Microsoft Outlook と Gmail には多くの類似点がある一方、重要な違いがあります。この記事では、パソコン版 Outlook アプリとウェブ版 Gmail を比較し、Gmail に移行するメリットについて説明します。
目次
Gmail はウェブネイティブ アプリです
Gmail はウェブ用に設計されており、柔軟かつコラボレーション向けに設計されています。そのため、自分だけで仕事をするように設計されたデスクトップ パソコン用のメールアプリよりも優れた点があります。次のような問い合わせを受けることがあります。
- 外出先でも Gmail をいつでも利用可能 - Gmail はパソコン上のアプリではなくウェブブラウザで動作します。ウェブブラウザを使用すると、どこからでも、どのデバイスからでも職場や学校のプロジェクトを簡単に共同で作業できます。
- 作業内容が失われることはありません - 変更内容は作業中に自動的に保存されます。[保存 ] を常にクリックしたり、自動保存を設定したりする必要はありません。
Google AI を活用した Gmail 機能
Gmail に切り替えると、次のような強力な AI（人工知能）機能を利用できます。
- スマート作成とパーソナライズされた候補 - 入力中にパーソナライズされた文章の候補が表示されます。これにより、メールをよりすばやく作成して返信できます。 Gmail ヘルプセンターで詳細を確認する
- タブ形式の受信トレイ - Gmail により、メールがプロモーション、ソーシャル、アップデート、フォーラムなどのカテゴリに自動で分類されます。これにより、重要なメールを最初に確認できます。受信トレイの種類を選択する
- 登録解除の提案 - Gmail ではプロモーションの送信者向けに簡単な登録解除ボタンを提供しているため、ユーザーはワンクリックでメーリング リストからメールアドレスを削除できます。Gmail ヘルプセンターで詳細を確認する
- 重要マーク - Gmail が操作履歴を参照して重要なメールの候補を予測し、そのメールにマークを付けます。Gmail ヘルプセンターで詳細を確認する
- 迷惑メールフィルタ - Gmail は、迷惑メール、フィッシング、マルウェアの 99.9% 以上を自動的にブロックし、15 億以上の受信トレイを保護します。不審なメールは自動的に識別され、迷惑メールフォルダに振り分けられるため、安心してご利用いただけます。Gmail ヘルプセンターで詳細を確認する
- アクションの提案 - Gmail では、返信が必要なメールを受信トレイの一番上に配置して効果的にお知らせします。Gmail ヘルプセンターで詳細を確認する
メールを更新して最新のコンテンツを表示できます
動的メールを有効にすると、予定への返信、アンケートの記入、Google ドキュメントのコメントへの返信などのタスクをすべて Gmail 内で完了できます。Gmail ヘルプセンターで詳細を確認する
コミュニケーション チャネルを 1 か所に集約できます
メールの送信、Chat の利用、ビデオ会議の開始、カレンダーの管理などをすべて Gmail 内で行えます。1 つのブラウザ ウィンドウで、すべてのコミュニケーション チャネルのコンテンツを検索することもできます。詳しくは、コミュニケーション チャネルの選択方法をご覧ください
Gmail でできること
Gmail に切り替える際は、既存のワークフローをそのまま使用しても問題ありません。Outlook のほとんどのワークフローを Gmail で再現できるため、移行は新しい作業方法を検討する絶好のタイミングです。
次のベスト プラクティスとヒントを参考にして、Gmail に切り替えた場合のメリットをご確認ください。
| Outlook のワークフロー | Gmail のおすすめの利用方法とヒント |
|---|---|
| ドキュメントのコピーを共同編集する - ドキュメントのコピーを添付ファイルとして同僚に送信します。 | 同じドキュメントを共同編集する - Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドを共有する、共有権限を更新する、Gmail の画面から直接コメントに返信します。 詳細 |
| 送信者で並べ替える - 受信トレイの検索バーまたはフィルタ メニューを使用します。 | 検索機能でメールを探す - 検索オプション、チップ、アプリの検索オーバーレイを使用して検索します。 詳細 |
| 送信するメールに重要マークを付ける - 重要マーク「高」を選択します。 | 件名を効果的に使用する - 件名欄でメッセージの重要度を目立たせます。 詳細 |
| メール内のテキストを書式設定する - メッセージ ウィンドウで書式設定を適用します。 | 特殊な書式設定に Google ドキュメントを使用する - メッセージ ウィンドウで、よく使用される書式形式を適用します。高度な書式設定オプションや表を適用する場合は、Google ドキュメントで編集して送信します。 詳細 |
| メールに投票ボタンを追加する - アンケートをメールで送信します。 | アンケートに Google フォームを使用する - Google フォームを使用してアンケートを実施します。 詳細 |
| フォローアップの通知としてフラグを使用する - フラグを使用すると、受信した重要なメッセージを追跡できます。 | 重要なメールにスターを付ける、またはスヌーズする - メッセージにスターを付ける、スヌーズする、重要マークを付けます。 詳細 |
| グループのメール - ルール、カテゴリ、フォルダを使用します。 | メールをフィルタ、ラベル付けする - メッセージにフィルタや色ラベルを適用します。 詳細 |
| フォルダにメッセージを投稿する - アカウント内のフォルダに情報メッセージを送信します。 | 自分にメールを送信する - メールにラベルを付けるか、重要マークを付けます。詳細 |
| パブリック フォルダを使用する - 組織内で情報を共有します。 | Google ドライブを使用する - Google ドライブのファイルとフォルダを共有します。詳しくは、ドキュメント エディタ ヘルプセンターをご覧ください |
| 共有メールボックスを使用する - 複数のユーザーが 1 つのメールアドレスからメールを送信できます。 | メール アカウントを委任する - 複数のユーザーが 1 つのメール アカウントを使用したり、共同トレイを作成したりできます。Gmail ヘルプセンターで詳細を確認する |
| 自動アーカイブとクリーンアップを使用する - 受信トレイから Outlook のアーカイブ ファイルにメッセージを自動的に移動するためのルールを設定します。 | フィルタを使用してメッセージを自動的にアーカイブする - メッセージをアーカイブするか、フィルタを設定して [すべてのメール] アーカイブに自動で移動します。ルールを定期的に実行する必要はありません。 詳細 |
機能の違いの一覧
このセクションでは、Outlook と Gmail の機能の違いについて詳しく説明します。
| 機能またはタスク | Outlook（パソコン） | Gmail（ウェブ） |
|---|---|---|
| メールを開く |
パソコンで Outlook を開きます。
|
ブラウザで gmail.com にアクセスします。 詳細 |
| メールを作成する | 文法とスペルチェックを使用します。 | 文法、スペル、個人に合わせた文章の提案を利用できます。詳細 |
| 下書きを保存する | [ホーム]  [新しいメール] をクリックし、[保存] をクリックします。 |
[作成] をクリックします。 下書きは自動的に保存され、[下書き] ラベルに移動されます。 詳細 |
| メールをメールに添付する | メッセージ ウィンドウで Outlook のアイテムを挿入するか、ドラッグ＆ドロップします。 | 添付ファイルとして転送するか、ドラッグ＆ドロップします。 詳細 |
| 添付ファイルを保存する | パソコンに添付ファイルを保存します。 | Google ドライブに添付ファイルをアップロードする。 詳細 |
| 個々のメッセージまたは会話スレッドを表示する | 会話または送信者別に並べ替えます。スクロールするとすべてのアイテムを表示できます（デスクトップ ビュー）。 | クイック設定を使用してスレッド表示を変更します。画面あたり最大 100 個のアイテムを表示できます（ウェブビュー）。 詳細 |
| メールへの返信 | リボンで [返信] をクリックします。 | メッセージで [返信] をクリックします。すばやく返信するには、スマート リプライの候補を使用します。詳細 |
| 前のメールの内容に直接返信する | 返信欄に「インラインで返信しますのでご覧ください」と入力してから、前のメッセージに追記します。 | 前のメッセージのテキストをコピーして返信に張り付け、引用形式を適用してから返信を入力します。詳細 |
| 設定にショートカットを追加する | リボンの設定をカスタマイズします。 | カスタム キーボード ショートカットを追加します。 詳細 |
類似する機能の名前
Outlook と Gmail では、似たような機能に異なる名前を使用されていることがあります。この表で違いを確認してください。
| Outlook | Gmail |
|---|---|
| フォルダ | ラベル |
| ルール | フィルタ |
| 新しいメール | 作成 |
| 遅延送信 | 送信日時を設定 |
| メッセージ取り消し | 送信取り消し |
| メールを統合する | メールを統合する |
| メールを暗号化する | 情報保護モード |
| アラート | 通知 |
| クイック パーツ | メール テンプレート |
| 会話を無視します。 | 会話をミュートします。 |
| 迷惑メール | 迷惑メール |
| 削除されたアイテム | ゴミ箱 |
Gmail で他のアプリを共同編集に使用する
Gmail では、会話の流れを変えることなくコミュニケーション ストリーム間を移動できます。
| タスク | Gmail（ウェブ版）での使用方法 |
|---|---|
| Outlook を使用して同僚と共同作業する | Outlook と Gmail を一緒に使用する |
| 同僚とメールを編集する | Google ドキュメントでメールの内容を共同編集する |
| 同僚とチャットしたり、スペースでコンテンツを共有したりする | Gmail で Google Chat を使用する |
| 同僚との連絡を容易にする | Google コンタクトにユーザーを追加する |
| ビデオ会議を開始する、音声通話をする | Gmail で Google Meet を使用する |
| 会議や予約のスケジュールを設定する | Gmail で Google カレンダーのサイドバーを使用する |
| メールからタスクを作成する | メールを Google ToDo リストにドラッグする |
| メールからメモを作成する | Google Keep にメールを保存する |
| アンケートを実施する | Google フォームのアンケートを送信する |
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