Ariba | 通过企业帐号进行交易

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重要分步指导

配置

请参阅企业供应商核对清单，通过这份全面的参考指南了解供应商应完成哪些任务，为通过 Ariba 与 Alphabet/Google 开展交易做好准备。

企业帐号功能培训
通过下面的培训，您可以了解如何使用 Ariba Network 企业帐号与 Alphabet/Google 开展交易并管理您的帐号信息。

企业帐号功能培训录像

企业帐号功能培训 - 普通话翻译

企业帐号功能培训 - 日语翻译

Ariba Network 导航

本快速参考指南将指导您遍历 Arriba Network (AN)，并回顾一些常用功能。

登录 Ariba Network
如需登录 Ariba Network，请按以下步骤操作：
  1. 访问供应商登录网址，打开 Arriba 登录页面
  2. 输入您的用户名和密码
  3. 点击 Login（登录）
Ariba Network 首页 - 关键屏幕元素
Ariba 将通过 AN 发送的数字化合同定义为 BPO。当您成功登录后，系统会显示 Ariba Network Home（首页）页面：
  1. 在 Ariba Network Home（首页）屏幕中，您可以通过相应标签页访问 Workbench（工作台）、Orders（订单）、Fullfillment（履行订单）、Invoices（发票）、Payments（付款）、Catalogs（目录）、Reports（报告）和 Messages（消息）。
  2. Document Category（文件类别）过滤器可用于选择要搜索的文件的类别。
  3. Customer Group（客户组）过滤器可用于按客户过滤搜索结果。
  4. Ariba Network Home（首页）屏幕上可自定义的 My widgets（我的微件）选项会显示说明以下选项的趋势线
    • Purchase orders（采购订单）
    • Invoice aging（发票账龄）
    • Company Profile completion（公司资料完整度）
    • My Leads（我的潜在客户）
    • On-time payment rate（准时付款率）
    • Paid invoices（已付款发票）
    • Benchmarking: On-time Payment Rate（基准化分析：准时付款率）
搜索合同/采购订单
  1. 从 Orders（订单）中选择 Purchase Order（采购订单）

    [备选步骤] 您也可以通过以下操作搜索采购订单：

    • Workbench（工作台）> Orders to invoice（待开发票的订单）或 Orders（订单）图块 > 通过从下方选择相应选项来修改过滤器：
      • Customers（客户）
      • Order numbers（订单编号）
      • Creation date（创建日期）
      • Order status（订单状态）
      • Company codes（公司代码）
      • Purchasing organizations（采购单位）
      • Customer locations（客户位置）
      • Order type（订单类型）
      • Routing status（传送状态）
      • Min amount（最低金额）| Max amount（最高金额）| Currency（币种）
    • 点击首页上的 Orders and Releases（订单和发布）搜索栏，输入 Order Number（订单编号）
  2. 点击 Search Filters（搜索过滤器）展开 Search（搜索）部分
  3. 从 Customer（客户）下拉菜单中选择适当的客户组
  4. 在 Order Number（订单编号）字段中输入订单编号
  5. 您还可以选择按任何其他条件进行搜索（Invoice Number [发票编号] 和 Date Range [日期范围]）
  6. 查看根据选择的搜索条件显示的搜索结果
  7. 点击所需订单以查看该订单详细信息
  8. 查看表明文件版本号的 Ver（版本）列，确保正在使用的版本始终是最新版本（在本例中，版本 2 为最新版本）
采购订单状态

采购订单的状态在采购订单处理过程中会不断变化。供应商可以在其 Inbox（收件箱）中查看 Order Status（订单状态）。下表列出了采购订单状态及其各自的说明：

 
采购订单状态 说明
New（新） 采购订单的初始状态
Partially Received（部分已收到） 表示 Google ERP 已收到采购订单中的某些订单项
Received（已收到） 表示 Google ERP 系统已收到所有订单项
Partially Invoices（已部分开具帐单） 采购订单已部分处理完毕
Invoiced（已开具帐单） 采购订单已全部处理完毕
Changed（已更改） Google 通过发送后续（经过更改的）订单更新了现有采购订单，包括取消采购订单行
Obsoleted（已废弃） 订单已取消或被后续（经过更改的）订单所取代
Cancelled（已取消） 采购订单在 Google ERP 系统中已取消
Inbox（收件箱）下拉菜单
  1. 使用主屏幕上搜索栏中的下拉菜单，您可以选择以下任一项类别，以查看 Orders（订单）中的相应项目：
    • Orders and Releases（订单和发布）
Outbox（发件箱）下拉菜单

使用主屏幕上搜索栏中的下拉菜单，您可以选择以下任一项类别，以查看 Invoices（发票）中的相应项目：

  • Invoices（发票）
Documents - Download / Upload（文件 - 下载/上传）

Ariba Network 为您提供了各种文件上传/下载选项。最常用的一种文件是通过 CSV 上传功能创建发票期间使用的 CSV 模板。

  1. 点击 … 并打开下拉菜单
  2. 选择 Download（下载）部分下的 CSV Template（CSV 模板）
  3. 选择 Upload（上传）部分下的 Invoice CSV（发票 CSV）以上传填写好的 CSV 文件
教学视频

通过下面的视频，您可以了解如何使用收费的企业帐号在 Ariba Network 中导航。如需继续观看视频，请先将 Ariba Network 视图更改为“Classic View”（经典视图），然后再继续操作：

Navigating through Ariba Network Enterprise Account
如何更新帐号信息

从 Ariba 帐号信息中心访问 Ariba Proposals & Questionnaires（Ariba 提案和调查问卷）页面，在 Registration Questionnaire（注册调查问卷）中更新您的帐号信息。在您重新提交调查问卷后，更新后的信息会发送给 Alphabet/Google，以验证和更新您的帐号！

这为什么如此重要？
供应商帐号信息不一致或过时是采购订单和帐单提交失败或被拒的首要原因。这可能会导致付款被拒。
重点小结
  • 如果您是一位供应商，且在改用 Ariba 之前就已经与 Alphabet/Google 开展业务，则系统会使用您已备案的原有信息预填充您的调查问卷。如果需要更新这些信息，您可以执行任意更改，然后重新提交调查问卷。请参阅以下步骤。
  • 如果您对更新帐号信息还有其他疑问，请点击下面的“联系我们”，与 Alphabet/Google 团队联系。
教学视频

通过下面的视频，您可以了解如何更新帐号信息。

How to Update an Account
如何更改帐号管理员和添加用户
角色和权限

管理员

  • 每个 Ariba Network ID 只能有一个管理员
  • 与注册期间输入的用户名和登录凭据自动关联
  • 负责帐号设置/配置和管理
  • 用户有疑问或遇到问题时的主要联系人
  • 创建用户并为帐号的用户分配角色/权限

用户

  • 每个 Ariba Network ID 最多可有 250 个用户帐号
  • 可以拥有不同的角色/权限，与用户的实际工作职责相对应
  • 可以访问所有客户，或者只能访问管理员分配的特定客户
创建角色和用户

创建角色和添加用户

  1. 点击右上角的姓名首字母缩写（个人资料）
  2. 点击 Users（用户）>点击右下角的“+”
  3. Create Role（创建角色）> 输入 New Role Information（新角色信息）
  4. 选择所有相关权限（第 1 页和第 2 页）> 点击保存
  5. 点击 Manage Users（管理用户）> 点击右下角的“+”
  6. Create User（创建用户）> New User Information（新用户信息）和 Role Assignment（角色分配）> 选中相应复选框 > Done（完成）

更改管理员

  1. 点击右上角的姓名首字母缩写（个人资料）
  2. 点击 Users（用户）> 点击 Manage Users（管理用户）标签页
  3. 选中要设为管理员的用户名对应的复选框，以便选择相应用户。
  4. 点击 Actions（操作），从下拉菜单中选择 Make Administrator（设为管理员）
  5. 被重定向至新的屏幕后，再次选中该复选框以选择用户，然后点击 Assign（分配）
修改用户帐号
  1. 点击 Users（用户）标签页
  2. 点击所选用户对应的 Edit（修改）
  3. 点击 Reset Password（重置密码）按钮重置该用户的密码
    其它选项：
    • Delete User（删除用户）
    • 添加到联系人列表
    • 从联系人列表中移除
    • 设为管理员
用户帐号的增强功能
  1. 点击右上角的姓名首字母缩写（个人资料），访问 Account Navigator（用户帐号导航器）。通过该导航器，您可以：
    • 快速访问您的个人用户帐号信息和设置
    • 关联您的多个用户帐号
    • 切换到您的测试帐号
    注意：当您关联您的多个用户帐号后，User Account Navigator（用户帐号导航器）将显示多个帐号。
  2. 点击 My Account（我的帐号）查看您的用户设置
  3. 点击 Complete（填写）或更新所有标有星号的必填字段
    注意：如果您更改了用户名或密码，下次登录时请记住使用相应的新信息。
  4. 根据需要，选中 Contact Information Preferences（联系信息偏好设置）部分的相应复选框以隐藏个人信息。
教学视频

通过以下说明，您可以了解如何更新帐号管理员以及向您的帐号添加用户。如需继续观看视频，请先将 Ariba Network 视图更改为“Classic View”（经典视图），然后再继续操作：

How to Change Your Account Administrator and Add Users
这为什么如此重要？
确保贵公司中的合适人员被指定为 Ariba Network 管理员，以便：
  • 管理贵公司的帐号信息（例如更新银行账户），以及
  • 确保将合适的团队成员设置为可以处理采购订单和创建帐单的“用户”。
重点小结
  • 确定谁是贵组织的 Ariba Network 帐号管理员。
    注意：一个帐号只能有一位 Ariba Network 管理员（这是一个非常重要的角色！）。
  • 您的 Ariba Network 帐号管理员能够添加用户，授予用户使用无障碍功能的权限，还能控制哪些用户可以访问采购订单和发票并对其执行操作。
  • 需要对采购订单或发票执行操作的任何用户都必须由帐号管理员添加为用户并分配角色。帐号管理员可以为一个帐号添加最多 250 位用户。
如何配置采购订单的发送对象

点击用户姓名首字母（个人资料）> 转到设置 > 点击“Electronic Order Routing”（电子订单传送）和“Electronic Invoice Routing”（电子发票传送）

通知
  1. 针对 Change Orders（更改订单）和 Other Document Types（其他文件类型），选择 Same as new catalog orders without attachments（与不含附件的新目录订单相同），以自动复制相应设置。或者，您也可以根据自己的偏好进行设置
  2. 指定发送 Order Response Documents（订单响应文件）（确认和发货通知）的方式和用户
传送方式和税费详细信息
  1. 选择“Electronic Invoice Routing”（电子发票传送）
  2. 从以下方式中选择一种用于电子发票传送：
    • 在线
    • cXML
    • EDI
    建议配置电子邮件通知（与订单传送的配置方式相同）
  3. 点击“Tax Invoicing and Archiving”（开具税务发票和归档）子标签页，输入税号、增值税号和其他证明数据
教学视频

通过以下说明，您可以了解在哪里更新贵公司的新采购订单通知接收人。如需继续观看视频，请先将 Ariba Network 视图更改为“Classic View”（经典视图），然后再继续操作。

How to Configure Purchase Order Routing
这为什么如此重要？
这能帮助您确保组织内特定的团队成员可以：
  • 收到新采购订单的通知，
  • 就这些采购订单采取行动并开具帐单。
重点小结
  • 为确保团队成员能够收到采购订单通知，您需要将他们的电子邮件地址添加到“Order Routing”（订单发送对象）字段中。
  • 如果需要接收采购订单通知的团队成员超过 5 个，您应在 Order Routing 字段中添加分发列表或别名。
  • 为确保团队成员可以针对采购订单采取行动并开具帐单，您需要在“Account Settings”（帐号设置）中将他们添加为用户，并将他们的电子邮件地址添加到 Order Routing（订单发送对象）字段中。


采购订单和帐单管理

如何提交发票以便客户付款
概览

如需创建采购订单转换的帐单（或从您通过 Ariba Network 收到的采购订单派生的帐单），请按以下步骤操作：

  1. 在 Ariba Network 帐号的首页屏幕中，选择 Create（创建）下拉菜单，然后选择 PO Invoice（采购订单发票）。
  2. 为采购订单帐单选择采购订单编号
  3. 点击 Create Invoice（创建发票）按钮，然后选择 Standard Invoice（标准发票）
  4. 系统会自动为帐单预先填充采购订单数据。填写所有标有星号的字段，并添加税费（如适用）。
  5. 在 Review（审核）页面上检查帐单是否准确无误。
  6. 如果不需要进行更改，请点击 Submit（提交）将帐单发送给 Alphabet/Google
发票抬头

系统会自动为帐单预先填充采购订单数据。填写所有标有星号的字段，并添加税费（如适用）。

  1. 输入 Invoice #（帐单编号），即用于识别帐单的唯一编号。Invoice Date（帐单日期）将自动填充
  2. 如果输入了多个汇入方，请从下拉框中选择“Remit To”（汇入方）地址
  3. 选择相应的单选按钮，即可在抬头级别或订单项级别输入货运信息
  4. 您还可以在发票抬头中添加一些其他信息，例如：
    • Special Handling（特殊处理）
    • Payment Term（付款条件）
    • Comment（备注）
    • Attachment（附件）
    • Shipping Documents（货运单据）
  5. 向下滚动到 Line Items（订单项）部分，选择要开具发票的订单项
附件的文件大小不得超过 100 MB。
订单项

Line Items（订单项）部分显示了采购订单中的订单项。

  1. 查看或更新要开具帐单的每个订单项的数量
  2. 如果要从发票中排除某个订单项，请点击相应订单项的绿色滑块。或者，点击左侧的复选框，然后点击 Delete（删除），也可以排除订单项
    注意：您可以稍后再生成一个发票，对排除的项目进行结算。
  3. 使用订单项编号复选框选择要对其收取税费的订单项。如需将相同的税费应用于多个订单项，请选择要按所需税率对其收取税费的那些订单项
  4. 如需在 Tax Category（税种）工具中配置其他税费选项，请选中相关的订单项并点击 Line Item Action（订单项操作）标签页，从下拉菜单中选择 Tax（税费）
  5. 选中相应税种，使用下拉菜单从显示的选项中选择。
税费选项和订单项运费

如需配置其他税费选项，请点击 Tax Category（税种）下拉菜单下的 Configure Tax Menu（配置税费菜单）。根据需要创建新的税种。

  1. 选择相应订单项，以便对每个订单项应用不同的税率。
  2. 依次点击 Line Item Actions（订单项操作）> Add（添加）> Tax（税费）。刷新后，每个所选订单项都会显示“Tax”（税费）字段。
  3. 如果不需要，可以点击 Remove（移除）移除收取税费的订单项。
  4. 在每个订单项中选择税种，然后填充税率 (%) 或税额，再点击更新。
  5. 如果选择了订单项级别的运费，请对适用的订单项输入运费。
  6. 通过修改订单项，可以在订单项级查看其他信息。
查看免税额和扣款金额

如果采购订单包含免税额和扣款金额，系统将根据这些信息在采购订单中的位置，在帐单抬头级别或订单项级别将其转换为帐单：

  1. 抬头级别的免税额和扣款金额
  2. 订单项级别的免税额和扣款金额
订单项备注
  1. 如需在订单项中添加备注，请选择相应订单项，然后依次点击 Line Item Actions（订单项操作）> Add（添加）> Comments（备注）
  2. 刷新或点击 Update（更新）后，系统将显示 Comments（备注）字段。在此字段中输入适用的备注
  3. 点击 Next（下一步）
审核、保存或提交给客户
  1. 在 Review（审核）页面中检查帐单是否准确无误。向下滚动页面，查看所有订单项详细信息和帐单总计。
  2. 如果不需要进行更改，请点击 Submit（提交）将帐单发送给 Alphabet/Google。
  3. 如果需要进行更改，请点击 Previous（上一步）返回到之前的屏幕，进行更正后再提交。
  4. 或者，您也可以在发票创建期间随时保存发票，以便日后进行处理。
  5. 如需继续处理发票，可从首页的 Outbox（发件箱）> Drafts（草稿）中选择相应发票。
    如果出现错误，系统会显示一条红色通知，指出必须更正的信息。
  6. 发票草稿最长可保留 7 天。
教学视频

通过以下说明，您可以了解如何对来自 Alphabet/Google 的采购订单执行操作并将其转换为发票。如需继续观看视频，请先将 Ariba Network 视图更改为“Classic View”（经典视图），然后再继续操作
How to Submit an Invoice

这为什么如此重要？
您需要确保您和您的团队了解如何正确地开具发票*，以免发票被拒，并确保您能及时收到款项。
重点小结
  • 只有在 Ariba Network 上线之时或之后创建的新采购订单才会通过 Ariba Network 发送给您。您只能根据您通过 Ariba Network 接收的采购订单在 Ariba Network 上提交帐单。如果您要为 Ariba 上线之前创建的采购订单开具帐单，则应使用您的现有渠道。
  • 供应商帐号信息不一致或过期是导致帐单被拒的首要原因。
  • 如果帐单被拒，您必须在重新提交帐单时输入新的帐单编号。例如，如果帐单 #1234 被拒，重新提交时应输入新的帐单编号，例如 #1235 或 #1234-v2。
  • 如果帐单未涵盖所有交易项目，请勿调整单价。仅可更新数量。
  • 如果您需要取消发票，则必须使用下方的“与我们联系”按钮向 Alphabet/Google 发送电子邮件。您无法在 Ariba 中取消发票。
  • 有些国家/地区不支持发票功能。某些国家/地区将只能接收来自 Alphabet/Google 的采购订单。如需了解详情，请访问供应商信息门户。
  • 供应商无法通过 Ariba Network 向 Alphabet/Google 提交非采购订单帐单。
如何将一揽子采购订单转换为发票
概览

如需创建采购订单转换的帐单（或从您通过 Ariba Network 收到的采购订单派生的帐单），请按以下步骤操作：

  1. 在 Ariba Network 帐号的首页屏幕中，选择 Create（创建）下拉菜单，然后选择 PO Invoice（采购订单发票）。
  2. 为采购订单帐单选择采购订单编号
  3. 点击 Create Invoice（创建发票）按钮，然后选择 Standard Invoice（标准发票）
  4. 系统会自动为帐单预先填充采购订单数据。填写所有标有星号的字段，并添加税费（如适用）。
  5. 在 Review（审核）页面上检查帐单是否准确无误。
  6. 如果不需要进行更改，请点击 Submit（提交）将帐单发送给 Alphabet/Google
发票抬头

系统会自动为帐单预先填充采购订单数据。填写所有标有星号的字段，并添加税费（如适用）。

  1. 输入 Invoice #（帐单编号），即用于识别帐单的唯一编号。Invoice Date（帐单日期）将自动填充
  2. 如果输入了多个汇入方，请从下拉框中选择“Remit To”（汇入方）地址
  3. 选择相应的单选按钮，即可在抬头级别或订单项级别输入货运信息
  4. 您还可以在发票抬头中添加一些其他信息，例如：
    • Special Handling（特殊处理）
    • Payment Term（付款条件）
    • Comment（备注）
    • Attachment（附件）
    • Shipping Documents（货运单据）
  5. 向下滚动到 Line Items（订单项）部分，选择要开具发票的订单项
附件的文件大小不得超过 100 MB。
订单项

Line Items（订单项）部分显示了采购订单中的订单项。

  1. 查看或更新要开具帐单的每个订单项的数量
  2. 如果要从发票中排除某个订单项，请点击相应订单项的绿色滑块。或者，点击左侧的复选框，然后点击 Delete（删除），也可以排除订单项
    注意：您可以稍后再生成一个发票，对排除的项目进行结算。
  3. 使用订单项编号复选框选择要对其收取税费的订单项。如需将相同的税费应用于多个订单项，请选择要按所需税率对其收取税费的那些订单项
  4. 如需在 Tax Category（税种）工具中配置其他税费选项，请选中相关的订单项并点击 Line Item Action（订单项操作）标签页，从下拉菜单中选择 Tax（税费）
  5. 选中相应税种，使用下拉菜单从显示的选项中选择。
税费选项和订单项运费

如需配置其他税费选项，请点击 Tax Category（税种）下拉菜单下的 Configure Tax Menu（配置税费菜单）。根据需要创建新的税种。

  1. 选择相应订单项，以便对每个订单项应用不同的税率。
  2. 依次点击 Line Item Actions（订单项操作）> Add（添加）> Tax（税费）。刷新后，每个所选订单项都会显示“Tax”（税费）字段。
  3. 如果不需要，可以点击 Remove（移除）移除收取税费的订单项。
  4. 在每个订单项中选择税种，然后填充税率 (%) 或税额，再点击更新。
  5. 如果选择了订单项级别的运费，请对适用的订单项输入运费。
  6. 通过修改订单项，可以在订单项级查看其他信息。
查看免税额和扣款金额

如果采购订单包含免税额和扣款金额，系统将根据这些信息在采购订单中的位置，在帐单抬头级别或订单项级别将其转换为帐单：

  1. 抬头级别的免税额和扣款金额
  2. 订单项级别的免税额和扣款金额
订单项备注
  1. 如需在订单项中添加备注，请选择相应订单项，然后依次点击 Line Item Actions（订单项操作）> Add（添加）> Comments（备注）
  2. 刷新或点击 Update（更新）后，系统将显示 Comments（备注）字段。在此字段中输入适用的备注
  3. 点击 Next（下一步）
审核、保存或提交给客户
  1. 在 Review（审核）页面中检查帐单是否准确无误。向下滚动页面，查看所有订单项详细信息和帐单总计。
  2. 如果不需要进行更改，请点击 Submit（提交）将帐单发送给 Alphabet/Google。
  3. 如果需要进行更改，请点击 Previous（上一步）返回到之前的屏幕，进行更正后再提交。
  4. 或者，您也可以在发票创建期间随时保存发票，以便日后进行处理。
  5. 如需继续处理发票，可从首页的 Outbox（发件箱）> Drafts（草稿）中选择相应发票。
    如果出现错误，系统会显示一条红色通知，指出必须更正的信息。
  6. 发票草稿最长可保留 7 天。
教学视频

通过下面的视频，您可以了解如何将一揽子采购订单转换为发票。如需继续观看视频，请先将 Ariba Network 视图更改为“Classic View”（经典视图），然后再继续操作：

Blanket Purchase Order Invoicing Overview
如何使用 CSV 上传功能根据合同开具发票

本快速参考指南将指导您完成 CSV 上传流程以生成发票。

CSV 上传 - 流程

CSV 上传是为 BPO 创建帐单的首选方法，因为 BPO 有多个订单项，建议不要通过转换 BPO 来创建帐单。以下流程列出了供应商使用 CSV 上传流程创建帐单的关键步骤：

登录 AN

如需在 Ariba Network 中使用 CSV 上传功能创建帐单，请按以下步骤操作：

  1. 登录 Ariba Network，系统会将您转到着陆页。
使用报告功能捕获 CSV 数据

通过 Reports（报告）标签页，您可以创建预定义的报告模板并生成报告。或者，您也可以选择创建一个新的报告模板，这样做可能有助于定期捕获要填充到 CSV 文件中的数据。

  1. 点击 Reports（报告）标签页。
  2. 点击 Create（创建）按钮。
  3. 填写 Title（标题）以更新 Report Description（报告说明）部分。
  4. 在 Description（说明）字段中输入切合报告内容的报告说明。
  5. 从 Time zone（时区）下拉菜单中选择适当的时区。
  6. 从 Language（语言）下拉菜单中选择适当的语言。
  7. 从 Report type（报告类型）下拉菜单中选择适当的报告类型（Order [订单]）。
  8. 点击 Next（下一步）。
  9. 选择 Alphabet/Google 作为您的 Customer（客户）。
  10. 选中 Include Active Orders Only（仅包含有效订单）复选框。
  11. 为 Maximum Results Returned（返回的最大结果数）选择适当的上限。
  12. 选中 Include Line Item Information（包括订单项信息）复选框。
  13. 点击 Submit（提交）。
  14. 查看报告的 Status（状态），它会反映为 Queued（已加入队列），您只能在状态更新为 Processed（已处理）后才能生成报告。
  15. 点击 Run（运行）运行所选报告，以捕获 CSV 数据。
下载 CSV 模板
  1. 返回 Ariba 首页。打开 … 下拉菜单。
  2. 选择 CSV Templates（CSV 模板）选项。
  3. 点击 Invoice（帐单）复选框。
  4. 点击 Download（下载）。系统将下载模板 CSV。
  5. 点击 Done（完成）。
  6. 使用所需详细信息填充 CSV 模板，确保所有必填字段均已填充。下面的屏幕截图显示了 CSV 模板。字段列表及说明可在附录中找到：
重要提示：如需查看根据不同场景填充条件字段的各种场景，请参阅 CSV 示例指南。
我们强烈建议您与您的 IT 部门合作，共同创建一个脚本，用于将您的结算系统中的数据解析为 CSV 模板。
填写 CSV 模板 - 条件字段

除了标准的必填字段之外，某些场景可能还需要填充其他字段（请参阅 CSV 示例指南）：

合同 (BPO)

如果您是根据合同 (BPO) 开具发票的供应商，除必填字段外，您还需要填充以下字段：
  • MasterAgreementID
  • LocationA
  • PhysicaLCircuitID
  • StartDate
  • EndDate
  • LocationZ

税费/运费

如果您的采购订单项有多个收货方地址或 GL 字符串，需要提供订单项级别的运费和税费详细信息：

  • 如需在抬头级别输入运费，应仅为第一个订单项填充运费金额，如需在订单项级别输入运费，应为每个订单项填充运费金额。
  • 标准税费值只能在订单项级别填充。
  • 运费税只能在抬头级别填充。
  • 当税费 (isTaxInLine = Y) / 运费 (isShippingInLine = Y) 时：
    • lineTaxAmount：在 isTaxInLine = Y 时必填
    • lineTaxLocation：在 isTaxInLine = Y 时必填
    • lineShippingAmount：在 isShippingInLine = Y 时必填
重要提示：当 isTaxInLine 和 isShippingInLine 都 = Y 时，可能还需要填充另外两个字段，但这两个字段可选填：
  • summaryShippingTaxAmount
  • summaryShippingTaxCategory

币种

如果您是向其他国家/地区发货的供应商，除必填字段外，您还需要填充以下字段：

  • localCurrency：仅在目的地币种与帐单币种不同时必填
  • taxExchangeRate：仅在 currency 和 localCurrency 值不同时必填

贷记通知单

如果您是处理贷记通知单（通过开具帐单处理的情况下）的供应商，除必填字段外，您还需要填充以下字段：

  • MasterAgreementID：订单项贷记通知单必填
  • originalInvoiceDate：订单项贷记通知单必填
  • originalInvoiceNumberReference：订单项贷记通知单必填
  • comments：贷记通知单必填
  • HeaderCreditMemoSubTotalAmount：贷记通知单必填
重要提示：填充 Purpose（用途）字段时需要特别注意，因为针对在所有其他情况填充的 Standard（标准）值不适用于贷记通知单，您需要从以下两个值中进行选择：
  • lineLevelCreditMemo
  • creditMemo

国际

如果您是位于美国境外的供应商，除必填字段外，您还需要填充以下字段：

  • 仅限特定国家/地区：
    • supplierGSTRegistrationNumber
    • supplierPSTRegistrationNumber
    • buyerGSTRegistrationNumber
    • buyerPSTRegistrationNumber
  • 仅限加拿大：
    • supplierQSTRegistrationNumber
    • buyerQSTRegistrationNumber
重要提示：这些字段的必填状态由 Ariba Network 验证规则根据您所在的地理位置决定。如需查看相关步骤，了解如何访问适用于您所在地理位置的验证规则，请点击此处查看指南。
上传 CSV 模板
  1. 打开 … 下拉菜单。
  2. 选择 Invoice（发票）
  3. 点击 Choose File（选择文件）。选择相关的 CSV 文件。
  4. CSV 文件上传后，点击 Import CSV Invoice（导入 CSV 发票）。
  5. 导入的帐单将开始显示为一个专列项。
  6. 点击 Choose File（选择文件）附加帐单的 PDF 图片。
注意：创建帐单时，必须以 PDF 附件的形式提供证明文件。
添加 PDF 附件
  1. 点击 Upload Related Document（上传相关文件）上传所选附件。
  2. 点击 Submit（提交）。
  3. 确认页面显示后，点击 Close（关闭）。
验证发票提交
  1. 从 Outbox（发件箱）下拉菜单中选择 Invoices（发票）。
  2. 验证提交的帐单是否已显示在您的 Outbox（发件箱）中。
附录 - CSV 字段说明

抬头字段

下表列出了必填抬头字段以及相应的说明（括号中提到必填的字段必须填写）：

必填字段 说明 字段示例条目
invoiceID 帐单的唯一标识符，为大写字母数字字符，最多可包含 16 个字符（必填） INV1488001
invoiceDate 帐单日期：输入格式：月/日/年（必填） 月/日/年
用途 Standard、lineLevelCreditMemo 或 creditMemo standard
orderID 引用需要为其开具帐单的订单（采购订单帐单必填）。订单必须存在于 Ariba 中。 1010122121
NonPOID 订单的销售订单信息（非采购订单必填） 10101
MasterAgreementID 主协议 ID（根据合同开具帐单时必填） BPO1488-NetCo~1010122121
isTaxInLine 订单项税费详细信息。如果订单项级别存在税费，输入“Y”，否则输入“N”（Y 表示“是”） Y/N
isShippingInLine 订单项运费详细信息。如果订单项级别存在运费，输入“Y”，否则输入“N” Y/N

地址字段

下表列出了必填地址字段以及相应的说明（括号中提到必填的字段必须填写）：

必填字段 说明 字段示例条目
billToAddress 详细信息 收单方地址 ID、收单方名称（必填）、收单方街道（必填）、收单方城市（必填）、收单方州/省（必填）、收单方邮政编码（必填）、收单方国家/地区（必填） 自由文本
remitToAddress 详细信息 汇入方地址 ID、汇入方名称（必填）、汇入方街道（必填）、汇入方城市（必填）、汇入方州/省（必填）、汇入方邮政编码（必填）、汇入方国家/地区（必填） 自由文本
soldToAddress 详细信息 采购方地址 ID、采购方名称（必填）、采购方街道（必填）、采购方城市（必填）、采购方州/省（必填）、采购方邮政编码（必填）、采购方国家/地区（必填） 自由文本
from 详细信息 开单方名称（必填）、开单方街道（必填）、开单方城市（必填）、开单方州/省（必填）、开单方邮政编码（必填）、开单方国家/地区（必填） 自由文本

运费字段

下表列出了运费字段以及相应的说明（括号中提到必填的字段必须填写）：

必填字段 说明 字段示例条目
shipToAddress 详细信息 收货方地址 ID、收货方名称（必填）、收货方街道（必填）、收货方城市（必填）、收货方州/省（必填）、收货方邮政编码（必填）、收货方国家/地区（必填） 自由文本
shipFromAddress 详细信息 发货方地址 ID、发货方名称、发货方街道、收货方城市、收货方州/省、收货方邮政编码、收货方国家/地区 自由文本
shippingDate 发货日期 日/月/年
lineShippingAmount 订单项级别的运费金额 10

税费字段

下表列出了税费字段以及相应的说明（括号中提到必填的字段必须填写）：

字段 说明 字段示例条目
supplierTaxID 供应商的税号 SUP123
lineTaxAmount 订单项税额（订单项级别的税费必填） 10
linetaxDescription 订单项税费说明 自由文本
lineTaxCategory 订单项税费的税种（必填） 销售税
lineTaxLocation 订单项税费的纳税地点（订单项级别的税费必填） 美国
注意：根据您所在的位置，您可能需要填写其他税费字段，例如 buyerVatID、supplierVatID 等。

订单项字段

下表列出了必填订单项字段以及相应的说明（括号中提到必填的字段必须填写）：

必填字段 说明 字段示例条目
invoiceLineNumber 帐单订单项的唯一标识符（必填） 1
lineReferenceNumber 采购订单中商品的相应商品编号（必填） 1012367
quantity 为订单项开具帐单的数量（必填） 1
unitOfMeasure 开具帐单的商品的计量单位（必填） MON
unitPrice 商品的单价（必填） 75000
currency 货币代码（必填）（3 个字符，例如：USD、EUR、SGD） USD
itemDescription 产品的说明（必填） 自由文本
locationA LocationA（根据合同开具帐单时必填） 自由文本
physicalCircuitID PhysicalCircuitID（根据合同开具帐单时必填） 141312
startDate StartDate（根据合同开具帐单时必填）。输入格式：月/日/年 日/月/年
endDate EndDate（根据合同开具帐单时必填）。输入格式：月/日/年 日/月/年
LocationZ LocationZ（根据合同开具帐单时必填） 自由文本
教学视频

通过下面的视频，您可以了解如何使用 CSV 上传功能提交发票。如需继续观看视频，请先将 Ariba Network 视图更改为“Classic View”（经典视图），然后再继续操作：

CSV Invoicing Overview


如需详细了解如何排查 CSV 问题，请点击此处。

如何在 Ariba Network 界面中根据合同开具发票
如何搜索合同

本快速参考指南将指导您完成在 Ariba Network 中搜索合同的流程。

搜索合同

Ariba 将通过 AN 发送的数字化合同定义为 BPO（一揽子采购订单）。如需在 Ariba Network 中搜索合同，请按以下步骤操作：

  1. 登录 Ariba Network，系统会将您转到着陆页
  2. 打开 Orders（订单）菜单，然后点击 Purchase Orders（采购订单）
  3. 点击 Search Filters（搜索过滤器）展开 Search（搜索）部分
  4. 从 Customer（客户）下拉菜单中选择适当的客户组 (Alphabet/Google)
  5. 在 Order Number（订单编号）字段中输入适当的订单编号
  6. 您还可以选择按任何其他条件进行搜索，这些条件包括 Buyer Location Code（买方位置代码）、Invoice Number（发票编号）、Date Range（日期范围）
  7. 查看根据输入的搜索条件显示的搜索结果
  8. 点击所需订单以查看该订单详细信息
  9. 查看列出文件版本号的 Ver（版本）列，确保正在使用的版本始终是最新版本（在本例中，版本 2 为最新版本）
合同概览

Ariba 供应商网络中会显示以下合同详细信息：

  1. 合同 (BPO) 编号
  2. 付款条件
  3. 供应商和买方信息
  4. 货运详细信息
  5. 订单项详细信息
合同状态

合同的状态在合同处理过程中会不断变化。供应商可以在其 Inbox（收件箱）中查看 Order Status（订单状态）。下表列出了合同状态及其各自的说明：

采购订单状态 说明
New（新） 采购订单的初始状态
Partially Received（部分已收到） 表示 Google ERP 已收到采购订单中的某些订单项
Received（已收到） 表示 Google ERP 系统已收到所有订单项
Partially Invoices（已部分开具帐单） 采购订单已部分处理完毕
Invoiced（已开具帐单） 采购订单已全部处理完毕
Changed（已更改） Google 通过发送后续（经过更改的）订单更新了现有采购订单，包括取消采购订单行
Obsoleted（已废弃） 订单已取消或被后续（经过更改的）订单所取代
Cancelled（已取消） 采购订单在 Google ERP 系统中已取消
相关文件视图

在 Ariba 供应商网络中，所有已生成的发票都会与生成该发票的合同关联起来。您可以按照以下步骤访问此相关文件视图：

  1. 点击 Invoices（帐单）查看帐单列表
  2. 选择您要查看其相关文件的相应帐单
  3. 点击帐单编号
  4. 点击 Related Documents（相关文件）部分中的 More（更多）查看所选发票的所有相关文件
  5. 系统将显示所有 Related Documents（相关文件）的列表，点击所需文件进行查看
如何根据合同提交发票

本快速参考指南将指导您完成在 Ariba Network 中为合同提交发票的流程。

搜索合同

Ariba 将通过 AN (Ariba Network) 发送的数字化合同定义为 BPO（一揽子采购订单）。如需在 Ariba Network 中搜索合同并提交帐单，请按以下步骤操作：

  1. 登录 Ariba Network，系统会将您转到着陆页
    标准帐号仅支持转换合同以创建发票。某些合同详细信息（商品属性）不会显示在互动式电子邮件采购订单中；但是，当供应商点击“Process Order”（处理订单）并登录其帐号后，便能够看到所有详细信息。
  2. 从 Orders（订单）下拉菜单中选择“Purchase Orders”（采购订单）
  3. 从列表中选择相应合同，如果找不到所需合同，请按第 4 步操作
  4. 如果未在列表中找到所需合同，可以搜索相应合同：点击 Search Filters（搜索过滤器）展开 Search（搜索）部分
  5. 从 Customer（客户）下拉菜单中选择适当的客户组 (Alphabet/Google)
  6. 在 Order Number（订单编号）字段中输入适当的订单编号
  7. 您还可以选择按任何其他条件进行搜索（Invoice Number [发票编号] 和 Date Range [日期范围]）
转换合同以创建发票

打开所需合同后，请按照以下步骤提交帐单：

  1. 打开 Create Invoice（创建帐单）下拉菜单
  2. 选择 Standard Invoice（标准帐单）选项
  3. 输入相应 Invoice #（发票编号）
  4. 选择您希望运费适用于 Header Level（抬头级别）还是 Line Level（订单项级别）
  5. 点击 View/Edit Addresses（查看/修改地址）
  6. 更新 Ship From（发货方）和 Ship To（收货方）详细信息。点击 OK（确定）
  7. 滚动到页面底部并选择合同订单项
  8. 从 Create（创建）下拉菜单中选择 Goods（商品）
  9. 点击 Next（下一步）
  10. 输入适当的 Quantity（数量）
  11. 输入适当的 Unit（单位）
  12. 输入适当的 Unit Price（单价）
  13. 点击 Line Item Actions（订单项操作）下拉菜单，然后选择 Tax（税费）选项添加税费详细信息
  14. 为所选订单填充以下详细信息：
    1. Tax Details（税费详细信息）
    2. Shipping Cost（运费）
    3. Additional Fields（其他字段）：输入 Start Date（开始日期）和 End Date（结束日期）
添加 PDF 附件
  1. 点击 Create（创建）
  2. 打开 Add to Header（添加到抬头）下拉菜单
  3. 选择 Attachment（附件）选项
    创建帐单时，必须以 PDF 附件的形式提供证明文件。
  4. 点击 Choose File（选择文件），然后上传相应的 PDF 文件
  5. 点击 Add Attachment（添加附件）
  6. 检查文件是否已成功上传
提交发票
  1. 如果修改了 Quantity（数量）和 Unit Price（单价），请点击 Update（更新）以更新订单项的计算值
  2. 点击 Next（下一步）
  3. 验证 Invoice Summary（帐单摘要）页面上的信息
  4. 点击 Submit（提交）
  5. 选择 Print（打印）以打印发票；或者选择 Exit（退出）以退出发票创建流程
  6. 点击 Done（完成）
验证发票提交
  1. 打开 Outbox（发件箱）下拉菜单
  2. 选择 Invoices（帐单）选项
  3. 验证提交的发票是否已显示在您的 Outbox（发件箱）中
教学视频

通过下面的视频，您可以了解如何搜索合同以及根据合同提交发票。如需继续观看视频，请先将 Ariba Network 视图更改为“Classic View”（经典视图），然后再继续操作：

Creating Invoices using Contract Flip
在哪里查看验证规则

 

如需在 Ariba Network 中查看 Google 专用的验证规则，请按以下步骤操作：

  1. 登录 Ariba Network，系统会将您转到着陆页
  2. 点击设置图标
  3. 选择 Customer Relationships（客户关系）选项
  4. 向下滚动到 Customer Relationships（客户关系）页面底部的 Current Customers（当前客户）部分
  5. 选择 Google LLC 作为客户
  6. 系统会打开 Customer Details（客户详细信息）页面
  7. 向下滚动到页面底部，查看客户指定的验证规则及其简要说明
教学视频

通过下面的视频，您可以了解在哪里查看验证规则。如需继续观看视频，请先将 Ariba Network 视图更改为“Classic View”（经典视图），然后再继续操作：

Viewing Validation Rules in Ariba Network

其他分步说明

   
配置 采购订单和帐单管理
Alphabet/Google 支持哪些操作 采购订单管理
帐号配置 帐单规则
如何导航到启用任务 如何查看发送对象和帐单状态
配置汇款信息 如何排查 CSV 问题
查看当前关系和潜在关系 如何创建贷记通知单
如何设置多组织 如何复制现有帐单
  如何搜索帐单
  如何查看帐单历史记录
  如何修改现有帐单
  如何搜索合同
  如何根据合同提交帐单
  如何下载帐单报告
  如何配置帐单归档
  排查 Ariba 帐单问题
   

更多支持

仅限企业供应商：Ariba 供应商支持团队

Tips

 与您所在地区的 Ariba 支持专家联系：
北美洲
欧洲、中东和非洲地区
拉丁美洲
亚太地区
   

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