Switch from Microsoft Outlook to Gmail

Sähköpostien järjestäminen ja arkistoiminen


Gmailissa voit järjestää sähköpostiviestit tunnisteiden ja suodattimien avulla. Voit myös merkitä viestejä tähdellä, siirtää viestejä myöhemmäksi sekä poistaa ja arkistoida viestejä. Näin voit pitää postilaatikkosi siistinä.

Sisällys

Note: The instructions in this guide are primarily web only. Tutustu käyttöön mobiililaitteilla.

 Expand all  |  Tiivistä kaikki

Viestien järjestäminen aiheen mukaan

  • Outlook: Käytä sääntöjä, kategorioita ja kansioita.
  • Gmail: Käytä suodattimia ja lisää viesteihin tunnisteita. Voit lisätä viestiin useita tunnisteita ja etsiä viestejä klikkaamalla vasemmasta paneelista jotain tunnistetta.

Ohjeet

Suodattimen luominen

  1. Avaa Gmail.
  2. Valitse yläreunan hakukentästä Näytä hakuasetukset kuvien säätäminen .
  3. Määritä hakuehdot. Voit tarkistaa haun toiminnan valitsemalla Haku, jolloin näet hakua vastaavat sähköpostit. 
  4. Valitse hakukentän alareunasta Luo suodatin.
  5. Valitse suodattimen asetukset.
  6. Klikkaa Luo suodatin.

Huom. Kun luot suodattimen viestien edelleenlähettämistä varten, luotu suodatin koskee ainoastaan uusia viestejä. ​Kun joku vastaa suodattamaasi viestiin, vastaus suodatetaan ainoastaan, jos se vastaa määritettyjä hakuehtoja.

Lue lisää suodattimista

 Tunnisteen luominen

  1. Avaa Gmail tietokoneella.
  2. Vieritä vasemmalta alas ja klikkaa Lisää.
  3. Valitse Luo uusi tunniste.
  4. Nimeä tunniste.
  5. Valitse Luo.

Tunnisteen lisääminen postilaatikon viesteihin

  1. Avaa Gmail tietokoneella.
  2. Valitse viestit.
  3. Klikkaa yläreunasta Tunnisteet.
  4. Valitse tunniste tai luo uusi.
Vinkki: Voit liittää tunnisteen useisiin viesteihin yhdellä kertaa merkitsemällä viestien vasemmalla puolella olevat ruudut valituiksi ja valitsemalla sitten tunnisteen postilaatikon yläpuolelta.

Lue lisää Gmailin ohjekeskuksesta

Lähettämiesi sähköpostiviestien merkitseminen tärkeiksi

  • Outlook: Valitse suuren tärkeyden merkki. Gmail-tileille lähetetyissä viesteissä ei näy tärkeysmerkkejä.
  • Gmail: Korosta viestin tärkeyttä aihekentässä.

Ohjeet
  1. Avaa Gmail.
  2. Klikkaa Compose.
  3. Lisää vastaanottajat.
  4. Lisää Aihe-kenttään kuvaus, kuten
    • [KIIREELLINEN]
    • [VASTAA 1.12. MENNESSÄ]
    • [HYVÄKSYNTÄ TARVITAAN]
      Huom. Voit liittää punaisen huutomerkin ennen kuvausta merkiksi siitä, että sähköpostiviesti on tärkeä.
  5. Kirjoita viesti ja klikkaa Lähetä.

Muistutuksen lisääminen vastaanotettuun sähköpostiviestiin

  • Outlook: Seuraa vastaanottamiasi tärkeitä viestejä merkinnöillä.
  • Gmail: Merkitse vastaanottamasi suuren tärkeyden viestit tähdellä tai muulla merkillä tai siirrä ne myöhemmäksi.

Ohjeet

Sähköpostin erottaminen joukosta tähtimerkinnällä

  1. Avaa Gmail tietokoneella.
  2. Klikkaa postilaatikossa olevan viestin vasemmalla puolella olevaa tähteä . Jos viesti on auki, valitse Lisää ja sitten Lisää tähti.
  3. Jos käytät useita tähtikuvakkeita, klikkaa tähteä, kunnes haluamasi tähtikuvake tulee näkyviin.

Tähdellä merkittyjen sähköpostiviestien katsominen

  1. Avaa Gmail tietokoneella.
  2. Valitse sivun vasemmasta reunasta Tähdelliset. Sinun on ehkä ensin klikattava Lisää.

Vinkki: Tähdellä merkittyjä viestejä voi hakea myös Gmailin hakuoperaattoreilla.

  • Jos haluat hakea kaikki tähdellä merkityt viestit, kirjoita is:starred.
  • Jos haluat hakea tietyllä tähdellä merkittyjä viestejä, kirjoita has: ja tähden nimi. Nimet perustuvat tällä hetkellä käytössä oleviin tähtiin:
    • has:yellow-star
    • has:orange-star
    • has:red-star
    • has:purple-star
    • has:blue-star
    • has:green-star
    • has:red-bang
    • has:orange-guillemet
    • has:yellow-bang
    • has:green-check
    • has:blue-info
    • has:purple-question

Sähköpostin siirtäminen myöhemmäksi

  1. Avaa Gmail tietokoneella.
  2. Osoita sähköpostia.
  3. Valitse oikealta Siirrä myöhemmäksi .
  4. Valitse myöhäisempi päivämäärä ja kellonaika, jolloin näet tämän viestin uudelleen.

Siirrä useita viestejä myöhemmäksi valitsemalla viestit. Valitse yläreunasta Siirrä myöhemmäksi .

Vinkki: Voit liittää tunnisteen useisiin viesteihin yhdellä kertaa merkitsemällä viestien vasemmalla puolella olevat ruudut valituiksi ja valitsemalla sitten tunnisteen postilaatikon yläpuolelta.

 Lue lisää Gmailin ohjekeskuksesta

Liitteiden tallentaminen

  • Outlook: Tallenna liitteitä tietokoneelle.
  • Gmail: Lataa liitetiedostot Google Driveen.

Ohjeet

Liitteiden tallentaminen

Tärkeää: Tiettyjä liitteitä ei voi lisätä Google Driveen. Katso, millaisia tiedostoja Drivessa voi säilyttää.

  1. Siirry Gmailiin tietokoneella.
  2. Avaa viesti.
  3. Vie hiiri viestin alareunassa liitteen päälle.
  4. Klikkaa Lisää Driveen .

Lue lisää Gmailin ohjekeskuksesta

Vähemmän tärkeiden sähköpostiviestien poistaminen

Vähemmän tärkeiden viestiketjujen piilottaminen

Joskus voit saada sähköpostia, jonka jatkokeskusteluja et halua enää nähdä. Tällöin voit ohittaa keskustelun, jolloin viestin vastaukset siirretään postilaatikon ohi suoraan arkistoon.

  • Outlook: Keskustelujen huomiotta jättäminen.
  • Gmail: Keskustelujen ohittaminen.

Ohjeet

Sähköpostiketjujen ohittaminen

  1. Avaa Gmail tietokoneella.
  2. Avaa tai valitse keskustelu.
  3. Klikkaa yläreunasta Lisää Lisääja sitten Mykistä.

Vinkki: Voit ohittaa viestit nopeasti laittamalla pikanäppäimet päälle.

Lue lisää Gmailin ohjekeskuksesta

Roskaposti

  • Outlook: Merkitse sähköpostia roskapostiksi ja valitse roskapostin asetukset.
  • Gmail: Merkitse viestejä roskapostiksi, siirrä viestejä roskapostikansioon ja estä lähettäjiä.

Ohjeet

Roskapostiksi merkitseminen

  1. Avaa Gmail tietokoneella.
  2. Valitse vähintään yksi sähköposti.
  3. Valitse Ilmoita roskapostista .

Lähettäjien estäminen

Kun estät lähettäjän, hänen lähettämänsä viestit ohjataan roskapostikansioon.

  1. Siirry Gmailiin tietokoneella.
  2. Avaa viesti.
  3. Valitse oikeasta yläkulmasta Lisää Lisää.
  4. Valitse Estä [lähettäjä].

Vinkki: Jos olet estänyt lähettäjän vahingossa, voit kumota eston seuraamalla samoja ohjeita.

Lue lisää Gmailin ohjekeskuksesta

Sähköpostin arkistointi

  • Outlook: Luo sääntöjä, jotka aika ajoin siirtävät viestejä postilaatikosta Outlookin arkistotiedostoon.
  • Gmail: Arkistoi viestejä tai aseta suodattimia siirtämään viestejä automaattisesti arkistoon. Sääntöjä ei tarvitse aikatauluttaa aktivoitumaan säännöllisesti. Arkistoidut viestit löytyvät tunnisteella Kaikki viestit.

Ohjeet

Sähköpostin arkistointi

  1. Avaa Gmail tietokoneella.
  2. Avaa arkistoitava viesti.
  3. Valitse yläreunasta Arkistoi .

Vinkkejä:

  • Jos haluat arkistoida useita viestejä, merkitse jokaisen viestin vieressä oleva ruutu valituksi ja sitten Arkistoi .
  • Jos haluat arkistoida viestin pikanäppäimellä, paina E. Lue lisää pikanäppäimistä.

Useiden viestien arkistointi

  1. Valitse viestien vasemmalla puolella olevat ruudut valituiksi.
  2. Klikkaa postilaatikon yläreunasta Arkisto Arkisto.

Arkistoidun sähköpostin löytäminen

Tärkeää: Gmailin hakutulokset sisältävät myös arkistoidut viestit. Lue lisää Gmailin hausta.

  1. Avaa Gmail tietokoneella.
  2. Valitse vasemmalta Lisää.
  3. Valitse Kaikki viestit.
Huom. Jos Kaikki viestit tai Roskakori ei ole näkyvissä, mene vasemman sivupalkin alareunaan ja klikkaa Lisää.

Viestin palauttaminen arkistosta

  1. Mene kohtaan "Kaikki viestit".
  2. Klikkaa viestiä hiiren kakkospainikkeella ja valitse Siirrä postilaatikkoon tai Lisää tunniste.

Sähköpostin poistaminen

  • Outlook: Siirrä viestit Poistetut-kansioon ja käytä postilaatikon tyhjennystoimintoa.
  • Gmail: Siirrä viestit roskakoriin. Roskakorissa olevat viestit poistetaan automaattisesti 30 päivän kuluttua.

Ohjeet

Sähköpostin poistaminen

  1. Siirry Gmailiin tietokoneella.
  2. Merkitse kunkin poistettavan viestin vasemmalla puolella oleva ruutu valituksi.
  3. Valitse yläreunasta Poista .

Huom. Jos Kaikki viestit tai Roskakori ei ole näkyvissä, mene vasemman sivupalkin alareunaan ja klikkaa Lisää.

Useiden viestien poistaminen

  1. Valitse viestien vasemmalla puolella olevat ruudut valituiksi.
  2. Klikkaa postilaatikon yläreunasta Poista Poista .

Viestin siirtäminen roskakorista tai poistaminen pysyvästi

  1. Siirry roskakoriin.
  2. Klikkaa viestiä hiiren kakkospainikkeella ja valitse Siirrä postilaatikkoon tai Poista pysyvästi.

Muuta aiheeseen liittyvää

Takaisin alkuun


Google, Google Workspace ja niihin liittyvät merkit ja logot ovat Google LLC:n tavaramerkkejä. Muut yritysten ja tuotteiden nimet voivat olla niihin liittyvien yritysten tavaramerkkejä.

true
Haku
Tyhjennä haku
Sulje haku
Päävalikko
8030415685796538712
true
Ohjekeskushaku
true
true
true
true
true
17
false
false