從 Microsoft Outlook 改用 Gmail

Outlook 和 Gmail 的差異

 

Microsoft Outlook 和 Gmail 有許多類似功能和重要差異。本文將 Outlook 電腦版應用程式與 Gmail 進行比較,並特別介紹改用 Gmail 的優點。

本頁面提供下列資源說明:

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改用 Gmail 的理由

Gmail 是網路原生應用程式

Gmail 是以在網路上使用而設計,兼具靈活性和協作能力,相較於專為在電腦上使用與獨立作業而設計的電子郵件應用程式,可帶來更多好處。例如:

  • Gmail 隨時都可以使用:Gmail 是在網路瀏覽器中執行,而非電腦上的應用程式。只要有網路瀏覽器,無論是在工作還是學校,都能輕鬆使用任何裝置協作。
  • 您不會遺失任何工作內容:系統會自動儲存您所做的變更,您不需要點選「儲存」或設定自動儲存功能。

Gmail 功能採用 Google AI 技術

只要改用 Gmail,就能使用強大的 AI (人工智慧) 功能,包括:

  • 智慧撰寫和個人化建議:在您輸入內容時,讓系統為您提供個人化的撰寫建議,方便您快速撰寫及回覆郵件。  詳情請造訪 Gmail 說明中心
  • 分頁收件匣:讓 Gmail 將您的郵件自動歸類至不同的類別,例如促銷內容、社交網路、最新快訊和論壇。這麼做讓您可以先查看最重要的郵件。選擇收件匣類型
  • 取消訂閱建議:Gmail 提供簡易的取消訂閱按鈕,方便促銷寄件者使用,只要按一下滑鼠,就能將您的地址從郵寄清單中移除。詳情請造訪 Gmail 說明中心
  • 重要郵件標記:讓 Gmail 根據您過去的操作,預測哪些郵件對您來說較為重要,並且加上標記。詳情請造訪 Gmail 說明中心
  • 垃圾郵件篩選器:Gmail 會自動阻擋超過 99.9% 的垃圾郵件、網路釣魚內容和惡意軟體,並保護全球超過 15 億個收件匣。請放心,系統會自動辨識可疑的電子郵件並傳送至垃圾郵件資料夾。詳情請造訪 Gmail 說明中心
  • 自動提醒:Gmail 可將您的郵件回到收件匣頂端,提醒您處理尚待回覆的郵件。詳情請造訪 Gmail 說明中心

Gmail 可以更新郵件以顯示最新內容

開啟動態電子郵件功能後,您可以直接透過 Gmail 完成多項工作,例如回覆活動、填寫問卷,以及回覆 Google 文件中的註解。詳情請造訪 Gmail 說明中心

集中所有通訊管道

無論是傳送電子郵件、使用 Chat、發起視訊會議,還是管理日曆,全都能在 Gmail 中完成。您也可以在一個瀏覽器視窗中,搜尋所有通訊管道的內容。瞭解如何選擇通訊管道

Gmail 的不同運作方式

改用 Gmail 後,自然會想保留既有的工作流程。此外,雖然您可以在 Gmail 中複製 Outlook 的工作流程,但改用 Gmail 正是探索全新工作方式的絕佳時機。

查看下列最佳做法和提示,即可瞭解改用 Gmail 後可採取的不同做法。

Outlook 工作流程 Gmail 最佳做法和提示
在文件副本上協同合作:將文件副本以附件形式傳送給同事。 與他人協作同一份文件:不必離開 Gmail,即可共用 Google 文件、試算表和簡報、更新共用權限及回覆註解。瞭解詳情
依寄件者排序:使用收件匣中的搜尋列或篩選器選單。 執行以下搜尋來找出郵件:使用進階搜尋條件、方塊和應用程式搜尋重疊搜尋功能進行搜尋。瞭解詳情
將您傳送的郵件標示為重要:選取重要性較高的郵件標記。 使用更聰明的主旨在主旨欄位中標明郵件的重要性。瞭解詳情
設定電子郵件中的文字格式在郵件視窗中套用格式。 透過 Google 文件處理特殊文字格式在郵件視窗中套用常用的文字格式。如需進階格式設定選項或表格,請透過 Google 文件編輯及傳送電子郵件。瞭解詳情
在郵件中新增投票按鈕:透過電子郵件進行意見調查。 使用 Google 表單進行問卷調查:使用 Google 表單進行意見調查。瞭解詳情
使用標幟做為後續追蹤提醒:使用標記追蹤您收到的重要郵件。 為重要郵件加上星號或延後提醒將郵件加上星號、延後或標示為重要。瞭解詳情
群組電子郵件使用規則、類別和資料夾。 篩選電子郵件並加上標籤為郵件套用篩選器和顏色標籤。瞭解詳情
在資料夾中張貼郵件:將資訊郵件傳送到您帳戶的資料夾。 傳送郵件給自己:將標籤套用至郵件,或將郵件標示為重要。瞭解詳情
使用公用資料夾:在機構中共用資訊。 使用 Google 雲端硬碟:共用 Google 雲端硬碟中的檔案和資料夾。詳情請造訪文件編輯器說明中心
使用共用信箱:允許多位使用者透過同一個電子郵件地址傳送郵件。 委派電子郵件帳戶:允許多位使用者共用單一電子郵件帳戶,或建立協作收件匣。詳情請造訪 Gmail 說明中心
使用「AutoArchive」和「Clean Sweep」功能設定規則,將特定郵件從收件匣自動移至 Outlook 封存檔。 使用篩選器自動封存郵件:封存郵件,或設定篩選器讓系統自動將郵件移至「所有郵件」封存。不需要定期執行規則。 瞭解詳情

 

功能差異總覽

本節重點介紹 Outlook 與 Gmail 之間的功能差異。

功能或工作 Outlook (電腦版) Gmail (網頁版)
開啟電子郵件
在電腦上開啟 Outlook。
使用瀏覽器前往 gmail.com瞭解詳情
撰寫電子郵件 使用文法和拼字檢查工具。 取得文法、拼字和個人化撰寫建議。瞭解詳情
儲存草稿 依序按一下「首頁」下一步「新增電子郵件」,然後按一下「儲存」 按一下 [撰寫]。 系統會自動儲存草稿。如要尋找草稿,請前往名為「草稿」的標籤。 瞭解詳情
在電子郵件中附加其他電子郵件 在郵件視窗中插入 Outlook 項目,或拖曳檔案。 以附件形式轉寄或進行拖曳。 瞭解詳情
儲存附件 將附件儲存到電腦中。 將附件上傳至 Google 雲端硬碟。 瞭解詳情
查看個別郵件或會話群組串 依會話群組或寄件者排列。捲動畫面即可查看所有項目 (電腦檢視畫面)。 使用快速設定變更會話群組檢視。每個檢視畫面最多可顯示 100 個項目 (網頁檢視)。 瞭解詳情
回覆電子郵件 按一下應用程式列上的「回覆」。 按一下郵件中的「回覆」。如要快速回覆,請使用智慧回覆建議。瞭解詳情
直接回覆上一封郵件的內容 在您的回覆中,輸入「在下方查看我的回覆」,然後輸入至上一封郵件中。 將舊郵件中的文字複製到您的回覆中,然後套用引用格式。接著輸入回應內容。瞭解詳情
在設定中新增捷徑 自訂應用程式列上的設定。 新增自訂鍵盤快速鍵。 瞭解詳情
 

類似功能的不同名稱

Outlook 和 Gmail 有時會有使用不同名稱的類似功能。請使用這份表格來對應差異。  

Outlook Gmail
資料夾 Labels
規則 篩選器
新電子郵件 撰寫
延遲傳送 排定傳送時間
訊息記憶 取消傳送
合併郵件 合併郵件
加密電子郵件 機密模式
快訊 通知
快速零件 電子郵件範本
忽略會話群組。 略過會話群組。
垃圾郵件 垃圾內容
刪除的項目 垃圾桶

 

透過 Gmail 協作及使用其他應用程式

Gmail 可讓您不必換用不同介面,就能輕鬆切換各種通訊管道。

工作 如何使用 Gmail 達成目的 (網頁版)
使用 Outlook 與同事合作 一併使用 Outlook 和 Gmail
與同事編輯電子郵件 在 Google 文件中協作處理電子郵件內容
透過聊天室與同事聊天及分享內容 在 Gmail 中使用 Google Chat
輕鬆聯繫同事 將使用者加入 Google 聯絡人
發起視訊會議及撥打語音通話 在 Gmail 中使用 Google Meet
安排會議和預約時間 在 Gmail 中使用 Google 日曆側欄
透過電子郵件建立工作 將電子郵件拖曳到 Google Tasks
透過電子郵件建立記事 將電子郵件儲存至 Google Keep
發起意見調查 傳送 Google 表單問卷調查

 


               

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