Ariba | Hacer transacciones con una cuenta de empresa

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Principales indicaciones paso a paso

Configuración  

Consulta la Lista de comprobación de proveedores de la empresa, una completa guía de referencia de las tareas que los proveedores deben completar para poder realizar transacciones con Alphabet/Google a través de Ariba.

Formación funcional sobre cuentas de empresa
Con estos cursos de formación, aprenderás a utilizar tu cuenta de empresa de Ariba Network para hacer transacciones con Alphabet o Google y gestionar la información de tu cuenta mediante una cuenta de empresa de pago.

Grabación de formación funcional sobre cuentas de empresa

Formación funcional sobre cuentas de empresa - Traducción al mandarín

Formación funcional sobre cuentas de empresas - Traducción al japonés

Cómo navegar por Ariba Network

Esta guía de referencia rápida te ayudará a navegar por Ariba Network y a utilizar algunas funciones habituales.

Iniciar sesión en Ariba Network
Sigue estos pasos para iniciar sesión en Ariba Network:
  1. Accede a la URL de acceso para proveedores para abrir la página de inicio de sesión de Ariba.
  2. Escribe tu nombre de usuario y contraseña.
  3. Haz clic en Login (Iniciar sesión).
Elementos clave de la página principal de Ariba Network
En Ariba, una BPO (orden de compra abierta) es un contrato digitalizado enviado a través de Ariba Network. Una vez que hayas iniciado sesión correctamente, se mostrará la página principal de Ariba Network:
  1. En la página principal de Ariba Network, puedes acceder a Workbench (Workbench), Orders (Pedidos), Fullfillment (Cumplimiento), Invoices (Facturas), Payments (Pagos), Catalogs (Catálogos), Reports (Informes) y Messages (Mensajes) a través de las pestañas correspondientes.
  2. El filtro Document Category (Categoría de documento) te permite seleccionar la categoría de documento que quieres buscar.
  3. El filtro Customer Group (Grupo de clientes) te permite filtrar los resultados de búsqueda por clientes.
  4. La opción My widgets (Mis widgets) de la pantalla de inicio de Ariba Network, que es personalizable, muestra la tendencia que indica las opciones siguientes.
    • Órdenes de compra
    • Invoice aging (Antigüedad de facturas)
    • Company Profile completion (Cumplimentación del perfil de empresa)
    • My Leads (Mis leads)
    • On-time payment rate (Porcentaje de pagos dentro del plazo)
    • Paid invoices (Facturas pagadas)
    • Benchmarking: On-time Payment Rate (Comparativas: porcentaje de pagos dentro del plazo)
Buscar contratos u órdenes de compra
  1. Selecciona Purchase Orders (Órdenes de compra) del menú Orders (Pedidos)

    [PASO ALTERNATIVO] También se pueden buscar órdenes de compra desde:

    • Workbench (Workbench) > mosaico Orders to invoice (Pedidos de facturación) u Orders (Pedidos) > Edit filter (Editar filtro). A continuación, elige una de las siguientes opciones:
      • Clientes
      • Order numbers (Números de pedido)
      • Fecha de creación
      • Estado del pedido
      • Company codes (Códigos de empresa)
      • Purchasing organizations (Organizaciones de compra)
      • Customer locations (Ubicaciones de clientes)
      • Tipo de pedido
      • Routing status (Estado de enrutamiento)
      • Min amount (Importe mínimo) | Max amount (Importe máximo) | Currency (Moneda)
    • O puedes ir a la barra de búsqueda de Orders and Releases (Pedidos y versiones) en la página principal e introducir el número de pedido.
  2. Haz clic en Search Filters (Filtros de búsqueda) para desplegar la sección Search (Búsqueda).
  3. En el menú desplegable Customer (Cliente), selecciona el cliente correspondiente.
  4. En Order Number (Número de pedido), introduce el número de pedido.
  5. También puedes buscar según cualquiera de los criterios adicionales, como Invoice Number (Número de factura) y Date Range (Periodo).
  6. Se mostrarán los resultados de búsqueda en función de los criterios de búsqueda seleccionados.
  7. Haz clic en el pedido correspondiente para ver los detalles.
  8. En la columna Ver (Versión), puedes consultar el número de versión del documento. Asegúrate de que la versión en la que estás trabajando sea siempre la más reciente. En este ejemplo, la versión 2 es la más reciente.
Estados de las órdenes de compra

El estado de una orden de compra va cambiando a medida que se procesa. Los proveedores pueden ver el estado de los pedidos (Order Status) en la bandeja de entrada (Inbox). En la siguiente tabla se muestran los estados de las órdenes de compra y sus correspondientes descripciones:

 
Estado de la orden de compra Descripción
New (Nueva) Estado inicial de la orden de compra
Partially Received (Recibida parcialmente) Indica que el sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) de Google ha recibido algunas de las líneas de pedido de la orden de compra
Received (Recibida) Indica que el sistema ERP de Google ha recibido todas las líneas de pedido
Partially Invoiced (Facturada parcialmente) Indica que la orden de compra se ha procesado parcialmente
Invoiced (Facturada) Indica que la orden de compra se ha procesado por completo
Changed (Modificada) Indica que Google ha modificado una orden de compra; por ejemplo, ha cancelado líneas de pedido o ha enviado una orden de compra distinta
Obsoleted (Obsoleta) Indica que la orden de compra se ha cancelado o sustituido por otra distinta
Cancelled (Cancelada) Indica que la orden de compra se ha cancelado en el sistema ERP de Google
Menú desplegable de la bandeja de entrada
  1. En el menú desplegable de la barra de búsqueda de la pantalla de inicio puedes seleccionar cualquiera de las siguientes categorías de elementos para ver los elementos correspondientes en tus pedidos: 
    • Orders and Releases (Pedidos y versiones)
Menú desplegable de la bandeja de salida

En el menú desplegable de la barra de búsqueda de la pantalla de inicio puedes seleccionar cualquiera de las siguientes categorías de elementos para ver los elementos correspondientes en tus facturas:

  • Invoices (Facturas)
Subir y descargar documentos

Ariba Network ofrece varias formas de subir y descargar documentos. Uno de los documentos más utilizados es la plantilla CSV que se usa para la creación de facturas mediante la función de subida de archivos CSV.

  1. Haz clic en "..." y abre el menú desplegable.
  2. En la sección Download (Descargar), selecciona CSV Templates (Plantillas CSV).
  3. En la sección Upload (Subir), elige Invoice CSV (CSV de factura) para subir el archivo CSV con los datos.
Vídeo de formación

En el siguiente vídeo, aprenderás a navegar por Ariba Network con una cuenta de empresa de pago. Para seguir el vídeo, cambia la vista de Ariba Network a la vista clásica antes de continuar:

Navigating through Ariba Network Enterprise Account
Cómo modificar la información de tu cuenta

Accede a la página Ariba Proposals & Questionnaires(Propuestas y cuestionarios de Ariba) desde el panel de control de tu cuenta de Ariba para actualizar la información de tu cuenta en Registration Questionnaire (Cuestionario de registro). Cuando vuelvas a enviar el cuestionario, la información se enviará a Alphabet/Google para validar y modificar la información de tu cuenta.

¿Por qué es importante?
El motivo principal por el que las facturas y las órdenes de compra no se envían correctamente o se rechazan es que la información de la cuenta del proveedor no coincide, o bien está obsoleta, lo que puede provocar que se rechacen los pagos.
Datos clave
  • Si eres un proveedor que ya trabajaba con Alphabet o Google antes de la transición a Ariba, el cuestionario se rellenará automáticamente con la información registrada originalmente. Puedes revisar esta información y, a continuación, volver a enviar el cuestionario si necesitas hacer algún cambio. Sigue los pasos que se indican más abajo.
  • Si tienes alguna pregunta más sobre cómo modificar la información de tu cuenta, ponte en contacto con el equipo de Alphabet o Google haciendo clic en la opción de contacto que encontrarás más abajo.
Vídeo de formación

En el siguiente vídeo, aprenderás a actualizar la información de tu cuenta.

How to Update an Account
Cómo cambiar el administrador de la cuenta y añadir usuarios
Roles y permisos

Administrador

  • Solo puede haber un administrador por cada ID de Ariba Network
  • Se vincula automáticamente al nombre de usuario y a las credenciales de inicio de sesión introducidos durante el registro
  • Es responsable de la creación, configuración y gestión de las cuentas
  • Es la persona de contacto principal para los usuarios que tengan preguntas o problemas
  • Crea usuarios y les asigna roles y permisos

Usuario

  • Puede haber hasta 250 cuentas de usuario por cada ID de Ariba Network
  • Puede tener diferentes roles y permisos, que se corresponden con las responsabilidades reales del usuario
  • Puede acceder a todos los clientes asignados por el administrador o solo a algunos
Crear roles y usuarios

Crear roles y añadir usuarios

  1. Haz clic en las iniciales (perfil) que se muestran en la esquina superior derecha.
  2. Haz clic en Users (Usuarios) > haz clic en "+" en la parte inferior derecha.
  3. Create Role (Crear rol) > Introduce los datos en la sección New Role Information (Información de nuevo rol).
  4. Selecciona todos los permisos relevantes (página 1 y página 2) > haz clic en Save (Guardar).
  5. Haz clic en Manage Users (Gestionar usuarios) > haz clic en "+", en la parte inferior derecha.
  6. Create User (Crear usuario) > New User Information (Información de nuevo usuario) y Role Assignment (Asignación de rol) > marca la casilla > Done (Hecho).

Cambiar el administrador

  1. Haz clic en las iniciales (perfil) de la esquina superior derecha.
  2. Haz clic en Users (Usuarios) > haz clic en la pestaña Manage Users (Gestionar usuarios).
  3. Selecciona el usuario que va a ser el nuevo administrador marcando la casilla junto a su nombre.
  4. Haz clic en Actions (Acciones) y selecciona Make Administrator (Hacer administrador) en el menú desplegable.
  5. Cuando se te redirija a una nueva pantalla, vuelve a marcar la casilla para seleccionar el usuario y haz clic en Assign (Asignar).
Modificar cuentas de usuario
  1. Haz clic en la pestaña Users (Usuarios).
  2. Haz clic en la opción Edit (Editar) del usuario seleccionado.
  3. Haz clic en el botón Reset Password (Cambiar contraseña) para cambiar la contraseña del usuario.
    Otras opciones:
    • Eliminar usuario
    • Add to Contact List (Añadir a la lista de contactos)
    • Remove from Contact List (Quitar de la lista de contactos)
    • Make Administrator (Convertir en administrador)
Funciones mejoradas de cuentas de usuario
  1. En la esquina superior derecha, haz clic en tus iniciales (perfil) para acceder a User Account Navigator (Navegador de cuentas de usuario). Este navegador te permite hacer lo siguiente:
    • Acceder rápidamente a la información y la configuración de tu cuenta personal
    • Vincular varias cuentas de usuario
    • Cambiar a tu cuenta de prueba
    Nota: Una vez que se hayan vinculado varias cuentas de usuario, se mostrarán en User Account Navigator (Navegador de cuentas de usuario).
  2. Haz clic en My Account (Mi cuenta) para ver tu configuración de usuario.
  3. Haz clic en Complete (Completar) o modifica todos los campos obligatorios (marcados con un asterisco).
    Nota: Si cambias el nombre de usuario o la contraseña, recuerda utilizarlos en el próximo inicio de sesión.
  4. Si necesitas ocultar la información personal, marca la casilla correspondiente en la sección Contact Information Preferences (Preferencias de información de contacto).
Vídeo de formación

Sigue las instrucciones que se indican a continuación para actualizar el administrador de tu cuenta y añadir usuarios. Para seguir el vídeo, cambia la vista de Ariba Network a la vista clásica antes de continuar:

How to Change Your Account Administrator and Add Users
¿Por qué es importante?
Asegúrate de que se designa a la persona idónea en tu empresa como administrador de la red de Ariba para que se encargue de:
  • Gestionar la información de la cuenta de tu empresa (por ejemplo, para actualizar cuentas bancarias).
  • Asegurarse de que los miembros adecuados del equipo están definidos como "Usuarios" capaces de procesar órdenes de compra y crear facturas.
Datos clave
  • Identifica quién es el administrador de cuentas de Ariba Network de tu organización.
    Nota: Solo puede haber un administrador de Ariba Network por cada cuenta (¡es un cargo muy importante!).
  • El administrador de tu cuenta de Ariba Network puede añadir usuarios, dar permisos de accesibilidad y controlar qué usuarios pueden acceder y trabajar con órdenes de compra y facturas.
  • Cualquier usuario que tenga que trabajar con órdenes de compra o facturas deberá esperar a que el administrador de la cuenta le añada como usuario y le asigne una función. El administrador de la cuenta puede añadir hasta 250 usuarios a una cuenta.
Cómo configurar el enrutamiento de órdenes de compra

Haz clic en las iniciales del usuario (perfil) > Ve a Settings (Configuración) > Haz clic en Electronic Order Routing (Enrutamiento de pedidos electrónicos) y Electronic Invoice Routing (Enrutamiento de facturas electrónicas).

Notificaciones
  1. Selecciona Same as new catalog orders without attachments (El mismo que el de los pedidos de catálogo nuevos sin archivos adjuntos) en Change/Cancel Orders (Cambiar/cancelar pedidos) y en Other Document Types (Otros tipos de documentos) para que se dupliquen automáticamente los ajustes, o bien selecciona las opciones que prefieras.
  2. En Order Response Documents (Documentos de respuesta a pedidos), especifica un método y un usuario para enviar confirmaciones y avisos de envío.
Método e información fiscal
  1. Selecciona Electronic Invoice Routing (Enrutamiento de facturas electrónicas).
  2. Elige uno de los siguientes métodos para enrutar las facturas electrónicas:
    • Online
    • cXML
    • EDI
    Se recomienda configurar las notificaciones para que se envíen por correo electrónico (de la misma forma que al enrutar los pedidos).
  3. Haz clic en la subpestaña Tax Invoicing and Archiving (Facturación con impuestos y archivado) y rellena los campos Tax Id (Número de identificación fiscal), VAT Id (Número de identificación fiscal a efectos del IVA) y otros datos complementarios.
Vídeo de formación

En las instrucciones que encontrarás más abajo se indica dónde modificar la persona de tu empresa que recibe las notificaciones de nuevas órdenes de compra. Para seguir el vídeo, cambia la vista de Ariba Network a la vista clásica antes de continuar.

How to Configure Purchase Order Routing
¿Por qué es importante?
Debes asegurarte de que los miembros del equipo correcto de tu organización puedan hacer lo siguiente:
  • Recibir notificaciones de nuevas órdenes de compra.
  • Realizar acciones y facturar dichas órdenes de compra.
Datos clave
  • Para asegurarte de que los miembros del equipo reciben notificaciones de órdenes de compra, debes añadir sus direcciones de correo electrónico al campo "Order Routing" (Enrutamiento de pedidos).
  • Si necesitas que más de cinco miembros de tu equipo reciban notificaciones de órdenes de compra, debes añadir un alias o una lista de distribución al campo Order Routing (Enrutamiento de pedidos) .
  • Para asegurarte de que los miembros del equipo puedan realizar acciones y facturar órdenes de compra, debes añadirlos como usuarios en la configuración de la cuenta y añadir sus direcciones de correo electrónico al campo Order Routing (Enrutamiento de pedidos).


Gestión de facturas y órdenes de compra  

Cómo enviar una factura para su pago
Resumen

Para crear una factura a partir de una orden de compra (o una factura a partir de una orden de compra que hayas recibido a través de Ariba Network), sigue estos pasos:

  1. En la pantalla de inicio de tu cuenta de Ariba Network, selecciona el menú desplegable Create (Crear) y, a continuación, selecciona PO Invoice (Factura con orden de compra asociada).
  2. Selecciona el número de una orden de compra.
  3. Haz clic en el botón Create Invoice (Crear factura) y, a continuación, selecciona Standard Invoice (Factura estándar).
  4. La factura se rellenará automáticamente con los datos de la orden de compra. Rellena todos los campos marcados con un asterisco y añade impuestos según corresponda.
  5. En la página Review (Revisión), revisa la factura para comprobar que los datos sean correctos.
  6. Si no necesitas hacer ningún cambio, haz clic en Submit (Enviar) para enviar la factura a Alphabet/Google.
Encabezado de factura

La factura se rellena automáticamente con los datos de la orden de compra. Rellena todos los campos marcados con un asterisco y añade impuestos según corresponda.

  1. En Invoice # (Número de factura), introduce un número de factura, que es el número único que se usa para identificar la factura. El campo Invoice Date (Fecha de la factura) se rellenará automáticamente.
  2. En el menú desplegable Remit To (Remitir a), selecciona una dirección si has introducido más de una.
  3. Se pueden introducir gastos de envío tanto a nivel de encabezado como de línea marcando el botón de selección correspondiente.
  4. También puedes añadir información adicional al encabezado de la factura, como por ejemplo:
    • Special Handling (Preparación especial)
    • Payment Term (Plazo de pago)
    • Comment (Comentario)
    • Attachment (Archivo adjunto)
    • Shipping Documents (Documentos de envío)
  5. Para seleccionar las líneas de pedido que vas a facturar, desplázate hacia abajo, hasta la sección Line Items (Líneas de pedido).
El tamaño del archivo adjunto no debe superar los 100 MB.
Líneas de pedido

En la sección Line Items (Líneas de pedido) se muestran las líneas de pedido de la orden de compra.

  1. Revisa o modifica la cantidad de cada línea de pedido que estés facturando.
  2. Si quieres excluir una línea de pedido de la factura, haz clic en el control deslizante verde de la línea en cuestión. También puedes excluir la línea de pedido haciendo clic en la casilla situada a la izquierda y, a continuación, en Delete (Eliminar).
    Nota: Puedes generar otra factura más adelante para facturar la línea de pedido excluida.
  3. Selecciona la línea de pedido a la que se aplicará el impuesto mediante la casilla que aparece al lado del número de la línea de pedido. Para aplicar el mismo impuesto a varias líneas de pedido, selecciónalas.
  4. Para configurar otras opciones de impuestos en la herramienta Tax Category (Categoría fiscal), marca la línea de pedido correspondiente, haz clic en la pestaña Line Item Actions (Acciones de línea de pedido) y, en el menú desplegable, selecciona Tax (Impuesto).
  5. Consulta la categoría fiscal y selecciona una de las opciones que aparecen en el menú desplegable.
Opciones de impuestos y envío de líneas de pedido

Para configurar otras opciones de impuestos, ve al menú desplegable Tax Category (Categoría fiscal) y haz clic en Configure Tax Menu (Menú Configurar impuestos). Crea nuevas categorías de impuestos según sea necesario.

  1. Selecciona Line Item (Línea de pedido) para aplicar diferentes tipos impositivos a cada línea de pedido.
  2. Haz clic en Line Item Actions (Acciones de línea de pedido) > Add (Añadir) > Tax (Impuesto). Después de actualizar la página, se mostrarán los campos de impuestos correspondientes a cada línea de pedido seleccionada.
  3. Para quitar un impuesto de una línea de pedido si no es necesario, haz clic en Remove (Quitar).
  4. Selecciona una categoría en cada línea de pedido y, a continuación, rellena el campo Rate (Tipo impositivo) o indica el importe del impuesto y haz clic en Update (Actualizar).
  5. En Shipping Cost (Gastos de envío), indica los gastos de envío que se aplican a las líneas de pedido si has seleccionado el envío a nivel de línea.
  6. Para ver información adicional sobre una línea de pedido, selecciona la opción Edit (Editar).
Revisar provisiones y cargos

Si se incluyen las provisiones y los cargos en la orden de compra, se añadirán a la factura a nivel de encabezado o de línea de pedido, en función de dónde se encuentre la información:

  1. Provisión y cargos a nivel de encabezado
  2. Provisión y cargos a nivel de línea de pedido
Añadir comentarios a líneas de pedido
  1. Para añadir comentarios a las líneas de pedido, selecciona Line Items (Líneas de pedido) y, a continuación, haz clic en Line Item Actions (Acciones de líneas de pedido) > Add (Añadir) > Comments (Comentarios).
  2. Al actualizar la página o hacer clic en Update (Actualizar), se mostrará el campo Comments (Comentarios). Introduce los comentarios pertinentes en ese campo.
  3. Haz clic en Next (Siguiente).
Revisar, guardar o enviar al cliente
  1. En la página Review (Revisión), revisa la factura para comprobar que los datos sean correctos. Desplázate hacia abajo en la página para ver todos los detalles de las líneas de pedido y los totales de las facturas.
  2. Si no necesitas hacer ningún cambio, haz clic en Submit (Enviar) para enviar la factura a Alphabet/Google.
  3. Si es necesario hacer cambios en la factura, haz clic en Previous (Anterior) para volver a las pantallas anteriores y hacer correcciones antes de enviarla.
  4. También puedes hacer clic en Save (Guardar) para guardar la factura en cualquier momento y poder continuar creándola más adelante.
  5. Si quieres continuar creando la factura, ve a la página principal y, a continuación, a Outbox (Bandeja de salida) > Drafts (Borradores). Busca la factura y selecciónala.
    Si hay errores, se mostrará una notificación en color rojo en la que se indica la información que debes corregir.
  6. Puedes conservar los borradores de facturas durante un máximo de 7 días.
Vídeo de formación

A continuación se explica cómo gestionar las órdenes de compra de Alphabet/Google y transferirlas a las facturas. Para seguir el vídeo, cambia la vista de Ariba Network a la vista clásica antes de continuar.
How to Submit an Invoice

¿Por qué es importante?
Es fundamental de que tanto tú como tu equipo sepáis cómo facturar* correctamente para evitar que se rechacen facturas y aseguraros de que se reciban los pagos a tiempo.
Datos clave
  • Solo se te enviarán a través de Ariba Network las órdenes de compra NUEVAS que se creen a partir del momento en que se ponga en marcha el sistema. Solo debes enviar mediante Ariba Network las facturas relacionadas con las órdenes de compra que recibas a través de dicho sistema. Si optas por facturar una orden de compra actual antes del lanzamiento de Ariba, debes facturar a través de tu canal.
  • El motivo principal por el que se rechazan las facturas es que la información de la cuenta del proveedor no coincide o está obsoleta.
  • Cuando se rechaza una factura, debes indicar un número de factura NUEVO al volver a enviarla. Por ejemplo, si se rechaza la factura n.º 1234, cuando la vuelvas a enviar deberás indicar un número de factura nuevo (por ejemplo, n.º 235235 o n.º 1234-v2).
  • No ajustes el precio por unidad al hacer una factura parcial. Solo modifica la cantidad.
  • Si tienes que cancelar una factura, debes enviar un correo electrónico a Alphabet/Google mediante el botón "Contact Us" (Contactar con nosotros) que aparece abajo. No puedes cancelarla en Ariba.
  • La facturación no se admite en todos los países. Algunos países solo podrán recibir órdenes de compra de Alphabet/Google. Consulta el portal de información de proveedores para obtener más detalles.
  • Los proveedores no pueden enviar facturas sin órdenes de compra asociadas a Alphabet/Google a través de Ariba Network.
Cómo convertir una orden de compra general en una factura
Resumen

Para crear una factura a partir de una orden de compra (o una factura a partir de una orden de compra que hayas recibido a través de Ariba Network), sigue estos pasos:

  1. En la pantalla de inicio de tu cuenta de Ariba Network, selecciona el menú desplegable Create (Crear) y, a continuación, selecciona PO Invoice (Factura con orden de compra asociada).
  2. Selecciona el número de una orden de compra.
  3. Haz clic en el botón Create Invoice (Crear factura) y, a continuación, selecciona Standard Invoice (Factura estándar).
  4. La factura se rellenará automáticamente con los datos de la orden de compra. Rellena todos los campos marcados con un asterisco y añade impuestos según corresponda.
  5. En la página Review (Revisión), revisa la factura para comprobar que los datos sean correctos.
  6. Si no necesitas hacer ningún cambio, haz clic en Submit (Enviar) para enviar la factura a Alphabet/Google.
Encabezado de factura

La factura se rellena automáticamente con los datos de la orden de compra. Rellena todos los campos marcados con un asterisco y añade impuestos según corresponda.

  1. En Invoice # (Número de factura), introduce un número de factura, que es el número único que se usa para identificar la factura. El campo Invoice Date (Fecha de la factura) se rellenará automáticamente.
  2. En el menú desplegable Remit To (Remitir a), selecciona una dirección si has introducido más de una.
  3. Se pueden introducir gastos de envío tanto a nivel de encabezado como de línea marcando el botón de selección correspondiente.
  4. También puedes añadir información adicional al encabezado de la factura, como por ejemplo:
    • Special Handling (Preparación especial)
    • Payment Term (Plazo de pago)
    • Comment (Comentario)
    • Attachment (Archivo adjunto)
    • Shipping Documents (Documentos de envío)
  5. Para seleccionar las líneas de pedido que vas a facturar, desplázate hacia abajo, hasta la sección Line Items (Líneas de pedido).
El tamaño del archivo adjunto no debe superar los 100 MB.
Líneas de pedido

En la sección Line Items (Líneas de pedido) se muestran las líneas de pedido de la orden de compra.

  1. Revisa o modifica la cantidad de cada línea de pedido que estés facturando.
  2. Si quieres excluir una línea de pedido de la factura, haz clic en el control deslizante verde de la línea en cuestión. También puedes excluir la línea de pedido haciendo clic en la casilla situada a la izquierda y, a continuación, en Delete (Eliminar).
    Nota: Puedes generar otra factura más adelante para facturar la línea de pedido excluida.
  3. Selecciona la línea de pedido a la que se aplicará el impuesto mediante la casilla que aparece al lado del número de la línea de pedido. Para aplicar el mismo impuesto a varias líneas de pedido, selecciónalas.
  4. Para configurar otras opciones de impuestos en la herramienta Tax Category (Categoría fiscal), marca la línea de pedido correspondiente, haz clic en la pestaña Line Item Actions (Acciones de línea de pedido) y, en el menú desplegable, selecciona Tax (Impuesto).
  5. Consulta la categoría fiscal y selecciona una de las opciones que aparecen en el menú desplegable.
Opciones de impuestos y envío de líneas de pedido

Para configurar otras opciones de impuestos, ve al menú desplegable Tax Category (Categoría fiscal) y haz clic en Configure Tax Menu (Menú Configurar impuestos). Crea nuevas categorías de impuestos según sea necesario.

  1. Selecciona Line Item (Línea de pedido) para aplicar diferentes tipos impositivos a cada línea de pedido.
  2. Haz clic en Line Item Actions (Acciones de línea de pedido) > Add (Añadir) > Tax (Impuesto). Después de actualizar la página, se mostrarán los campos de impuestos correspondientes a cada línea de pedido seleccionada.
  3. Para quitar un impuesto de una línea de pedido si no es necesario, haz clic en Remove (Quitar).
  4. Selecciona una categoría en cada línea de pedido y, a continuación, rellena el campo Rate (Tipo impositivo) o indica el importe del impuesto y haz clic en Update (Actualizar).
  5. En Shipping Cost (Gastos de envío), indica los gastos de envío que se aplican a las líneas de pedido si has seleccionado el envío a nivel de línea.
  6. Para ver información adicional sobre una línea de pedido, selecciona la opción Edit (Editar).
Revisar provisiones y cargos

Si se incluyen las provisiones y los cargos en la orden de compra, se añadirán a la factura a nivel de encabezado o de línea de pedido, en función de dónde se encuentre la información:

  1. Provisión y cargos a nivel de encabezado
  2. Provisión y cargos a nivel de línea de pedido
Añadir comentarios a líneas de pedido
  1. Para añadir comentarios a las líneas de pedido, selecciona Line Items (Líneas de pedido) y, a continuación, haz clic en Line Item Actions (Acciones de líneas de pedido) > Add (Añadir) > Comments (Comentarios).
  2. Al actualizar la página o hacer clic en Update (Actualizar), se mostrará el campo Comments (Comentarios). Introduce los comentarios pertinentes en ese campo.
  3. Haz clic en Next (Siguiente).
Revisar, guardar o enviar al cliente
  1. En la página Review (Revisión), revisa la factura para comprobar que los datos sean correctos. Desplázate hacia abajo en la página para ver todos los detalles de las líneas de pedido y los totales de las facturas.
  2. Si no necesitas hacer ningún cambio, haz clic en Submit (Enviar) para enviar la factura a Alphabet/Google.
  3. Si es necesario hacer cambios en la factura, haz clic en Previous (Anterior) para volver a las pantallas anteriores y hacer correcciones antes de enviarla.
  4. También puedes hacer clic en Save (Guardar) para guardar la factura en cualquier momento y poder continuar creándola más adelante.
  5. Si quieres continuar creando la factura, ve a la página principal y, a continuación, a Outbox (Bandeja de salida) > Drafts (Borradores). Busca la factura y selecciónala.
    Si hay errores, se mostrará una notificación en color rojo en la que se indica la información que debes corregir.
  6. Puedes conservar los borradores de facturas durante un máximo de 7 días.
Vídeo de formación

En el siguiente vídeo, se explica cómo convertir una orden de compra general en una factura. Para seguir el vídeo, cambia la vista de Ariba Network a la vista clásica antes de continuar:

Blanket Purchase Order Invoicing Overview
Cómo facturar un contrato mediante la función de subida de archivos CSV

Esta guía de referencia rápida te ayudará a subir archivos CSV para generar facturas.

Proceso de subida de archivos CSV

Subir archivos CSV es el método recomendado para crear facturas de órdenes de compra abiertas, ya que dichas órdenes de compra tienen varias líneas de pedido y no se recomienda crear facturas a partir de ellas. En el gráfico que aparece a continuación se indican los pasos clave que debe seguir un proveedor para crear una factura subiendo un archivo CSV:

Iniciar sesión en Ariba Network

Para crear una factura en Ariba Network mediante la subida de archivos CSV, sigue estos pasos:

  1. Inicia sesión en Ariba Network. Accederás la página principal.
Usar informes para recoger datos de CSV

En la pestaña Reports (Informes), puedes crear plantillas de informes predefinidas y generar informes. También puedes crear una plantilla de informes nueva, que puedes utilizar para registrar datos que se rellenarán en el archivo CSV de forma periódica.

  1. Haz clic en la pestaña Reports (Informes).
  2. Haz clic en el botón Create (Crear).
  3. En la sección Report Description (Descripción del informe), pon un título al informe en el campo Title (Título).
  4. Escribe una descripción del informe en el campo Description (Descripción).
  5. Selecciona la zona horaria en el menú desplegable Time-zone (Zona horaria).
  6. Selecciona el idioma en el campo Language (Idioma).
  7. Selecciona el tipo de informe de pedidos en el menú desplegable Report Type (Order) (Tipo de informe de pedidos).
  8. Haz clic en Next (Siguiente).
  9. En Customer (Cliente), selecciona Alphabet/Google.
  10. Selecciona la casilla Include Active Orders Only (Incluir solo pedidos activos).
  11. En Maximum Results Returned (Número máximo de resultados devueltos), selecciona el límite adecuado.
  12. Marca la casilla Include Line Item Information (Incluir información de las líneas de pedido).
  13. Haz clic en Submit (Enviar).
  14. Consulta el estado del informe en la columna Status (Estado). Se mostrará el estado Queued (En la cola). Solo podrás generar el informe cuando haya pasado al estado Processed (Procesado).
  15. Haz clic en Run (Generar) para generar el informe seleccionado y reflejar los datos del archivo CSV.
Descargar una plantilla CSV
  1. Vuelve a la página principal de Ariba. Abre el menú desplegable "...".
  2. Selecciona la opción CSV Template (Plantilla CSV).
  3. Haz clic en la casilla Invoice (Factura).
  4. Haz clic en Download (Descargar). Se descargará la plantilla CSV.
  5. Haz clic en Done (Listo).
  6. Rellena la plantilla CSV con la información necesaria y comprueba que todos los campos obligatorios estén rellenados. En la captura de pantalla que aparece a continuación se muestra la plantilla CSV. Puedes consultar una lista de los campos con las correspondientes descripciones en el apéndice.
IMPORTANTE: Para ver cómo se rellenan los campos condicionales en distintas situaciones, consulta la guía de ejemplos de CSV.
Te recomendamos que, con la ayuda de tu departamento de TI, crees una secuencia de comandos que pueda añadir datos de tu sistema de facturación a la plantilla CSV.
Rellenar campos condicionales de la plantilla CSV

Además de los campos obligatorios estándar, en algunos casos puede que tengas que rellenar otros campos (consulta la guía de ejemplos de CSV):

Contrato (orden de compra abierta)

Si eres un proveedor que emite facturas a partir de contratos (órdenes de compra abiertas), deberás rellenar los siguientes campos, además de los obligatorios:
  • MasterAgreementID (ID de contrato marco)
  • LocationA (Ubicación A)
  • PhysicaLCircuitID (ID de circuito físico)
  • StartDate (Fecha de inicio)
  • EndDate (Fecha de finalización)
  • LocationZ (Ubicación Z)

Impuestos y gastos de envío

Si tienes líneas de pedido de órdenes de compra con envíos a varias ubicaciones o entradas del libro mayor distintas, es obligatorio incluir los detalles de los gastos de envío y de los impuestos a nivel de línea de pedido:

  • El importe de los gastos de envío a nivel de encabezado debe rellenarse únicamente en la primera línea de pedido. En el caso de los gastos de envío a nivel de línea de pedido, el importe debe rellenarse en cada línea de pedido.
  • Los valores de impuestos estándar solo pueden rellenarse a nivel de línea de pedido.
  • Los impuestos de envío solo pueden rellenarse a nivel de encabezado.
  • Cuando los impuestos (isTaxInLine = Y) / gastos de envío (isShippingInLine = Y):
    • lineTaxAmount (Importe de los impuestos de la línea de pedido): obligatorio cuando isTaxInLine = Y
    • lineTaxLocation (Ubicación de los impuestos de la línea de pedido): obligatorio cuando isTaxInLine = Y
    • lineShippingAmount (Importe de los gastos de envío de la línea de pedido): obligatorio cuando isShippingInLine = Y
NOTA IMPORTANTE: Se pueden rellenar otros dos campos cuando isTaxInLine e isShippingInLine = Y, pero son opcionales:
  • summaryShippingTaxAmount (Importe de los impuestos de envío)
  • summaryShippingTaxCategory (Categoría de los impuestos de envío)

Moneda

Si eres un proveedor que hace envíos a otro país, deberás rellenar los siguientes campos, además de los obligatorios:

  • localCurrency (Moneda local): solo es obligatorio cuando la moneda del país de destino es distinta de la moneda de la factura
  • taxExchangeRate (Tipo de cambio): solo es obligatorio si los valores de currency y localCurrency son distintos

Notas de crédito

Si eres un proveedor que está procesando una nota de crédito para corregir una facturación excesiva, deberás rellenar los siguientes campos, además de los obligatorios:

  • MasterAgreementID (ID de contrato marco): obligatorio para notas de crédito a nivel de línea
  • originalInvoiceDate (Fecha de la factura original): obligatorio para notas de crédito a nivel de línea
  • originalInvoiceNumberReference (Número de referencia de la factura original): obligatorio para notas de crédito a nivel de línea
  • comments (Comentarios): obligatorio para notas de crédito
  • HeaderCreditMemoSubTotalAmount (Subtotal de la nota de crédito a nivel de encabezado): obligatorio para notas de crédito
NOTA IMPORTANTE: Es necesario prestar especial atención al rellenar el campo Purpose (Objetivo), ya que el valor Standard (Estándar) que se rellena en el resto de los casos no aparece en el caso de las notas de crédito y tendrás que elegir una de estas opciones:
  • lineLevelCreditMemo (Nota de crédito a nivel de línea de pedido)
  • creditMemo (Número de nota de crédito)

Proveedores internacionales

Si eres un proveedor ubicado fuera de Estados Unidos, deberás rellenar los siguientes campos, además de los obligatorios:

  • Solo en algunos países:
    • supplierGSTRegistrationNumber (Número de registro de GST de proveedor)
    • supplierPSTRegistrationNumber (Número de registro de PST de proveedor)
    • buyerGSTRegistrationNumber (Número de registro de GST de comprador)
    • buyerPSTRegistrationNumber (Número de registro de PST de comprador)
  • Solo en Canadá:
    • supplierQSTRegistrationNumber (Número de registro de QST de proveedor)
    • buyerQSTRegistrationNumber (Número de registro de QST de comprador)
NOTA IMPORTANTE: La obligatoriedad de rellenar estos campos depende de las reglas de validación de Ariba Network correspondientes a tu ubicación geográfica. Si quieres ver los pasos que hay que seguir para acceder a las reglas de validación aplicables a tu ubicación, consulta la guía.
Subir una plantilla CSV
  1. Abre el menú desplegable "...".
  2. Selecciona Invoice (Factura).
  3. Haz clic en Choose File (Seleccionar archivo). Selecciona el archivo CSV correspondiente.
  4. Una vez subido el archivo CSV, haz clic en Import CSV Invoice (Importar factura en CSV).
  5. La factura importada empezará a mostrarse como una línea de pedido.
  6. Haz clic en Choose File (Seleccionar archivo) para adjuntar una imagen de la factura en formato PDF.
NOTA: Es obligatorio proporcionar documentos acreditativos en un archivo PDF adjunto al crear una factura.
Añadir archivos PDF adjuntos
  1. Haz clic en Upload Related Document (Subir documento relacionado) para subir el archivo adjunto seleccionado.
  2. Haz clic en Submit (Enviar).
  3. Cuando aparezca la página de confirmación, haz clic en Close (Cerrar).
Validar el envío de facturas
  1. En el menú desplegable Outbox (Bandeja de salida), selecciona Invoices (Facturas).
  2. Comprueba que la factura enviada aparezca en la bandeja de salida.
Apéndice: descripción de los campos CSV

Campos del encabezado

En la tabla siguiente se enumeran los campos del encabezado con las descripciones correspondientes (es necesario rellenar los que aparecen indicados como obligatorios entre paréntesis):

Campos obligatorios Descripción Ejemplo de entrada en el campo
invoiceID Identificador único de la factura. Es un valor alfanumérico en mayúsculas con un máximo de 16 caracteres (obligatorio). INV1488001
invoiceDate Fecha de la factura. FORMATO DE ENTRADA: mm/dd/aaaa (obligatorio). MM/DD/AAAA
purpose Standard (Estándar), lineLevelCreditMemo (Nota de crédito a nivel de línea de pedido) o creditMemo (Nota de crédito). standard (estándar)
orderID Referencia al pedido que se va a facturar (obligatorio para facturas con orden de compra asociada). El pedido debe estar presente en Ariba. 1010122121
NonPOID Información del pedido de ventas (obligatorio para facturas sin orden de compra asociada). 10101
MasterAgreementID ID de contrato marco (obligatorio para la facturación a partir de contratos). BPO1488-NetCo~1010122121
isTaxInLine Detalles de impuestos de la línea de pedido. Introduce "Y" (Sí) si hay impuestos a nivel de línea de pedido. En caso contrario, introduce "N" (No). Y/N
isShippingInLine Detalles de gastos de envío de la línea de pedido. Introduce "Y" (Sí) si hay gastos de envío a nivel de línea de pedido. En caso contrario, introduce "N" (No). Y/N

Campos de la dirección

En la tabla siguiente se enumeran los campos de la dirección con las descripciones correspondientes (es necesario rellenar los que aparecen indicados como obligatorios entre paréntesis):

Campos obligatorios Descripción Ejemplo de entrada en el campo
billToAddress details Bill To AddressID (ID de dirección del pagador), Bill To Name (Nombre del pagador; obligatorio), Bill To Street (Calle del pagador; obligatorio), Bill To City (Ciudad del pagador; obligatorio), Bill To State (Estado del pagador; obligatorio), Bill To PostalCode (Código postal del pagador; obligatorio), Bill To Country (País del pagador; obligatorio) Texto libre
remitToAddress details remit To AddressID (ID de dirección del destinatario del pago), remit To Name (Nombre del destinatario del pago; obligatorio), remit To Street (Calle del destinatario del pago; obligatorio), remit To City (Ciudad del destinatario del pago; obligatorio), remit To State (Estado del destinatario del pago; obligatorio), remit To PostalCode (Código postal del destinatario del pago; obligatorio), remit To Country (País del destinatario del pago; obligatorio) Texto libre
soldToAddress details sold To AddressID (ID de dirección del comprador), sold To Name (Nombre del comprador; obligatorio), sold To Street (Calle del comprador, obligatorio), sold To City (Ciudad del comprador; obligatorio), sold To State (Estado del comprador; obligatorio), sold To PostalCode (Código postal del comprador; obligatorio), sold To Country (País del comprador; obligatorio) Texto libre
from details from Name (Nombre del remitente; obligatorio), from Street (Calle del remitente; obligatorio), from City (Ciudad del remitente; obligatorio), from State (Estado del remitente; obligatorio), from PostalCode (Código postal del remitente; obligatorio), from Country (País del remitente; obligatorio) Texto libre

Campos del envío

En la tabla siguiente se enumeran los campos del envío con las descripciones correspondientes (es necesario rellenar los que aparecen indicados como obligatorios entre paréntesis):

Campos obligatorios Descripción Ejemplo de entrada en el campo
shipToAddress details ship To AddressID (ID de dirección del destinatario), ship To Name (Nombre del destinatario; obligatorio), ship To Street (Calle del destinatario; obligatorio), ship To City (Ciudad del destinatario; obligatorio), ship To State (Estado del destinatario; obligatorio), ship To PostalCode (Código postal del destinatario; obligatorio), ship To Country (País del destinatario; obligatorio) Texto libre
shipFromAddress details ship From AddressID (ID de dirección del remitente), ship From Name (Nombre del remitente), ship From Street (Calle del remitente), ship From City (Ciudad del remitente), ship From State (Estado del remitente), ship From PostalCode (Código postal del remitente), ship From Country (País del remitente) Texto libre
shippingDate Fecha de envío DD/MM/YYYY
lineShippingAmount Importe de gastos de envío a nivel de línea 10

Campos de los impuestos

En la tabla siguiente se enumeran los campos de los impuestos con las descripciones correspondientes (es necesario rellenar los que aparecen indicados como obligatorios entre paréntesis):

Campos Descripción Ejemplo de entrada en el campo
supplierTaxID Número de identificación fiscal del proveedor SUP123
lineTaxAmount Importe del impuesto que se aplica a las líneas de pedido (obligatorio en concepto de impuesto en la línea) 10
linetaxDescription Descripción del impuesto que se aplica a las líneas de pedido Texto libre
lineTaxCategory Categoría fiscal de las líneas de pedido (obligatorio) Sales (Ventas)
lineTaxLocation Ubicación de los impuestos que se aplican a las líneas de pedido (obligatorio para las líneas de pedido con impuestos) US (EE. UU.)
NOTA: En función de tu ubicación, puede que tengas que rellenar campos fiscales adicionales, como buyerVatID (ID de IVA de comprador) o supplierVatID (ID de IVA de proveedor).

Campos de las líneas de pedido 

En la tabla siguiente se enumeran los campos de las líneas de pedido con las descripciones correspondientes (es necesario rellenar los que aparecen indicados como obligatorios entre paréntesis):

Campos obligatorios Descripción Ejemplo de entrada en el campo
invoiceLineNumber Identificador único de una línea de factura (obligatorio). 1
lineReferenceNumber Número de artículo correspondiente del artículo de la orden de compra (obligatorio). 1012367
quantity Cantidad que se va a facturar para la línea de pedido (obligatorio). 1
unitOfMeasure Unidad de medida del artículo que se va a facturar (obligatorio). MON (meses)
unitPrice Precio por unidad del artículo (obligatorio). 75000
currency Código de moneda (obligatorio) (3 caracteres; por ejemplo, USD, EUR o SGD). USD
itemDescription Descripción del producto (obligatorio). Texto libre
locationA Ubicación A (obligatorio para facturar a partir de contratos). Texto libre
physicalCircuitID ID de circuito físico (obligatorio para facturar a partir de contratos). 141312
startDate Fecha de inicio (obligatorio para facturar a partir de contratos). FORMATO DE ENTRADA: mm/dd/aaaa. DD/MM/YYYY
endDate EndDate (obligatorio para facturar a partir de contratos). FORMATO DE ENTRADA: mm/dd/aaaa. DD/MM/YYYY
LocationZ Ubicación Z (obligatoria para facturar a partir de contratos). Texto libre
Vídeo de formación

En el siguiente vídeo, se explica cómo enviar facturas con la función de subir archivos CSV. Para seguir el vídeo, cambia la vista de Ariba Network a la vista clásica antes de continuar:

CSV Invoicing Overview


Más información sobre cómo solucionar problemas con archivos CSV

Cómo facturar un contrato en la interfaz de Ariba Network
Cómo buscar un contrato

Esta guía de referencia rápida te ayudará a buscar contratos en Ariba Network.

Buscar contratos

En Ariba, una BPO (orden de compra abierta) es un contrato digitalizado enviado a través de Ariba Network. Para buscar un contrato en Ariba Network, sigue estos pasos:

  1. Inicia sesión en Ariba Network. Accederás a la página principal.
  2. Abre el menú Orders (Pedidos) y haz clic en Purchase Orders (Órdenes de compra).
  3. Haz clic en Search Filters (Filtros de búsqueda) para desplegar la sección Search (Búsqueda).
  4. En el menú desplegable Customer (Cliente), selecciona el grupo de cliente pertinente (es decir, Alphabet/Google).
  5. En Order Number (Número de pedido), introduce el número de pedido correspondiente.
  6. También puedes buscar según cualquiera de los criterios adicionales, como Buyer Location Code (Código de ubicación del comprador), Invoice Number (Número de factura) o Date Range (Periodo).
  7. Se mostrarán los resultados de búsqueda en función de los criterios de búsqueda introducidos.
  8. Haz clic en el pedido correspondiente para ver los detalles.
  9. En la columna Ver (Versión), puedes consultar el número de versión del documento. Asegúrate de que la versión en la que estés trabajando sea siempre la más reciente. En este ejemplo, la versión 2 es la más reciente.
Información general sobre los contratos

En Ariba Network para proveedores se muestra la siguiente información sobre los contratos:

  1. Número de contrato (BPO)
  2. Condiciones de pago
  3. Información de proveedores y compradores
  4. Detalles del envío
  5. Detalles de las líneas de pedido
Estados de los contratos

El estado de un contrato cambia a medida que se procesa. Los proveedores pueden ver el estado de los pedidos (Order Status) en la bandeja de entrada (Inbox). En la tabla que aparece abajo se indican los estados de los contratos y sus descripciones correspondientes:

Estado de la orden de compra Descripción
New (Nueva) Estado inicial de la orden de compra
Partially Received (Recibida parcialmente) Indica que el sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) de Google ha recibido algunas de las líneas de pedido de la orden de compra
Received (Recibida) Indica que el sistema ERP de Google ha recibido todas las líneas de pedido
Partially Invoiced (Facturada parcialmente) Indica que la orden de compra se ha procesado parcialmente
Invoiced (Facturada) Indica que la orden de compra se ha procesado por completo
Changed (Modificada) Indica que Google ha modificado una orden de compra; por ejemplo, ha cancelado líneas de pedido o ha enviado una orden de compra distinta
Obsoleted (Obsoleta) Indica que la orden de compra se ha cancelado o sustituido por otra distinta
Cancelled (Cancelada) Indica que la orden de compra se ha cancelado en el sistema ERP de Google
Vista de documentos relacionados

En Ariba Network para proveedores, todas las facturas generadas se asocian al contrato para el que se generaron. Para acceder a la vista de documentos relacionados, sigue estos pasos:

  1. Haz clic en la sección Invoices (Facturas) para ver la lista de facturas.
  2. Selecciona la factura sobre la que quieras consultar los documentos relacionados.
  3. Haz clic en el número de factura.
  4. En la sección Related Documents (Documentos relacionados), haz clic en More (Más) para ver todos los documentos relacionados con la factura que has seleccionado.
  5. Para ver uno de los documentos relacionados de la lista que se muestra, haz clic en él.
Cómo enviar facturas de contratos

Esta guía de referencia rápida te ayudará a enviar facturas de contratos en Ariba Network.

Buscar por contrato

En Ariba, una BPO (orden de compra abierta) es un contrato digitalizado enviado a través de Ariba Network. Sigue estos pasos para buscar contratos y enviar facturas en Ariba Network:

  1. Inicia sesión en Ariba Network. Accederás a la página principal.
    En las cuentas estándar solo se pueden generar facturas a partir de contratos. Algunos detalles de los contratos (atributos de artículos) no están visibles en las órdenes de compra interactivas enviadas por correo electrónico. No obstante, si el proveedor hace clic en la opción "Process Order" (Procesar pedido) e inicia sesión en su cuenta, podrá ver todos los detalles.
  2. En el menú desplegable Orders (Pedidos), selecciona Purchase Orders (Pedidos de compra)..
  3. Selecciona el contrato correspondiente en la lista. Si no lo encuentras, sigue el paso 4.
  4. Si no se muestra el contrato en la lista, puedes buscarlo haciendo clic en Search Filters (Filtros de búsqueda) para ampliar la sección Search (Búsqueda).
  5. En el menú desplegable Customer (Cliente), selecciona el grupo de cliente pertinente (es decir, Alphabet/Google).
  6. En Order Number (Número de pedido), introduce el número de pedido correspondiente.
  7. También puedes buscar según cualquiera de los criterios adicionales, como Invoice Number (Número de factura) y Date Range (Periodo).
Crear una factura a partir de un contrato

Una vez que hayas abierto el contrato, sigue estos pasos para enviar una factura:

  1. Abre el menú desplegable Create invoice (Crear factura).
  2. Selecciona la opción Standard invoice (Factura estándar).
  3. En Invoice # (Número de factura), introduce el número de la factura.
  4. Selecciona a qué nivel quieres que se apliquen los gastos de envío: Header level shipping (Gastos de envío a nivel de encabezado) o Line level shipping (Gastos de envío a nivel de línea de pedido).
  5. Haz clic en View/Edit Addresses (Ver/editar direcciones).
  6. Actualiza la información de Ship From (Remitente) y Ship to (Destinatario). Haz clic en OK (Aceptar).
  7. Desplázate hasta la parte inferior de la página y selecciona la línea de pedido del contrato.
  8. En el menú desplegable Create (Crear), selecciona Goods (Productos).
  9. Haz clic en Next (Siguiente).
  10. En Quantity (Cantidad), introduce la cantidad pertinente.
  11. En Unit (Unidad), introduce la unidad pertinente.
  12. En Unit Price (Precio unitario), introduce el precio por unidad.
  13. Haz clic en el menú desplegable Line Item Actions (Acciones de la línea de pedido) y selecciona la opción Tax (Impuesto) para añadir la información del impuesto.
  14. Rellena los siguientes datos sobre el pedido seleccionado:
    1. Tax Details (Detalles de impuestos)
    2. Shipping Cost (Gastos de envío)
    3. Additional Fields (Otros campos): en Start Date (Fecha de inicio), introduce la fecha de inicio; en End Date (Fecha de finalización), introduce la fecha de finalización.
Añadir archivos PDF adjuntos
  1. Haz clic en Create (Crear).
  2. Abre el menú desplegable Add to Header (Añadir al encabezado).
  3. Selecciona la opción Attachment (Archivo adjunto).
    Es obligatorio proporcionar documentos acreditativos en un archivo PDF adjunto al crear una factura.
  4. Haz clic en Choose file (Seleccionar archivo) y sube el PDF correspondiente.
  5. Haz clic en Add Attachment (Añadir archivo adjunto).
  6. Revisa si el documento se ha subido correctamente.
Enviar facturas
  1. Si has editado los campos Quantity (Cantidad) y Unit Price (Precio unitario), haz clic en Update (Actualizar) para actualizar el valor calculado de las líneas de pedido.
  2. Haz clic en Next (Siguiente).
  3. Verifica la información de la página Invoice Summary (Resumen de la factura).
  4. Haz clic en Submit (Enviar).
  5. Puedes seleccionar Print (Imprimir) para imprimir la factura o Exit (Salir) para salir del proceso de creación de facturas.
  6. Haz clic en Done (Listo).
Validar el envío de facturas
  1. Abre el menú desplegable Outbox (Bandeja de salida).
  2. Selecciona la opción Invoices (Facturas).
  3. Comprueba que la factura enviada aparezca en la bandeja de salida.
Vídeo de formación

En el siguiente vídeo, se explica cómo buscar un contrato y cómo enviar facturas de contratos. Para seguir el vídeo, cambia la vista de Ariba Network a la vista clásica antes de continuar:

Creating Invoices using Contract Flip
Dónde revisar las reglas de validación

 

Para ver las reglas de validación específicas de Google en Ariba Network, sigue estos pasos:

  1. Inicia sesión en Ariba Network. Accederás a la página principal.
  2. Haz clic en el icono Settings (Configuración).
  3. Selecciona la opción Customer Relationships (Relaciones con clientes).
  4. Desplázate hacia abajo hasta la parte inferior de la página Customer Relationships (Relaciones con clientes), hasta la sección Current Customers (Clientes actuales).
  5. Selecciona Google LLC como cliente.
  6. Se abrirá la página Customer Details (Detalles del cliente).
  7. Desplázate hasta el final de la página para ver las reglas de validación que ha especificado el cliente, así como descripciones breves de cada una.
Vídeo de formación

En el siguiente vídeo, se explica dónde revisar las reglas de validación. Para seguir el vídeo, cambia la vista de Ariba Network a la vista clásica antes de continuar:

Viewing Validation Rules in Ariba Network

Indicaciones paso a paso adicionales

   
Configuración Gestión de facturas y órdenes de compra
Funciones compatibles con Alphabet/Google Gestión de órdenes de compra
Configuración de la cuenta Reglas para facturas
Cómo acceder a tareas de habilitación Cómo consultar el enrutamiento y el estado de las facturas
Configurar la información de remesas Cómo solucionar problemas con archivos CSV
Revisar las relaciones actuales y potenciales Cómo crear notas de crédito
Cómo configurar varias organizaciones Cómo copiar una factura actual
  Cómo buscar facturas
  Cómo revisar el historial de facturas
  Cómo modificar una factura actual
  Cómo buscar un contrato
  Cómo enviar facturas de contratos
  Cómo descargar informes de facturas
  Cómo configurar el archivado de facturas
  Solucionar problemas con las facturas de Ariba
   

Asistencia adicional

Solo para proveedores de empresas: equipo de asistencia de proveedores de Ariba

Tips

 Ponte en contacto con los especialistas de asistencia de Ariba de tu región:
Norteamérica
EMEA
LATAM
APAC
   

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