ב-Gmail, חשבונות שקיבלו הרשאת גישה ותיבות דואר נכנס משותפות הם אותו הדבר. אתם יכולים להשתמש בהם כדי להעניק לאנשים או לקבוצות (בעלי גישה) גישה לחשבון Gmail שלכם, וליהנות מתיבת דואר נכנס עם יתרונות כמו:
- מיון אוטומטי של אימייל באמצעות מסננים (כללים)
- שמירת תיעוד של התכתבויות בארכיון
- מעקב אחר הסטטוס של הודעות אימייל באמצעות תוויות
- הצגה או הסתרה של שם בעל הגישה כשולח
בעלי הגישה יכולים לקרוא, לשלוח ולמחוק את הודעות האימייל שלכם. הם לא יכולים לשוחח בשמכם בצ'אט או לשנות את הסיסמה שלכם ב-Gmail. כשהם שולחים הודעה, כתובת האימייל שלהם מוצגת.
אם אתם משתמשים ב-Gmail דרך העבודה, מוסד לימודים או ארגון אחר, אתם יכולים להעניק גישה לקבוצה. כך תוכלו לנהל בקלות את הרשאות הגישה דרך החברות בקבוצה.
ההבדל בין החשבונות או תיבות הדואר הנכנס האלה לבין תיבות דואר משותפות
תיבת דואר משותפת היא סוג של קבוצה שיוצרים בקבוצות Google.
- חברי הקבוצה יכולים לשלוח הודעות, להקצות שיחות זה לזה ולעקוב אחר שיחות כמשימות.
- לתיבת דואר משותפת יש כתובת אימייל. אנשים יכולים לשלוח ולקבל הודעות בתיבת הדואר המשותפת באמצעות תוכנות אימייל כמו Gmail. פרטים נוספים זמינים במאמר שליחת אימייל מכתובת שונה או מכינוי שונה.
הענקת גישה או ביטול גישה
ניתן להעניק גישה ל-10 אנשים לכל היותר.
אם אתם משתמשים ב-Gmail דרך העבודה, מוסד לימודים או ארגון אחר:
- אתם יכולים להעניק גישה לעד 1,000 אנשים בארגון.
- בשימוש רגיל, 40 בעלי גישה יכולים לגשת לחשבון Gmail מסוים בו-זמנית.
- אם אתם משתמשים בתהליכים אוטומטיים, כמו ממשקי API או תוספים לדפדפן, רק בעלי גישה ספורים יכולים לגשת לחשבון Gmail בו-זמנית.
- פותחים את Gmail במחשב. לא ניתן להוסיף נציגים מורשים מאפליקציית Gmail.
- בצד שמאל למעלה, לוחצים על סמל ההגדרות
הצגת כל ההגדרות.
- לוחצים על הכרטיסייה חשבונות וייבוא או חשבונות.
- בקטע 'הענקת גישה לחשבון שלך', לוחצים על להוספת חשבון. אם אתם משתמשים ב-Gmail דרך מקום העבודה או מוסד הלימודים, הארגון שלכם עשוי להגביל את הענקת הגישה לאימייל. אם אינכם רואים את ההגדרה הזו, פנו למנהל המערכת.
- מזינים את כתובת האימייל של האדם שרוצים להוסיף. אם אתם משתמשים ב-Gmail דרך העבודה, מוסד הלימודים או ארגון אחר, והאדמין מאפשר זאת, תוכלו להזין כתובת אימייל של קבוצה. הדומיין של הקבוצה צריך להיות זהה לדומיין של הארגון. משתמשים שאינם חברים בקבוצה לא יכולים להעניק גישה.
חשוב: אם החשבון שאליו אתם רוצים להעניק גישה הוא חשבון חדש או אם הסיסמה שלו אופסה, האדמין צריך להשבית את הדרישה לשינוי הסיסמה בכניסה הראשונה.6. לוחצים על השלב הבא
שליחת אימייל כדי להעניק גישה.
האדם שהוספתם יקבל אימייל ובו בקשה לאישור. תוקפה של ההזמנה יפוג לאחר שבוע.
אם תוסיפו קבוצה, כל חברי הקבוצה יוגדרו כבעלי גישה מבלי שיצטרכו לאשר.
הערה: הרשאת הגישה תיכנס לתוקף בתוף 24 שעות.
הצגת כל ההגדרות.
שליחת אימייל כדי להעניק גישה.- פותחים את Gmail במחשב. לא ניתן להגדיר נציגים מורשים מאפליקציית Gmail.
- בצד שמאל למעלה, לוחצים על סמל ההגדרות
- לוחצים על הכרטיסייה 'חשבונות וייבוא'.
- בקטע "הענקת גישה לחשבון שלך", לוחצים על מחיקה ליד החשבון שרוצים להסיר.
פתרון בעיות
אם אתם מעניקים גישה לחשבון בעבודה, במוסד הלימודים או בארגון אחר, תוכלו להעניק גישה רק לאנשים אחרים או לקבוצות בארגון שלכם.
אם האדם הוא בארגון שלכם ואתם עדיין לא מצליחים להעניק לו גישה, פנו לאדמין כדי לוודא שהאפשרות להענקת גישה הופעלה בארגון.
לקבלת התוצאות הטובות ביותר, מומלץ למחוק סימניות ששמרתם.
הערה: ייתכן שיחלוף קצת זמן, בדרך כלל עד שעה, לפני שמקבלי הגישה יוכלו לגשת לחשבון שלכם.
לא מצליחים לגשת באמצעות דומיין Google Workspaceלחשבון שאליו קיבלתם גישה? כך מפעילים או משביתים הרשאת גישה לאימייל.