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Consulta la Lista de comprobación de proveedores estándar, una completa guía de referencia sobre las tareas que los proveedores deben completar para poder realizar transacciones con Alphabet o Google a través de Ariba.
Formaciones prácticas sobre cuentas estándarGrabación de una formación práctica sobre cuentas estándar
- Ve a la página de Ariba Network.
- Escribe tu nombre de usuario y tu contraseña, y haz clic en Inicio de sesión.
- Se mostrará la página de inicio de Ariba Network.
- Desde la pestaña Home (Inicio) puedes acceder a las funciones disponibles en la pantalla de inicio. Es posible que algunas pestañas estén atenuadas.
Dado que se trata de una cuenta de proveedor estándar, las funciones disponibles son limitadas en comparación con las de una cuenta de empresa. La cuenta no tiene ningún coste y puedes cambiar a una cuenta de empresa de pago en cualquier momento haciendo clic en Upgrade (Actualizar).
Nota: Las cuentas de empresa son de pago. Asegúrate de conocer las tarifas asociadas antes de hacer el cambio. Para obtener más información sobre cómo cambiar a una cuenta de empresa, consulta esta página.
- Haz clic en WORKBENCH (PANEL DE TRABAJO). En los recuadros se muestran las cantidades correspondientes a los siguientes elementos:
- New Orders (Órdenes nuevas; órdenes de compra que no se han facturado)
- Orders (Órdenes; todas las órdenes de compra, tanto las nuevas como las que se han facturado parcialmente)
- Rejected invoices (Facturas rechazadas)
- Remittances (Remesas)
- Early payment offers (Ofertas de pago anticipado)
- Scheduled payments (Pagos programados)
- Orders to invoice (Órdenes para facturar)
- Invoices (Facturas)
- Pinned documents (Documentos fijados)
- Si no ves el tipo de documento que buscas en los recuadros predeterminados, haz clic en EDIT FILTER (EDITAR FILTRO) para acotar la búsqueda por los siguientes parámetros:
- Customers (Clientes)
- Order numbers (Números de orden)
- Creation date (Fecha de creación)
- Order status (Estado de la orden)
- Company codes (Códigos de empresa)
- Purchasing organizations (Organizaciones de compra)
- Customer locations (Ubicaciones de los clientes)
- Order type (Tipo de orden)
- Routing status (Estado de enrutamiento)
- Min amount (Importe mínimo)
- Max amount (Importe máximo)
- Currency (Moneda)
Haz clic en Apply (Aplicar).
Una vez que encuentres la orden de compra, recuerda que los proveedores con una cuenta estándar solo pueden facturar órdenes a través de un correo electrónico interactivo.
- Accede a la notificación de orden de compra que has recibido a través de un correo electrónico interactivo en tu bandeja de entrada. El remitente de este correo es ordersender-prod@ansmtp.ariba.com.
- Desplázate hacia abajo en la notificación. Haz clic en Process order (Procesar orden) para acceder a los detalles de la orden de compra.
- Puedes consultar los detalles de la orden de compra en la pestaña Order Detail (Detalles de la orden). Si quieres consultar la cronología de la orden de compra, haz clic en Order History (Historial de la orden). En esta pestaña puedes hacer un seguimiento de los cambios de estado de la orden de compra en tiempo real.
- Haz clic en Create Invoice (Crear factura) para generar una factura de la orden de compra planificada.
Los pasos para buscar una factura son similares a los que se siguen para buscar una orden de compra. Veamos cómo puede encontrar una factura un proveedor con una cuenta estándar.
- Haz clic en el recuadro INVOICES (FACTURAS) de WORKBENCH (PANEL DE TRABAJO).
- A continuación, haz clic en el recuadro Invoices (Facturas). Se mostrarán las facturas pertinentes, junto con su estado.
- Elige la factura que quieras y selecciona Send me a copy to take action (Recibir una copia que permita realizar acciones) en el menú desplegable Action (Acción).
- Haz clic en Resend (Volver a enviar). El documento de la factura se enviará al ID de correo electrónico registrado.
- Si quieres hacer cambios en tu ID de correo electrónico, en los detalles de tu cuenta o en tus datos bancarios, ve a Ariba Proposals And Questionnaires (Propuestas y cuestionarios de Ariba). Para acceder a esta sección, debes ponerte en contacto con el administrador de tu cuenta.
Es importante recordar que los proveedores con una cuenta estándar solo pueden consultar los detalles de una factura a través de un correo electrónico interactivo.
- El remitente de este correo es ordersender-prod@ansmtp.ariba.com. Desplázate hacia abajo en la notificación. Haz clic en el enlace interactivo View Invoice (Ver factura).
- Se mostrará la factura. Haz clic en la pestaña Detail (Detalles) para revisar los detalles de la factura. Verás el estado de la factura.
- Para obtener más información sobre el procesamiento de las facturas, haz clic en la pestaña History (Historial). Puedes hacer un seguimiento en tiempo real de los cambios de estado de las facturas.
A continuación se incluye una lista con los estados de factura más habituales en Ariba Network.
- SENT (ENVIADA): la factura se ha enviado a Google, pero aún no se ha verificado.
- APPROVED (APROBADA): la factura se ha enviado a Google y se ha verificado.
- REJECTED (RECHAZADA): Google ha rechazado la factura porque faltan datos o hay errores de validación de datos.
- PAID (PAGADA): Google ha confirmado el pago del importe de la factura.
- CANCELLED (CANCELADA): el proveedor ha cancelado la factura.
- En la pestaña Detail (Detalles), haz clic en Original Purchase Order (Orden de compra original) para acceder a la orden de compra de la factura.
Se mostrará la orden de compra. Desplázate por el documento para revisar los detalles. Para volver a la factura, haz clic en Related Documents (Documentos relacionados).
Con el vídeo que aparece más abajo aprenderás a navegar por Ariba Network usando una cuenta estándar sin coste económico. Para seguir con el vídeo, cambia la vista de Ariba Network a Classic View (Vista clásica) antes de continuar.
Navigating through SAP Ariba Network Standard account
Para sacar el máximo partido de Ariba Network, debes conocer algunas funciones básicas.
Si quieres modificar la información de tu cuenta en SAP Ariba, primero debes haber completado todo el proceso de registro para configurar una cuenta de SAP Ariba Network. Esto significa que debes haber completado los pasos del 1 al 3:
- Registrar una cuenta de SAP Ariba Network
- Rellenar el cuestionario de registro
- Rellenar el cuestionario fiscal
Además, debes hacer transacciones con Alphabet/Google mediante SAP Ariba Network.
En esta sección, aprenderás a modificar la información de tu cuenta mediante el cuestionario de registro de Google.
Puedes modificar la información de tu cuenta por varios motivos. Ejemplo:
- Si necesitas hacer cambios en la información de la empresa o la información de contacto.
- Si necesitas añadir información o registros de información bancaria a tu cuenta de proveedor.
- Si necesitas modificar la información de un registro de información bancaria que ya tienes.
Recuerda que los cambios que hagas en una cuenta de Ariba se enviarán a revisión y se verificarán antes de incluirse en el registro.
- Para empezar, comprueba que la pantalla Ariba Proposals & Questionnaire (Propuestas y cuestionario de Ariba) esté seleccionada en el menú desplegable de la esquina izquierda.
- Desplázate hacia abajo y verás dos formularios en la sección Registration Questionnaires (Cuestionarios de registro).
Fíjate en el campo Status (Estado) que aparece a la derecha. El estado que se muestra aquí es "Registered" (Registrado), lo que indica que el registro del proveedor está registrado en Google y se ha usado en las transacciones. Una vez que hayas modificado el registro, el estado cambiará para reflejar el siguiente paso del proceso.
- Para hacer cambios en el registro del proveedor, haz clic en Registration Questionnaire (Cuestionario de registro).
- A continuación, haz clic en Revise Response (Revisar respuesta) para hacer los cambios que quieras.
- Revisa la ventana emergente para confirmar tu solicitud. Haz clic en OK (Aceptar) para confirmar que quieres editar el formulario enviado.
- En este formulario puedes editar la información básica de empresa y de contacto, así como datos importantes del registro de información bancaria.
- Como eres un proveedor que ya lleva a cabo actividades comerciales con Alphabet/Google a través de SAP Ariba, el cuestionario se rellenará automáticamente con tus datos originales. Puedes revisar estos datos y volver a enviar el cuestionario para hacer cambios.
- Haz clic en Select (Seleccionar) y elige el producto o servicio que corresponda a tu empresa.
- Haz clic en Done (Listo) para modificar el campo Type of Good or Service (Tipo de producto o servicio).
- En la sección Contact (Contacto), puedes modificar la información del contacto principal, como el nombre y los apellidos, el cargo, el correo electrónico y el número de teléfono.
- Si es necesario, también puedes modificar los campos de la información registrada de la empresa, como la dirección, la población, la provincia y el código postal.
- Cuando hayas terminado de hacer los cambios necesarios en estas secciones, haz clic en Submit Entire Response (Enviar respuesta completa) para guardar los cambios.
- Se mostrará un mensaje emergente de confirmación. Confirma el envío haciendo clic en OK (Aceptar).
- Se mostrará un mensaje de confirmación en la pantalla, en el que se indicará que el formulario revisado se ha enviado a Google para que se apruebe y se valide.
Un registro de información bancaria es un conjunto de datos bancarios necesarios para que Alphabet/Google pueda hacer transacciones con los proveedores de forma electrónica. En este ejemplo, vamos a suponer que el proveedor abre una nueva cuenta bancaria para hacer transacciones con Google y necesita añadir un nuevo registro de información bancaria.
- Para añadir este registro en el registro del proveedor, haz clic en Registration Questionnaire (Cuestionario de registro).
- A continuación, haz clic en Revise Response (Revisar respuesta).
- Revisa la ventana emergente para confirmar tu solicitud. Haz clic en OK (Aceptar) para confirmar que quieres editar el formulario enviado.
- Para añadir un registro de información bancaria, haz clic en Add Payment Site Location (Añadir ubicación de registro de información bancaria).
- Se te redirigirá a una nueva pantalla en la que podrás introducir los datos del registro de información bancaria.
El número entre paréntesis indica el número de registros de información bancaria tuyos que ya tiene Google. Este número es muy importante a la hora de modificar el campo Location Name (Nombre de la ubicación).
Aunque el botón Delete (Eliminar) esté disponible, no lo utilices para eliminar registros de información bancaria que no se usen.
Si quieres eliminar un registro, ponte en contacto con el centro de asistencia P2P de Google mediante el botón Contact Us (Contactar con nosotros) que aparece más abajo. Antes de añadir o modificar registros de información bancaria, ponte en contacto con tu equipo de cuentas a pagar o de cuentas a cobrar, ya que, si se produce un error, podrías tener problemas con los pagos.
- Haz clic en Add an additional Site (Añadir otro registro) para añadir un nuevo registro de información bancaria.
- Haz clic en el menú desplegable asociado al campo Location Name (Nombre de la ubicación). Se abrirá una lista con números de Location Nickname (Nombre de ubicación).
Es importante que el número del nombre de la ubicación coincida con el número del registro. Cuando añadas un registro de información bancaria, anota los nombres de las ubicaciones de los registros que ya tengas o ya hayas añadido y, en el menú desplegable de ubicaciones del nuevo registro, selecciona el siguiente valor. No puede utilizarse un mismo valor del campo Location Name (Nombre de la ubicación) en distintos registros de información bancaria.
- Añade los demás detalles obligatorios importantes.
- Deberás proporcionar algunos contactos importantes. El primero es el correo de remesa. Aquí debes introducir la dirección de correo de la persona que gestiona los procesos y pagos diarios de tu organización.
- Añade los datos bancarios necesarios.
- El segundo punto de contacto obligatorio es el nombre del beneficiario, es decir, el nombre del titular de la cuenta.
- Añade los datos de la cuenta bancaria que se solicitan.
El sistema dispone de reglas de validación para comprobar que los campos de la cuenta bancaria tengan los caracteres adecuados. Es posible que aparezca un mensaje de error si la información que introduces no cumple dichas reglas.
- El siguiente campo importante es Ariba Network Account Administrator Email (Correo del administrador de la cuenta de Ariba Network). Este correo se utiliza para establecer la relación comercial inicial con Alphabet/Google. Una vez que se confirme el administrador de Ariba Network, este podrá configurar el enrutamiento de órdenes de compra y añadir a otros usuarios de la organización para que también se les envíen las órdenes de compra.
Si no sabes quién es tu administrador de Ariba Network, puedes dejar este campo en blanco.
- Por último, introduce los datos del contacto de autorización de pagos. Se trata de la persona con la que Alphabet/Google se pondrá en contacto para validar los datos de pago, si es necesario. También será el punto de contacto del equipo de cuentas a pagar o de cuentas a cobrar para autorizar los pagos. En algunas organizaciones, esta persona podría ser la misma que la indicada como contacto de correo electrónico de remesa. Si es necesario, puedes utilizar una misma persona para los diferentes tipos de contacto de tu empresa.
- También debes indicar tu persona de contacto en Google. Este correo debe terminar en @google.com.
- Cuando hayas acabado, haz clic en el botón Save (Guardar), situado en la esquina superior derecha.
- Se te redirigirá de nuevo al cuestionario.
- Una vez que hayas añadido toda la información necesaria, haz clic en Submit Entire Response (Enviar respuesta completa).
- Se mostrará un mensaje emergente de confirmación. Para confirmar el envío, haz clic en OK (Aceptar).
- Se mostrará un mensaje de confirmación en la pantalla, en el que se indica que el formulario revisado se ha enviado a Google para que se apruebe y se valide.
Ten en cuenta que se contactará con la persona indicada en el correo de remesa para validar todos los datos bancarios que se modifiquen.
- Cuando hagas clic en Registration Questionnaire (Cuestionario de registro), se te redirigirá a una nueva página.
- Haz clic en Revise Response (Revisar respuesta) para hacer los cambios que quieras.
- Revisa la ventana emergente para confirmar tu solicitud. Haz clic en OK (Aceptar) para confirmar que quieres editar el formulario enviado.
- Para editar un registro de información bancaria, haz clic en Add Payment Site Location (Añadir ubicación de registro de información bancaria).
- Se te redirigirá a una nueva pantalla en la que podrás introducir los datos del registro de información bancaria. Desplázate hasta el número de registro en cuestión y haz las modificaciones que quieras tal como hemos visto en el caso anterior. Recuerda los campos y la información clave que hemos mencionado anteriormente.
Ten en cuenta que Location Name (Nombre de la ubicación) es un identificador importante del registro de información bancaria que está vinculado a nuestro sistema de backend. Por ello, no debe cambiarse en ninguno de los registros que aparecen en el formulario.
- Haz las modificaciones necesarias en los distintos campos.
- Cuando hayas terminado, haz clic en Save (Guardar) en la esquina superior derecha.
- Se te redirigirá al cuestionario.
- Una vez que hayas modificado la información deseada, haz clic en Submit Entire Response (Enviar respuesta completa).
- Se mostrará un mensaje emergente de confirmación. Confirma el envío haciendo clic en OK (Aceptar).
- Se mostrará un mensaje de confirmación en la pantalla, en el que se indicará que el formulario revisado se ha enviado a Google para que se apruebe y se valide. Ten en cuenta que se contactará con la persona indicada en el correo de remesa para validar todos los datos bancarios que se modifiquen.
Así es como puedes hacer cambios en la información de tu cuenta.
Para obtener más información, visita el Centro de Ayuda para proveedores de Google o el Centro de Ayuda de Ariba.
En el siguiente vídeo te explicamos cómo modificar la información de tu cuenta en Ariba Network. Para seguir con el vídeo, cambia la vista de Ariba Network a Classic View (Vista clásica) antes de continuar.
El motivo principal por el cual una factura o una orden de compra se rechaza o no se envía correctamente es porque la información de la cuenta del proveedor es incorrecta o está obsoleta, lo que puede provocar que se rechacen los pagos.
- Si eres un proveedor que ya trabajaba con Alphabet o Google antes de la transición a Ariba, el cuestionario se rellenará automáticamente con la información registrada originalmente. Puedes revisar esta información y, a continuación, volver a enviar el cuestionario si necesitas hacer algún cambio. Sigue los pasos que se indican más abajo.
- Si tienes alguna pregunta más sobre cómo modificar la información de tu cuenta, ponte en contacto con el equipo de Alphabet o Google haciendo clic en la opción de contacto que encontrarás más abajo.
- Haz clic en las iniciales que aparecen en la esquina superior derecha.
- Haz clic en Users (Usuarios) y, a continuación, en el signo +, situado en la esquina inferior derecha.
- Haz clic en Create Role (Crear rol) e introduce los datos en la sección New Role Information (Información del nuevo rol).
- Selecciona todos los permisos relevantes (página 1 y página 2) y haz clic en Save (Guardar).
- Haz clic en Manage Users (Gestionar usuarios) y en el signo +, situado en la esquina inferior derecha.
- Haz clic en Create User (Crear usuario) y, después, en New User Information (Información del nuevo usuario) y en Role Assignment (Asignación de rol). Marca la casilla y haz clic en Done (Listo).
- Haz clic en las iniciales que aparecen en la esquina superior derecha.
- Haz clic en Users (Usuarios) y en la pestaña Manage Users (Gestionar usuarios).
- Selecciona el usuario que va a ser el nuevo administrador marcando la casilla junto a su nombre.
- Haz clic en Actions (Acciones) y selecciona Make Administrator (Hacer administrador) en el menú desplegable.
- Cuando se te redirija a una nueva pantalla, vuelve a marcar la casilla para seleccionar el usuario y haz clic en Assign (Asignar).
En el siguiente vídeo te explicamos con más detalle cómo puede el administrador de Ariba Network de tu empresa añadir usuarios a tu cuenta. Para seguir con el vídeo, cambia la vista de Ariba Network a Classic View (Vista clásica) antes de continuar.
Managing Account Admin & Users Standard Account
¿Por qué es importante?
Asegúrate de que se designe a la persona idónea en tu empresa como administrador de Ariba Network. Esta persona deberá encargarse de:
- Gestionar la información de la cuenta de tu empresa (por ejemplo, modificar cuentas bancarias).
- Comprobar que se haya definido a los miembros adecuados del equipo como "Usuarios" y que puedan procesar órdenes de compra y crear facturas.
Datos clave
- Identifica quién es el administrador de la cuenta de Ariba Network de tu organización.
Nota: Solo puede haber un administrador de Ariba Network por cada cuenta (¡es un rol muy importante!). - El administrador de la cuenta de Ariba Network puede añadir usuarios, darles permisos de accesibilidad y controlar qué usuarios pueden acceder a las órdenes de compra y a las facturas y trabajar con ellas.
- Cualquier usuario que tenga que trabajar con órdenes de compra o facturas deberá esperar a que el administrador de la cuenta le añada como usuario y le asigne un rol. El administrador de la cuenta puede añadir hasta 250 usuarios a una cuenta.
Gestión de facturas y órdenes de compra
Recibir tu primera orden de compra y crear una factura
En esta sección te explicaremos cómo recibirás tu primer correo de orden de compra de SAP Ariba.
Veamos un mensaje de una orden de compra inicial que puedes recibir de Alphabet/Google y los pasos que debes seguir para registrarte o iniciar sesión con una cuenta que ya tengas.
A continuación se muestra un correo de orden de compra que recibirás de Alphabet/Google. La notificación por correo electrónico incluirá todos los detalles de tu orden de compra. Podrás procesar y facturar la orden directamente desde el correo. Si es la primera vez que te conectas a Ariba Network, tendrás que crear una cuenta estándar para tu empresa. Solo tardarás unos minutos en hacerlo y la cuenta no tendrá ningún coste. Si ya tienes una cuenta estándar, podrás iniciar sesión con tus credenciales haciendo clic en el botón Process order (Procesar orden).
- Antes de continuar, revisa y verifica los detalles de la orden. Si todo está correcto, puedes continuar haciendo clic en el botón Process order (Procesar orden).
- Al hacer clic en este botón, puedes ver de un vistazo algunas de las ventajas que ofrecen las cuentas estándar. También se abrirá una ventana emergente en la pantalla, que te permitirá revisar las cuentas de Ariba Network que puede que tu empresa ya haya registrado.
- Si no sabes con seguridad si tu empresa ya tiene una cuenta, puedes hacer clic en Review accounts (Revisar cuentas).
- Si la dirección o la información de tu empresa coinciden con alguna de las cuentas que ya hay en Ariba Network, estas aparecerán aquí. Si quieres ponerte en contacto con el administrador de la cuenta, ve a Actions > View Profile (Acciones > Ver perfil). Si no reconoces ninguna de las cuentas, puedes hacer clic en el enlace Go back to the previous page (Volver a la página anterior), situado en la parte superior de la pantalla.
- Ahora vamos a retroceder y a salir de la ventana emergente.
- Fíjate que ahora tienes dos opciones en la pantalla. Puedes registrarte para obtener una cuenta nueva o iniciar sesión en una que ya tengas utilizando tus credenciales de inicio de sesión.
Veamos las instrucciones para registrarte como nuevo proveedor y crear una cuenta.
- Haz clic en Sign Up (Registrarse).
En la página de registro, encontrarás información básica sobre el perfil de tu empresa. Es posible que algunos campos ya se hayan rellenado con la información que has proporcionado a Alphabet/Google.
- Revisa la información que se rellena automáticamente para asegurarte de que sea correcta.
- También deberás proporcionar información básica sobre ti, como la siguiente:
- tu nombre
- tu apellido
- una dirección de correo electrónico
Ten en cuenta que la casilla Use my email as my username (Usar mi correo como nombre de usuario), que aparece debajo de la dirección, está marcada. Esto significa que tu nombre de usuario también reflejará tu dirección de correo. Si desmarcas esta casilla, puedes usar el nombre de usuario que quieras, pero recuerda que debe tener el formato de una dirección de correo electrónico, aunque no es necesario que sea una dirección real.
- A continuación, deberás proporcionar una contraseña para la cuenta.
Después de introducir la contraseña, verás una dirección de correo electrónico a la que se enviarán las órdenes. Comprueba si esta dirección es correcta. Si quieres que las órdenes se envíen a otro sitio, modifica la dirección ahora.
- Por último, tendrás que desplazarte hacia abajo para leer y aceptar los términos de uso y la declaración de privacidad de SAP Ariba.
- A continuación, haz clic en Register (Registrarse).
- Se abrirá una ventana emergente en la pantalla, donde se mostrarán las posibles cuentas adicionales que haya. Haz clic en Review Accounts (Revisar cuentas).
- Si tampoco reconoces ninguna de esas cuentas, haz clic en el hiperenlace Continue Account Creation (Continuar con la creación de la cuenta) que aparece en la parte superior de la pantalla. De este modo, podrás continuar y crear la cuenta.
En el siguiente vídeo te explicamos cómo recibirás tu primer correo electrónico de orden de compra de SAP Ariba. Para seguir con el vídeo, cambia la vista de Ariba Network a Classic View (Vista clásica) antes de continuar.
Receiving your First PO & Registering Standard Account
¿Por qué es importante?
Es importante porque eres un proveedor. El primer correo de orden de compra que recibas incluirá el enlace para registrar tu cuenta estándar de SAP Ariba. También servirá para confirmar tu relación comercial con Alphabet/Google.
Datos clave
- El remitente de tu correo de orden de compra será ordersender-prod@ansmtp.ariba.com. Asegúrate de que esta dirección de correo esté incluida en la lista de direcciones permitidas de tu empresa para que puedas recibir órdenes de compra de Alphabet/Google.
- Puedes procesar y facturar la orden de compra directamente desde el correo interactivo que recibas. Primero, puedes hacer clic en el botón para procesar la orden directamente desde el correo de la orden de compra. Después, recibirás acceso para crear la factura.
- Si accedes a la orden de compra desde el panel de control de tu cuenta estándar, tendrás que volver a enviarla a tu bandeja de entrada para trabajar con ella y facturarla a Alphabet/Google.
En esta sección encontrarás los pasos que debes seguir para crear una factura a partir de las órdenes de compra.
A nivel de encabezadoPara crear facturas de órdenes de compra en Ariba a nivel de Encabezado y Línea, sigue estos pasos:
- Se muestra la pantalla de inicio de sesión de Ariba Network para proveedores. Inicia sesión con tus credenciales válidas.
- Haz clic en Workbench (Panel de trabajo) > Orders (Pedidos) > Edit Filter (Editar filtro) > Creation Date (Fecha de creación) > Last 365 Days (Últimos 365 días).
Cuando se muestre la orden de compra, haz clic en ella. - Haz clic en el menú desplegable Create invoice (Crear factura). Selecciona la opción Standard invoice (Factura estándar).
- Se muestra la pantalla Create Invoice (Crear factura), donde debes rellenar los siguientes campos:
- Invoice number (Número de factura)
- Invoice Date (Fecha de la factura)
- Supplier Tax ID (Número de identificación fiscal del proveedor)
- Para añadir impuestos a nivel de encabezado, haz lo siguiente:
- Elige el botón de selección Header level tax (Impuestos a nivel de encabezado).
- En el menú desplegable Add to Header (Añadir al encabezado), selecciona la opción Tax (Impuestos).
- Selecciona las entradas que correspondan de los siguientes campos:
- Category (Categoría)
- Rate (%) (Tipo [%])
Ten en cuenta que el importe de los impuestos se refleja automáticamente en el campo Tax Amount (Importe de impuestos).
- Para añadir envíos a nivel de encabezado, elige el botón de selección Header level shipping (Envíos a nivel de encabezado). También puedes ver o editar las direcciones a través del enlace View/Edit Addresses (Ver/Editar direcciones).
- Se muestra la pantalla VIEW/EDIT ADDRESSES (VER/EDITAR DIRECCIONES). Cuando hayas hecho los cambios necesarios, haz clic en el botón OK (Aceptar).
- Si hay algún gasto de envío y quieres añadirlo a nivel de encabezado, haz lo siguiente:
- En el menú desplegable Add to Header (Añadir al encabezado), selecciona la opción Shipping Cost (Gastos de envío).
- Indica los datos pertinentes en los campos Shipping Amount (Importe del envío) y Shipping Date (Fecha de envío).
- En el menú desplegable Add to Header (Añadir al encabezado), selecciona la opción Shipping Cost (Gastos de envío).
- Los términos del pago aparecen indicados en la sección Payment Term (Condiciones de pago). Este campo no se puede editar.
- Para añadir gastos de preparación especiales a nivel de encabezado, haz lo siguiente:
- Haz clic en el menú desplegable Add to Header (Añadir al encabezado).
- Selecciona la opción Special Handling (Preparación especial).
- Indica los datos necesarios en los campos correspondientes de la sección Special Handling (Preparación especial).
- Si tienes descuentos para mostrar a nivel de encabezado, haz lo siguiente:
- Haz clic en el menú desplegable Add to Header (Añadir al encabezado).
- Selecciona la opción Discount (Descuento).
- Indica los datos necesarios en los campos correspondientes de la sección Discount (Descuento).
- Para subir archivos adjuntos a nivel de encabezado, en el menú desplegable Add to Header (Añadir al encabezado), selecciona la opción Attachments (Archivos adjuntos).
- Se muestra la pantalla Attachments (Archivos adjuntos). Haz lo siguiente:
- Haz clic en el botón Choose file (Seleccionar archivo) para seleccionar el archivo correspondiente.
- Cuando lo hayas seleccionado, haz clic en el botón Add Attachment (Añadir archivo adjunto).
- Para añadir datos del envío a nivel de línea, haz lo siguiente:
- Elige el botón de selección Line level shipping details (Datos del envío a nivel de línea) y desplázate hasta la sección Line Items (Líneas de pedido).
- Y para Line level tax (Impuestos a nivel de línea), selecciona la línea de pedido correspondiente y elige la opción Tax (Impuestos) del menú desplegable Line Item Actions (Acciones de la línea de pedido).
- Elige el botón de selección Line level shipping details (Datos del envío a nivel de línea) y desplázate hasta la sección Line Items (Líneas de pedido).
- En la sección Line items (Líneas de pedido), haz lo siguiente:
- Selecciona el artículo para el que quieres añadir información fiscal y de envío a nivel de línea.
- Selecciona la categoría fiscal correspondiente en el menú desplegable del campo Category (Categoría).
- Indica el tipo impositivo en el campo Rate (%) (Tipo [%]).
- El importe de los impuestos se refleja automáticamente en el campo Tax Amount (Importe de impuestos).
- Haz clic en el enlace View/Edit Address (Ver/Editar dirección) para realizar la acción correspondiente.
- Se muestra la pantalla VIEW/EDIT ADDRESSES (VER/EDITAR DIRECCIONES). Cuando hayas hecho los cambios necesarios, haz clic en el botón OK (Aceptar).
- Introduce la información pertinente en la sección Shipping Cost (Gastos de envío).
- Para subir archivos adjuntos, haz lo siguiente:
- Selecciona el artículo para el que quieres subir un archivo adjunto.
- Haz clic en el icono de la flecha. En el menú desplegable, selecciona la opción Attachment (Archivo adjunto).
- Se muestra la pantalla Attachments (Archivos adjuntos). Haz lo siguiente:
- Haz clic en el botón Choose file (Seleccionar archivo) para seleccionar el archivo correspondiente. Ten en cuenta que solo se pueden subir archivos PDF que no superen los 100 MB de tamaño.
- Cuando lo hayas seleccionado, haz clic en el botón Add Attachment (Añadir archivo adjunto). El archivo subido se muestra aquí.
- Haz clic en el botón Next (Siguiente) para continuar.
- Haz clic en el botón Submit (Enviar) para enviar la factura.
- Se ha enviado la factura. Puedes imprimir una copia de la factura o salir de la pantalla de creación de facturas.
Si has iniciado sesión en una cuenta de empresa, la orden de compra general se convertirá en la bandeja de entrada. Si tienes una cuenta estándar, puedes seguir trabajando con la orden de compra general, pero debes acceder a ella a través del correo interactivo de la orden que recibas del comprador.
- Vamos a convertir la orden de compra general aquí. Una orden de compra general parece una orden de compra normal hasta que haces clic en el número de la orden de compra general.
- Aquí verás que hay algunas diferencias. En la parte derecha, se mostrará una orden de compra general. A continuación, también se mostrará la fecha de entrada en vigor y de vencimiento de la orden de compra general.
- Cuando te desplaces hacia abajo hasta la sección de la línea de pedido, esta se mostrará como línea de pedido general y solo tendrá un precio total. No mostrará la cantidad y el precio por unidad que aparecen en una orden de compra normal.
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- El proceso para crear una factura es muy similar. Ve a Create Invoice (Crear factura) > Standard Invoice (Factura estándar).
- Como siempre, introduce un número de factura y rellena los campos adicionales que estén marcados como obligatorios.
- Cuando llegues a la sección de la línea de pedido, verás que no se puede editar. Dado que se trata de una línea de pedido general, deberás añadir tus líneas de pedido a la factura. Para ello, selecciona la línea adecuada en la orden de compra general. Haz clic en Create (Crear) y selecciona Goods (Productos) o Service (Servicio).
- En la página siguiente, introduce en Quantity (Cantidad) y en Unit Price (Precio unitario) los valores correspondientes de los productos o servicios que vas a facturar.
- Una vez que hayas rellenado toda la información necesaria, haz clic en el botón Create (Crear), situado en la esquina superior derecha.
- Como se puede ver en la captura de pantalla, la línea que acabas de crear aparecerá como un subconjunto de la línea de pedido. Aquí se muestra como 10.1. Si necesitas hacer alguna corrección en la línea que has creado, puedes editarla en esta página, o bien seleccionarla y hacer clic en Edit (Editar). Si has añadido esta línea de pedido por error, solo tienes que seleccionarla y hacer clic en Delete (Eliminar).
- Todo parece correcto, así que ya puedes hacer clic en el botón Next (Siguiente).
- Accederás a una página de resumen, en la que podrás revisar todos los detalles para asegurarte de que no haya errores. Cuando hayas comprobado que todo está correcto, haz clic en Submit (Enviar).
- Si necesitas imprimir una copia de la factura, puedes hacerlo en este momento. Si lo prefieres, puedes hacer clic en Exit invoice creation (Salir de la creación de la factura).
- Ya has creado una factura a partir de una orden de compra general y la has enviado.
En el siguiente vídeo te explicamos cómo enviar facturas en Ariba Network. Para seguir con el vídeo, cambia la vista de Ariba Network a Classic View (Vista clásica) antes de continuar.
Blanket Purchase Order Invoicing Overview
Consulta aquí la guía detallada para obtener información sobre cómo crear facturas a partir de las órdenes de compra.
Debes asegurarte de saber cómo convertir órdenes de compra generales en facturas y cómo crear facturas de órdenes de compra haciendo cambios en las órdenes de compra. En Ariba, se pueden crear facturas de órdenes de compra a nivel de encabezado y de línea.
- Una orden de compra general es un tipo de orden de compra que se emite a un proveedor para hacer varias compras de productoso servicios específicos durante un periodo concreto y sin superar unimporte predeterminado. Todas las compras incluidas en una orden general se cobran en una misma factura.
- Puedes recibir dos tipos distintos de órdenes de compra generales de un comprador:
- Órdenes de compra generales que puedes facturar directamente. En función del tipo de orden de compra general, del nivel de artículo, proveedor, catálogo y producto o servicio, y de la configuración de tus compradores, puedes crear facturas de órdenes de compra haciendo cambios en las órdenes de compra en tu cuenta de Ariba Network, o bien usar la solución Ariba Procurement Solution del comprador en tu cuenta de Ariba Network para crear la factura.
- Órdenes de compra generales que requieren una orden de expedición o una orden de compra. La orden de compra general solo sirve para proporcionar información; el comprador te enviará una orden de compra que podrás facturar.
- Ve a la configuración de tu empresa y selecciona Electronic Order Routing (Enrutamiento electrónico de órdenes) debajo del encabezado de configuración de red.
Se cargará una página en la que podrás definir todas las preferencias que quieres que se apliquen cuando se publique una nueva orden de compra. En New Orders (Órdenes nuevas), verás la sección Routing Method (Método de enrutamiento). El ajuste que se elija aquí se aplicará a todos los elementos de esta sección. Aquí vemos que el método de enrutamiento está configurado en Email (Correo electrónico). Las direcciones de correo que introduzcas en el campo de la derecha recibirán una notificación cuando se publique una nueva orden de compra en tu cuenta de Ariba Network.
En este campo puedes introducir hasta cinco direcciones de correo separadas por comas. Asegúrate de incluir a los contactos o grupos de tu organización que deberían recibir las órdenes de compra. Si se debe enviar una orden de compra a un grupo de personas, puedes incluir una lista de distribución como una de las direcciones de correo para asegurarte de que la orden llegue a los contactos adecuados.
Si quieres recibir una notificación cuando llegue una nueva orden de compra a tu cuenta, pero tu empresa también tiene un equipo de siete personas que debe recibir las notificaciones, puedes introducir una lista de distribución para asegurarte de que las notificaciones lleguen a todo el mundo.
¿Cómo puedes configurar tu enrutamiento aquí?
Si introduces tu dirección de correo y una lista de distribución, cada vez que se envíe una nueva orden de compra a la cuenta, ocho personas recibirán una notificación.Recuerda que el hecho de que alguien reciba una notificación cuando se envíe una nueva orden de compra a la cuenta no le da derecho a trabajar con dicha orden de compra. Para ello, la persona en cuestión debe estar añadida como usuario en la cuenta.
- Verás que hay varios tipos de órdenes y documentos para los que puedes configurar el enrutamiento. Si no sabes qué tipos de documentos recibirás, o si sabes que un mismo equipo gestiona todos los documentos entrantes, puedes configurar el enrutamiento de forma predeterminada en la opción seleccionada para las nuevas órdenes sin archivos adjuntos. Si es necesario, puedes elegir otra opción de configuración.
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- Desplázate hasta la parte inferior de la página. Allí verás otras notificaciones relacionadas con las órdenes. Tienes la opción de recibir notificaciones de órdenes de compra que han generado errores o que no se han podido entregar en tu cuenta. Puedes introducir hasta tres direcciones de correo o listas de distribución separadas por comas.
- Cuando hayas terminado de revisar todas las notificaciones y los enrutamientos de órdenes, y hayas hecho los cambios necesarios, haz clic en Save (Guardar).
- Si necesitas configurar un enrutamiento personalizado para compradores concretos en tu cuenta, ve a Company Settings (Configuración de la empresa) y a Customer Relationships (Relaciones con los clientes). En la parte derecha, verás un enlace de acción en el que puedes hacer clic. A continuación, puedes seleccionar la opción Override Routing (Anular enrutamiento) y configurar el enrutamiento personalizado para ese comprador.
- En la parte superior de la página, elige la sección Electronic Invoice Routing (Enrutamiento electrónico de facturas).
- En la sección Notifications (Notificaciones), puedes elegir recibir una notificación cuando una factura no se pueda enviar, cuando se haya rechazado o cuando su estado cambie.
Para estas notificaciones generales puedes añadir un máximo de tres direcciones de correo o listas de distribución separadas por comas.
En el siguiente vídeo te explicamos cómo convertir una orden de compra general en una factura. Para seguir con el vídeo, cambia la vista de Ariba Network a Classic View (Vista clásica) antes de continuar.
How to Configure Purchase Order Routing
Debes asegurarte de que los miembros del equipo adecuado de tu organización puedan hacer lo siguiente:
- Recibir notificaciones de nuevas órdenes de compra.
- Realizar acciones y facturar dichas órdenes de compra.
- Para asegurarte de que los miembros del equipo reciben notificaciones de órdenes de compra, debes añadir sus direcciones de correo electrónico al campo "Order Routing" (Enrutamiento de pedidos).
- Si necesitas que más de cinco miembros de tu equipo reciban notificaciones de órdenes de compra, debes añadir un alias o una lista de distribución al campo Order Routing (Enrutamiento de pedidos) .
- Para asegurarte de que los miembros del equipo puedan realizar acciones y facturar órdenes de compra, debes añadirlos como usuarios en la configuración de la cuenta y añadir sus direcciones de correo electrónico al campo Order Routing (Enrutamiento de pedidos).