Microsoft Outlook und Gmail haben viele ähnliche Funktionen und wichtige Unterschiede. In diesem Artikel wird die Outlook-Computer-App mit der Webversion von Gmail verglichen. Außerdem werden die Vorteile eines Wechsels zu Gmail hervorgehoben.
Auf dieser Seite
- Gründe für den Wechsel zu Gmail
- Das ist in Gmail anders
- Funktionsunterschiede auf einen Blick
- Andere Namen für ähnliche Funktionen
- Über Gmail zusammenarbeiten und andere Apps verwenden
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Gmail ist eine Webanwendung
Gmail wurde für das Web entwickelt und ist auf Flexibilität und Zusammenarbeit ausgelegt. Das bietet Vorteile gegenüber E-Mail-Anwendungen, die speziell für Computer entwickelt wurden und eigenständig ausgeführt werden. Beispiel:
- Gmail ist immer verfügbar, auch wenn Sie unterwegs sind: Gmail wird nicht als Anwendung auf einem Computer, sondern über einen Webbrowser ausgeführt. Über einen Webbrowser können Sie leichter an Projekten im Unternehmen oder in der Bildungseinrichtung zusammenarbeiten – von überall aus und auf jedem Gerät.
- Ihre Änderungen gehen nicht verloren: Ihre Änderungen werden während der Bearbeitung automatisch gespeichert. Sie müssen nicht ständig auf Speichern klicken oder das automatische Speichern einrichten.
Gmail-Funktionen basieren auf Google AI
Beim Wechsel zu Gmail erhalten Sie leistungsstarke KI-Funktionen (künstliche Intelligenz), darunter:
- Intelligentes Schreiben und personalisierte Vorschläge: Sie erhalten während der Eingabe personalisierte Vorschläge. So können Sie Nachrichten schneller schreiben und beantworten. Weitere Informationen in der Gmail-Hilfe
- Posteingang mit Tabs: Nachrichten lassen sich in Gmail automatisch in Kategorien wie „Werbung“, „Soziale Netzwerke“, „Benachrichtigungen“ und „Foren“ sortieren. So werden die wichtigsten Nachrichten zuerst angezeigt. Art Ihres Posteingangs auswählen
- Vorschläge zum Abbestellen: In Gmail gibt es eine einfache Schaltfläche zum Abbestellen, mit der Sie Ihre Adresse mit nur einem Klick aus der Mailingliste entfernen können. Weitere Informationen in der Gmail-Hilfe
- Wichtigkeitsmarkierungen: Sie können Gmail anhand Ihrer bisherigen Aktionen vorhersagen lassen, welche Nachrichten wahrscheinlich wichtig für Sie sind, und diese entsprechend markieren lassen. Weitere Informationen in der Gmail-Hilfe
- Spamfilter: Gmail blockiert mehr als 99,9 % Spam, Phishing und Malware und schützt über 1,5 Milliarden Posteingänge. Verdächtige E-Mails werden automatisch erkannt und in den Spamordner verschoben. Weitere Informationen in der Gmail-Hilfe
- Automatische Erinnerungen: E-Mails, die noch beantwortet werden müssen, werden in Gmail wieder oben im Posteingang angezeigt. Weitere Informationen in der Gmail-Hilfe
Gmail kann Nachrichten aktualisieren, um den neuesten Inhalt anzuzeigen
Wenn dynamische E-Mails aktiviert sind, können Sie direkt in Gmail Aufgaben erledigen, z. B. auf Termine antworten, Fragebögen ausfüllen und auf Kommentare in Google Docs antworten. Weitere Informationen in der Gmail-Hilfe
Alle Kommunikationskanäle an einem Ort
Über Gmail können Sie E-Mails senden, Google Chat verwenden, Videokonferenzen starten und Ihren Kalender verwalten. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, in einem einzigen Browserfenster nach Inhalten in allen Ihren Kommunikationskanälen zu suchen. Weitere Informationen zum Auswählen von Kommunikationskanälen
Das ist in Gmail anders
Wenn Sie zu Gmail wechseln, ist es ganz normal, dass Sie Ihre bestehenden Workflows beibehalten möchten. Outlook-Workflows können in Gmail zwar häufig repliziert werden, aber bei einem Wechsel können Sie auch neue Arbeitsweisen ausprobieren.
In den folgenden Best Practices und Tipps erfahren Sie, was nach dem Wechsel zu Gmail anders ist.
| Outlook-Workflow | Gmail: Best Practices und Tipps |
|---|---|
| Kopien von Dokumenten gemeinsam bearbeiten: Kopien von Dokumenten als Anhang an Kollegen senden | Gemeinsam an einem Dokument arbeiten: Sie können direkt in Gmail Google-Dokumente, ‑Tabellen und ‑Präsentationen freigeben, Freigabeberechtigungen aktualisieren und auf Kommentare antworten. Weitere Informationen |
| Nach Absender sortieren: Über die Suchleiste oder das Filtermenü im Posteingang | Nachrichten über die Suche finden: Suche mit erweiterten Suchkriterien, Chips und App-Such-Overlay. Weitere Informationen |
| Gesendete Nachrichten als wichtig markieren:Wählen Sie die Wichtigkeitsmarkierung „Hoch“ aus. | Intelligentere Betreffe verwenden: Heben Sie die Wichtigkeit der Nachricht im Betreff hervor. Weitere Informationen |
| Text in E-Mails formatieren: Wenden Sie Formate im Nachrichtenfenster an. | Google Docs für spezielle Textformate verwenden: Gängige Textformate im Nachrichtenfenster anwenden Wenn Sie erweiterte Formatierungsoptionen oder Tabellen nutzen möchten, können Sie E-Mails in Google Docs bearbeiten und senden. Weitere Informationen |
| Abstimmschaltflächen hinzufügen: Nehmen Sie per E-Mail an einer Umfrage teil. | Google Formulare für Umfragen verwenden:Mit Google Formulare können Sie Umfragen durchführen. Weitere Informationen |
| Markierungen als Erinnerungen verwenden:Verwenden Sie Flags, um wichtige Nachrichten zu verfolgen. | Wichtige Nachrichten markieren oder zurückstellen: Nachrichten markieren, zurückstellen oder als wichtig markieren Weitere Informationen |
| E-Mails gruppieren:Regeln, Kategorien und Ordner verwenden | E-Mails filtern und mit Labels versehen: Filter und farbige Labels auf Nachrichten anwenden Weitere Informationen |
| Nachrichten in Ordnern posten: Sie können informative Nachrichten an Ordner in Ihrem Konto senden. | Nachrichten an sich selbst senden: Sie können die Nachrichten dann mit Labels versehen oder als wichtig markieren. Weitere Informationen |
| Öffentliche Ordner verwenden: Informationen innerhalb Ihrer Organisation freigeben. | Google Drive verwenden: Sie können Dateien und Ordner in Google Drive freigeben. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe für Docs-Editoren |
| Gemeinsam genutztes Postfach verwenden: Damit können mehrere Personen über eine einzige E-Mail-Adresse Nachrichten senden. | E-Mail-Konto delegieren: Mehrere Personen können so ein einzelnes E-Mail-Konto verwenden oder Sie können für sie einen gemeinsamen Posteingang erstellen. Weitere Informationen in der Gmail-Hilfe |
| Automatische Archivierung und Bereinigung: Richten Sie Regeln ein, damit Nachrichten automatisch aus dem Posteingang in die Outlook-Archivdatei verschoben werden. | Verwenden Sie Filter, um Nachrichten automatisch zu archivieren:Nachrichten archivieren oder Filter einrichten, um Nachrichten automatisch in das Archiv „Alle Nachrichten“ zu verschieben. Es müssen keine Regeln in regelmäßigen Abständen ausgeführt werden. Weitere Informationen |
Funktionsunterschiede auf einen Blick
In diesem Abschnitt werden die Unterschiede zwischen Outlook- und Gmail-Funktionen beschrieben.
| Funktion oder Aufgabe | Outlook (Computer) | Gmail (Web) |
|---|---|---|
| E-Mail öffnen |
Öffnen Sie Outlook auf Ihrem Computer.
|
Rufen Sie in einem Browser gmail.com auf. Weitere Informationen |
| E-Mail schreiben | Grammatik- und Rechtschreibprüfung verwenden | Grammatik-, Rechtschreib- und personalisierte SchreibvorschlägeWeitere Informationen |
| Entwürfe speichern | Klicken Sie auf Startseite Neue E-Mail und dann auf Speichern. |
Klicken Sie auf Schreiben. Entwürfe werden automatisch gespeichert. Um einen Entwurf zu finden, rufen Sie das Label „Entwürfe“ auf. Weitere Informationen |
| E-Mail an eine E-Mail anhängen | Fügen Sie im Nachrichtenfenster ein Outlook-Element ein oder verwenden Sie Drag-and-drop. | Als Anhang weiterleiten oder Drag-and-drop verwenden. Weitere Informationen |
| Anhänge speichern | Speichern Sie Anhänge auf Ihrem Computer. | Anhänge in Google Drive hochladen Weitere Informationen |
| Einzelne Nachrichten oder Konversationen ansehen | Nach Unterhaltung oder Absender sortieren. Scrollen Sie, um alle Elemente zu sehen (Desktopansicht). | Über die Schnelleinstellungen können Sie die Konversationsansicht ändern. Bis zu 100 Elemente pro Bildschirm anzeigen (Webansicht). Weitere Informationen |
| E-Mails beantworten | Klicken Sie in der Seitenleiste auf Antworten. | Klicken Sie in der Nachricht auf Antworten. Nutzen Sie die Funktion „Intelligente Antwort“, um schnell zu antworten.Weitere Informationen |
| Auf den Inhalt einer früheren E-Mail direkt antworten | Geben Sie in Ihrer Antwort „siehe meine Antwort unten“ ein. Geben Sie Ihre Antwort dann in die vorherige Nachricht ein. | Kopieren Sie den Text aus der vorherigen Nachricht in Ihre Antwort und wenden Sie das Zitierformat an. Geben Sie dann Ihre Antwort ein.Weitere Informationen |
| Verknüpfungen zu Einstellungen hinzufügen | Einstellungen auf dem Menüband anpassen | Benutzerdefinierte Tastenkombinationen hinzufügen Weitere Informationen |
Andere Namen für ähnliche Funktionen
In Outlook und Gmail werden für ähnliche Funktionen manchmal unterschiedliche Namen verwendet. In dieser Tabelle sind die Unterschiede dargestellt.
| Outlook | Gmail |
|---|---|
| Ordner | Labels |
| Regeln | Filter |
| Neue E-Mail | Schreiben |
| Zustellung verzögern | Senden planen |
| Nachrichten zurückrufen | Senden rückgängig machen |
| Serienbriefe | Serienbriefe |
| E-Mails verschlüsseln | Modus "Vertraulich" |
| Benachrichtigungen | Benachrichtigungen |
| Schnellbausteine | E-Mail-Vorlagen |
| Unterhaltungen ignorieren. | Konversationen ignorieren. |
| Junk | Spam |
| Gelöschte Dokumente | Papierkorb |
Über Gmail zusammenarbeiten und andere Apps verwenden
Mit Gmail können Sie von einer Kommunikationsform zur anderen wechseln, ohne dass sich Ihr Kontext ändert.
| Aufgabe | Vorgehensweise in Gmail (Web) |
|---|---|
| Über Outlook mit Kollegen zusammenarbeiten | Outlook und Gmail zusammen verwenden |
| E-Mails mit Kollegen bearbeiten | Gemeinsam an E-Mail-Inhalten in einem Google-Dokument arbeiten |
| Mit Kollegen chatten und Inhalte in Gruppenbereichen freigeben | Google Chat in Gmail verwenden |
| Einfachere Kontaktaufnahme mit Kollegen | Personen zu Google Kontakte hinzufügen |
| Videokonferenzen und Sprachanrufe starten | Google Meet in Gmail verwenden |
| Besprechungen und Termine planen | Google Kalender-Seitenleiste in Gmail verwenden |
| Aufgaben aus einer E-Mail erstellen | E-Mails zu Google Tasks ziehen |
| Notizen aus einer E-Mail erstellen | E-Mails in Google Notizen speichern |
| Während einer Videokonferenz eine Umfrage durchführen | Google Formulare-Umfrage senden |
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