Di Gmail, akun yang didelegasikan dan kotak masuk bersama mempunyai fungsi yang sama. Gunakan keduanya untuk memberi orang atau grup (delegasi) akses ke akun Gmail Anda, yang menghasilkan beberapa manfaat pada kotak masuk seperti:
- Mengurutkan email secara otomatis dengan filter (aturan)
- Menyimpan data korespondensi dengan mengarsipkan email
- Melacak status pesan email menggunakan label
- Menampilkan atau menyembunyikan nama delegasi sebagai pengirim
Delegasi dapat membaca, mengirim, dan menghapus pesan email Anda. Mereka tidak dapat melakukan chat dengan siapa pun atau mengubah sandi Gmail Anda. Saat mengirim pesan, alamat email mereka muncul.
Jika Anda menggunakan Gmail melalui kantor, sekolah, atau organisasi lain, Anda dapat memberikan delegasi ke grup. Ini memudahkan Anda mengelola delegasi melalui keanggotaan grup.
Perbedaan antara akun atau kotak masuk ini & Kotak Masuk Kolaboratif
Kotak Masuk Kolaboratif adalah jenis grup yang Anda buat di Google Grup.
- Anggota dapat mengirim pesan, menetapkan percakapan ke satu sama lain, dan melacak percakapan sebagai tugas.
- Kotak Masuk Kolaboratif memiliki alamat email. Pengguna dapat mengirim dan menerima pesan Kotak Masuk Kolaboratif menggunakan program email seperti Gmail. Untuk mengetahui detailnya, buka Mengirim email dari alamat atau alias yang berbeda.
Menambah atau menghapus delegasi
Anda dapat menambahkan hingga 10 delegasi.
Jika Anda menggunakan Gmail dari kantor, sekolah, atau organisasi lain:
- Anda dapat menambahkan hingga 1.000 delegasi dalam organisasi Anda.
- Dengan penggunaan umum, 40 delegasi dapat mengakses akun Gmail secara bersamaan.
- Jika Anda menggunakan proses otomatis, seperti API atau ekstensi browser, beberapa delegasi dapat mengakses akun Gmail secara bersamaan.
- Di komputer, buka Gmail. Anda tidak dapat menambahkan delegasi dari aplikasi Gmail.
- Di kanan atas, klik Setelan
Lihat semua setelan.
- Klik tab Akun dan Impor atau Akun.
- Di bagian "Berikan akses ke akun Anda", klik Tambahkan akun lain. Jika menggunakan Gmail melalui kantor atau sekolah, organisasi Anda mungkin membatasi delegasi email. Jika setelan ini tidak terlihat, hubungi admin Anda.
- Masukkan alamat email orang yang ingin Anda tambahkan. Jika Anda menggunakan Gmail dari kantor, sekolah, atau organisasi lain, dan admin mengizinkannya, Anda dapat memasukkan alamat email grup. Grup ini harus memiliki domain yang sama dengan organisasi Anda. Akses delegasi anggota eksternal grup akan ditolak.
Penting: Jika akun yang Anda delegasikan adalah akun baru atau sandinya telah direset, Admin harus menonaktifkan persyaratan untuk mengubah sandi saat Anda login pertama kali.6. Klik Langkah Berikutnya
Kirim email untuk memberikan akses.
Orang yang Anda tambahkan akan mendapatkan email untuk melakukan konfirmasi. Masa berlaku undangan akan berakhir setelah seminggu.
Jika Anda menambahkan grup, semua anggota grup akan menjadi delegasi tanpa harus mengonfirmasi.
Catatan: Diperlukan waktu hingga 24 jam agar delegasi mulai diterapkan.
Lihat semua setelan.
Kirim email untuk memberikan akses.- Di komputer, buka Gmail. Anda tidak dapat menyiapkan delegasi dari aplikasi Gmail.
- Di kanan atas, klik Setelan
- Klik tab Akun dan Impor.
- Di bagian "Berikan akses ke akun Anda", klik Hapus di samping akun yang ingin dihapus.
Pemecahan masalah
Jika menambahkan delegasi di kantor, sekolah, atau organisasi lainnya, Anda hanya dapat menambahkan orang lain atau grup dalam organisasi Anda sebagai delegasi.
Jika orang tersebut berada dalam organisasi Anda, tetapi tidak dapat ditambahkan, hubungi admin untuk memastikan bahwa delegasi diaktifkan untuk organisasi Anda.
Untuk hasil terbaik, hapus semua bookmark yang disimpan.
- Sebelum delegasi dapat mengakses akun, Anda harus login dan menyetel ulang sandi Anda.
- Pastikan akun Anda telah menonaktifkan "Wajibkan pengguna untuk mengubah sandi pada saat login berikutnya".
Catatan: Diperlukan waktu hingga satu jam sebelum delegasi dapat mengakses akun Anda.
Jika Anda tidak dapat mengakses akun yang didelegasikan menggunakan domain Google Workspace, pelajari cara mengaktifkan atau menonaktifkan delegasi email.