Dans Gmail, les comptes délégués et les boîtes de réception partagées sont la même chose. Ils vous permettent d'accorder à des personnes ou à des groupes (les délégués) l'accès à votre compte Gmail. La boîte de réception aura donc les avantages suivants :
- Tri automatique des e-mails grâce à des filtres (règles)
- Enregistrement des correspondances grâce à l'archivage des e-mails
- Suivi du statut des messages des e-mails grâce aux libellés
- Affichage ou masquage du nom du délégué en tant qu'expéditeur
Les délégués peuvent lire, envoyer et supprimer vos messages. Ils ne peuvent pas discuter avec qui que ce soit en votre nom ni changer votre mot de passe Gmail. Lorsqu'ils envoient un message, leur adresse e-mail s'affiche.
Si vous utilisez Gmail au sein d'une entreprise, d'un établissement scolaire ou de toute autre organisation, vous pouvez accorder la délégation à un groupe. Vous pourrez ainsi gérer facilement la délégation via l'appartenance au groupe.
Différence avec les boîtes de réception collaboratives
Une boîte de réception collaborative est un type de groupe que vous pouvez créer dans Google Groupes.
- Les membres peuvent envoyer des messages, s'attribuer des conversations les uns aux autres et suivre les conversations comme des tâches.
- Une boîte de réception collaborative dispose d'une adresse e-mail. Les utilisateurs peuvent envoyer des messages à une boîte de réception collaborative et en recevoir en utilisant des clients de messagerie comme Gmail. Pour en savoir plus, consultez Envoyer des e-mails avec une adresse ou un alias différents.
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Ajouter ou supprimer un délégué
Vous pouvez ajouter jusqu'à 10 délégués.
Si vous utilisez Gmail au sein d'une entreprise, d'un établissement scolaire ou de toute autre organisation:
- Vous pouvez ajouter jusqu'à 1 000 délégués au sein de votre organisation.
- En temps normal, 40 délégués peuvent accéder à un compte Gmail en même temps.
- Si vous utilisez des processus automatisés, tels que des API ou des extensions de navigateur, quelques délégués peuvent accéder à un compte Gmail en même temps.
- Ouvrez Gmail sur votre ordinateur. Vous ne pouvez pas ajouter de délégués depuis l'application Gmail.
- En haut à droite, cliquez sur Paramètres
Afficher tous les paramètres.
- Cliquez sur l'onglet Comptes et importation ou Comptes.
- Dans la section "Déléguer l'accès à votre compte", cliquez sur Ajouter un autre compte. Si vous utilisez Gmail au sein d'une entreprise ou d'un établissement scolaire, votre organisation peut restreindre la délégation de messagerie. Si ce paramètre ne s'affiche pas, contactez votre administrateur.
- Saisissez l'adresse e-mail de la personne que vous souhaitez ajouter. Si vous utilisez Gmail dans une entreprise, un établissement scolaire ou une autre organisation et que votre administrateur vous y autorise, vous pouvez saisir l'adresse e-mail d'un groupe. Le groupe doit appartenir au même domaine que votre organisation. L'accès délégué sera refusé aux membres externes du groupe.
Important : Si le compte que vous déléguez est un nouveau compte ou si le mot de passe a été réinitialisé, l'administrateur doit désactiver l'obligation de modifier le mot de passe à la première connexion.- Découvrez comment un administrateur peut créer un utilisateur.
- Découvrez comment un administrateur peut réinitialiser des mots de passe.
6. Cliquez sur Étape suivante
Envoyer un e-mail pour déléguer l'accès.
La personne que vous avez ajoutée reçoit une demande de confirmation par e-mail. L'invitation expire au bout d'une semaine.
Si vous avez ajouté un groupe, tous les membres du groupe deviendront délégués sans avoir à confirmer.
Remarque : Un délai de 24 heures peut être nécessaire pour que la délégation soit prise en compte.
Afficher tous les paramètres.
Envoyer un e-mail pour déléguer l'accès.- Ouvrez Gmail sur votre ordinateur. Vous ne pouvez pas configurer de délégués depuis l'application Gmail.
- En haut à droite, cliquez sur Paramètres
- Cliquez sur l'onglet Comptes et importation.
- Dans la section "Déléguer l'accès à votre compte", cliquez sur Supprimer à côté du compte que vous souhaitez supprimer.
Problèmes et solutions
Si vous ajoutez un délégué pour une entreprise, un établissement scolaire ou toute autre organisation, cette personne ou ce groupe doivent faire partie de votre organisation.
Si la personne fait partie de votre organisation, mais que vous ne pouvez pas l'ajouter, vérifiez auprès de votre administrateur que la délégation est bien activée pour votre organisation.
Pour un résultat optimal, supprimez tous les favoris enregistrés.
Remarque : Il peut s'écouler un certain temps, généralement jusqu'à une heure, avant que le délégué puisse accéder à votre compte.
Si vous ne parvenez pas à accéder, à l'aide d'un domaine Google Workspace, à un compte dont l'accès vous a été délégué, découvrez comment activer ou désactiver la délégation de messagerie.