Ariba | 使用标准帐号开展交易

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重要分步指导

配置

请参阅标准供应商核对清单，通过这份全面的参考指南了解供应商应完成哪些任务，为通过 Ariba 与 Alphabet/Google 开展交易做好准备。

标准帐号功能培训

通过下面的培训，您可以了解如何使用 Ariba Network 标准帐号与 Alphabet/Google 开展交易并管理您的帐号信息

标准帐号功能培训录像

Ariba Network 导航

在继续操作之前，请确保您已创建 Ariba Network 帐号来接收采购订单和提交账单。如需了解详情，请查看此处。

标准帐号信息中心的基本功能

1. 转到 Ariba Network 页面。
2. 在 Username（用户名）和 Password（密码）中输入相应信息，然后点击 Login（登录）。
3. 此时系统会显示 Ariba Network 首页。
4. 通过 Home（首页）标签页，您可以使用主屏幕上可用的功能。您可能会发现某些标签页显示为灰色。

   由于这是一个标准供应商帐号，因此与企业帐号相比，可用的功能会比较少。由于这是一个免费的标准帐号，因此您可以随时点击 Upgrade（升级）功能来升级到付费企业帐号。

   
   注意：企业帐号是付费帐号。在升级之前，请确保您了解相关费用。请前往此处，详细了解如何升级您的帐号。

查找采购订单

1. 点击 WORKBENCH（工作台），图块会显示以下数量：
   • New Orders（尚未开具账单的采购订单）；
   • Orders（所有采购订单，包括新订单和已开具部分账单的订单）；
   • Rejected invoices（被拒的账单）；
   • Remittances（汇款）；
   • Early payment offers（提前付款方案）；
   • Scheduled payments（已安排好的付款）；
   • Orders to invoice（需要开具账单的订单）；
   • Invoices（账单）；
   • Pinned documents（已固定的文档）。
   
2. 如果您在默认图块中没有看到要查找的文档类型，请点击“EDIT FILTER”（修改过滤条件），通过以下条件优化搜索：
   • Customers（客户）；
   • Order numbers（订单编号）；
   • Creation date（创建日期）；
   • Order status（订单状态）；
   • Company codes（公司代码）；
   • Purchasing organizations（采购组织）；
   • Customer locations（客户所在位置）；
   • Order type（订单类型）；
   • Routing status（路由状态）；
   • Min amount（金额下限）；
   • Max amount（金额上限）；
   • Currency（币种）。

   点击 Apply（应用）。

   
   找到采购订单后，需要特别注意的是，只有拥有标准帐号的供应商才能使用交互式电子邮件根据采购订单开具账单。

通过互动式采购订单电子邮件访问采购订单

1. 访问收件箱中收到的互动式采购订单电子邮件通知。该电子邮件将会通过 [e-mail] 发出。
2. 在互动式采购订单电子邮件通知上向下滚动。点击 Process order（处理订单）访问采购订单的详细信息。
3. 您可以在“Order Detail”（订单详情）标签页下查看采购订单的详细信息。如果您想要查看采购订单时间轴，请点击 Order History（订单记录）。在这里，您可以跟踪采购订单实时状态更新。
4. 点击 Create Invoice（创建账单）以根据 PPO 创建账单。

查找和重新发送账单

查找账单的流程与查找采购订单类似。让我们来看看使用标准帐号的供应商如何查找账单。

1. 点击 WORKBENCH（工作台）中的 INVOICES（账单）图块。
2. 然后点击 Invoices（账单）图块。系统会显示相关账单以及账单状态。
3. 针对所需的账单，从 Actions（操作）下拉菜单中选择Send me a copy to take action（向我发送副本以便采取行动）。
4. 点击 Resend（重新发送）。系统会将账单文档发送到注册的电子邮件 ID。
5. 如果您想更改自己的电子邮件 ID、帐号详情或银行信息，请访问 Ariba Proposal and Questionnaires（Ariba 提案和调查问卷）。请联系您的帐号管理员以获取访问 Ariba 提案和调查问卷的权限。

访问互动式账单电子邮件

请务必注意，使用标准帐号的供应商只能通过互动式账单电子邮件查看账单详细信息。

1. 该电子邮件将会通过 [e-mail] 发送。在电子邮件通知上向下滚动。点击查看账单互动链接。
2. 系统会显示相应账单。点击 Detail（详细信息）标签页以查看账单详细信息。您可以在此页上查看账单状态。
3. 如需详细了解账单处理，请点击 History（历史记录）标签页。您可以跟踪账单的实时状态更新。

   下面列出了最常见的 Ariba Network 状态。

   • SENT（已发送）：账单已发送到 Google，但尚未验证
   • APPROVED（已批准）：账单已发送到 Google 且已验证
   • REJECTED（已拒绝）：账单因缺少/未通过数据验证而遭到 Google 拒绝
   • PAID（已支付）：Google 确认支付账单金额
   • CANCELLED（已取消）：表示账单已被供应商取消
4. 在“Detail”（详细信息）标签页中，点击“Original Purchase Order”（原始采购订单）访问此账单对应的采购订单。

   系统会显示相应的采购订单。滚动浏览文档，查看详细信息。点击 Related Documents（相关文档），即可切换回账单。

   

教学视频

通过下面的视频，您可以了解如何使用免费的标准帐号在 Ariba Network 中导航。如需跟着视频一起操作，请先将 Ariba Network 视图更改为 Classic View（经典视图），然后再继续操作。

Navigating through SAP Ariba Network Standard account

这为什么如此重要？
您需要了解基本功能，才能高效地使用 Ariba Network。

如何更新帐号信息

如果您希望在 SAP Ariba 中更新帐号信息，这意味着您应该已经完成了设置 SAP Ariba Network 帐号的整个注册流程。也就是说，您应该已经完成了第 1 步到第 3 步：

1. 您应该已注册 SAP Ariba Network 帐号
2. 填写了注册调查问卷
3. 填写了税务调查问卷

现在，应使用 SAP Ariba Network 与 Alphabet/Google 进行交易。

在这一部分中，您可以使用 Google 注册调查问卷来了解如何更新您的帐号信息。

您可以出于很多不同的原因更新自己的帐号信息。例如：

• 您需要更新现有业务信息或联系信息
• 您需要向现有供应商帐号添加信息或付款网站
• 或者您需要更新现有付款网站上的信息

请注意，在现有 Ariba 帐号中所做的更新会送交审批和验证，然后才会体现在记录中。

1. 首先，请确保在左侧角落的下拉菜单中选择 Ariba Proposals & Questionnaire（Ariba 提案和调查问卷）屏幕。
2. 向下滚动，您应该会在 Registration Questionnaires（注册调查问卷）部分看到两个表单。 请注意右侧的 Status（状态）字段。目前，状态显示为“Registered”（已注册）。这说明供应商记录已在 Google 注册，且已用于交易。记录更新完毕后，状态会发生变化，以反映流程中的下一步。
3. 若想更改供应商记录，请点击 Registration Questionnaire（注册调查问卷）。
4. 然后点击 Revise Response（修改回复）进行修改。
5. 查看用于确认您的请求的弹出式窗口。点击 OK（确定），确认您希望修改所提交的表单。
   • 您可以在此表单中修改基本的 Business（商家）、Contact（联系方式）和重要的 Payment Site（付款网站）信息。
   • 由于您是使用 SAP Ariba 与 Alphabet/Google 开展业务的供应商，系统会使用已注册的原始信息预填充调查问卷。如需更新信息，您可以修改其中任何信息，然后重新提交调查问卷。

第一种情况：更新商家信息或联系信息

例如，对于商家部分，我们将更新“Good”（商品）或“Service”（服务）字段的类型。

1. 点击 Select（选择）并为您的商家选择相关商品。
2. 点击 Done（完成）以更新“Good”（商品）或“Service”（服务）字段。

下个示例是通过修改个人和公司联系信息来更新 Contact information（联系信息）部分。

1. 您可以根据需要在 Contact（联系方式）部分下更新主要联系信息，例如名字、姓氏、职位、电子邮件地址和电话号码。
2. 您也可以根据需要更新公司注册信息字段，例如地址、城市、城镇、州/省级行政区和邮政编码。
3. 完成这些部分的更新后，点击 Submit Entire Response（提交整个回复）以保存这些更新。
4. 系统会向您显示一条弹出式确认消息。点击 OK（确定）以确认提交内容。
5. 屏幕上会显示一条确认消息，告知您修改后的表单已提交给 Google 进行审批和验证。

第二种情况：向供应商记录添加新的付款网站位置

付款网站汇总了 Alphabet/Google 与供应商之间进行电子交易所需的银行账户信息。在此示例中，假设供应商要开设新的银行账户以便与 Google 进行交易，并需要添加新的付款网站。

1. 若要将新的付费网站添加到供应商记录中，请点击 Registration Questionnaire（注册调查问卷）。
2. 然后点击 Revise Response（修改回答）。
3. 查看用于确认您的请求的弹出式窗口。点击 OK（确定）确认您希望修改所提交的表单。
4. 若要添加付款网站，请点击 Add Payment Site Location（添加付款网站位置）。
5. 系统会将您重定向到一个新屏幕，您可在其中输入付款网站信息。

   请注意，括号中的数字表示 Google 已为您提供的付款网站的数量。更新“Location Name”（位置名称）字段时，这个数字非常重要。

   即使“Delete”（删除）按钮可用，也请不要使用该按钮来删除未在使用的任何付款网站。 如果您想删除网站，请通过下方的“Contact Us”（与我们联系）按钮与 Google 点对点帮助台联系。请务必向 AP/AR 团队核实，然后再添加或更改付款网站，因为如果发生任何错误，可能会导致付款中断。

6. 点击 Add an additional Site（添加其他网站）以添加新的付费网站
7. 点击与“Location Name”（位置名称）字段关联的下拉菜单。系统随即会打开一个 Location Nickname（位置别名）列表。

   请务必确保“Location Nickname”（位置别名）编号与“Site number”（网站编号）相对应。添加新的付款网站时，请记下现有或已添加的网站的位置名称，然后从新网站中的位置下拉列表中选择下一个值。“Location Name”（位置名称）值不得在多个付款网站中重复使用。

   
8. 添加所需的其他重要详细信息。
9. 系统会要求您提供一些重要联系方式。第一项是汇款电子邮件。您可以在此处输入负责贵组织日常流程和付款的人员的电子邮件地址。
10. 添加必填的银行详细信息。
11. 此处所需的第二项联系方式信息是 beneficiary name（收款人名称），即帐号持有人的姓名。
12. 根据需要添加银行账户详细信息。

    请注意，系统具有内置验证规则，以确保银行账户字段包含适当的字符。如果您输入的内容与系统配置不符，您可能会收到一条错误消息。

    
13. 下一个重要字段是 Ariba Network Account Administrator Email（Ariba Network 帐号管理员电子邮件地址）。此电子邮件地址会用于与 Alphabet/Google 建立初始交易关系。确认 Ariba Network Administrator 后，该人员就可以配置采购订单的发送对象并添加用户，以确保将采购订单发送给组织中的其他用户。

    如果您不知道自己的 Ariba Network 管理员是谁，则可以将此字段留空。

    
14. 最后，输入付款授权联系人详细信息。如有需要，Alphabet/Google 会与该人员联系以验证付款信息，并且该人员会充当 AP/AR 付款授权联系人。对于某些组织，该人员可以与输入的汇款电子邮件联系人相同。如果需要，您可以将同一人员列为公司不同事务的联系人。
15. 您还需要列出您在 Google 的联系人。现在，此电子邮件地址必须是以 @google.com 结尾的电子邮件地址。
16. 完成后，点击右上角的 Save（保存）按钮。
17. 系统会将您重定向至调查问卷。
18. 添加完所有必需信息后，点击 Submit Entire Response（提交整个回复）。
19. 系统会向您显示一条弹出式确认消息。接下来点击 OK（确定），确认提交的内容。
20. 然后，您会在屏幕上看到一条确认消息，告知您修改后的表单已提交给 Google 进行审批和验证。

    请注意，系统会通过汇款电子邮件地址与相应人员联系，以便验证每项更新的银行详细信息。

    

第三种情况：更新供应商记录中的现有付款网站位置

1. 点击 Registration Questionnaire（注册调查问卷）后，系统会将您重定向到一个新页面。
2. 点击 Revise Response（修改回复）进行修改。
3. 查看用于确认您的请求的弹出式窗口。点击 OK（确定），以确认您希望修改所提交的表单。
4. 若要修改现有付款网站，请点击 Add Payment Site Location（添加付款网站位置）。
5. 系统会将您重定向到一个新屏幕，您可在其中输入付款网站信息。滚动到所需的网站编号，然后像在上一种情况中那样进行所需的更新，请注意我们之前介绍过的关键字段和标注。

   请注意，Location Name（位置名称）是关联到我们后端系统的付款网站的重要标识符，它不应根据此表单中所示的任何现有付款网站进行更改。

6. 根据需要对字段进行修改。
7. 更新完字段后，请点击右上角的 Save（保存）。
8. 系统会将您重定向到调查问卷。
9. 更新必要信息后，点击 Submit Entire Response（提交整个回复）。
10. 系统会向您显示一条弹出式确认消息。点击 OK（确定）以确认提交内容。
11. 您会在屏幕上看到一条确认信息，其中会说明修改后的表单已提交给 Google 进行审批和验证。系统会通过汇款电子邮件地址与相应人员联系，以便验证每项更新的银行详细信息。

您还可以通过它更新和更改帐号信息。

如需了解更多详情，请访问 Google 供应商帮助中心或 Ariba 帮助中心。

教学视频

通过下面的视频，您可以了解如何在 Ariba Network 中更新您的帐号信息。如需跟着视频一起操作，请先将 Ariba Network 视图更改为 Classic View（经典视图），然后再继续操作。

How to Update an Account

 

这为什么如此重要？
供应商帐号信息不一致或过时是采购订单和账单提交失败或被拒的首要原因。这可能会导致付款被拒。

重点小结

• 如果您是一位供应商，且在改用 Ariba 之前就已经与 Alphabet/Google 开展业务，则系统会使用您已备案的原有信息预填充您的调查问卷。如果需要更新这些信息，您可以执行任意更改，然后重新提交调查问卷。请参阅以下步骤。
• 如果您对更新帐号信息还有其他疑问，请点击下面的“联系我们”，与 Alphabet/Google 团队联系。

管理您的帐号管理员和用户

创建角色和添加用户

1. 点击右上角的姓名首字母缩写。
2. 点击 Users（用户）> 点击右下角的“+”。
3. “Create Role”（创建角色）> 输入 New Role Information（新角色信息）
4. 选择所有相关权限（第 1 页和第 2 页）> 点击 Save（保存）
5. 点击 Manage Users（管理用户）> 点击右下角的“+”。
6. Create User（创建用户）>“New User Information”（新用户信息）和“Role Assignment”（角色分配）> 选中相应复选框 >“Done”（完成）

更改管理员

1. 点击右上角的姓名首字母缩写
2. 点击 Users（用户）> 点击 Manage Users（管理用户）标签页
3. 选中要设为管理员的用户名对应的复选框，以便选择相应用户。
4. 点击 Actions（操作），从下拉菜单中选择 Make Administrator（设为管理员）
5. 重定向至新的屏幕后，再次选中该复选框以选择用户，然后点击 Assign（分配）

教学视频

通过下面的视频，您可以详细了解贵公司的 Ariba Network Administrator 如何向您的帐号添加用户。如需跟着视频一起操作，请先将 Ariba Network 视图更改为 Classic View（经典视图），然后再继续操作。

Managing Account Admin & Users Standard Account

这为什么如此重要？

确保贵公司中的合适人员被指定为 Ariba Network 管理员，以便：

• 管理贵公司的帐号信息（例如更新银行账户），以及
• 确保将合适的团队成员设置为可以处理采购订单和创建账单的“用户”。

重点小结

1. 确定谁是贵组织的 Ariba Network 帐号管理员。
   注意：一个帐号只能有一位 Ariba Network 管理员（这是一个非常重要的角色！）。
2. 您的 Ariba Network 帐号管理员能够添加用户，授予用户使用无障碍功能的权限，还能控制哪些用户可以访问采购订单和账单并对其执行操作。
3. 需要对采购订单或账单执行操作的任何用户都必须由帐号管理员添加为用户并分配角色。帐号管理员可以为一个帐号添加最多 250 位用户。

采购订单和账单管理

接收您的首个采购订单并创建账单

在本部分中，我们将介绍如何接收来自 SAP Ariba 的第一封采购订单电子邮件。

我们来看一下您可能会从 Alphabet/Google 收到的初始采购订单，以及需要采取的相应步骤，以便使用现有帐号进行注册或登录。

以下是 Alphabet/Google 向您发送的采购订单电子邮件。电子邮件通知将包含您的采购订单中的所有详细信息。您将能够直接从电子邮件中处理订单并为其开具账单。如果这是您首次连接到 Ariba Network，您需要为贵公司创建新的标准帐号。只需几分钟时间，即可让帐号完全免费。如果您已有标准帐号，则可在点击 Process order（处理订单）按钮后使用现有凭据登录。

1. 在继续操作之前，请花点时间查看并验证订单的详细信息。如果看起来都正确，您可以点击 Process order（处理订单）按钮以继续。
2. 点击该按钮后，您可以一目了然地了解标准帐号的一些优势。您还会在屏幕上看到一个弹出式窗口，您可以在其中查看公司可能已注册的其他 Ariba Network 帐号。
3. 如果您不确定自己的公司当前是否拥有 Google 帐号，请点击 Review accounts（查看帐号）。
4. 如果贵公司的地址或信息与 Ariba Network 中的任何现有帐号匹配，您就会在此页面上看到这些信息。您可以依次转到 Actions > View Profile（操作 > 查看个人资料），与帐号管理员联系。如果所有帐号均不是您熟悉的帐号，您可以继续操作，然后点击屏幕顶部的 Go back to the previous page（返回上一页）链接。
5. 此时，我们将返回并从弹出式窗口中退出。
6. 请注意，屏幕上当前显示了两个选项。您可以注册新帐号，也可以使用已有的登录凭据登录现有帐号。
   

注册

我们来看看有关如何以新供应商身份进行注册和创建帐号的说明。

1. 点击 Sign Up（注册）。

   注册页面上会显示一些关于贵公司的基本个人资料信息。其中部分信息可能是根据您之前提供给 Alphabet/Google 的信息填充的。

2. 查看所有预填的信息，以确保其准确无误。
3. 您还需要提供一些自己的基本信息，包括：
   • 名字；
   • 姓氏；
   • 电子邮件地址。

   请注意，以下复选框已选中，表示使用我的电子邮件地址作为用户名。也就是说，您的用户名也会反映您的电子邮件地址。如果您取消选中此复选框，则可以让用户名显示为您想要使用的名称，但请注意，该用户名必须采用电子邮件地址的格式。该地址不必有效，但看起来必须像电子邮件地址。

4. 接下来，您需要为帐号提供一个密码。

   输入密码后，您会在下方看到电子邮件地址，系统会将电子邮件订单发送到该地址。请花点时间验证一下此电子邮件地址是否准确无误。如果需要将订单发送到其他电子邮件地址，请在此时进行更新。

   
5. 最后，您需要向下滚动以查看并接受使用条款和 SAP Ariba 隐私权声明。
6. 完成后，请点击 Register（注册）。
7. 然后，屏幕上会弹出另一个可能属于贵公司的现有帐号。点击 Review Accounts（查看帐号）。
8. 如果这些帐号都不再熟悉，请点击屏幕顶部的 Continue Account Creation（继续创建帐号）超链接。这样，您就可以继续操作并创建帐号。

教学视频

通过下面的视频，您可以了解如何接收 SAP Ariba 发送的第一封采购订单电子邮件。如需跟着视频一起操作，请先将 Ariba Network 视图更改为 Classic View（经典视图），然后再继续操作。

Receiving your First PO & Registering Standard Account

这为什么如此重要？

作为供应商，您必须重视这些信息。您收到的第一封采购订单电子邮件中包含用于注册 SAP Ariba 标准帐号的链接，同时还包含您与 Alphabet/Google 建立交易关系的确认信息。

重点小结

1. 您的采购订单电子邮件将通过 [e-mail] 发出。请确保贵公司已将该电子邮件地址列入白名单，以便能够接收来自 Alphabet/Google 的采购订单。
2. 您可以直接在收到的交互式电子邮件中处理采购订单，并为其开具账单。您可以先直接在采购订单电子邮件中点击“Process order”（处理订单）按钮，然后才能创建账单。
3. 如果您在标准帐号信息中心内访问采购订单，则需要将采购订单转发至您的收件箱，以便执行相关操作并针对 Alphabet/Google 开具账单。

通过 Ariba 开具账单

本部分将介绍如何通过转换采购订单来创建采购订单账单。

标头级别

如需在 Ariba 中从标头和订单项级别创建采购订单账单，请按以下步骤操作：

1. 系统会显示 Ariba Supplier Network 登录屏幕。使用您的有效凭据登录。
2. 依次点击 Workbench（工作台）> Orders（订单）> Edit Filter（修改过滤条件）> Creation Date（创建日期）> Last 365 Days（过去 365 天）
   相应采购订单显示后，您需要点击它。
3. 点击 Create Invoice（创建账单）下拉菜单。选择 Standard Invoice（标准帐单）选项。
4. 系统会显示 Create Invoice（创建账单）界面。请填写此界面中的以下字段：
   1. Invoice #（账单编号）
   2. Invoice Date（帐单日期）
   3. Supplier Tax ID（供应商税号）
   
5. 若要在标头级别添加税费，请按以下步骤操作：
   1. 选择 Header level tax（标头级别税费）单选按钮。
   2. 从 Add to Header（添加到标头）下拉菜单中，选择 Tax（税费）选项。
   
6. 在以下字段中选择相关条目：
   1. 类别
   2. Rate (%)（税率 [%]）

   请注意，“Tax Amount”（税额）字段会自动显示税额。

   
7. 若要在标头级别添加运费，请选择 Header level shipping（标头级别运费）单选按钮。您还可以使用 View/Edit Addresses（查看/修改地址）链接查看或修改您的地址。
8. 系统会显示 VIEW/EDIT ADDRESSES（查看/修改地址）屏幕。完成所需的更新后，点击 OK（确定）按钮。
9. 若要在标头级别添加任何运费，请按以下步骤操作：
   1. 从 Add to Header（添加到标头）下拉菜单中，选择 Shipping Cost（运费）选项
   2. 在 Shipping Amount（运费金额）和 Shipping Date（送货日期）字段中输入相关详细信息
10. 请注意，Payment Term（付款期限）下方会显示付款期限。此值无法修改。
11. 若要在标头级别添加任何特殊手续费，请按以下步骤操作：
    1. 点击 Add to Header（添加到标头）下拉菜单
    2. 选择 Special Handling（特殊手续费）选项
    3. 在 Special Handling（特殊手续费）部分的相关字段中，输入所需的详细信息
    
12. 若要在标头级别显示任何折扣，请按以下步骤操作：
    1. 点击 Add to Header（添加到标头）下拉菜单
    2. 选择 Discount（折扣）选项
    3. 在 Discount（折扣）部分的相关字段中，输入所需的详细信息。
    
13. 若要在标头级别上传附件，请从 Add to Header（添加到标头）下拉菜单中选择 Attachments（附件）选项。
14. 系统会显示 Attachments（附件）界面。如下所示：
    1. 点击 Choose File（选择文件）按钮，以选择相关文件。
    2. 选择完毕后，点击 Add Attachment（添加附件）按钮。
    

接下来，我们会在订单项级别创建账单。

订单项级别

1. 若要在订单项级别添加详细运费信息，请按以下步骤操作：
   1. 选择 Line level（订单项级别）运费详细信息单选按钮，然后前往“Line Items”（订单项）部分
   2. 对于订单项级别税费，请选择相关的订单项，然后从 Line Item Actions（订单项操作）下拉菜单中选择 Tax（税费）
2. 在 Line Items（订单项）部分中，请按以下步骤操作：
   1. 选择相应项目，以便在订单项级别为其添加税费和运费。
   2. 从 Category（税种）字段的下拉菜单中选择相关税种。
   3. 在 Rate (%)（税率 [%]）字段中输入税率。
   4. Tax Amount（税额）字段会自动显示税额。
   5. 点击 View/Edit Address（查看/修改地址）链接，以执行相关操作。
   
3. 系统会显示 VIEW/EDIT ADDRESSES（查看/修改地址）屏幕。完成所需的更新后，点击 OK（确定）按钮。
4. 在 Shipping Cost（运费）部分，填写相关详细信息（如有）。
5. 如需上传任何附件，请按以下步骤操作：
   1. 选择要为其上传附件的项目。
   2. 点击箭头图标。从下拉菜单中选择附件选项。
   
6. 系统会显示 Attachments（附件）界面。如下所示：
   1. 点击 Choose File（选择文件）按钮，以选择相关文件。请注意，您只能上传大小不超过 100 MB 的 PDF 文件。
   2. 选择完毕后，点击 Add Attachment（添加附件）按钮。已上传的文件会在此处显示。
   3. 点击 Next（下一步）按钮以继续。
   
7. 点击 Submit（提交）按钮以提交账单。
8. 您的发票已提交。您可以打印账单副本，也可以退出账单创建界面。

如何将一揽子采购订单转换为账单

如果您登录的是企业帐号，就可以在收件箱中转换 BPO。如果您使用的是标准帐号，仍然可以针对 BPO 执行操作，但必须通过从买方收到的互动式电子邮件订单访问 BPO。

1. 下面我们就来转换 BPO。在您点击 BPO 编号之前，BPO 看起来就像是一般的采购订单。
2. 在这个屏幕上，您会看到一些差异。屏幕右侧会显示一揽子采购订单。您可能还会看到 BPO 的生效和失效日期。
3. 当您向下滚动到订单项部分时，它会显示为“Blanket Item”（一揽子商品），并且它只会列出一个总价，而不是您在普通采购订单上看到的数量和单价。
4. 创建账单的方法非常相似。转到 Create Invoice > Standard Invoice（创建账单 > 标准账单）。
5. 照常输入账单编号和其他标记为必填的字段。
6. 转到订单项部分后，您会注意到它无法修改。由于这里显示为一揽子商品，因此实际上您需要将相应订单项添加到账单中。为此，请在 BPO 上选择相应的行。点击 Create（创建），然后选择 Goods（商品）或 Service（服务）。
7. 在下一页上，提供您想要开具账单的相应数量和单价。
8. 填写完所有必要信息后，请点击右侧的“Create”（创建）按钮。
9. 如屏幕截图所示，您刚刚创建的这一行将作为订单项的子集显示为 10.1。如果您需要对所创建的行进行修正，则可以在此页面上进行修改，也可以选择相应的订单项并点击 Edit（修改）。如果添加此订单项的操作有误，您只需选择相应订单项，然后点击 Delete（删除）即可。
10. 此处看起来没有任何问题，因此请点击 Next（下一步）按钮。
11. 此操作会将您转到摘要页面，您可以在这里查看所有详细信息，以确保其正确无误。确认一切正确无误后，点击 Submit（提交）。
12. 如果需要打印账单副本，您可以立即打印，也可以继续操作，然后点击 Exit（退出）以退出账单创建流程。
13. 现在，您已成功提交一揽子采购订单，并已为其开具账单。

教学视频

通过下面的视频，您将了解如何在 Ariba Network 中提交账单。如需继续观看视频，请先将 Ariba Network 视图更改为“Classic View”（经典视图），然后再继续操作。

Blanket Purchase Order Invoicing Overview

如需了解通过“采购订单转换”开具账单的分步指南，请参阅此处。

这为什么如此重要？
您需要确保了解如何将一揽子采购订单转换为账单，以及如何通过转换采购订单来创建采购订单账单。在 Ariba 中，您可以针对抬头和订单项级别创建采购订单账单。

重点小结

• BPO 是一种向供应商发出的采购订单，适用于在特定时间段和不超出预设金额的情况下多次购买特定商品或服务。在符合订单条款的情况下，一揽子订单下的所有购买交易可以随该一揽子订单进行付款。
• 买方可能会向您发送两种类型的 BPO。
  1. 您可以直接开具账单的 BPO。根据 BPO、商品级别、供应商级别、目录级别或商品级别类型以及买方配置，您可以在 Ariba Network 帐号中使用采购订单转换为账单功能，也可以通过 Ariba Network 帐号深入查看买方的 Ariba Procurement 解决方案以创建账单。
  2. 必须提供发放订单或采购订单的 BPO。BPO 仅作参考之用，买方会向您发送一份 PO，便于您开具账单。

如何配置采购订单的发送对象

电子订单传送

1. 转到您的公司设置，然后选择网络设置标题下的“Electronic Order Routing”（电子订单传送）。 执行此操作后，系统将会加载一个页面，您可以在其中设置在新采购订单发布后您希望采用的所有不同的偏好设置。在 New Orders（新订单）下，有一个名为 Routing Method（传送方法）的部分。这项设置适用于此部分中的所有项目。目前，您可以看到传送方法被设置为 Email（电子邮件）。当新的采购订单发布到您的 Ariba Network 帐号后，您在右侧字段中输入的所有电子邮件地址都会收到通知。

   在该字段中，您最多可以输入 5 个电子邮件地址（用英文逗号分隔）。请务必确认贵组织中理应接收采购订单的联系人或群组。如果采购订单应发送给一组用户，您可以输入一个分发列表作为其中一个电子邮件地址，以确保相应的联系人能接收采购订单。

   如果您需要接收通知，当您的帐号有新的采购订单，贵公司还有一个包含 7 名人员的团队同样需要接收通知，则您可以输入一个分发列表，以确保每个人都可以收到通知。
   如何在此处配置您的发送对象？
   借助您的电子邮件地址和分发列表，每次该帐号中有新的采购订单时，系统实际上都会向 8 个人发送通知。

   请注意，有人收到帐号中有新采购订单的通知，并不意味着此人就能够对采购订单执行操作。若想对订单执行操作，必须首先将该人员添加为帐号的用户。

2. 您会发现，您可以为不同类型的订单和文档配置发送对象。如果您不确定要接收哪些类型的文档，或者您知道哪个团队处理了所有传入文档，那么您可以默认选择您为不含附件的新订单选择的发送对象。如有需要，您可以为它们配置不同的发送对象。
3. 向下滚动到页面底部。在这里，您将看到更多与订单相关的通知。您可以选择在采购订单有以下状态时接收通知：失败或无法送达至您的帐号。您可以选择输入最多 3 个电子邮件地址或分发列表（用英文逗号分隔）。
4. 检查完所有订单发送对象和通知设置并进行所需的更改后，点击 Save（保存）。
5. 如果您需要为帐号中的特定买方配置自定义发送对象，请依次转到 Company Settings（公司设置）和 Customer Relationships（客户关系）。在右侧，点击相应操作链接，然后选择 Override Routing（替换发送对象），为该买方配置自定义发送对象。

电子账单传送

1. 在页面顶部，选择 Electronic Invoice Routing（电子账单传送）部分。
2. 在 Notifications（通知）部分，您可以选择接收账单发送失败或被拒的通知，或者在账单状态发生变化时接收通知。

对于这些常规通知，您最多可以添加三个电子邮件地址或分发列表（用英文逗号分隔）。

教学视频

下面的视频将向您演示如何将一揽子采购订单转换成账单。如需继续观看视频，请先将 Ariba Network 视图更改为Classic View（经典视图），然后再继续操作。

How to Configure Purchase Order Routing

这为什么如此重要？
这能帮助您确保组织内特定的团队成员可以：

• 收到新采购订单的通知，
• 就这些采购订单采取行动并开具账单。

重点小结

• 为确保团队成员能够收到采购订单通知，您需要将他们的电子邮件地址添加到“Order Routing”（订单发送对象）字段中。
• 如果需要接收采购订单通知的团队成员超过 5 个，您应在 Order Routing 字段中添加分发列表或别名。
• 为确保团队成员可以针对采购订单采取行动并开具账单，您需要在“Account Settings”（帐号设置）中将他们添加为用户，并将他们的电子邮件地址添加到 Order Routing（订单发送对象）字段中。

其他分步说明

采购订单和账单管理

如何查看采购订单

如何完成相关设置，接收与采购订单处理情况相关的电子邮件

如何查看商品收据的状态

如何主动取消账单

如何查看商品收据详情

如何查看与采购订单关联的商品收据的详情

如何查看已更改/已过期的采购订单的详情

如何创建贷记通知单

其他标准帐号常见问题解答