ל-Microsoft Outlook ול-Gmail יש הרבה תכונות דומות והבדלים חשובים. במאמר הזה נשווה בין אפליקציית Outlook למחשב לבין Gmail באינטרנט ונדגיש את יתרונות המעבר ל-Gmail.
בדף הזה
- למה כדאי לעבור ל-Gmail?
- מה עושים בצורה שונה ב-Gmail
- סקירה קצרה של ההבדלים בתכונות
- שמות שונים לתכונות דומות
- עבודה משותפת ושימוש באפליקציות אחרות ב-Gmail
למה כדאי לעבור ל-Gmail?
Gmail היא אפליקציית נייטיב באינטרנט.
אפליקציית Gmail תוכננה לשימוש באינטרנט, ונועדה לספק גמישות ועבודה משותפת. לכן, יש לה יתרונות בהשוואה לאפליקציות אימייל שתוכננו לשימוש במחשבים ונועדו לשימוש של אדם יחיד. למשל:
- Gmail תמיד זמין בכל מקום — Gmail פועל בדפדפן אינטרנט ולא באפליקציה במחשב. השימוש בדפדפן אינטרנט מאפשר לעבוד יחד בקלות על פרויקטים במקום העבודה או במוסד הלימודים, מכל מקום ובכל מכשיר.
- העבודה אף פעם לא הולכת לאיבוד — השינויים שמבצעים נשמרים באופן אוטומטי במהלך העבודה. אין צורך ללחוץ על שמירה כל הזמן או להגדיר שמירה אוטומטית.
התכונות של Gmail מופעלות באמצעות Google AI
כשעוברים ל-Gmail, נהנים מתכונות AI (בינה מלאכותית) מתקדמות, כולל:
- כתיבה מהירה והצעות מותאמות אישית — הצעות כתיבה מותאמות אישית מופיעות במהלך ההקלדה ועוזרות לכם לכתוב ולהשיב להודעות מהר יותר. מידע נוסף זמין במרכז העזרה של Gmail
- חלוקה לכרטיסיות בתיבת הדואר הנכנס — אפשר להגדיר ב-Gmail מיון אוטומטי של ההודעות לקטגוריות כמו קידומי מכירות, רשתות חברתיות, עדכונים ופורומים. כך אפשר לראות קודם את ההודעות הכי חשובות. בחירת הסוג של תיבת הדואר הנכנס
- הצעות לביטול הרשמה — ב-Gmail יש לחצן נוח לביטול הרשמה להודעות משולחים שיווקיים, כדי שתוכלו להסיר את הכתובת שלכם מרשימות התפוצה שלהם בלחיצה אחת. מידע נוסף זמין במרכז העזרה של Gmail
- סמלים לציון חשיבות — Gmail יכול להשתמש בפעולות שביצעתם בעבר כדי לחזות אילו הודעות צפויות להיות חשובות לכם ולסמן אותן. מידע נוסף זמין במרכז העזרה של Gmail
- סינון ספאם — Gmail חוסם באופן אוטומטי יותר מ-99.9 אחוזים מהספאם, הפישינג והתוכנות הזדוניות, ומגן על יותר מ-1.5 מיליארד תיבות דואר נכנס. אתם יכולים להיות בטוחים שאימיילים חשודים מזוהים באופן אוטומטי ומועברים לתיקיית הספאם. מידע נוסף זמין במרכז העזרה של Gmail
- נדנודים — Gmail יכול להזכיר לכם בצורה חכמה לגבי הודעות שממתינות לתשובה על ידי החזרתן לחלק העליון של תיבת הדואר הנכנס. מידע נוסף זמין במרכז העזרה של Gmail
Gmail יכול לעדכן הודעות כדי להציג את התוכן העדכני
אם מפעילים אימייל דינמי, אפשר להשלים משימות — כמו שליחת תגובה לאירועים, מילוי שאלונים ומענה לתגובות — ב-Google Docs מבלי לצאת מ-Gmail. מידע נוסף זמין במרכז העזרה של Gmail
כל ערוצי התקשורת מרוכזים במקום אחד
אתם יכולים לשלוח אימייל, להשתמש ב-Chat, להתחיל פגישות וידאו ולנהל את היומן שלכם ישירות מתוך Gmail. אתם גם יכולים לחפש תוכן בכל ערוצי התקשורת שלכם בחלון דפדפן אחד. איך בוחרים ערוצי תקשורת
מה עושים בצורה שונה ב-Gmail
כשתעברו ל-Gmail, תרצו מן הסתם לשמר את תהליכי העבודה הקיימים שלכם. לעיתים קרובות תוכלו לשכפל ב-Gmail את תהליכי העבודה שלכם ב-Outlook, אבל כדאי לכם לנצל את ההזדמנות הזו כדי לחקור דרכי עבודה חדשות.
השיטות המומלצות והטיפים שבהמשך יעזרו לכם להבין מה תעשו בצורה שונה כשתעברו ל-Gmail.
| תהליך עבודה ב-Outlook | שיטות מומלצות וטיפים ב-Gmail |
|---|---|
| עבודה יחד עם משתמשים אחרים על עותקים של מסמכים — אתם יכולים לשלוח עותקים לקולגות כקבצים מצורפים לאימייל. | עבודה יחד עם משתמשים אחרים על אותו מסמך — אפשר לשתף קבצים שיצרתם ב-Google Docs, Sheets ו-Slides, לעדכן את הרשאות השיתוף ולהשיב לתגובות מבלי לצאת מ-Gmail. מידע נוסף |
| מיון לפי שולח — אפשר להשתמש בסרגל החיפוש או בתפריט הסינון בתיבת הדואר הנכנס. | מציאת הודעות על ידי חיפוש — ניתן לחפש באמצעות קריטריונים של חיפוש מתקדם, צ'יפים ושכבת-על לחיפוש באפליקציות. מידע נוסף |
| סימון הודעות ששולחים כחשובות — בוחרים את הסמל לציון החשיבות הגבוהה. | שימוש בנושאים חכמים יותר — אתם יכולים להדגיש את חשיבות ההודעה בשדה הנושא. מידע נוסף |
| עיצוב טקסט באימייל — אתם יכולים להחיל עיצובי טקסט בחלון ההודעה. | שימוש ב-Google Docs לעיצובים מיוחדים של טקסט — אתם יכולים להחיל עיצובי טקסט נפוצים בחלון ההודעה. כדי להשתמש באפשרויות עיצוב מתקדמות או בטבלאות, צריך לערוך ולשלוח אימייל מ-Google Docs. מידע נוסף |
| הוספת לחצני הצבעה להודעה — ניתן להשתתף בסקר דרך האימייל. | שימוש ב-Google Forms לסקרים — אתם יכולים לענות על סקר באמצעות Google Forms. מידע נוסף |
| שימוש בדגלים כתזכורות להמשך טיפול — ניתן להשתמש בסימונים כדי לעקוב אחר הודעות חשובות שקיבלתם. | סימון הודעות חשובות בכוכב או לטיפול בהמשך — אפשר לסמן הודעות בכוכב, לסמן אותן לטיפול בהמשך או לסמן אותן כחשובות. מידע נוסף |
| קיבוץ אימיילים — אפשר להשתמש בכללים, בקטגוריות ובתיקיות. | סינון אימיילים והוספת תוויות — ניתן להשתמש במסננים ולהוסיף תוויות להודעות. מידע נוסף |
| פרסום הודעות בתיקיות — שליחת הודעות אינפורמטיביות לתיקיות בחשבון שלכם. | שליחת הודעות לעצמכם — לאחר מכן אפשר להוסיף להודעות תוויות או לסמן אותן כחשובות. מידע נוסף |
| שימוש בתיקיות ציבוריות — שיתוף מידע בתוך הארגון. | שימוש ב-Google Drive — שיתוף קבצים ותיקיות ב-Google Drive. מידע נוסף זמין במרכז העזרה של עורכי Docs |
| שימוש בתיבת דואר משותפת — מאפשרים לכמה אנשים לשלוח הודעות מכתובת אימייל יחידה. | מתן גישה לחשבון אימייל — מאפשרים לכמה אנשים להשתמש בחשבון אימייל יחיד, או יוצרים תיבת דואר משותפת. מידע נוסף זמין במרכז העזרה של Gmail |
| שימוש בארכיון אוטומטי וניקוי — אפשר להגדיר כללים כדי להעביר הודעות במועדים קבועים מתיבת הדואר הנכנס לקובץ הארכיון של Outlook. | שימוש במסננים להעברת הודעות לארכיון באופן אוטומטי — אפשר להעביר הודעות לארכיון או להגדיר מסננים כדי להעביר הודעות לארכיון באופן אוטומטי. אין צורך לתזמן כללים שיפעלו במועדים קבועים. אחרי שמעבירים הודעות לארכיון, עדיין אפשר למצוא אותם בתווית כל הדואר. מידע נוסף |
סקירה קצרה של ההבדלים בתכונות
בסעיף הזה נדגיש את ההבדלים בין התכונות של Outlook לאלה של Gmail.
| תכונה או משימה | Outlook (במחשב) | Gmail (באינטרנט) |
|---|---|---|
| פתיחת האימייל שלכם |
פותחים את Outlook במחשב.
|
נכנסים לכתובת gmail.com בדפדפן כלשהו. מידע נוסף |
| כתיבת אימייל | אפשר להשתמש בבודקי איות ודקדוק. | אתם יכולים לקבל הצעות בנושא דקדוק ואיות והצעות כתיבה אישיות. מידע נוסף |
| שמירת טיוטות | לוחצים על דף הבית אימייל חדש, ואז לוחצים על שמירה. |
לוחצים על אימייל חדש. טיוטות נשמרות באופן אוטומטי. מידע נוסף |
| צירוף אימייל לאימייל אחר | בחלון ההודעה, מוסיפים פריט של Outlook או גוררים פריט לתוך הודעה. | אתם יכולים להעביר הודעה כקובץ מצורף, או לגרור הודעה לתוך הודעה אחרת. מידע נוסף |
| שמירת קבצים מצורפים | אפשר לשמור קבצים מצורפים במחשב. | ניתן להעלות קבצים מצורפים ל-Google Drive. מידע נוסף |
| הצגת הודעות נפרדות או שרשורי שיחות | אתם יכולים לארגן את ההודעות לפי שיחה או שולח. גוללים כדי להציג את כל ההודעות או השיחות (תצוגה למחשב). | אפשר להשתמש בהגדרות מהירות כדי לשנות את תצוגת השיחה. ניתן להציג עד 100 הודעות או שיחות בכל מסך (תצוגת אינטרנט). מידע נוסף |
| תשובה לאימייל | ברצועת הלחצנים, לוחצים על תשובה. | בהודעה, לוחצים על תשובה. לכתיבת תשובה במהירות, אפשר להשתמש בהצעות של 'תשובה מהירה'.מידע נוסף |
| תשובה ישירות לתוכן של אימייל קודם | בתשובה שלכם, כותבים "אפשר לראות את התשובה שלי בהודעה שלמטה". לאחר מכן, מקלידים בתוך ההודעה הקודמת. | מעתיקים טקסט מההודעה הקודמת לתוך התשובה שלכם ומחילים את עיצוב הציטוט. לאחר מכן, מקלידים את התשובה.מידע נוסף |
| הוספת קיצורי דרך להגדרות | ניתן להתאים אישית את ההגדרות ברצועת הלחצנים. | אתם יכולים להוסיף מקשי קיצור בהתאמה אישית לפעולות שאתם מבצעים לעיתים קרובות. מידע נוסף |
שמות שונים לתכונות דומות
ב-Outlook וב-Gmail יש לפעמים שמות שונים לתכונות דומות. אתם יכולים להיעזר בטבלה הזו כדי למפות את ההבדלים.
| Outlook | Gmail |
|---|---|
| תיקיות | תוויות |
| כללים | מסננים |
| הודעת דואר אלקטרוני חדשה | אימייל חדש |
| השהיית השליחה | תזמון שליחה |
| אחזור הודעה | ביטול שליחה |
| מיזוג דואר | מצב שליחה לכמה נמענים |
| הצפנת הודעה | מצב סודי |
| התראות | התראות |
| חלקים מהירים | תבניות אימייל |
| התעלמות משיחות | השתקת שיחות |
| דואר זבל | ספאם |
| פריטים שנמחקו | אשפה |
עבודה משותפת ושימוש באפליקציות אחרות ב-Gmail
Gmail מאפשר לעבור מערוץ תקשורת אחד לאחר מבלי לשנות את ההקשר.
| משימה | איך עושים את זה ב-Gmail (באינטרנט) |
|---|---|
| עבודה עם קולגות באמצעות Outlook | משתמשים ב-Outlook וב-Gmail יחד |
| עריכת אימייל עם קולגות | עובדים יחד על תוכן של אימייל במסמך Google Docs |
| שיחה בצ'אט עם קולגות ושיתוף תוכן ב'מרחבים' | משתמשים ב-Google Chat ב-Gmail |
| יצירת קשר עם קולגות בקלות | מוסיפים אנשים לאנשי הקשר בחשבון Google |
| התחלת פגישות וידאו וביצוע שיחות קוליות | משתמשים ב-Google Meet ב-Gmail |
| תזמון פגישות | משתמשים ביומן Google בסרגל הצד ב-Gmail |
| יצירת משימה מאימייל | גוררים אימייל אל Google Tasks |
| יצירת פתקים מאימייל | שומרים אימייל ב-Google Keep |
| מילוי סקר | שולחים סקר ב-Google Forms |
Google, Google Workspace והסימנים וסמלי הלוגו הקשורים אליהם הם סימנים מסחריים של Google LLC. כל שמות החברות והמוצרים האחרים הם סימנים מסחריים של החברות שאליהן הם משויכים.