Microsoft Outlookissa ja Gmailissa on monia samoja toimintoja mutta myös merkittäviä eroja. Tässä artikkelissa vertaillaan Outlookin työpöytäsovellusta ja Gmailin verkkosovellusta ja kerrotaan Gmailiin vaihtamisen hyödyistä.
Sisällys
- Mitä hyötyä Gmailiin vaihtamisesta on?
- Näin Gmail eroaa Outlookista
- Pikaopas ominaisuuksien eroihin
- Samankaltaisten ominaisuuksien eri nimet
- Yhteistyön tekeminen ja muiden sovellusten käyttäminen Gmailin avulla
Laajenna kaikki | Tiivistä kaikki
Mitä hyötyä Gmailiin vaihtamisesta on?
Gmail on natiivi verkkosovellus
Gmail on suunniteltu käytettäväksi verkossa, joten se on joustava ja soveltuu yhteiskäyttöön. Näiden ominaisuuksien ansiosta Gmailia voidaan käyttää tehokkaammin kuin tietokoneelle asennettavia itsenäisiä sähköpostiohjelmia. Muutamia hyötyjä:
- Gmail on aina käytettävissä paikasta riippumatta. Gmailia käytetään verkkoselaimella tietokoneelle asennetun sovelluksen sijaan. Kun sovellusta käytetään verkkoselaimella, projekteja on helpompi työstää yhdessä paikasta riippumatta sekä töissä että koulussa millä tahansa laitteella.
- Sisältösi ei koskaan häviä. Muutokset tallennetaan automaattisesti työskentelyn aikana. Sinun ei tarvitse jatkuvasti klikata Tallenna-painiketta tai määrittää automaattista tallennusta.
Gmailin toimintojen taustalla on Googlen tekoäly
Kun vaihdat Gmailiin, saat käyttöösi tekoälyä hyödyntäviä tehokkaita ominaisuuksia:
- Älykäs kirjoittaminen ja personoidut ehdotukset: Saat personoituja ehdotuksia kirjoittamisen aikana. Pystyt kirjoittamaan viestejä ja vastaamaan niihin nopeammin. Lue lisää Gmailin ohjekeskuksesta
- Postilaatikon välilehdet: Voit määrittää Gmailin järjestämään viestit automaattisesti luokkiin, joita ovat esimerkiksi Tarjoukset, Sosiaaliset verkostot, Ilmoitukset ja Keskusteluryhmät. Näin näet tärkeimmät viestit aina ensin. Postilaatikon tyypin valinta
- Tilauksen peruminen: Gmail sisältää näppärän painikkeen, jonka avulla voit nopeasti poistaa osoitteesi mainosviestien lähettäjien postituslistoilta yhdellä klikkauksella. Lue lisää Gmailin ohjekeskuksesta
- Tärkeysmerkit: Gmail voi hyödyntää aiemmin tekemiäsi toimia määrittääkseen, mitkä viestit merkitään sinulle tärkeiksi. Lue lisää Gmailin ohjekeskuksesta
- Roskapostisuodattimet: Gmail estää automaattisesti yli 99,9 prosenttia roskapostista, tietojenkalasteluyrityksistä ja haittaohjelmista ja turvaa yli 1,5 miljardia postilaatikkoa. Voit luottaa siihen, että epäilyttävät viestit tunnistetaan ja siirretään roskapostikansioon automaattisesti. Lue lisää Gmailin ohjekeskuksesta
- Vastausmuistutukset: Gmail muistuttaa sinua älykkäällä tavalla viesteistä, jotka odottavat vastaustasi, tuomalla ne takaisin näkyviin postilaatikon yläosaan. Lue lisää Gmailin ohjekeskuksesta
Gmail päivittää viestejä uusimman sisällön näyttämiseksi
Kun dynaaminen sähköposti on käytössä, voit tehdä toimintoja, kuten reagoida tapahtumiin, täyttää kyselyjä ja vastata kommentteihin, Google Docsissa poistumatta Gmailista. Lue lisää Gmailin ohjekeskuksesta
Viestintäkanavasi ovat samassa paikassa
Lähetä sähköpostia, keskustele chatissa, aloita videokokouksia ja hallinnoi kalenteria suoraan Gmailista. Voit myös hakea sisältöä kaikista viestintäkanavistasi yhdessä selainikkunassa. Lue lisää viestintäkanavien valitsemisesta
Näin Gmail eroaa Outlookista
Kun vaihdat Gmailiin, haluat varmaan edelleen tehdä asioita entiseen tapaan. Vaikka Outlookin työnkulkuja on mahdollista toistaa Gmailissa, vaihtaminen on hyvä tilaisuus tutustua uusiin työskentelytapoihin.
Alla voit tutustua parhaisiin käytäntöihin ja vinkkeihin, joiden avulla opit, mitä kaikkea teet eri tavalla vaihtaessasi Gmailiin.
| Outlookin työnkulku | Gmailin parhaat käytännöt ja vinkit |
|---|---|
| Dokumenttien kopioiden yhteiskäyttö: Lähetä kopiot kollegoille sähköpostiliitteinä. | Saman dokumentin muokkaaminen yhdessä muiden käyttäjien kanssa: Jaa Google Docs-, Sheets- ja Slides-dokumentteja, päivitä jakamislupia ja vastaa kommentteihin poistumatta Gmailista. Lue lisää |
| Lajittelu lähettäjän mukaan: Käytä postilaatikon hakukenttää tai suodatinvalikkoa. | Viestien etsiminen hakutoiminnolla: Hae tarkennetuilla hakukriteereillä, paloilla ja sovellusten päällisellä haulla. Lue lisää |
| Lähetettävien viestien merkitseminen tärkeiksi: Valitse suuren tärkeyden merkki. | Älykkäiden aiheiden käyttäminen: Korosta viestin tärkeyttä aihekentässä. Lue lisää |
| Viestin tekstin muotoileminen: Lisää tekstimuotoilut viesti-ikkunassa. | Google Docsin käyttäminen tietyille tekstityypeille: Lisää yleisiä tekstimuotoiluja viesti-ikkunassa. Jos haluat käyttää edistyneempiä muotoiluvalintoja tai taulukoita, käytä sähköpostin muokkaamiseen ja lähettämiseen Google Docsia. Lue lisää |
| Äänestyspainikkeiden lisääminen viesteihin: Järjestä kysely sähköpostin kautta. | Kyselyjen luominen Google Formsilla: Järjestä äänestys Google Formsilla. Lue lisää |
| Merkintöjen käyttäminen seurantamuistutuksina: Seuraa vastaanottamiasi tärkeitä viestejä merkinnöillä. | Tärkeiden viestien merkitseminen tähdellä tai siirtäminen myöhemmäksi: Merkitse vastaanottamasi suuren tärkeyden viestit tähdellä tai muulla merkillä tai siirrä ne myöhemmäksi. Lue lisää |
| Viestien ryhmitteleminen: Käytä sääntöjä, kategorioita ja kansioita. | Viestien suodattaminen ja tunnisteiden lisääminen: Käytä suodattimia ja lisää viesteihin tunnisteita. Lue lisää |
| Viestien järjestäminen kansioihin: Siirrä tiedoteviestit tilisi kansioihin. | Viestien lähettäminen itselle: Lisää viesteihin tunnisteita tai merkitse ne tärkeiksi. Lue lisää |
| Julkisten kansioiden käyttäminen: Jaa tietoa organisaatiollesi. | Google Driven käyttäminen: Jaa tiedostoja ja kansioita Google Drivessa. Lue lisää Docs-editorien ohjekeskuksesta |
| Jaetun postilaatikon käyttäminen: Salli useiden käyttäjien lähettää viestejä samasta sähköpostiosoitteesta. | Valtuutettujen käyttäjien lisääminen sähköpostitiliin: Salli useiden käyttäjien käyttää samaa sähköpostitiliä tai luo yhteiskäyttöpostilaatikko. Lue lisää Gmailin ohjekeskuksesta |
| Automaattisen arkistoinnin käyttäminen ja poistotoiminto: Luo sääntöjä, jotka aika ajoin siirtävät viestejä postilaatikosta Outlookin arkistotiedostoon. | Viestien arkistoiminen automaattisesti suodattimien avulla:Arkistoi viestejä tai aseta suodattimia siirtämään viestejä automaattisesti arkistoon. Sääntöjä ei tarvitse aikatauluttaa aktivoitumaan säännöllisesti. Arkistoidut viestit löytyvät tunnisteella Kaikki viestit. Lue lisää |
Pikaopas ominaisuuksien eroihin
Tässä osiossa kuvataan, miten Outlookin ja Gmailin toiminnot eroavat toisistaan.
| Ominaisuus tai toiminto | Outlook (työpöytäsovellus) | Gmail (verkkosovellus) |
|---|---|---|
| Sähköpostin avaaminen |
Avaa Outlook tietokoneella.
|
Siirry millä tahansa selaimella osoitteeseen gmail.com. Lue lisää |
| Sähköpostin kirjoittaminen | Käytä kieliopin tarkistusta ja oikolukua. | Hyödynnä kielioppia, oikeinkirjoitusta ja viestin personointia koskevia suosituksia. Lue lisää |
| Luonnosten tallennus | Klikkaa Etusivu  Uusi sähköposti ja klikkaa sitten Tallenna. |
Valitse Kirjoita. Luonnokset tallennetaan automaattisesti. Lue lisää |
| Viestin liittäminen toiseen viestiin | Lisää Outlook-kohde viesti-ikkunassa tai vedä kohde viestiin. | Lähetä viesti edelleen liitteenä tai vedä se toiseen viestiin. Lue lisää |
| Liitteiden tallentaminen | Tallenna liitteitä tietokoneelle. | Lataa liitetiedostot Google Driveen. Lue lisää |
| Yksittäisten viestien tai keskusteluketjujen katsominen | Järjestä viestit keskustelun tai lähettäjän mukaan. Vieritä nähdäksesi kaikki viestit tai keskustelut (tietokonenäkymä). | Voit vaihtaa keskustelunäkymää pika-asetuksista. Näytöllä voi näkyä kerralla enintään sata viestiä tai keskustelua (tietokoneella). Lue lisää |
| Sähköpostiin vastaaminen | Klikkaa nauhasta Vastaa. | Klikkaa viestistä Vastaa. Voit käyttää Smart Reply ‑ehdotuksia nopeisiin vastauksiin. Lue lisää |
| Edellisen viestin sisältöön vastaaminen suoraan | Kirjoita vastaukseesi "katso vastaukseni upotettuna alta". Kirjoita sitten suoraan edelliseen viestiin. | Kopioi vastaukseesi tekstiä aiemmasta viestistä ja lisää lainausmuotoilu. Kirjoita sitten vastauksesi. Lue lisää |
| Pikanäppäinten lisääminen asetuksiin | Muokkaa nauhan asetuksia. | Lisää omia pikanäppäimiä toistuville toiminnoille. Lue lisää |
Samankaltaisten ominaisuuksien eri nimet
Samoista toiminnoista saatetaan käyttää eri nimiä Outlookissa ja Gmailissa. Erot on lueteltu seuraavassa taulukossa.
| Outlook | Gmail |
|---|---|
| Kansiot | Tunnisteet |
| Säännöt | Suodattimet |
| Uusi viesti | Kirjoita viesti |
| Viivästä toimitusta | Ajoita lähetys |
| Viestin peruuttaminen | Kumoa lähettäminen |
| Postin yhdistäminen | Monilähetystila |
| Salaa viesti | Luottamukselliset-asetus |
| Ilmoitukset | Ilmoitukset |
| Pikaosat | Sähköpostimallit |
| Keskustelujen huomiotta jättäminen | Keskustelujen ohittaminen |
| Roskaposti | Roskaposti |
| Poistetut | Roskakori |
Yhteistyön tekeminen ja muiden sovellusten käyttäminen Gmailin avulla
Gmailin avulla voit siirtyä yhdestä keskustelusta toiseen vaihtamatta ohjelmaa.
| Tehtävä | Toiminto Gmailin verkkosovelluksessa |
|---|---|
| Työskenteleminen yhdessä työkavereiden kanssa Outlookissa | Outlookin ja Gmailin käyttäminen yhdessä |
| Viestin muokkaaminen työkavereiden kanssa | Viestin sisällön muokkaaminen yhdessä Google Docsissa |
| Työkavereiden kanssa chattaaminen ja sisällön jakaminen tiloissa | Google Chatin käyttäminen Gmailissa |
| Yhteyden pitäminen työkavereihin | Henkilöiden lisääminen Google-yhteystietoihin |
| Videokokousten aloittaminen ja äänipuhelujen soittaminen | Google Meetin käyttäminen Gmailissa |
| Kokousten ja tapaamisten ajoittaminen | Google Kalenterin käyttäminen Gmailin sivupalkissa |
| Tehtävän luominen viestistä | Viestin vetäminen Google Tasksiin |
| Muistiinpanojen luominen viestistä | Viestin tallennus Google Keepiin |
| Kyselyn järjestäminen | Google Forms ‑kyselyn lähettäminen |
Google, Google Workspace ja niihin liittyvät merkit ja logot ovat Google LLC:n tavaramerkkejä. Muut yritysten ja tuotteiden nimet voivat olla niihin liittyvien yritysten tavaramerkkejä.