcadores guardados.
- Para que los delegados puedan acceder a tu cuenta, debes iniciar sesión y restablecer tu contraseña.
- Asegúrate de que tu cuenta tiene inhabilitada la opción "Solicitar al usuario que cambie la contraseña en el próximo inicio de sesión".
Nota: Es posible los delegados tengan que esperar un tiempo, normalmente hasta una hora, para poder acceder a tu cuenta.
Si no puedes acceder a una cuenta delegada con un dominio de Google Workspace, consulta cómo activar o desactivar la delegación de correo.